關于中小型博物館藏品信息規范管理研究
——以大同市博物館藏品信息管理為例

□ 吳中華

博物館藏品信息管理工作是現代化文博事業發展的重要內容之一，藏品信息錄入內容是否規范、完整、準確，利用藏品信息的方法與手段是否得當，是衡量藏品信息規范管理的重要依據，故而博物館藏品信息管理系統的建立以及規范化運作對于保護文物收藏、保障文物安全、完善文物信息以及實現文物的固有價值等方面有著重要的意義。本文以大同市博物館已完善的藏品信息管理為實際案例，通過對中小型博物館藏品信息管理的現狀分析，闡述建立藏品管理體系的必要性，以此對大同市博物館建立該項管理體系進行詳細的分析與解讀，以期對中小型博物館藏品信息規范管理和標準化制定展開深入討論和研究。

一、中小型博物館藏品信息管理現狀

近年來，國家文物局對文博行業標準化發展建設日益重視，先后推出了多個行業標準和操作規范，特別是國家文物局推出的《館藏文物登錄規范》《館藏文物出入庫規范》《館藏文物展覽點交規范》《文物藏品檔案規范》《博物館藏品信息指標著錄規范》等，將藏品管理從實際出發結合理論知識，規定了藏品管理日常工作細則，藏品信息登錄內容等，進一步提升了藏品管理規范操作要求，與信息基礎數據庫標準化建設，提升藏品資源共享利用率。盡管如此，中小型博物館在藏品信息管理方面仍有諸多不足之處。

首先，藏品信息錄入規范的制定問題。在博物館事業大力發展的時代背景下，雖然博物館藏品信息化管理已經廣泛開展，但是由于地域文化、藏品分類、管理經費等不同，致使各地方博物館在現代藏品信息化管理方面存在很大差異，表現在信息錄入上有諸多困難。

在實際操作中，信息管理員面對藏品錄入內容出現較多疑惑、需待解決或統一規范的有以下幾個方面：1.定名：國家文物局公布的《博物館藏品信息指標著錄規范》對館藏文物名稱進行了示范性的定名原則規定，將《古代文物定名示例》《近現代文物定名示例》《化石定名示例》的名稱從科學、準確、規范、精準的角度逐一列出參考示例，做到“觀其名而知其貌”。但通過名稱將一件文物的基本特征全部概括，在中小型博物館中很難實現。究其原因，工作人員對所有器物的了解深度和廣度參差不齊，準確率難以保證。2.年代：藏品斷代本身具有較強的專業性，部分器物時代跨越較長，例如，隋代和唐初、遼代和金代、明末和清初的文物其時代特征相近，藏品信息錄入成為難點。3.類別：在“第一次全國可移動文物普查”工作中，質地類別和功能類別并存，出現查詢結果不準確，導致統計困難，預防性保護工作受阻，保存管理存在較大安全隱患。比如，銅造像、瓷造像、陶造像等，雖然歸于造像類，但按質地存放，統計數量結果出現了偏差。4.質量：藏品信息質量設定應根據質地、體量、形態等不同，設為可選項或參考項，比如，大型石刻、部分建筑構件、液態文物、超輕微小器物等重量酌情填寫。5.計數：數詞和量詞有效結合才能準確地表述藏品實質性內容。例如，一串項鏈50顆，一雙鞋2只，一套蓋罐2件等，統計方法不同，得出的數據亦不同，如錢幣一箱，瓷片一袋，古籍一架等，這類藏品需通過進一步細化整理，制定統計標準，使藏品數量統計效果得以完善。6.來源：關于藏品來源的語言表述應相對全面、規范、準確，詳細記錄有關內容，此項信息是重要的指標項之一，記錄不詳導致地名重復、查找不清、地址變更等問題，直接影響藏品的歸屬，分類混亂。因此，通過大量細致工作，深入調查研究，總結經驗教訓，從而制定出一套操作流程規范的藏品信息錄入標準是現代化藏品信息管理工作的基礎，同樣也是解決地方性文博行業發展必不可少的條件。

其次，藏品信息管理設備運用水平參差不齊。近年來，國家對文博事業的各項發展提供了一些惠利政策。然而，中小型博物館在政策實施，以及如何開展藏品信息管理工作方面存在重重困難。目前，博物館針對藏品信息運用的硬件設備、軟件系統各不相同。其一，硬件配置不同、功能有別。有側重于藏品基礎信息建設、藏品預防性管理、藏品關注度等，根據所需配置硬件設備。其二軟件程序研發不同，操作流程有別。博物館根據實際情況，按照各自的藏品管理模式研發并設置操作流程，實現信息化藏品管理。根據上述情況，藏品信息管理在博物館發展建設中，已出現多種管理模式，導致藏品信息保存格式不匹配、數據不兼容、資源共享運用受阻、信息安全保障等問題，也為實現博物館藏品信息標準化、規范化建設增加了難度。

二、建立藏品信息管理信息體系的思考

盡管中小型博物館的發展存在諸多困難，但鑒于近年來文博行業良好的發展勢頭，中小型博物館應努力解決問題、敢于迎難而上，真正成為服務大眾、教育大眾的文化窗口。大同市博物館響應國家號召，切實推進本地區文博事業發展，先后建立8座下屬分館。在藏品信息管理方面更是走在前列，建立了系統的管理體系，從而使藏品在信息登錄上更加規范、信息分類上更趨合理、庫房管理上更加科學。

1.藏品信息登錄規范

藏品信息登錄是在藏品傳統登錄方法的基礎上介入計算機技術完成的信息記錄方式，其內容可補充原始信息的不足，更新動態信息記錄，建立完整的藏品基礎數據庫，為藏品管理工作提供便捷和高效的服務平臺。近幾年來，國家文物局對藏品登錄工作多次開展戰略性會議，并在“第一次全國可移動文物普查”工作中提出建立國家文物登錄制度的工作目標，于2013年8月5日修訂發布新版《館藏文物登錄規范》作為新的館藏文物登錄工作的行業標準。《館藏文物登錄規范》中詳細說明了可移動文物的基本信息內容，以舉例、列表的形式結合實際操作逐一闡述。在國家規范性文件的指導下，大同市博物館結合工作實踐和日常積累建立起了自身藏品管理系統，制定了相應的操作規范：（1）藏品登錄信息的基礎內容及格式要準確。從工作源頭抓起，做好手工傳統登錄與現代信息登錄的轉換工作，宏觀把控古生物化石和近現代文物錄入工作的特殊性。（2）重視配套信息的收集。藏品影像、錄像、拓片、繪圖等資料盡量補充完善，并規范其格式，納入信息檔案，此類信息具有文字所不可替代的作用，可全方位、立體式、直觀地了解藏品。（3）信息審核工作的標準保持一致。建立信息審核小組，明確審核工作流程，把控信息內容質量，保證每件藏品信息錄入的準確性。（4）高標準要求操作人員的工作方法。邀請專家、組織人員提供相關知識的業務培訓，培養出一支相對穩定并專業的藏品登錄工作隊，以保證工作的長期連續性，也為深入研究藏品、挖掘其重要價值、提高藏品利用率、建立信息資源共享奠定基礎。

2.藏品信息分類管理

藏品信息分類是在藏品實體分類的基礎上，針對藏品信息內容、藏品提用、藏品研究、檢測分析、科技保護等諸多方面，完善或補充信息內容的處理辦法。藏品信息內容包括基礎數據、動態信息、修復檢測信息、研究信息、環境檢測數據等（圖一）。基礎數據有登記號、名稱、年代、類別、數量、尺寸、級別、完殘、來源、圖像等，是藏品接收入館的原始記錄和管理所用的相關數據，此類信息有紙質和電子兩種載體，相互補充配合使用。動態信息指利用藏品辦展、觀摩、修復、拍照、拓印、復制等移動工作流程管理記錄，該工作是長期的、陸續積累、不斷完善的日常管理過程。修復檢測信息是運用工具和設備有依據地完善、分析藏品，將總結出來的藏品修復結果、器物成分檢測分析報告匯總、存檔。完整、直觀地記錄藏品修復前、修復后對比信息、報修原因、修復位置、修復方法、修復用材、檢測部位、運用的設備、檢測報告等相關內容。研究信息是對藏品深入解釋或有關聯的人、物、事件的記錄和研究成果等，例如器物發掘報告、相關論著等。此類信息是博物館業務水平的體現，也為藏品的利用提供依據。環境檢測數據通過各類設備的運用和設置，有針對性地劃分區域，記錄并控制保存環境的濕度、溫度、空氣潔凈度等參數，做好預防性保護相關工作的數據處理。有計劃地提前做出預判和防護措施，延緩自然環境造成的污染和損壞。

圖一 藏品信息內容

博物館藏品傳統的分類方法，只能適用于藏品基礎存放，面對計算機技術飛速發展的時代，適應社會的腳步，與時俱進，通過規范化操作、標準化記錄、系統化歸類，滿足不同功能、重整資源，合理利用，提供多元化、多角度的信息分類模式。也為跨層次、跨行業的信息共享與業務協同提供方便，并根據實際情況實現一站式全面、有效的信息服務平臺，促進藏品信息體系和管理能力現代化發展。

3.藏品信息管理規范

藏品信息管理主要取決于科學的管理方法和規范的操作流程，目的是在利用計算機網絡技術的同時，滿足不同級別管理者和工作人員對藏品資源的需求，提供自動化辦公平臺，簡化辦公審批流程、監管操作步驟，全面提升工作效率。一是加強藏品信息審核工作的規范管理，明確審核目的和任務，針對長期性動態化信息，設立確認環節，保證藏品信息的絕對準確。二是利用博物館藏品信息管理平臺，加強多方交流，提升、完善藏品信息管理方法。三是建立科學的管理體制，總結藏品獨特性和普遍性規律，將管理手段和方法運用到實際工作中。通過制定相應的藏品信息管理標準，建立有序的管理體制，完善信息操作流程，才能保證藏品管理事業的健康發展。

目前，藏品信息管理系統已在大同市博物館啟用，利用計算機網絡技術，研發出適合藏品信息管理的操作系統，通過安裝各類硬件設備，為藏品定制電子標簽，接收發射信號，設置操作流程，逐層審批，形成了一套全方位、立體式、綜合類的管理系統。該系統的設計強化了技術手段，因地制宜設置信息利用需求，優化藏品管理流程，減輕相關工作人員壓力，提高信息管理效率，實現藏品管理一體化、智能化，保障藏品信息完整性、規范化。

三、結 論

藏品信息管理在吸取傳統管理方式的基礎上，以完善文字、圖像等內容為載體，通過了解中小型博物館藏品管理的不足，制定藏品信息基礎數據錄入內容，嚴格管控操作流程，逐步細化信息分類，做好系統維護與更新，使藏品信息管理工作呈現出標準化、規范化的發展趨勢，為建立全方位、多層次管理模式再上新臺階。