大數據背景下企業檔案管理的發展趨勢研究

趙洋 張明

[摘 要] 本文簡要闡述了大數據與企業檔案管理的概念，在此基礎上，分析了大數據對企業檔案管理的影響，并對大數據背景下企業檔案管理的發展趨勢進行了探討。

[關鍵詞] 企業檔案管理 大數據 發展趨勢

企業檔案是國家檔案體系中重要的組成部分，是企業在各項經營管理活動中形成的具有保存價值的歷史記錄。企業檔案不僅真實反映企業發展過程中的重大事件，發揮憑證參考作用，還是企業信息資源與知識資產的重要組成部分。隨著現代企業市場經營活動范圍的日益擴大，市場競爭環境的日趨復雜，企業檔案資源所蘊藏的深度價值，對企業經營決策、技術創新的作用更為突顯。尤其是在當前大數據背景下，企業檔案管理的內容、模式均發生了巨大的變化，大數據對企業檔案管理的意義、作用，正深刻地影響著企業檔案管理的發展趨勢。本文就此方面進行一些探討，以期能夠為企業檔案管理的創新發展提供一些參考與借鑒。

一、大數據與企業檔案管理

大數據是指無法用常規技術與方法進行獲取、存儲與處理的一種海量數據集合，是在計算機技術、數字技術以及網絡技術的發展環境下出現的一種數據概念。在網絡信息時代，數據信息增長迅猛，尤其是數字信息的增長速度更是驚人，大數據正是以數字信息為基礎的各類數據信息的集合，具有海量的數據規模、多樣的數據類型、低價值密度、高流轉速度等特點。大數據的戰略意義并不是掌握多少數據信息，而是對大數據信息的分析處理。因此，大數據技術的應用是數據從資源轉變為資產的關鍵，對于現代企業而言，大數據以及大數據技術的應用正成為企業新的競爭力，是企業獲得高速、高效發展的新的動力引擎[1]。

大數據概念的出現對企業檔案管理工作產生了深遠的影響。傳統的企業檔案管理工作“重藏輕用”，通常只將企業檔案視作一種憑證或記錄企業重大事件的資料，對于企業檔案中存在的大量有待挖掘的信息資源不夠重視，忽視了企業檔案對企業發展、決策以及產品創新等工作的重要促進作用及價值所在。在大數據背景下，數據信息資源的價值得到了企業的廣泛重視，從企業生產經營管理過程中產生的大量結構與非結構化數據中，挖掘與企業市場營銷決策、產品創新及服務等關聯性信息，化資源與資產，有效促進了企業的創新與持續發展。大數據所展現的數據資源的價值與企業檔案的價值在本質上是相同的，區別在于數據的規模、類型、流轉速度等方面。大數據背景下，企業檔案正是在這些方面發生著深刻的變化，由此使得企業檔案管理工作的內容、模式也在發生著轉變。

二、大數據對企業檔案管理的影響

（一）大數據對企業檔案收集的影響

傳統企業檔案的收集主要來自企業內部生成的具有收藏價值的文件資料，包括企業人事檔案、科技檔案以及文書檔案等，其中絕大部分是以文字、圖片形式存在的檔案資料，視頻、音頻等類型的檔案資料占比較小。而且對于檔案價值的鑒定也存在較為嚴格的要求，一般都是能夠反映企業重大事件的文件資料，對于日常生成的一些低價值密度的文件一般不做歸檔。此外，企業檔案收集的載體主要還是以紙質文件為主，雖然隨著企業檔案信息化建設的不斷推進，電子檔案也進入了一些企業檔案收集的范疇，但多數是將企業檔案的原始文件以數字化的形式進行轉換或是將電子文件打印進行收集歸檔。大數據概念的出現，對企業檔案的收集產生了深遠的影響。從數據信息的來源來說，企業檔案的收集已經不僅局限于企業內部，與企業生產經營管理活動相關的外部環境所產生的數據信息，成為企業檔案收集的重要來源途徑，這在很大程度上拓展了企業檔案的收集范圍，使企業檔案資源的總量大幅增長。從企業檔案價值的角度來說，一些低價值密度的數據資源將成為企業檔案收集的重要組成部分，在一定程度上將豐富企業檔案的種類，使企業檔案資源的收集更具廣泛性。

（二）大數據對企業檔案存儲的影響

大數據對企業檔案的存儲也產生了重要的影響。傳統的企業檔案存儲以實體保存為主，這與傳統企業檔案以紙質文件類型為主有關，企業設立實體檔案室，分門別類保存各種檔案文件，并做好各項實體性質的安全保護措施[2]。大數據是以計算機技術、數字技術以及網絡技術為基礎而產生的，數據價值的分析、挖掘是以數字化的形式開展的，這使得傳統企業檔案的存儲也必將向數字化存儲的方向轉變，傳統企業檔案中的原始文件將以數字化的形式進行轉換，檔案存儲的載體將發生根本性的變化，這也是當前企業檔案信息化建設最基本、也是最重要的工作內容。當然，企業檔案的數字化并不意味著傳統檔案存儲的意義消失，企業檔案作為一種原始憑證的作用依然存在，只是作為傳統檔案存儲的檔案室，其功能與作用將發生變化，一方面是作為具有憑證價值的原始檔案資料的存儲所用，另一方面將會作為企業檔案信息化中心存在。

（三）大數據對企業檔案利用的影響

毫無疑問，大數據對企業檔案利用的影響是最大的。前文已述，企業掌握多少數據資源并不是最重要的，最重要的對這些數據資源的分析、挖掘、處理，從中提煉出有價值的信息。這在當前很多企業對大數據技術的應用中已經得到了驗證，一些企業運用大數據進行客戶需求分析、產品市場定位、市場營銷分析以及戰略規劃等均取得了良好的效果，有力提升了企業的市場競爭力。對于企業檔案管理來說，如何將“死檔案”變成“活資源”，充分發揮檔案資源的價值才是最重要的。在大數據背景下，對企業檔案資源的整理、開發，將成為企業檔案管理工作的中心任務，傳統檔案管理“重藏輕用”的觀念將在大數據理念的推動下向“藏用并重”的方向轉變，這也是現代檔案管理理念的重要體現。

三、大數據背景下企業檔案管理的發展趨勢

（一）進一步加強企業檔案管理的信息化建設

在大數據背景下，進一步加強信息化建設是企業檔案管理的中心任務，也是企業檔案管理的大勢所趨。企業檔案管理的信息化建設，對于現代企業檔案管理具有至關重要的現實意義。數字化、信息化、網絡化是現代社會實現高速發展的基礎與標志，也是大數據技術應用的基礎，深刻影響著現代社會的各行各業，企業檔案管理工作也不例外。目前來說，企業檔案管理的信息化建設已經取得了階段性的成果，多數企業都在應用現代信息化技術與手段來革新傳統的檔案管理流程、模式，企業傳統檔案資源的數字化轉換工作基本完成，電子檔案普遍納入檔案收集管理范疇，但相較于大數據技術的應用要求，企業檔案信息化建設還處于基礎階段，企業檔案管理工作的內容、方式還沒有從傳統的工作思維中完全擺脫出來，還沒有形成真正意義上的現代企業檔案信息化管理的標準與模式。但大數據概念的提出以及大數據技術在企業的應用，已經使企業的管理工作向信息化、網絡化、數字化的方向轉變，作為企業管理工作的重要內容，進一步加強企業檔案管理的信息化建設，無疑將是相當長一段時間其管理工作的發展趨勢之一[3]。

（二）整合業務流程

大數據對企業檔案的收集、存儲、利用等產生了重大影響，促使企業檔案管理的業務流程進行整合。傳統的企業檔案管理工作相對較為獨立，與企業其他業務板塊聯結不夠緊密，在一定程度上使企業檔案管理工作顯得較為被動，對企業檔案管理工作的成果輸出造成一定不利影響。為建立完善的企業檔案大數據存儲與數據挖掘結構，一方面企業需要對存量的檔案信息資源進行有效的整合，另一方面，則需要加強與企業其他業務資源的對接，建立企業檔案信息管理系統與企業其他業務信息系統的整合機制，整合企業各業務部門的存量信息，拓展企業檔案資源的來源途徑，豐富檔案資源的結構、類型，使企業檔案管理工作的內容、方式更符合大數據時代的發展要求。

（三）深度挖掘企業檔案資源的價值

從本質意義上來說，企業檔案管理工作的終極目標就是服務于企業各項生產經營管理活動，為企業的創新發展提供基本的信息支撐。大數據概念的提出重新定義了數據資源的價值，并為海量異源異構數據的挖掘、分析提供了必要的技術支持。傳統的企業檔案資源開發利用，主要是基于結構化數據的二次開發，對于企業檔案資源中大量存在的非結構化數據往往無法進行有效的綜合利用，使得其價值難以得到充分的挖掘提煉。而大數據技術的應用，使得企業檔案資源的開發利用，可以于從海量的、毫無規律的、非結構化的數據中去尋找并提取具有應用價值的信息，這對于企業檔案管理工作來說，無疑是一種質的飛躍。因此，在大數據背景下，應用專業技術與手段深度挖掘企業檔案資源的價值，可以說是企業檔案管理工作發展的大趨勢，是企業檔案管理工作實現服務升級的關鍵。

參考文獻：

[1]秦利.對大數據時代企業檔案工作的思考[J].檔案管理，2018（05）：93-94.

[2]閻曉峰.大數據與檔案資源開發利用[J].中國檔案，2015（11）：16-19.

[3]張英奎，王飛，房彥君.大數據時代的企業檔案信息化建設[J].北京化工大學學報（社會科學版），2014（03）：32-36.