信息化環境下檔案整理理論研究

黃銀輝

摘 要：隨著經濟的發展和現代科技的發展運用，檔案整理理論也在不斷的變革。信息化背景下檔案整理逐漸的從“卷”到“件”，通過科學合理的將互聯網技術、云計算技術、大數據技術等信息技術運用到檔案管理當中，推動檔案整理向文檔一體化方向發展。通過對信息化背景下檔案整理理論的研究，促使檔案工作按照信息化的管理方式和開發方式，科學合理的運用信息技術，實現檔案整理的創新升級。

關鍵詞：信息化;檔案整理;理論

信息技術的發展和推廣使用推動著檔案整理工作和檔案整理理論的形成與發展。通過科學合理的將互聯網技術、云計算技術、大數據技術等信息技術運用到檔案整理工作當中，推動電子文件檔案的發展，方便檔案信息的獲取、收集、分析和處理，也能實現科學的分類，方便歸檔和檢索，這也推動著檔案整理理論的變革，促使檔案整理向文檔一體化方向發展。

1 信息化背景下檔案整理理論的變革

1.1 “卷”改“件”

在信息化背景下，文件歸檔和檔案的保管以“件”作為立檔單位，沒有組卷這一環節，促使文件整理工作更加的便捷，但在一定程度上也影響了案卷的質量;在文件檢索時，可以通過直接檢索文件信息的方式進行，促使文件檢索更加的方便，能實現精準的文件檢索。這種文件整理的方式適應了當前越來越多的檔案信息的需求。但是隨著文件數量的不斷增加，也增加了接收、統計等工作的難度。隨著信息化技術的推廣和使用，檔案整理工作逐漸的運用計算機和信息化技術輔助管理，探索文檔一體化發展，促使文件管理與檔案管理之間的銜接更順暢。

1.2 文件生命周期理論

文件生命周期理論拓展了文件的概念，描述了文件形成、生效、運動、變化的規律，有助檔案管理實踐。在運用這一理論的時候需要檔案工作者充分的考慮不同階段的文件的價值，促使檔案整理更加的靈活。文檔生命周期理論強調實現文件的全過程管理、階段式管理、前端控制，有助于加強對電子文件的管理。

1.3 文件一體化

在這種模式下，實現了文件管理和檔案管理的一體化發展，強調將二者作為一個整體進行科學規劃、統籌管理。一方面，可以實現文件登記、立卷、著錄一體化管理。另一方面，通過構建系統化的信息系統，強化對電子文件的管理，推動檔案管理逐漸的向數字化、信息化方向發展，方便檔案信息的管理、傳播、分享、開發和利用。

1.4 “檔案物質實體的雙重構成”理論

該理論是基于電子文件管理研究發現的，在電子文件管理過程中，一般是通過利用計算機內部的算法和數據結構完成電子文件的排列，通過這樣的方式記錄了電子文件間的聯系，進而形成新的電子文件，作為“歷史聯系記錄”。

1.5 “二元檔案”實踐體系

在這種模式下，科學的將檔案整體分為了“檔案實體整體”和“檔案信息整理”，根據檔案整理的過程、歷史聯系、邏輯聯系等實現檔案整理和分類。通過這樣的方法，促使分類更加的靈活、更加的科學，進而更好地服務于檔案信息檢索。二元檔案實踐體系涉及到檔案整理工作各個環節的內容，能促使檔案整理工作更加的全面。

1.6 “雙軌制”和“雙套制”

“雙軌制”要求在檔案整理工作開展的過程中既要強化電子文件的管理，也需要做好紙質文件管理工作，促使二者有效的結合，實現二者共存，共同發揮價值作用。“雙套制”是在在相關檔案歸檔的時候，紙質文件和電子文件都需要進行歸檔，然后分兩套系統進行保存。隨著信息技術的不斷發展和利用，這種模式下的檔案整理的弊端也逐漸的顯現出來。在這種模式下容易造成資源信息的浪費，也會對檔案信息的真實性和完整性造成一定的影響。

2 信息化背景下檔案整理技術的變革

2.1 元數據整理技術

元數據整理技術就是記錄檔案文件的形成，并構建其元數據，在檔案整理的過程中通過使用元數據，建立檔案文件間的聯系，進而有效的整理檔案文件。例如，通過構建電子政務平臺，實現對電子文檔的一體化管理，促使電子文件的產生、傳送、收集、整體在同一個系統中完成，也方便電子信息的存儲。

2.2 非元數據整理技術

非元數據整理技術涵蓋的內容十分廣泛，如不同載體混合整理技術、雙套制整理技術等，相比較而言，這種檔案整理技術更能適應現代檔案管理。這種技術的運用，促使電子文件整體系統更加的完善、更加的完整，在電子文件整理中發揮著重要的作用，是電子文件整理的重要途徑，實現統一的管理和運用。

2.3 虛擬整理技術

這種技術的運用需要依照信息技術，通過科學合理的運用信息技術，重新構建記錄檔案聯系的系統，強化歷史聯系和邏輯關系的整理，促使檔案整理更加的立體、更加的全面。

3 信息化背景下檔案整理理論思考

一是，以“條”為基本單位，滿足即時性、碎片化、非結構化等的需要，強化對信息數據的深度挖掘和分析利用。二是，“索引”取代“來源”。通過科學的建立文檔索引，實現電子文件的精準定位，方便信息的查詢和檢索，更能滿足檔案數量不斷增多，檔案類目更加多樣的需要，有效的節省信息獲取的時間和精力。

4 結束語

綜上所述，隨著檔案管理技術的創新發展和檔案工作的需求的不斷轉變，檔案管理的理論也要發生變革，要能夠滿足當代檔案整理工作的需要。信息化背景下，檔案整理需要科學的運用信息技術，實現檔案整理的一體化、信息化、數字化發展，推動檔案整理工作創新發展。

參考文獻

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