人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的意義和作用探究

湯煜華

【摘 ?要】論文圍繞人事檔案管理，詳細(xì)地分析了人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的意義和作用，再提出全面發(fā)揮人事檔案管理作用的可行性對(duì)策。

【Abstract】Centering on the personnel achieves management， the paper analyzes the significance and role of personnel achieves management to the enterprise human resources management in detail， and then puts forward the feasible countermeasures to give full play to the role of personnel achieves management.

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;企業(yè);人力資源管理

【Keywords】personnel achieves management; enterprise; human resources management

【中圖分類號(hào)】G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）02-0030-02

1 引言

在社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，各企業(yè)在社會(huì)中有著更加廣闊的發(fā)展空間。但是不可否認(rèn)，部分企業(yè)中依然存在各種有待完善的問(wèn)題。企業(yè)要想獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，一定要有專業(yè)性技能較強(qiáng)的工作人員作為核心力量。部分企業(yè)的人力資源管理存在問(wèn)題，嚴(yán)重影響著企業(yè)自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，這就體現(xiàn)出積極采用人事檔案管理的價(jià)值和作用。

2 針對(duì)積極采用人事檔案管理價(jià)值和作用的分析

檔案對(duì)人們來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，它記錄著人們的基本信息以及工作經(jīng)歷，而且對(duì)企業(yè)也有著一定的參考價(jià)值。但是隨著人們就業(yè)觀念的不斷改變，人員流動(dòng)頻率越來(lái)越高，以至于對(duì)人們的檔案缺乏有效的管理，不僅給企業(yè)帶來(lái)了各種困擾，同時(shí)也給個(gè)人帶來(lái)了負(fù)面影響，這就體現(xiàn)出人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。

2.1 減少人力資源的浪費(fèi)以及人力管理的壓力

隨著人們就業(yè)觀念的更新，工作人員更換崗位在我國(guó)社會(huì)中成為必然現(xiàn)象，出現(xiàn)這一現(xiàn)象的主要原因體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，工作人員為了最大限度地滿足自身的發(fā)展需求，所以在各個(gè)工作環(huán)境中進(jìn)行自主轉(zhuǎn)變。因?yàn)楫?dāng)前人民群眾的就業(yè)觀念受到社會(huì)發(fā)展的影響，大多數(shù)人們不僅注重工作的穩(wěn)定性和薪資的高低，同時(shí)也更加注重自身的全面發(fā)展和個(gè)性化需求。第二，當(dāng)前社會(huì)對(duì)換崗人員存在認(rèn)同的現(xiàn)象，并且相關(guān)企業(yè)在這一社會(huì)背景下也充分地意識(shí)到，要想順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，跟上社會(huì)發(fā)展的潮流，強(qiáng)留優(yōu)秀人才是具有難度的，部分企業(yè)采取放寬措施。但是不可否認(rèn)，這將會(huì)給企業(yè)的人力資源管理工作帶來(lái)各種負(fù)面影響，還會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成巨大的壓力，這就體現(xiàn)出檔案對(duì)一個(gè)人和企業(yè)的重要性和必要性，檔案能夠展現(xiàn)出工作人員的所有信息，如畢業(yè)時(shí)間、工作經(jīng)歷、學(xué)歷等[1]。但是，如果企業(yè)在開(kāi)展人事檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)導(dǎo)致工作人員檔案的丟失以及信息泄露，為人力資源管理工作帶來(lái)負(fù)面影響。這就要求企業(yè)在促進(jìn)人事檔案管理工作順利進(jìn)行時(shí)，應(yīng)采取有效的措施進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。實(shí)現(xiàn)引導(dǎo)人事檔案管理能夠順利地進(jìn)入新常態(tài)中，最大限度地減少人事檔案對(duì)企業(yè)人力資源管理形成的各種壓力和負(fù)面影響。

除此之外，人事檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)培訓(xùn)工作的開(kāi)展。企業(yè)積極地對(duì)員工開(kāi)展培訓(xùn)工作是至關(guān)重要的，這就要求企業(yè)能夠?qū)Ω鱾€(gè)員工的實(shí)際工作能力以及專業(yè)性技能有全面的了解和認(rèn)識(shí)，從而開(kāi)展具有針對(duì)性的培訓(xùn)工作，達(dá)到理想的培訓(xùn)效果。通過(guò)人事檔案管理能夠讓企業(yè)全面地了解工作人員的個(gè)人信息，然后將員工根據(jù)年齡進(jìn)行分類，對(duì)年齡較小的員工進(jìn)行專業(yè)性知識(shí)的培訓(xùn)，讓新員工能夠更加全面地了解工作內(nèi)容。對(duì)于年齡較大的員工來(lái)說(shuō)，企業(yè)可以積極地采用健康培訓(xùn)的手段來(lái)調(diào)動(dòng)員工工作的主動(dòng)性和積極性，促使其全身心地投入在企業(yè)各項(xiàng)工作中。

2.2 優(yōu)化人力資源管理中存在的各種薄弱環(huán)節(jié)

積極地在企業(yè)人力資源管理中采用人事檔案管理，有助于優(yōu)化傳統(tǒng)人力資源管理中存在的各種薄弱環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的人力資源管理方法較為落后和老舊，而且管理工作人員自身的專業(yè)性技能以及綜合素質(zhì)有待提升。在這一管理背景下，導(dǎo)致企業(yè)的人力資源管理工作很難順利地進(jìn)行，因?yàn)楣ぷ魅藛T的檔案是隨時(shí)變化的，這就需要企業(yè)采取有效地措施對(duì)檔案的各個(gè)流程進(jìn)行合理的規(guī)劃和完善[2]。但是，在實(shí)際的發(fā)展中，部分企業(yè)依然不會(huì)對(duì)工作人員的檔案進(jìn)行全面的整理和優(yōu)化，并未形成具有普適性的人員檔案管理機(jī)制，以至于部分工作人員的檔案信息不夠全面，并且在傳遞的過(guò)程中還容易出現(xiàn)丟失以及泄露等問(wèn)題。

與此同時(shí)，人事檔案更新還存在落后性，不能及時(shí)地進(jìn)行更新。人員的檔案管理工作對(duì)其自身是至關(guān)重要的，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也具有促進(jìn)作用。因?yàn)楣ぷ魅藛T自身的工作經(jīng)歷、榮譽(yù)，甚至是在工作中所受到的處分，都會(huì)記錄到自身的檔案中，所以及時(shí)更新人事檔案能夠讓各個(gè)企業(yè)對(duì)工作人員的實(shí)際情況進(jìn)行全方位的了解和認(rèn)識(shí)。由于在實(shí)際的檔案管理工作中更新不及時(shí)，很多的企業(yè)為了節(jié)省自身的成本，不會(huì)成立專門的檔案管理小組對(duì)工作人員的檔案進(jìn)行全面的更新，雖然這能夠?yàn)槠髽I(yè)減少成本的支出，卻對(duì)企業(yè)自身形成不利的影響。試想，如果每個(gè)企業(yè)都因?yàn)闇p少成本而不對(duì)工作人員的檔案進(jìn)行更新，那么工作的各種情況也就不能讓企業(yè)全面地了解和認(rèn)識(shí)，也不能發(fā)現(xiàn)工作人員自身的發(fā)光點(diǎn)，這將會(huì)導(dǎo)致人才的流失。所以，這就體現(xiàn)出積極地采用人事檔案管理的重要性和必要性。

3 針對(duì)全面發(fā)揮出人事檔案管理作用可行性對(duì)策的分析

3.1 人事檔案管理常態(tài)化

從大環(huán)境的角度來(lái)展開(kāi)分析，要想促使企業(yè)加強(qiáng)人事檔案管理工作，需要社會(huì)的共同努力，并且企業(yè)、社會(huì)以及相關(guān)工作人員之間存在的關(guān)系并不是敵對(duì)和競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，而是被各種利益、管理聯(lián)系在了一起。在當(dāng)前社會(huì)背景下，所需要做的工作就是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的常態(tài)化，要求企業(yè)和社會(huì)中的相關(guān)人員一定要加大對(duì)人事檔案管理的宣傳力度，讓社會(huì)各界人士和企業(yè)都能夠接受人事檔案管理工作。需要注意的是，宣傳的對(duì)象一定要面向全社會(huì)，對(duì)社會(huì)中的各界人員進(jìn)行廣泛宣傳。通過(guò)上述問(wèn)題分析，我們能夠充分地了解到企業(yè)人事檔案管理工作的壓力其實(shí)是相對(duì)較大的，這就給人事資源管理帶來(lái)了各種問(wèn)題。因?yàn)橐胩嵘肆Y源管理的質(zhì)量需要大量成本，并且如果投入了大量成本來(lái)進(jìn)行人力資源管理，也不是在較短的時(shí)間內(nèi)就能夠獲得收益的，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程[3]。其實(shí)，不能在短時(shí)間內(nèi)獲得收益的主要原因就是未能實(shí)現(xiàn)管理工作的信息化，企業(yè)可以建立信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)這種手段來(lái)減少人力以及財(cái)力的投入，實(shí)現(xiàn)在最短的時(shí)間內(nèi)獲得收益，并且在當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，實(shí)現(xiàn)信息化管理工作，也是對(duì)各企業(yè)提出的新要求，只有實(shí)現(xiàn)信息化才能夠有更加廣闊的發(fā)展空間。

3.2 明確企業(yè)的管理內(nèi)容

當(dāng)前人事檔案管理工作內(nèi)容是多樣化的，各企業(yè)還并未形成共識(shí)，這在一定程度上導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理中的對(duì)接工作存在著各種問(wèn)題，從而引發(fā)各種不必要的問(wèn)題。要想在本質(zhì)上處理這一問(wèn)題，就要明確規(guī)定人事檔案管理的內(nèi)容，促使各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。例如，在企業(yè)中堅(jiān)持遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的基本原則。當(dāng)前，我國(guó)各事業(yè)單位都需要專業(yè)性技能較強(qiáng)的人才，各企業(yè)檔案數(shù)量呈現(xiàn)出增長(zhǎng)趨勢(shì)，因此，在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)要綜合考慮到在以后社會(huì)中需要適應(yīng)檔案管理體系，將自身的眼光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，實(shí)現(xiàn)利用“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”來(lái)落實(shí)規(guī)范檔案管理工作。除此之外，企業(yè)工作人員將自身的檔案交給企業(yè)管理，其實(shí)就說(shuō)明足夠地信任企業(yè)，企業(yè)中的檔案管理部門就要確保工作人員自身的檔案的完整性和安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述問(wèn)題分析，我們充分地意識(shí)到人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理應(yīng)用的重要性和必要性。在企業(yè)人力資源管理中積極地采用人事檔案管理會(huì)減少人力資源的浪費(fèi)、人力管理的壓力以及能夠處理當(dāng)前工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，這就要求企業(yè)中的相關(guān)管理人員能夠采取有效的手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，最大限度地滿足工作人員檔案管理的個(gè)性化需求，明確企業(yè)的管理內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)管理工作的常態(tài)化和信息化，全面地發(fā)揮出人事檔案管理的作用，為促進(jìn)我國(guó)人事檔案的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

【1】董春艷.企業(yè)人事檔案管理中存在的不足及完善措施[J].企業(yè)改革與管理，2018（16）：85+91.

【2】彭艷梅.淺談檔案工作的特點(diǎn)及新時(shí)期檔案工作者的素質(zhì)要求[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2015（16）：156.

【3】蘭培龍.人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革[J].企業(yè)改革與管理，2015（10）：93.