淺析如何做好組織溝通管理，有效提升管理水平

許康

摘要：組織溝通則是在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)以及框架中完成組織成員之間的信息傳遞以及交流，是在一種企業(yè)情境環(huán)境下發(fā)展人際溝通與人際關(guān)系。組織溝通具有傳遞信息、心理保健、發(fā)展組織文化等重要的作用。在本文中，筆者主要選擇組織管理環(huán)境中常見的溝通障礙因素進(jìn)行重點(diǎn)分析，從組織架構(gòu)、心理認(rèn)知以及溝通網(wǎng)絡(luò)等方面尋找組織溝通管理的不足，并因地制宜提出相應(yīng)的發(fā)展措施和方法。

關(guān)鍵詞：組織管理;溝通水平;組織架構(gòu)

組織是管理活動(dòng)產(chǎn)生的關(guān)鍵性環(huán)境，是分工明確的員工按照一定的工作秩序完成既定的工作目標(biāo)的系統(tǒng)。在現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)環(huán)境中，隨著組織架構(gòu)的復(fù)雜性演變以及管理信息的爆炸式發(fā)展，組織溝通是組織運(yùn)作的重要基礎(chǔ)以及前提。組織溝通在人際溝通基礎(chǔ)上具有自身的功能和特性，因此在管理模式以及方法上也需要因地制宜。

一、組織溝通的概念以及作用

1.組織溝通的概念

溝通一詞常用于人際交往的環(huán)境，是人與人之間的信息傳遞以及交流。而組織溝通則是在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)以及框架中完成組織成員之間的信息傳遞以及交流，是在一種企業(yè)情境環(huán)境下發(fā)展人際溝通與人際關(guān)系。

2.組織溝通的作用

組織溝通具有傳遞信息、心理保健、發(fā)展組織文化等重要的作用。第一，組織溝通的主要功能是為了更加高效、及時(shí)、高質(zhì)量的傳遞組織信息，在組織架構(gòu)中形成信息的及時(shí)流動(dòng)與反饋。在組織架構(gòu)中，信息通過(guò)一定的溝通路徑進(jìn)行傳播，一般包括自上而下、自下而上、同級(jí)之間的溝通鏈條。第二，組織溝通能夠?qū)Τ蓡T起到心理保健的重要作用。根據(jù)馬斯洛的需求理論，員工在工作環(huán)境中仍舊具有社會(huì)交往需求。因此組織溝通為員工建立良好的社會(huì)工作關(guān)系提供必要的條件，從而滿足了員工的社會(huì)性需求，起到心理保健的功能。第三，良好、高效的組織溝通能夠更好的達(dá)成一致，獲得一致的、正向的工作觀念、意志、價(jià)值觀念等，從而在潛移默化中發(fā)展了企業(yè)文化，提升了組織成員之間的凝聚力和參與性。

二、組織溝通管理存在的障礙

在溝通過(guò)程中，主要?jiǎng)澐譃榫幋a階段、傳遞階段、解碼階段以及反饋階段這四個(gè)主要環(huán)節(jié)。從溝通流程來(lái)看，企業(yè)組織溝通存在的問(wèn)題可以從上述四個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分析。在編碼階段，語(yǔ)言的選擇、管理者的溝通能力以及溝通雙方的認(rèn)知差異等，均會(huì)造成溝通上的障礙。在傳遞階段，溝通信息傳遞的時(shí)間、地點(diǎn)以及渠道的選擇都會(huì)影響溝通的效果。在解碼階段，傾聽者的理解能力和傾聽能力都會(huì)影響信息的獲得程度。最后，在溝通反饋階段，上下級(jí)之間的反饋渠道的有效性以及上級(jí)的傾聽?wèi)B(tài)度等都會(huì)影響最終溝通反饋的成果。對(duì)此，在本文中，筆者主要選擇組織管理環(huán)境中常見的溝通障礙因素進(jìn)行重點(diǎn)分析。

1.組織結(jié)構(gòu)障礙

在企業(yè)管理中，組織結(jié)構(gòu)的建設(shè)便于組織分工、溝通以及運(yùn)作。并且，不同類型的組織結(jié)構(gòu)直接影響了組織溝通的高效性。在組織結(jié)構(gòu)中，根據(jù)溝通的方向可以劃分為縱向的溝通結(jié)構(gòu)以及橫向的溝通結(jié)構(gòu)。其中縱向的溝通方向可以細(xì)分為自上而下的溝通模式以及自下而上的溝通模式。在組織結(jié)構(gòu)中，管理層級(jí)的數(shù)量直接影響了溝通信息傳播的真實(shí)性和全面性。在企業(yè)中，過(guò)多的管理層級(jí)不僅拉長(zhǎng)了溝通信息傳播的時(shí)間，同時(shí)更容易造成溝通信息的失真。在管理組織結(jié)構(gòu)的具體類型中，常見的職能型的架構(gòu)不利于自下而上以及橫向部門的溝通，沒(méi)有建立便利的溝通通道以及方式。在項(xiàng)目制的組織架構(gòu)中，容易出現(xiàn)多領(lǐng)導(dǎo)管理以及多溝通渠道的方式，過(guò)度的選擇性容易讓各個(gè)溝通渠道產(chǎn)生一定的矛盾。

2.心理認(rèn)知障礙

在上述的溝通流程中，下級(jí)以及同級(jí)之間的信息反饋存在較為明顯的缺陷。當(dāng)上一領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)將目標(biāo)、工作內(nèi)容等信息傳遞下去，下一層級(jí)的執(zhí)行者欠缺及時(shí)反饋的意識(shí)和行動(dòng)，使得管理問(wèn)題不斷累積，溝通的過(guò)程出現(xiàn)斷層。對(duì)此，其主要的問(wèn)題在于上下級(jí)之間的心理認(rèn)知障礙。一方面，上一層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)人員在聽取溝通意見、主動(dòng)溝通等方面做的并不充分。另一方面，組織員工也欠缺敢于發(fā)問(wèn)、敢于質(zhì)疑的心理意識(shí)和行動(dòng)。

3.溝通網(wǎng)絡(luò)障礙

在溝通網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，企業(yè)面臨著正式溝通網(wǎng)絡(luò)與非正式溝通網(wǎng)絡(luò)之間的矛盾。非正式的溝通普遍存在于企業(yè)管理環(huán)境中，是企業(yè)組織成員在正式溝通之外的一種交流方式，也被稱為“小道消息”。非正式的溝通在一定程度上會(huì)對(duì)正式溝通造成威脅，影響組織成員之間的溝通行為和效率，并進(jìn)而影響企業(yè)的文化風(fēng)氣以及價(jià)值取向。

三、建設(shè)高效組織溝通管理的措施

1.改善組織結(jié)構(gòu)

為了提升組織溝通的及時(shí)、有效，企業(yè)應(yīng)該盡量縮減縱向的管理層級(jí)，消除不必要的溝通層級(jí)，提升溝通的效率。除了管理層級(jí)過(guò)多之外，機(jī)構(gòu)重疊也是企業(yè)組織架構(gòu)設(shè)計(jì)中的重要問(wèn)題。因此，企業(yè)需要主動(dòng)、及時(shí)的精簡(jiǎn)重復(fù)的組織機(jī)構(gòu)，降低溝通的重復(fù)性。除了縱向的組織架構(gòu)完善，在橫向的部門與部門之間的溝通中，企業(yè)需要建立更加豐富、多樣的溝通渠道，實(shí)現(xiàn)部門與部門之間的橫向的有效夠用。

2.克服心理認(rèn)知障礙

在組織有效溝通中，上級(jí)人員應(yīng)該做好充分的準(zhǔn)備，以身作則，發(fā)揮示范性的作用。在溝通的過(guò)程中，上級(jí)人員應(yīng)該使用精簡(jiǎn)、有效、準(zhǔn)確的語(yǔ)言和非語(yǔ)言，來(lái)提升信息編碼過(guò)程的有效性。其次在溝通中，上級(jí)人員要注意自身的言行一致，提升自身的領(lǐng)導(dǎo)力和信服力。

3.完善溝通網(wǎng)絡(luò)

在正式的溝通網(wǎng)絡(luò)中，管理者需要協(xié)同自上而下、自下而上的溝通方式，建設(shè)雙向的溝通網(wǎng)路。在自上而下的溝通網(wǎng)絡(luò)中，上級(jí)能夠通過(guò)指示、通報(bào)、通知、企業(yè)刊物等形式進(jìn)行公開的或者私人的溝通。在自下而上的溝通網(wǎng)絡(luò)中，借助企業(yè)內(nèi)部的匯報(bào)制度、建議制度等，員工能夠有充分的機(jī)會(huì)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作交流，同時(shí)借助員工信件、委員會(huì)議等形式，員工也便于及時(shí)向上級(jí)反饋。

正式溝通網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)需要符合企業(yè)的組織架構(gòu)以及人員布局，同時(shí)也要協(xié)同企業(yè)內(nèi)部的非正式溝通渠道。非正式渠道具有存在的必然性。因此管理者需要加強(qiáng)正式渠道的使用頻率以及程度，提升組織縱向以及橫向的溝通成果以及效率，降低非正式渠道的使用機(jī)會(huì)。在正確的引導(dǎo)下，非正式渠道能夠起到協(xié)助、輔佐正式渠道的重要作用。

四、結(jié)束語(yǔ)

在組織管理中，溝通管理不僅僅是一種人際交往與交流的管理，同時(shí)也是分工管理、目標(biāo)管理的重要工具。無(wú)效溝通、單向溝通等問(wèn)題仍舊普遍存在于各種組織管理環(huán)境中。對(duì)此，企業(yè)的管理者需要從組織架構(gòu)改善、心理認(rèn)知發(fā)展以及溝通網(wǎng)絡(luò)完善等方面促進(jìn)組織溝通的效率，提升溝通的質(zhì)量。

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