A汽車4S店內(nèi)部控制問題研究

喬澤鵬

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)大發(fā)展，汽車行業(yè)也飛速發(fā)展。汽車4S店作為汽車業(yè)重要的一環(huán)，其內(nèi)部控制重要性不言而喻。因此，對A汽車4S店內(nèi)部控制所存在的問題進(jìn)行研究，從內(nèi)控環(huán)境、內(nèi)部控制制度、執(zhí)行力、內(nèi)部監(jiān)督等方面發(fā)現(xiàn)、分析問題;并從人才建設(shè)與企業(yè)文化建設(shè)、完善內(nèi)部控制制度、完善信息溝通機(jī)制、加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督等方面提出對策和建議。

關(guān)鍵詞：A汽車4S店;內(nèi)部控制;問題研究

一、行業(yè)概況與公司情況

汽車生態(tài)圈經(jīng)過幾十年的發(fā)展，體系已經(jīng)比較全面，產(chǎn)業(yè)鏈整體比較穩(wěn)定，且相關(guān)的政策規(guī)定和政策服務(wù)也比較健全。且汽車生態(tài)圈的各大公司對自身定位較為清晰，具有較穩(wěn)定的發(fā)展戰(zhàn)略。

A汽車4S店共由四個部門組成，分別是銷售部門、售后服務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門。領(lǐng)導(dǎo)決策層由一個總經(jīng)理、三個部門經(jīng)理共四人構(gòu)成。

二、A汽車4S店內(nèi)部控制的特征

（一）A汽車4S店財務(wù)部門逐級管控

在A汽車4S店中可以看到，財務(wù)部門的組成包含與現(xiàn)金賬款打交道的結(jié)算員和出納、掌控備件材料的材料會計和負(fù)責(zé)最終財務(wù)報表編制的財務(wù)會計與財務(wù)經(jīng)理等，財務(wù)部門人員分工細(xì)致。財務(wù)部門各崗位逐級管控、層層把控防止資金外流。在A汽車4S店中內(nèi)部控制的主要特征為財務(wù)部門分工細(xì)致。

（二）各個部門之間緊密聯(lián)系

公司各個部門以財務(wù)部門為原點被牢牢聯(lián)系在一起，財務(wù)部門對所有部門的收入和支出進(jìn)行了限制。比如，在不低于最低價格銷售整車時，銷售顧問需要先自行填寫整車出庫單，然后找銷售經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理依次簽字審批，最后由結(jié)算員根據(jù)出庫單填寫的金額收取客戶資金并開具銷售發(fā)票，以保證售車過程沒有徇私舞弊、私自扣除客戶賬款等行為。除此之外，售后服務(wù)顧問接待維修保養(yǎng)等車輛時，確定客戶車輛所需之后按售后維修價格列明結(jié)算清單，一式兩份，一份交由客戶，一份于車輛維修好之后由服務(wù)顧問帶領(lǐng)客戶在結(jié)算處付錢時交由結(jié)算員，結(jié)算員按結(jié)算清單上的金額收取客戶資金并及時入賬。部門之間的密切聯(lián)系是企業(yè)管理和控制最常見的特征。

三、A汽車4S店內(nèi)部控制存在問題

在當(dāng)前汽車產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展的形勢下，盡管A汽車4S店在努力完善著內(nèi)部控制，但它在發(fā)展的過程中也存在著諸多問題。

（一）內(nèi)部控制環(huán)境不完善

A汽車4S店由于已經(jīng)具有多年的經(jīng)營歷史，所以更多憑借之前積累的經(jīng)驗進(jìn)行內(nèi)部控制，比較墨守成規(guī)，不能緊緊跟隨時代潮流來更新內(nèi)部控制的具體規(guī)章制度，經(jīng)常存在內(nèi)部控制的各項辦法無法適應(yīng)新情況、出現(xiàn)漏洞的情況。

公司決策層一人獨大，其公司經(jīng)營依舊處于“人治”的狀態(tài)，即依靠人來控制企業(yè)，而不是用制度控制企業(yè)。A汽車4S店在管理上更多采用的是國外的較為寬松的制度，而采用這種制度并不符合公司的現(xiàn)狀，反而會造成員工工作比較散漫、在工作積極性上比較隨意，不守規(guī)矩的情形時有發(fā)生。A汽車4S店內(nèi)員工質(zhì)量素質(zhì)參差不齊，部分員工對待工作不嚴(yán)謹(jǐn)、易出現(xiàn)工作上的失誤。由此可見，A汽車4S店內(nèi)部控制的環(huán)境并不完善，管理層缺乏對內(nèi)部控制的重視，而普通員工也缺乏遵循內(nèi)部控制的意識，無論是上層還是基層，都漠視了內(nèi)部控制，其營造出的環(huán)境也對公司無益。

（二）內(nèi)部控制制度不完善

A汽車4S店為了追求最大化的利潤，必定會在各種方面降低成本，而減少員工數(shù)量就是降低成本較好的方法之一。A公司4S店普遍存在一人多崗的情況，這種情況下，出現(xiàn)了很多繞過內(nèi)部控制、違規(guī)操作的現(xiàn)象。

雖然A汽車4S店擁有著一套完整的銷售流程內(nèi)部控制管理制度，但是由于這一制度對崗位的要求沒有統(tǒng)一，崗位上的限制相對較弱，造成了很多的問題。比如，在售后修車完成后要求服務(wù)顧問帶領(lǐng)客戶去結(jié)算處交納維修費，如果服務(wù)顧問口齒不清或者結(jié)算員聽錯報價就會導(dǎo)致少收或多收且無法劃清責(zé)任界限。所以，在問題出現(xiàn)的時候又會因為責(zé)任劃分模糊不清，從而令員工們互相推脫，造成無法將責(zé)任具體落實的現(xiàn)象產(chǎn)生。由此可見，A汽車4S店即使存在內(nèi)部控制的相關(guān)制度，也并不完善，不能很好地和現(xiàn)實情況融合在一起。

（三）制度形同虛設(shè)，執(zhí)行力較差

A汽車4S店存在在實際工作中不能按照制度執(zhí)行，導(dǎo)致許多制度并未發(fā)揮實際的作用，卻只是成為了公司的一個沒有靈魂的空框架的現(xiàn)象。相應(yīng)的監(jiān)督職責(zé)分配給了各管理人員，造成了管理人員自檢自查、自我評價，內(nèi)部控制不能有效落實的情況。無論內(nèi)部控制制度是多么完善，如果企業(yè)員工沒有足夠的執(zhí)行能力，那么所有的政策都是無效的。A汽車4S店的現(xiàn)狀就是這樣，由于執(zhí)行力嚴(yán)重不足，所以領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)之后在“企業(yè)”、“個人”等利益的交織下，丟失了原本那些“銷售”、“進(jìn)貨”之類的把控環(huán)節(jié)的控制作用。

（四）缺乏內(nèi)部控制監(jiān)督

A汽車4S店在實現(xiàn)內(nèi)部控制時過于依賴財務(wù)部門，所以令整個企業(yè)的內(nèi)部控制顯得格外被動。因為會計部門往往都存在著一定的時滯性，無法從“采購”、“銷售”等環(huán)節(jié)來控制“時效”，從而造成了只有在問題發(fā)生以后才能進(jìn)行控制分析局面的產(chǎn)生。只有在“事前”或“事中”對問題進(jìn)行分析和管理控制，才能將問題制止在源頭，獲取企業(yè)最大程度的利益。

然而，每一個有效的內(nèi)部控制都應(yīng)該來自于企業(yè)的內(nèi)部審計。雖然A汽車4S店目前也成立了自己的審計機(jī)構(gòu)，但對審計機(jī)構(gòu)嚴(yán)重缺乏重視，這就導(dǎo)致了審計強(qiáng)度較弱，從而不能真正發(fā)揮到有效控制的作用。

四、A汽車4S店完善內(nèi)部控制改進(jìn)對策

針對A汽車4S店在日常經(jīng)營過程中產(chǎn)生的內(nèi)部控制的一系列問題，本文從人才建設(shè)與企業(yè)文化建設(shè)、內(nèi)部控制制度建設(shè)、信息溝通機(jī)制建設(shè)、內(nèi)部監(jiān)督建設(shè)幾個方面提出一系列建議。

（一）加強(qiáng)人才建設(shè)，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

人才在一個公司中的作用不言而喻。因此A汽車4S店應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人才建設(shè)，并且加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，在優(yōu)秀且注重規(guī)矩的企業(yè)文化中培育優(yōu)秀的人才。在公司內(nèi)部，要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，培養(yǎng)員工學(xué)習(xí)法律知識、公司的規(guī)章制度等，讓員工知道沒有規(guī)矩不成方圓。另外，該汽車4S店也可以選派財務(wù)優(yōu)秀人員到同行先進(jìn)企業(yè)進(jìn)行崗位學(xué)習(xí)，增長職業(yè)技能，進(jìn)一步了解工作的方向與形式，提升他們的自身工作素質(zhì)與綜合工作水平，讓其能夠及時掌握外部信息并及時作出正確的判斷與反應(yīng)，真正的做到與時俱進(jìn)。除此之外，在人才招聘時，企業(yè)要加強(qiáng)對高層次會計、財務(wù)管理人才的招聘，開展人才引進(jìn)計劃。同時，公司還可以制訂激勵計劃，制定績效考核標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范企業(yè)的各項用人標(biāo)準(zhǔn)。

A汽車4S店還應(yīng)當(dāng)建立起獨特的、符合公司發(fā)展經(jīng)營現(xiàn)狀和時代潮流的優(yōu)秀企業(yè)文化，培育文化時不能一味學(xué)習(xí)國外的先進(jìn)經(jīng)驗，要結(jié)合我國國情和公司具體情況，滲透式幫助員工找到在企業(yè)中的定位，共同營造企業(yè)文化。人力資源部要經(jīng)常性對關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行考察，并對關(guān)鍵崗位實行輪崗制度和特殊崗位管理。例如，為了杜絕財務(wù)人員的失誤，特別是針對出納和一些容易流失資金的人員，同時還要派專職人員對他們的工作進(jìn)行經(jīng)常性的考核監(jiān)督，避免給A汽車4S店造成不能彌補的損失。這樣，企業(yè)就可以在經(jīng)濟(jì)效益發(fā)展的同時最大化其價值。最終成功完成A汽車4S店發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

（二）完善內(nèi)部控制制度

員工應(yīng)提高內(nèi)部控制參與程度，并且最大限度降低內(nèi)部控制風(fēng)險，建立防范風(fēng)險和控制風(fēng)險的體系。引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才，并且通過各種培訓(xùn)提升其專業(yè)素質(zhì)。在人才引進(jìn)中，應(yīng)當(dāng)采用高標(biāo)準(zhǔn)選取人才，更關(guān)注內(nèi)部審計背景和經(jīng)驗的拔尖人才，提升審計水平，提升審計質(zhì)量，增強(qiáng)內(nèi)部審計的控制制度的實施，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營。部門經(jīng)理和部門主管應(yīng)及時查明評價結(jié)果中存在的問題和內(nèi)部審計評價中存在的問題并加以改正。對于失誤較為嚴(yán)重的項目，要采取懲罰制度來改正和維護(hù)內(nèi)部控制的威懾性。對于常常犯錯誤的崗位或職員，應(yīng)當(dāng)考慮該職位建立的合理性和人員的擔(dān)任能力，部門應(yīng)對實際情況作出反應(yīng)。

順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，A汽車4S店可以加強(qiáng)內(nèi)部控制的信息化建設(shè)，加強(qiáng)4S店信息化管理，其中包括但不限于資產(chǎn)管理、客戶管理、財務(wù)管理等。在信息化系統(tǒng)中，可以清晰看出每項業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人，簡化了統(tǒng)計工作，節(jié)約時間，并且降低成本。

（三）建立信息溝通機(jī)制

1.貫徹領(lǐng)導(dǎo)與員工間雙向溝通機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)工作任務(wù)、工作安排、人事調(diào)動時要確保信息的有效性和及時性，同時對員工的信息反饋應(yīng)當(dāng)打通渠道，建立友好的信息反饋環(huán)境等。

2.加強(qiáng)內(nèi)部信息共享和傳遞效率。在大智移云的大背景下，應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代的電子信息技術(shù)等，加強(qiáng)信息共享建設(shè)，建立內(nèi)部完善的局域網(wǎng)。

（四）加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督

公司想要繼續(xù)正常、持續(xù)發(fā)展，就必須具備一個專業(yè)的監(jiān)督部門來對公司進(jìn)行持續(xù)、細(xì)致的全方面監(jiān)督，因此，公司還應(yīng)當(dāng)配備一個專門的內(nèi)部審計部門。

專業(yè)的內(nèi)部審計人員可以全面監(jiān)督公司和每一工作環(huán)節(jié)，并且針對公司中出現(xiàn)的各種問題提出具有針對性的各項改進(jìn)措施，幫助企業(yè)修剪“枝葉”，防止企業(yè)出現(xiàn)更為嚴(yán)重的漏洞。因此，公司和管理層應(yīng)當(dāng)重視內(nèi)部審計部門的工作，多多聽取其意見和建議，加強(qiáng)交流。并且內(nèi)部審計部門需要保持住自身的獨立性。其次，應(yīng)該制訂一系列由上到下的考核考評辦法，并嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，依法辦事、違者必究，處罰裁決分明、責(zé)任到位。從集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層到部門每一個員工，都受到平等對待，這使得監(jiān)督工作更具有引導(dǎo)力和說服力。除此之外，要貫徹全員監(jiān)督的思想，做好平臺的監(jiān)督工作，對重要的監(jiān)督人員做好保密措施和一定的物質(zhì)獎勵，保證監(jiān)督體系的流暢。最后，做好監(jiān)督管理工作，防止監(jiān)督部門發(fā)生腐敗事件。通過這種方式，將在A汽車4S店的各個角落都納入監(jiān)督工作范疇，促進(jìn)4S店的健康發(fā)展。

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