醫學圖書館文獻資料歸檔管理分析

關鍵詞：醫學圖書館;文獻資料;歸檔;管理

摘 要：文章主要針對醫學圖書館文獻資料的歸檔管理進行分析，從醫學文獻資料的價值出發，揭示了醫學圖書館文獻資料歸檔管理的基本原則，進而提出了圖書館文獻資料歸檔管理的措施，并展望了未來圖書館文獻資料數字化管理路徑，以期為醫學圖書館做好文獻資料歸檔管理工作提供參考。

中圖分類號：G250文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2020）03-0103-03

醫學圖書館文獻資料是醫學領域的研究成果，凝結了醫學界專家和學者的理論、實踐智慧結晶。當前，隨著醫學領域研究的不斷深入和文獻資料的不斷增多，醫學圖書館文獻資料歸檔也應與時俱進，應用符合醫學領域研究、實踐的文獻資料管理方式，實現文獻資料的持續流通與運轉，提高文獻資料的利用價值，提升圖書館文獻資料的服務質量，助力我國醫學研究的持續深入發展。

1 醫學文獻資料的價值

顧名思義，醫學文獻資料即與醫學相關的資料，從廣義上看，醫學文獻資料包含了所有和醫學相關的材料;從狹義上看，醫學文獻資料主要指用于流通的材料。醫學不僅關乎民生，也關乎我國醫療事業的發展，因此，和醫學有關的文獻資料是不可忽視的研究資源，必須加以重視和利用。具體而言，醫學文獻資料具有歷史、科學、理論、評估四個維度的價值。

1.1 歷史價值

在繁雜的醫學資料中，能夠保存下來的都具有一定的歷史研究價值，能夠在醫學發展中發揮作用的文獻資料。因此，從歷史角度看，醫學文獻資料是前人研究和實踐的高度總結，是后人開拓創新的重要參考。建立一套科學合理的文獻資料歸檔管理體系，對回顧醫學發展歷史、汲取醫學知識、創新醫學技術具有非常重要的作用。

1.2 科學價值

醫學是一門嚴謹的科學，在科學活動中形成的文獻資料自然具備了可操作性和可重復性。為了保證科學研究的連續性和客觀性，研究人員必須借助文獻資料加以記載，這就體現了醫學文獻資料的科學價值，即記錄醫學研究、展示研究成果。

1.3 理論依據

醫學研究離不開理論依據，而醫學家在醫學研究過程中必須借助醫學文獻資料。醫學圖書館是歸檔管理醫學文獻資料的主陣地，圖書館做好醫學文獻資料管理的過程就是保存醫學理論研究成果的過程，也是為醫學研究發展奠定理論資源基礎的過程。

1.4 評估依據

開展醫學研究要在前人的基礎上進行，文獻資料可以成為研究的一個窗口，作為評估研究成果和課題的重要依據。醫學圖書館文獻資料具有權威性和全面性特征，可以作為參考資料全方位評估前人的研究成果，為后續研究指明方向。

2 醫學圖書館文獻資料歸檔管理原則

對于醫學圖書館而言，歸檔管理指的是將辦理完畢且有保存價值的文件進行系統整理，形成檔案并存放管理的過程。文獻資料是醫學研究的重要資源，也是文獻情報行業的重要工作內容，之所以要對醫學文獻資料進行歸檔管理，一個重要的原因就是避免文獻資料丟失或者產生混亂，提高文獻資料的利用效率和效果。由于醫學文獻資料種類多、更新快，因此，醫學圖書館要重視并秉承以下幾個原則對文獻資料進行歸檔管理。

2.1 真實性原則

醫學類文獻資料本身具有很強的專業性，醫學圖書館在文獻資料歸檔管理的時候也要體現專業性：首先，要對文獻資料進行分析，包括紙質文獻、影音文獻、多媒體光盤等，篩選出真實可靠的文獻作為歸檔管理對象;其次，要符合用戶使用的真實需求，所有資料都要實現開架服務，并做好借閱記錄，保證文獻資料不丟失;再次，要保證保存的方式更加真實有效，每一種文獻資料要采用不同的保存方式，避免保存不當而丟失。

2.2 標準性原則

我國對文獻資料的歸檔工作提出了明確要求，醫學圖書館文獻資料歸檔管理也有操作標準。這個標準就是按照醫學文獻資料的儲存和利用要求，在整理、篩選、保存等各個流程嚴格按規操作，使文檔按照一定的組合方式得到有效利用。

2.3 統一性原則

隨著文獻資料歸檔管理技術的不斷發展，以紙質書籍為主的管理方式已不能滿足醫學文獻資料的使用需求，隨之誕生了諸如膠片、磁性材料、激光光盤等多種儲存載體。但是，從目前大多數醫學圖書館文獻資料的歸檔情況看，其依然以紙質為主、以其他載體為輔，這就產生了歸檔管理的統一性問題。面對種類繁多的歸檔管理方式，醫學文獻資料的儲存必須分門別類，相同種類的文獻資料必須采用相同的歸檔方法，以保障文獻資料的結構完整與統一。

3 醫學圖書館文獻資料歸檔管理措施

醫學領域的文獻資料與日俱增，資料的歸檔管理也要更加重視操作流程和操作規范。任何一份醫學文獻資料都有其儲存和利用的價值，關鍵在于如何歸檔和管理，醫學圖書館只有充分考慮后期的調閱和使用，才能在前期歸檔時兼顧高效、快捷，才能保證醫學文獻資料儲存的安全性和科學性，保證醫學文獻資料的歸檔管理工作的可持續發展，為醫學的進步奠定理論和文獻基礎。目前，醫學圖書館文獻資料歸檔管理的主要方式依然以紙質為主要載體，因此，筆者重點分析紙質文獻資料的歸檔管理措施。

3.1 裝訂工作

裝訂是歸檔管理醫學文獻資料的第一步，每一份醫學文獻資料只有以“件”為基本單位進行歸檔，才能保證文獻資料的完整性。首先，管理人員在裝訂時要保證文獻資料的原始性，沒有缺頁、破損、丟失等情況。其次，管理人員要按照裝訂的規范進行裝訂，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復制件在后;轉發文在前，被轉發文在后;來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

3.2 分類工作

醫學文獻資料種類繁多，對不同的種類要進行合理分類。一般而言，醫學文獻資料會按照半年或一年為時間節點，對文獻資料中的某一個種類進行整理分類。首先，管理人員要列好分類的類目，根據醫學文獻資料的學科種類或研究種類進行分類;其次，管理人員要根據分類對某一時間節點內的所有文獻資料進行清數、整理;再次，在確定醫學文獻資料沒有缺漏的情況下，管理人員要進行科學合理分類，并按照分類進行儲存。一般來說，常用分類方式包括按年度分類、按保管期限分類、按機構分類，由管理人員依據實際情況而定。

3.3 排列工作

在分類完畢后，管理人員要按照歸檔文獻資料所屬的最后一級進行排列，排列可以按照時間先后、重要程度進行編排。考慮到醫學文獻資料的特殊性，管理人員可以按照臨床病例、治療周期、病癥類別等要素進行排列，確保每一個要素都能兼顧。此外，還有一些文獻資料要采取其他排列方式，如會議文件、統計報表等成套性文件，管理人員可以結合實際采用集中排列方法。

3.4 編號工作

醫學文獻資料歸檔后期，管理人員要對每一份文獻資料進行編號，方便后期查找和調用。編號工作的要點為：一是找到每一份文獻資料的分類并排列序號，蓋上歸檔公章，填寫文獻相關資料。二是歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并設置機構等選擇項。三是結合醫學文獻資料的特殊性，對一些特殊的病例資料或研究資料采用專項編號處理的方式進行編號。

3.5 編目工作

編目是按照之前分類和編號進行目錄編制的過程，文獻資料的編目也是以單份文獻作為單位，值得注意的是，如果來文與復文為一件時，一般只針對復文編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。醫學文獻編目流程比較繁瑣，且涉及的具體事項較多，管理人員要詳細檢查文獻資料的編排情況。

4 醫學圖書館文獻資料數字化歸檔管理展望

醫學文獻資料有別于其他文獻資源，因此，醫學圖書館長期以來依然是以紙質檔案為主，但是，紙質檔案在保存管理方面存在不少問題，主要體現為空間有限，濕度、溫度無法得到保障，通風、防蛀要求較高等。因此，醫學圖書館要逐步改變以紙質檔案為主的歸檔管理方式，推動醫學文獻資料的數字化管理。目前，醫學圖書館要完全實現文獻資料數字化歸檔管理依然存在不少困難，但數字化歸檔的技術已較為成熟，利用數字化管理平臺和計算機辦公系統實現信息化管理是大勢所趨（見表1）。

4.1 實現數字化歸檔管理路徑

一方面，醫學圖書館要進一步加強計算機、終端服務器、交換器等基礎設施建設，為實現數字化歸檔管理奠定硬件基礎。同時，醫學圖書館要夯實軟件基礎，進一步提高圖書館員的綜合素質，主要體現在信息化、數字化水平等方面，并定期對館員進行培訓和指導，適當添加考核指標。另一方面，醫學圖書館要不斷開發數字化儲存和網絡技術，搭建數字網絡歸檔管理平臺系統，實現分散資源的集中整合，最終實現平臺資源整理、分類、查閱環節的一體化，徹底解決醫學文獻資料信息流通不暢、紙張堆疊、查詢繁瑣等問題，依靠數字網絡平臺實現醫學資源高效、安全利用的目標，為醫學研究和決策提供更全面的服務。

4.2 規避數字化歸檔管理風險

醫學圖書館采用數字化歸檔管理方式，隨之而來的就是面對數字化管理風險，特別是接入網絡后很可能會受到不良信息的沖擊。因此，醫學圖書館在實現數字化、網絡化歸檔管理的同時，也要盡量規避管理風險。具體來說，在醫學文獻資料上傳、整理、分類過程中，醫學圖書館要對館員進行培訓，規范文獻資料數字化、電子化的流程和操作規范;在文獻資料的查閱、利用過程中，要建立用戶身份識別和記錄系統，保證文獻資料的使用更加安全。

5 結語

綜上所述，醫學文獻資料有其行業特殊性和重要性，因此，醫學圖書館在做好醫學文獻資料的歸檔管理時，既要明確醫學文獻資料的特點，又要兼顧醫療事業發展的文獻需求，按照規范化的要求開展文獻資料的歸檔和管理。同時，在信息化環境下，醫學圖書館要與時俱進，大力推進數字化、網絡化歸檔管理，并兼顧管理工作的安全問題，努力規避可能存在的信息風險，更好地為醫學臨床實踐和理論研究提供理論參考，推動我國醫療事業的穩步發展。

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（編校：崔 萌）

收稿日期：2020-02-05

作者簡介：蔣亞吟（1975— ），靖江市人民醫院館員。