Excel數據匯報更快捷——即拉即統計

平淡

從示例圖表可以看到，這個組合主要是由“數據驗證”+“求和”組成，因此要實現這一效果，我們需根據原始數據將對應的類別整合在“數據有效性”下拉列表中，同時將對應數值的和統計出來。

首先設置數據有效性下拉列表，因為這里有多個部門銷售同一種產品（比如銷售一部和銷售二部都銷售PVC-1）。為了方便進行篩選，先將表轉換為動態表格，全選表格內容后，點擊“插入→表格”，切換到“表格工具→設計”，勾選其中的“標題行”、“鑲邊行”、“篩選按鈕”（圖2）。

接著復制D2：D25單元格中的內容到M2：M25單元格，在M1單元格中輸入“序列”，選中M2：M25單元格中的內容，點擊菜單欄的“數據→刪除重復項”，在打開的窗口中勾選“全選”和“數據包含標題”，點擊“確定”（圖3）。

經過上面的操作后，重復產品的數據會自動刪除，只保留其中唯一的產品值，這些數值就可以作為數據有效性的序列數據了（圖4）。

定位到J1單元格中輸入“選擇查詢產品”，K1單元格中輸入“銷售額”，接著定位到J2單元格，點擊菜單欄的“數據→數據驗證→設置”，在允許列表中選擇“序列”，在“來源”后面點擊數據源，接著選擇“M2：M6”數據（即上述去重后的序列數據），點擊“確定”完成設置（圖5）。

現在從J2單元格展開的下拉列表中就可以依次選擇上述的產品內容了。接下來就要在K2單元格中設置求和數值，求和借助SUMIF函數完成。定位到K 2單元格中，輸入公式“=SUMIF（表1[產品]，J2，表1[金額]）”，當我們在J2單元格的下拉列表中選擇產品時，在K2單元格中就會自動顯示對應的金額，如此一來查詢數據明顯方便了很多（圖6）。

因為我們使用的是動態表格（求和條件和范圍是通過表格的字段來設置），完成上述設置后，以后如果需要添加數據，比如在A 26：H26單元格中增加了PVC-6的銷售數據，那么K2單元格中的求和也會同步發生變化。

SUMIF是單條件的求和，如果是多條件的求和，我們還可以借助SUMIFS來完成。假設現在需要同時查詢部門和指定產品的銷售數據和，如查詢銷售一部的PVC-1銷售數據。同上在I1單元格中輸入“部門查詢”，在I2單元格中再設置一個數據有效性驗證序列（序列的內容為銷售一部到銷售三部）。定位到K 2單元格，輸入函數“=SUMIFS（表1 [ 金額] ， 表1 [ 部門] ， I2 ， 表1[產品]， J2）”，即可同時對部門和產品兩個條件進行查詢（圖7）。

如果部門和產品很多，可以進入“數據→數據驗證→設置”，在允許列表中選擇“任意數值”，這樣只要在I2和K2單元格中自行輸入部門和產品數值即可進行查詢。如果統計的報表很多，我們可以新建一個工作表專門用于查詢，同上在每個原來有數據的工作表中插入動態表，比如在Sheet2中插入“表2”，依此類推。

那么只要在“查詢表”中的C3單元格中輸入公式“=SUMIFS（表2 [金額] ， 表2[部門] ， A3 ， 表2 [產品] ， B3）”（需要查詢哪張表格數據，這里就將表名稱和字段修改為對應的名稱即可），就可以在一張專用表中非常方便地查詢其他工作表的所有數據了（圖8）。