從傳統(tǒng)方式到信息化管理過渡期的街道辦事處檔案管理工作思路

張霞

摘 要：從傳統(tǒng)方式到信息化管理過渡期是一個(gè)較為特殊的時(shí)期，對(duì)于街道辦事處檔案管理工作的信息化建設(shè)有著重要意義。在過渡時(shí)期，街道辦事處檔案管理工作面臨著較大的工作壓力，繁多的工作任務(wù)常常會(huì)另檔案管理人員產(chǎn)生消極的工作態(tài)度，不利于檔案管理信息化建設(shè)。因此，需要重視過渡時(shí)期街道辦事處檔案管理工作存在的問題，從而做好街道辦事處檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，提高檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)方式;信息化管理;街道辦事處;檔案管理新思路

對(duì)于街道辦事處檔案管理工作來說，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前工作的需求。檔案內(nèi)容的增加，檔案利用率的提高，都進(jìn)一步說明檔案管理信息化建設(shè)的重要性。從傳統(tǒng)方式到信息化管理的過渡，需要街道辦事處工作人員發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，以更加積極的態(tài)度來面對(duì)工作方式的轉(zhuǎn)變，工作難度的上升，進(jìn)而才能實(shí)現(xiàn)街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)。

1 過渡期檔案管理工作存在的問題

1.1 街道檔案管理信息化建設(shè)缺乏有效的規(guī)劃

基于有效的規(guī)劃，街道檔案管理信息化建設(shè)才有力動(dòng)力和保障。但是在實(shí)際工作中，由于傳統(tǒng)管理思想以及管理方式的局限，導(dǎo)致街道檔案管理無章法可循，缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而無法實(shí)現(xiàn)長期規(guī)劃，進(jìn)而影響到檔案管理信息化建設(shè)的水平。另外，短期目標(biāo)不明確，同時(shí)實(shí)施難度較大，導(dǎo)致檔案管理人員思想上的懈怠，不利于責(zé)任的明確劃分。

1.2 工作量激增

在傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化信息管理過渡時(shí)期，工作人員需要面對(duì)較大的工作量。對(duì)于之前檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化的整理和信息錄入，這樣一來，工作量無形之間擴(kuò)大，但是街道檔案管理人員的數(shù)量有限，面對(duì)著激增的工作量，常常有著手忙腳亂，很容易在錄入過程中出現(xiàn)人為失誤。另外，面對(duì)較大的工作壓力，不少檔案管理人員可能會(huì)出現(xiàn)消極的心態(tài)，不利于檔案管理信息化建設(shè)。

1.3 兩套機(jī)制并行

在當(dāng)前的街道檔案管理中存在著兩套機(jī)制并行的問題，一方面要進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理，另一方面工作人員還要進(jìn)行信息化檔案管理。在兩套機(jī)制并行下，有關(guān)管理人員常常會(huì)偏愛于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，從而忽視了信息化檔案管理工作的開展。上級(jí)有關(guān)部門進(jìn)行檢查時(shí)，往往采用紙質(zhì)檔案抽查的方式，也導(dǎo)致街道工作人員常常以紙質(zhì)檔案管理為主。另外，由于街道檔案管理人員較為熟悉傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作方法，在進(jìn)行信息化檔案管理時(shí)常常會(huì)束手束腳，不具備創(chuàng)新精神和意識(shí)，從而導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)較為局限[1]。

1.4 缺乏專業(yè)的人才

街道檔案信息化管理的發(fā)展離不開專業(yè)人才的作用，如果街道檔案管理人員不具備信息化管理的知識(shí)背景和方法能力，常常會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)問題的出現(xiàn)，不利于發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢，反而會(huì)影響檔案管理的效率和質(zhì)量。在當(dāng)前的街道檔案管理部門的人員組成來看，多為一些傳統(tǒng)的檔案管理人員，不具備信息化技術(shù)的知識(shí)背景和能力，對(duì)于當(dāng)前的信息化技術(shù)的應(yīng)用并不熟練，也不掌握先進(jìn)的信息檔案操作技術(shù)。這樣一來，街道檔案管理信息化建設(shè)工作的推進(jìn)會(huì)受到阻礙[2]。

1.5 缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前的街道檔案管理因?yàn)樘幱谝粋€(gè)特殊的過度時(shí)期，很多管理方法和管理制度仍處于發(fā)展完善階段，需要檔案管理人員進(jìn)行不斷摸索實(shí)踐。這種較為模糊化的管理體系，很容易造成檔案管理效率的下降。另外，由于當(dāng)前的檔案管理體系的兼容性和存儲(chǔ)能力有限，面臨著智能化管理系統(tǒng)開發(fā)的困擾，無法進(jìn)行檔案格式的統(tǒng)一化，影響共享信息系統(tǒng)的建設(shè)[3]。

2 關(guān)于在過渡期街道辦事處檔案管理工作思路的幾點(diǎn)思考

2.1 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮積極的作用

若想要實(shí)現(xiàn)街道檔案管理信息化的建設(shè)，離不開各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的積極作用。例如，可以通過建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組來保障街道檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。在領(lǐng)導(dǎo)小組中，需要任命小組組長，進(jìn)而明確每一個(gè)小組成員的責(zé)任，從而推動(dòng)街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)，盡快擺脫傳統(tǒng)檔案管理的困境。另外，要積極發(fā)揮創(chuàng)新精神、挑戰(zhàn)精神，敢于進(jìn)行檔案管理工作的突破，從而實(shí)現(xiàn)街道檔案管理更好、更快地發(fā)展。

2.2 努力做好檔案管理信息化建設(shè)的宣傳創(chuàng)新工作

街道檔案管理信息化建設(shè)需要從思想意識(shí)層面引起大家的重視，進(jìn)而才能在行動(dòng)層面得到反饋。做好檔案管理信息化建設(shè)的宣傳工作，有利于幫助大家正確意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，從而突破原有的傳統(tǒng)觀念，接受新型檔案管理手段。進(jìn)行宣傳時(shí)，要注意宣傳方式的創(chuàng)新，改變老套的宣傳方式。考慮到不同宣傳對(duì)象，進(jìn)行宣傳方法的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)針對(duì)性宣傳，進(jìn)而提高宣傳的效果。例如，可以拍攝有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)意義的視頻來進(jìn)行播放，從而引起大家的關(guān)注，潛移默化地影響到大家的思想觀念[4]。

2.3 建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前的街道檔案管理出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不同意，兩種機(jī)制并存的問題。首先，需要明確這是從傳統(tǒng)方式到現(xiàn)代化信息管理過渡的正常問題，但是也需要引起有關(guān)人員的重視，積極進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定，避免這種混亂問題的嚴(yán)重化發(fā)展。建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)需要貼合檔案管理工作的實(shí)際，例如，進(jìn)行排列、檢驗(yàn)等工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制定。對(duì)于電子檔案的格式進(jìn)行統(tǒng)一化處理，不僅可以方便信息的錄入，對(duì)于后期的信息查詢和信息分析也有著極大的幫助[5]。

2.4 有效提高街道檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

在檔案管理信息化建設(shè)中離不開專業(yè)人才的作用。首先，要做好人才的引入工作，通過招聘更加專業(yè)化的人才，來解決檔案管理工作中的信息技術(shù)問題，從而提高街道檔案管理團(tuán)隊(duì)解決問題的能力，提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平。其次，要注重培訓(xùn)教育，對(duì)于檔案管理工作人員需要定期開展培訓(xùn)教育，從而幫助其樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷接觸新知識(shí)、新技能，從而有效解決檔案管理信息化建設(shè)中面臨的問題。同時(shí)，也要注意管理思想的優(yōu)化，幫助檔案管理人員以更加積極的態(tài)度投入到檔案管理信息化建設(shè)中去。

3 結(jié)語

傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不再適合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，不僅會(huì)加大檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，還難以保證檔案管理效果。正確認(rèn)識(shí)檔案管理的信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式的突破，從而提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在過渡時(shí)期，正確看待存在的問題，以更加積極的心態(tài)去進(jìn)行問題的解決，從專業(yè)人員的引入，檔案管理人員的培訓(xùn)，標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，制度體系的完善等方面來推動(dòng)街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的工作進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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