高校電子采購與招投標管理系統實踐

朱楊興，李 剛，楊擎宇

（上海財經大學，上海 200433）

1 制度和背景

2000－2015年，我國先后頒布了中華人民共和國招投標法、政府采購法和配套的管理辦法、條例等9部法律法律法規，對使用財政資金的政府采購（以下簡稱政采）行為進行了嚴格規范。教育部和各地方政府也對下屬單位的政采做出了更有針對性的規定。隨著我國高等教育事業的跨越式發展，近十年高等教育總經費增長了1.7倍［1］，突破萬億元大關。如何貼合法規規定的采購方式、提高經費使用效益、預防腐敗，成為高校建設電子采購和招投標管理系統的最大推動力。

政采的主要對象分貨物、工程和服務三類，根據目前政府集中采購的規定［2］，200萬元以上的項目必須采用公開招標方式進行采購；100萬元以上的貨物和服務項目、120萬元以上的工程項目應按政府采購法和招標投標法有關規定執行；集中采購目錄內的項目，必須委托集中采購機構代理采購。政府采購法中規定，政采采用以下方式進行：（1）公開招標、（2）邀請招標、（3）競爭性談判、（4）單一來源采購、（5）詢價、（6）國務院政采監督管理部門認定的其他采購方式。為進一步規范學校工程、設備與服務的采購，本單位還制定了校內招標管理辦法，進一步明確了20萬元到100萬元間的非集中采購項目必須進行校內招標。

招投標作為六種政采中最主要、最成熟的方式，已得到了廣泛應用，各類電子化招投標系統的滲透率也在逐漸提高。但支持其余幾類不常用采購方式的系統并不多見，適用場景最多的校內招標的方式和公開招標流程也略有不同。招標管理辦公室（以下簡稱招標辦）作為校內采購主管方，為提高采購工作效率，需要對校內各單位的采購需求進行輔導和管理。這些管理工作如果和招投標系統割裂開，必然造成不便和混亂，降低管理效率。

2 業務流程

校內招標管理辦法根據實際情況在六大政采方式基礎上增設了校內招標流程 （參照公開招標和競爭性談判）和商務談判（參照競爭性談判）兩種采購管理方式。

校內采購項目管理是各類采購方式的先導流程。招標辦根據采購項目的類別、金額和專家意見，設置合理的采購方式。其流程環節為：發起部門項目申請、主管部門審核、招標辦復核。項目申請需要填寫采購類別、預算金額、資金來源、資質要求等內容，系統通過和財務預算系統關聯，可一定程度上防止預算外采購。

由于高校一般不具備公開招標的資質要求和專業知識，公開招標項目一般委托給專業的招標代理機構執行，其流程依次為項目委托、編寫招標文件、招標公告、供應商報名、答疑、開標、評標、中標、合同等。校內招標除項目委托外，流程和公開招標類似，但中間流程環節可能會多次反復，如招標公告期內報名不足三家要延期公告，開標會到場不足三家為一次流標，要重發招標公告重新接受報名，第二次報名不足或開標流標后則變更采購方式繼續進行采購［3］。

其他幾個采購流程較為簡單，使用場景和頻率較低：單一來源采購流程為公示、采購協商、合同。詢價流程為詢價、供應商確認、合同。商務談判流程為領取文件、談判會、合同。限于篇幅，下面以最常用、最復雜的校內招標流程為例，講述系統分析與設計過程。

3 系統設計與實現

3.1 系統功能結構

本系統按功能結構劃分為項目管理、供應商管理、專家管理和基礎管理四個部分。項目管理模塊是系統的功能主體，實現五大采購流程主要功能；供應商管理模塊包含供應商注冊賬號、管理員審核賬號功能；專家管理模塊提供專家庫維護和評標專家抽取功能；基礎管理模塊提供角色權限管理、提醒代辦、采購類別管理、信息公開等功能。

3.2 系統概念模型

系統數據模型整體以招標采購流程為主干，以流程中每個節點如圖1所示，系統不同流程環節產生的信息都關聯到對應流程節點。采用這樣的設計，可以實現流程任意跳轉、回退的場景下，業務信息都有序可查。

供應商管理中，注冊用戶實體為供應商用戶管理和外部登錄功能的基礎；供應商信息實體存儲供應商名稱、組織機構代碼證、聯系方式、經營范圍和資質等信息；供應商報名項目和供應商報價作為中間實體，將供應商和采購項目的多對多聯系解耦。

專家管理中，專家信息實體用于儲存專家信息；專家抽取實體用于存儲每次評標會抽取的評標專家；專家打分實體實現了每次評標會專家對投標供應商的交叉打分，是評標環節的核心數據模型。

3.3 系統功能設計

3.3.1 發布招標公告階段

項目發起部門在招標辦指導下，根據招標文件模板形成項目招標文件上傳系統。招標管理員在系統內登記招評標環節時間。系統設計了招標公告模板、中標公告模板，內容推送對接招標網。系統可根據項目信息自動生成公告內容，管理員確認后自動發布招標公告到招標網。

3.3.2 供應商報名階段

供應商通過招標網入口，注冊賬號、填寫組織機構代碼、聯系人等單位信息完成注冊，供應商注冊后要在招標辦定期核驗證照和資質信息，審核通過的單位，可以在系統中查詢可報名的項目并在線投標。供應商投標后，可向招標辦提出招標文件答疑，招標辦向申請部門答疑后會將答疑文件作為招標補充文件開放給所有供應商。

3.3.3 開標會階段

開標會前，招標管理員按類別抽取至少3位領域專家進行開評標。開標會上，供應商當場啟封投標文件進行唱標，管理員記錄各單位報價、工期和投標人信息，專家檢查投標文件合規性。開標會不足三家有效投標則為流標，需要擇日重新公告，重新報名。

3.3.4 評標會階段

評標階段系統支持排序法和綜合評標法兩種評標辦法。排序法中各專家對供應商獨立排序，綜合排名靠前者為中標單位，此方法適用于標準化或簡單的采購項目。綜合評標法分技術標和商務標兩部分進行評判，技術標由專家對供應商分項進行結構化評分而得；商務標要先根據所有投標單位報價算出平均基準價，然后在滿分基礎上根據各單位報價偏離基準價幅度進行比例扣分得出商務分，兩部分匯總后排名靠前者為中標單位。綜合評標法可有效過濾惡意低價競標者。

管理員根據評標結果，設置項目中標單位和備選單位。系統自動生成并發布中標公告、中標通知書。

3.3.5 中標后階段

項目招標結束并簽訂完合同后，項目發起部門將合同內容錄入系統，作為后續費用支付的依據，本系統和財務支付系統進行了對接，實現了采購后的資金支出決算聯網管理。

系統界面采用了jQuery響應式流程向導插件setStep.js，可根據采購類型展示流程步驟和后續環節流程，點擊歷史節點可查看節點業務記錄，點擊當前節點可開展業務操作。流程因流標或變更采購方式調整流程節點時，系統都會自動保留歷史操作，方便了廣大師生在信息公開模塊中進行圍觀和監督，如圖2所示。

圖2 系統界面

4 數據分析治理

4.1 基礎業務統計

從采購方式、項目進展、申請部門等維度統計采購項目的數量和金額，便于從宏觀層面掌握采購招標工作全貌、控制工作進度、服務好重點需求部門，如圖3所示。

圖3 業務統計

節支率（（預算價－中標價）／預算價）直觀體現了采購招標工作的意義，節省的支出就是為單位、為國家創造的效益，如表1所示。

表1 節支率統計

4.2 上下游關聯交叉分析

從圖4可以看出，本系統在財務信息鏈中處于核心位置，和上下游的預算、建設項目、合同、支出都建立了關聯關系，形成了信息鏈，提升了資金預決算管理水平，有效降低了無效采購申請，杜絕了合同金額和招標價不一致、合同隨意續簽等不規范現象。

圖4 本系統在財務信息鏈中的位置

跨項目分析標書領取人、投標人可排查串標等損害國家社會利益的違法亂象。

5 結語

高校采購與招標系統的建設，既是財務內控的基本要求，也是邁向現代化治理的重要一環。系統上線后運行良好，但還有一些有待完善之處：

（1）如果下一步單位推廣實施電子簽章，很多環節就不需要導出記錄簽字，開評標也無須供應商和專家現場參會，系統的流程管理效率還能上一個臺階。

（2）如果中國國際招標網能對外提供接口，招標辦管理員就不需要導出再上傳招標公告和中標公告，可減輕工作量，保證時效性和一致性。