檔案管理信息化建設途徑探討

李珊珊

摘 要：檔案是社會變遷的記事簿，將會伴隨人們的每一個發展階段，因此檔案管理工作的有效落實。現階段，由于社會變革，不管在哪個行業領域，人力資源檔案管理工作由此也變得日益復雜與繁瑣，所需處理與統籌的信息與數據也大幅度增多。傳統的檔案管理模式已經難以應付這沉重的管理壓力，導致其管理的效率與質量逐步下降。信息化的先進技術在各個領域中都有非常顯著的應用效果，將檔案管理工作與信息化技術的建設有機的結合，全面推進檔案管理信息化建設的有效管理。文章將以此為論點，積極的展開探討。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;途徑與方式

0 引言

當今社會計算機信息技術不斷進步與發展，已經逐步的覆蓋于人們生產與生活的方方面面。基于檔案管理的重要性，必須將先進的信息技術與具體的管理工作有機的結合起來。其中，不同層次的檔案管理系統應運而生，推動了信息化檔案管理建設的發展。但是縱觀國內現階段的信息化檔案管理水平，仍然存在眾多不健全的地方亟待處理，進而才能讓信息技術更好的為檔案管理服務。

1 實行檔案管理信息化建設的意義

傳統的檔案管理模式，無論是檔案的收集、整理還是其鑒定、統計，每一個步驟與環節都是依賴與人工來進行的。但是實際的檔案管理工作，檔案的信息量與實體數量都非常的龐大，想要切實完成相關的檔案管理工作，需要投入大量的人力物力財力，并且極易出現誤差與錯誤，進而在對檔案進行使用時也難以充分發揮檔案的使用價值。依賴人工來對檔案中的信息進行提取，并深度挖掘出其中隱藏的信息，極易出現誤差與遺漏，這就導致檔案信息的共享程度不高，最終導致檔案管理工作的效率不高，并存在嚴重的質量問題。將先進的信息技術與檔案管理工作有機的結合起來，有效減輕管理人員的工作壓力，同時提升檔案信息的使用速度與使用效率，全面發揮檔案信息的作用。同時，對檔案信息的有效共享也非常的有利，進而實現檔案管理的實用價值。因此，實施檔案管理的信息化建設是必要且具有實際意義的。

2 實行檔案管理信息化建設的具體方式

2.1 建立相關的信息化技術平臺

實行檔案管理信息化建設的首要步驟，就是合理的搭建檔案管理信息化技術的相關平臺，信息化技術平臺的建立是實現檔案管理與信息化建設的基礎，將二者有機的結合才能夠最大限度的實現信息技術在檔案管理中的優勢與作用。建立檔案管理信息化平臺，首先需要從硬件方面著手建設，配置高性能的服務器與優良的計算機終端，搭建專門的信息網絡，結合實際的檔案管理要求，適當的添置必要的設備設施。其次，檔案管理的軟件操作系統更加至關重要，其具體的建設必須細致、嚴謹、合理、優質，確保與檔案管理實際工作的各個環節都能夠嚴絲合縫，關于操作權限以及功能的設計必須清楚明了，能夠完全符合檔案管理工作的實際需要，確保信息化技術平臺能夠在實際的檔案管理工作中穩定運作，充分的發揮應有的效用。最后，檔案管理的空間環境也非常重要，加強各項管理防護措施，嚴防外界因素引發的安全隱患問題。

2.2 完善相關的檔案信息化管理制度

相較于傳統的檔案管理工作，融合了信息化技術的檔案管理將會發生巨大的變化。為了更好的迎合信息化的檔案管理工作，相關的檔案管理制度也應該隨之進行改進，以此實現對檔案管理信息化建設的的有效約束，確保其順利的實施，促進管理工作的科學性與規范性。依照國家相關法律法規，結合檔案管理工作自身的實際需求，對具體的管理制度不斷進行細化與完善，以傳統的檔案管理制度為基礎，全面體現信息化建設的特點與優勢，充分發揮信息化建設的積極作用，竭力禁止管理工作中的事物與漏洞。同時，建立完善的檔案管理工作責任體系，明確劃分層次與崗位，將檔案管理工作具體的職責與權力落實到個人，明確各個崗位具體的職責工作，防止出現責任推諉的情況。一旦工作中出現了問題與失誤，需要明確找出責任負責人，保障檔案管理信息化建設的規范化與順利實施。特別是在信息化的規范操作方面，必須嚴厲杜絕安全隱患的發生。依照工作的內容以及責任的落實，實現操作權限的合理分配，嚴禁交換操作權限，有序需要注意嚴禁外部網絡的隨意訪問。插入外來的移動設備需要經過審批與許可，否則嚴厲禁止。

2.3 強化信息共享

實現檔案信息的高效利用，才可以確保最大限度的發揮出檔案信息的社會價值與作用。因此，在檔案管理信息化的建設當中，應當最大限度的發揮信息技術的優勢，強化檔案信息的共享。其具體的措施，就是積極建立各個單位之間以及其它相關檔案管理機構的檔案信息共享平臺，并將其有效連接。也可以直接建立檔案管理數據中心，便于檔案信息的調用與共享，提高檔案信息的利用率。但是，在其實際的操作中，應嚴格注意合作單位、機構數據接口以及檔案格式的統一，嚴格確保規范性的高質量，切實實現檔案信息真正積極的共享與利用。

基于大數據的背景，信息與數據的價值不言而喻。因此，在檔案管理信息化的建設過程中，應當依賴大數據的背景對檔案信息進行詳盡的分析，實現檔案信息的高效使用。

結語：現階段，想要實現檔案管理工作的優化，全面提升檔案管理工作的質量與效率，切實發揮檔案管理的價值與作用，就必須積極的對檔案管理的信息化建設進行探討，將信息化技術充分的運用到檔案管理工作中，以確保檔案管理工作的落實與順利實施，以此推進社會的進步與發展。

參考文獻

[1]劉子劍.信息化時代圖書檔案的管理研究[J].科技風，2020，（11）：119.

[2]秦紫英.加強事業單位檔案管理信息化的幾點方法[J].科技風，2020，（11）：242.

[3]盧靜華.探析農業檔案信息化的建設與管理[J].傳媒論壇，2020，3（07）：102，104.

[4]姚瑞波.把握原則，加快檔案管理信息化體系建設[J].中外企業家，2020，（12）：139.