數字化時代人事檔案數字化管理模式探究

馬立彬

摘 要：數字化時代，檔案管理模式、管理內容發生變化，學界對于檔案數字化的探討也逐漸深入。具體到人事檔案管理領域，將相關的人事信息錄入檔案管理系統，建設檔案數據庫，既可以確保人事檔案信息全面、準確和真實，也可以進一步發揮其參考作用與憑證作用。鑒于實踐中人事檔案數字化管理工作仍然存在部分問題，文章就新形勢下人事檔案數字化管理的必要性進行分析，指出當下人事檔案數字化管理工作中存在的不足，并結合相關理論提出自己的思考，希望可以真正幫助人事檔案管理人員摸清規律，理清思路，全面提升人事檔案管理效能。

關鍵詞：數字化;人事檔案;必要性;數據庫;對策

1 數字化時代人事檔案數字化管理的必要性

1.1 節約檔案管理成本，實現高效管理的必然要求

檔案資源作為一種重要憑證，不能隨意銷毀。檔案的這一特性決定了其會隨著時間而增加，進而給單位帶來影響。尤其是對于人事檔案而言，其具有專屬性和人事附屬性，更是不能隨意銷毀。在這種背景下，有必要對人事檔案進行數字化處理，減少紙質檔案所占用的空間，延長保管期限，提升人事檔案管理人員的管理效率。一方面，人事檔案數字化管理可以節約人力、物力以及財力，最大限度地幫助單位節約檔案管理成本。另一方面，人事檔案數字化后，人事檔案復制、傳輸的效率都會大大增加，進而實現高效管理的目標。

1.2 便于人事檔案使用，提升人事檔案利用價值的內在要求 ?實踐證明，人事檔案具有重要的參考作用、憑證作用以及決策咨詢作用，能夠為相關人事工作提供依據。推進人事檔案數字化工作，進一步梳理人事檔案的內容，可以更好地對多種信息資料進行整合并歸檔，進而為后期的使用提供幫助。除此之外，建立相應的人事檔案數據庫，實現人事信息的同步與共享，可以滿足不同主體的查閱需求，提升人事檔案的利用價值。

2 數字化時代人事檔案數字化管理中存在的問題

2.1 人事檔案管理制度不健全

制度是開展人事檔案管理工作的依據，是做好人事檔案數字化管理工作的指引。現階段，部分單位規章制度中的內容不健全，難以適應人事檔案數字化建設的要求。一是人事檔案數字化的范圍不明確，導致許多人事信息沒有錄入到檔案管理系統當中，無法形成相應的數據庫。二是人事檔案數字化的分工不明確，檔案數字化的步伐滯后。部分單位人力資源有限，檔案管理人員難以及時對紙質類的人事檔案進行數字化轉化。由于沒有對分工進行規定，導致人事檔案管理人員需要處理一些技術層面的問題，不利于推進人事檔案數字化。

2.2 信息技術與人事檔案的融合度低

進入數字化社會以后，人事檔案管理與信息技術融合勢在必行。然而，部分單位尚未充分發掘信息技術的優點，無法快速推進該項工作。一是硬件設施配備不完善，難以快速將紙質類檔案進行轉化。二是軟件不完善，只能處理傳統電子文件類的信息資料，無法處理圖片、影像、聲像等信息資料。三是人事檔案管理系統功能單一，無法滿足人事檔案管理人員工作需求，不利于打造一站式管理平臺。

3 數字化時代人事檔案數字化管理的有效對策

3.1 健全人事檔案管理制度

新時期，單位要進一步立足于數字化建設的要求，明確人事檔案數字化建設的內容、流程、分工和目標。一是要制定相應的細則，明確人事檔案數字化的范圍，確保人事檔案的準確性、全面性。尤其是接收其他單位轉交保存的人事檔案時，應當仔細對照標準進行清理。一旦發現遺漏必要資料的，應通知相關單位移送。二是要明確人事檔案數字化的分工，加快數字化進程。單位既可以由本單位內部的技術人員專門負責人事檔案數字化轉化工作，也可以將該項業務予以外包，打造專業化的管理機制。

3.2 加快人事檔案管理與數字信息技術的融合

數字化時代，單位必須要挖掘數字信息技術的優勢，及時對人事檔案進行數字化處理，縮減不必要的中間環節，減少工作壓力。一是要完善硬件設施，結合單位的工作量、工作難度以及工作需求，配備性能優良的掃描儀、計算機、微縮相機，快速對紙質檔案進行數字化處理。二是要購買相關的軟件，及時對圖片、影像、聲像等信息資料進行統一處理，確保其能夠錄入檔案管理系統。三是引進并更新專業的人事檔案管理軟件，打造一站式檔案管理平臺，加快信息資源的整合、利用與共享工作。

3.3 打造信息化管理人才隊伍

除了要從制度層面、技術層面著手信息化建設工作外，還要做好人才隊伍建設，確保人事檔案管理人員能夠適應數字化管理環境。一是要圍繞人事檔案信息化建設的要求來策劃相應的培訓專題，增強人事檔案管理人員應用技術、應用系統的能力。二是要創新培訓方式，通過案例講解、人才交流、人才繼續教育等方式提升人事檔案管理人員的專業素養。

4 結束語

人事檔案數字化管理主要是一種基于“檔案前端控制”“檔案信息化建設”以及“檔案共享”等理論為核心的檔案管理模式，其體現了數字信息技術與人事檔案管理工作相融合的趨勢，是實現精細化、信息化、規范化目標的內在要求。做好人事檔案數字化管理工作，可以進一步統籌、整合并利用檔案資源，發揮人事檔案在人事任免、人事調動、人事決策等領域的作用。

參考文獻

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