論高校后勤內控體系的構建

朱文燕

摘 要：優質的服務離不開科學的管理，提高學校后勤內部管理水平、規范內部控制，是實現后勤整體管理服務水平提升、加強可持續發展及廉政風險防控的必要途徑。高校后勤以國家省市上級文件為依據，按照學校統一部署，構建內控管理體系。

關鍵詞：高校后勤內部管理;內控規范;體系構建

優質的服務離不開科學的管理，提高學校后勤內部管理水平、規范內部控制，是實現后勤整體管理服務水平提升、加強可持續發展及廉政風險防控的必要途徑。

后勤部門以科學發展觀和依法治校理念為指導，以《行政事業單位內部控制規范（試行）》及《教育部關于做好行政事業單位內部控制規范（試行）實施工作的通知》為依據，按照學校統一部署，構建內控管理體系。

1 內控體系的構建

（1）建立機構，明確責任。

后勤部門成立內控體系貫徹實施工作小組，按照《內控規范》要求開展工作。開展多種形式的宣傳培訓活動;學習掌握實施內控所遵循的原則、風險評估的控制方法、部門及業務層面所轄的內容、自我評估與監督的做法，奠定貫徹內控規范的基礎;研究制定實施方案;指導制定和完善各項工作標準、工作流程、突發事件處理程序等一系列文件;認真執行，確保內控規范實行獲得成效。

（2）組織實施，有序推進。

后勤部門以文件形式下發內控規范貫徹實施方案，指導本部門《內控規范》的實施。廣泛宣傳，組織全體員工參加相關學習、培訓，為全面推進內控工作營造環境。整理盤點后勤部門各項工作業務、服務流程，明確工作環節，摸排工作風險，制定風險防范策略，修改工作流程，調整成與《內控規范》相適應的信息系統。

（3）溝通協調，強化監督。

在實施過程中，工作小組加強協作，追蹤后勤各科室內控規范施行實時情況，幫助解決執行中遇到的具體問題。同時，工作小組通過定期檢查、不定期相抽檢，督促內控工作進展情況。通過檢查評估，不斷規范優化內控工作的實施，推動此項工作在后勤范圍深入持續發展。

2 內控體系的實務操作

（1）高度重視，上下一條心、整體一盤棋。

后勤高度重視內控體系建設，加強組織領導，健全工作機制，部門負責人帶頭，真抓實干內控構建;成立內控工作小組，配有專兼職人員，負責組織實施貫徹內控建設;深化培訓、加強宣導，在部門形成人人明確職責權限、時時注意風險防范、處處強化責任擔當的良好氛圍。

領導班子及工作小組經常深入基層現場工作，檢查內控規范落實情況，發現問題立即整改，并持續跟進督促整改，對出現的問題及改進措施及時總結，對好的做法召開交流會等進行推廣，使得內控工作向縱深發展。

后勤對內控工作小組的工作方式、工作標準、工作時段提出標準化要求：內控工作人員要專業化，內控工作要科學化，要加強對工作流程中的細微之處、銜接之處和盲區進行有效指導和管控，準確掌握內控實行的真實狀態，分析原因，提出改進建議。內控工作人員定期監控內控體系運行情況，到各科一線檢查調研，發現薄弱環節、情況新變化，及時與相關部門、科室溝通解決、調整。

加強員工培訓，動員全員關注參與。決定經營服務質量的主體是一線員工，因此后勤十分重視員工培訓，讓全體員工理解內控工作是后勤和大家共同的質量生命線，工作質量不高，最終對學校、對自身都會造成不良的后果。通過對新事物學習，員工有了內控管理意識，對內控工作機制有了了解，讓員工明白自己在內控體系的身份角色，明確履行好崗位職責應注意的環節和細節，以及與別人之間的工作聯系和邊界等，在實踐中身體力行，轉變優化自己的工作方式，進一步提高自己的工作水平，引導大家以“人人參與、人人有責”的身份嚴把內控質量關。

（2）創新機制，確保內部控制有效實施。

在內部管理機制上，后勤在部門層面上在三個方面形成制衡機制：一是堅持集體研討、專家論證和技術咨商相結合的議事決策機制。重要經濟事項的內部決策，由部門領導班子共同研討決定;二是優化部門經濟活動決策、執行和監督相分離的工作機制，建立不相容崗位相互分離、內部授權審批控制等控制機制，用制度管人、管事、管錢;三是完善預決算、政府采購、資產管理等部門和崗位間的協作機制，形成管控合力，確保資產的恰當配置和精準使用。

工作小組及后勤各科室全面梳理后勤所開展的各項業務工作、服務保障工作，深入一線了解工作實際情況，將后勤實際工作中出現的新情況新變化及時納入流程的構建中，對后勤原有的工作流程進行掰開揉碎再重組，再造建立起一批與原有流程視角不同的內控工作流程，分別是《南京科技職業學院后勤保障科維修處理程序》、《南京科技職業學院基建工程項目工作流程》、《南京科技職業學院立項維修工程項目工作流程》等等。內控工作流程使得后勤部門與其他部門之間、后勤內部科室之間的職能權責、分工合作、互相制衡等關系、內容更加厘清明晰，使得工作起來更有章法可循，從而使得在工作中能達到更為有效的過程控制。

制定完成學校《內部控制手冊》相關后勤部門的內容，將制衡機制嵌入到內部管理制度中，把內控規范貫穿于重大事項決策的全過程，進一步提升后勤部門管控工作水平。

（3）堅持質量為上，集思廣益創高效。

后勤在落實內控體系中，始終以“堅持質量為上，讓學校師生滿意”為目標，完善服務程序、對服務過程進行質量跟蹤，確保各個與師生切身利益密切相關的服務工作都處于質量監控狀態。

設有師生意見調查，接受師生投訴，監督質量服務;加強與學生會、工會等的聯系，主動征求師生意見。設置后勤服務指南，通過網站、各服務場所如學生公寓、食堂餐廳、教學樓等等發布、張貼，接收各種意見建議。組建以領導班子為首、各科室負責人為主的校園巡察隊，主動發現問題、解決問題。建立服務回訪等制度，務求令服務落實有保障。

設有服務補救補償，針對服務過程中發生的給顧客帶來的損失，后勤采取相應的服務補救補償措施。

獎罰分明，為了使內控體系的有效運行，必須在強化制約機制的同時建立健全激勵機制，使得內控規范的實施更加張弛有度。

創新舉措，建立網上報修系統功能模塊、加大網上工作流程的使用、推進創新后勤信息化工作等，使后勤服務質量在人為因素和信息智能的共同作用下得以更客觀的保證、效率也得到大幅提升。

3 內控體系運行成效

內控體系實施以來，經過后勤全員的努力，后勤各項工作的各個環節均得到了有效的控制，后勤的經營服務質量也有所提高。后勤服務由宏觀指導漸漸轉向過程控制化，更加量化、數字化和規范。

通過對科室、班組工作的內控規范，重新明確科室、班組職責，崗位劃分，上崗要求，工作標準，工作流程，管理制度及獎罰制度。

不論在后勤的日常管理工作中，還是在大的工作項目中如供電增容工程、節約能源工作、學生宿舍大變樣、學生食堂硬件設施全面升級、教工餐廳大規模出新等等，內控體系都發揮了極大的作用。

學校用電增容項目事關重大，全校矚目，供電增容項目牽涉到的外單位多，利益糾葛也多。后勤人員充分發揮了專業、高效的質素，保質保量按時完成這項艱巨的工作任務。學生宿舍大變樣，維修項目多達幾十項，工作內容從外墻出新到室內維修、封閉陽臺、電表、電路改造、空調安裝等等，內容繁雜，時間緊迫。經過有序推進，學生宿舍安裝好了2000臺空調，宿舍內部環境得到全面維護改善等等，極大地提升了住宿質量。學校食堂進行大規模改造，不僅在基建設施方面有所升級，還增加了一系列電器設備如自動洗碗機、消毒設備、中央空調等等，都很大程度地提高了供餐水平。

在加大環境投入力度的同時，后勤作為學校能源資源管控部門，積極做好節能相關工作。如通過采用節能灶具、引入節能灶具改造技術、淘汰禁止高耗能設備、采用節能燈具、節水器具等，為學校構建節約型校園提供有力的支持。

在這些后勤工作中，內控體系對保證經濟活動合法合規、資源安全使用有效、經濟信息真實完整，重大事項決策科學高效，有著明顯的效用。從而進一步防范腐敗風險，提高經費使用效益，推動后勤科學發展，為學校教育提供有力的后勤保障。

《內控規范》是一項重大的管理制度創新，內控體系是一個龐大的系統。只有抓準關鍵、選準著力點，才能使這個體系日趨完善、有效。內控體系的實施需要結合實際，長期堅持，不斷進行探索實施，不斷進行總結完善，形成、保持和不斷提升工作效果。

參考文獻

[1]白潔，徐衛.質量監管體系的構建及實務操作.新時期中國高校后勤社會化改革的時間與探索，2009.