大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響

王太召

基于大數據時代背景下，事業單位人事檔案管理工作的創新改革具有十分重要的意義，不僅能保證檔案的數據信息得到既安全又完整地儲存，也為相關人員需使用和查詢數據信息時提供了便捷，并能將人事檔案數據信息的資源價值充分發揮出來。因此，在大數據時代背景下，摒棄過去低效的管理模式，與時俱進地進行創新改革是相當重要的。

一、大數據時代背景下事業單位人事檔案管理的重要性

隨著國家、社會經濟的快速發展，信息技術也不斷在加強提升，給人們的生活和工作帶來了很大地影響。在事業單位人事檔案管理工作中融入信息化技術，不但能有效提升工作效率，也大大改善了工作質量，例如利用加密鎖定等先進的信息技術方式，不僅將人事檔案的數據信息安全妥善地管理起來，也能夠大大防止對人事檔案信息的作假，很好地保證了檔案信息的真實性和完整性，還有助于相關人員在驗證數據信息真偽時有了可靠的具有公信力的查詢依據。此外，在檔案管理工作中應用大數據技術時，可以完整地錄入各種動態的數據信息，并在進行保存和歸類時能夠實現一目了然，有助于檔案信息使用者在分析整理數據時提供了便利。

二、當前事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）目前檔案數據信息資源還未得到有效地開發

當前，事業單位檔案工作人員為了整合檔案信息而創建數據資源庫時，就出現數據庫內的信息資源不夠全面和豐富，管理水平十分低下，無法進行全方位且深入地開發檔案信息資源，更加難以有助于對后期檔案信息的利用。檔案管理的工作效率對事業單位的全面發展和管理水平的提升具有關鍵性的決定作用，假如在大數據時代背景下不能對檔案信息資源進行有效地開發與利用，這就容易致使事業單位在未來開展檔案管理工作時缺少可靠的數據保障，阻礙了事業單位的長遠發展。因此，需擅于運用大數據技術，促使網絡化的資源得到充分利用，深入挖掘出檔案的價值，對現存的檔案信息資源進行統一整合與利用，實現對社會資源的共享。

（二）檔案管理體制尚未健全

現階段，從事事業單位檔案管理的工作人員對于工作的重視意識較為薄弱，對檔案管理工作的價值和具體內容的理解程度也過于淺薄，缺少正向認知，致使目前管理者尚未制定完善的管理體制，也沒有充分發揮出大數據技術的作用來轉變和創新現有的管理制度。由于存在不健全的檔案管理體制，并且對工作的開展沒有提供合理性地指導和提出具體的完成要求，導致在日常工作中頻繁發生檔案信息價值較低的現象，繼而造成無法充分利用與共享檔案信息資源，發揮不出檔案資源的真正價值。此外，在具體的檔案管理工作過程中由于在細節上還存在很多漏洞，還有制度的不健全，就致使沒有明確劃分出工作內容并且未對相關工作人員實行定責問責，造成部分檔案管理工作人員工作積極性較低、工作態度不嚴謹，導致數據信息較為混亂，檔案信息資源也無法得到全方位地高效利用。

（三）檔案信息資源的安全管理系數低

確保檔案資源的安全性與完整性是開展檔案管理工作的重要環節，可是目前，檔案資源的管理工作還未實行可行性較強的安全防護舉措，致使檔案管理工作存在著很多安全漏洞，一旦出現泄漏的風險，將會是手足無措。事業單位的人事檔案信息屬于內部機密，因而必須制定強制的保密舉措來嚴防信息遭遇泄漏，尤其是針對那些單位員工的私密資料還有單位的機密文件等數據信息，要提高防范意識，進行安全防護。可是，據了解，多數事業單位仍舊沿用陳舊低效的管理手段，并且在將電子存檔替換掉過去的紙質存檔的過程當中，慢慢忽視了管理紙質檔案，同時對采用的電子存檔也并未實行有效可靠的保密防護，一旦遭遇網絡病毒或者黑客入侵，很輕易就會出現絕密信息外泄、管理系統癱瘓等現象。因此，為了確保檔案信息資源的完整性和安全性，一定要對紙質文檔還有電子文檔進行備份，并且安裝防護性強的防盜系統。

（四）檔案管理模式落后

在大數據時代背景下，事業單位在開展檔案資源管理工作時，要善于將大數據的先進技術應用到工作中，從而來大大提高工作的質量還有效率。但是當前，在實際工作開展過程中大數據技術的運用率還較為低下，即使運用了也只是針對數據信息進行簡單地查詢和檢索，客觀來看對于檔案資源的調配工作提供了很好的便利，但主觀上來看檔案資源的管理工作整體水平還未得到提升，工作量多而亂，利用率仍然低下。現階段大部分事業單位業施行了較為健全的管理方式，可相關工作者創新意識還不夠強烈，仍然習慣性運用陳舊傳統的查詢檢索方法來搜集信息資料，不善于將云計算技術、大數據技術等使用在從事信息的查詢與篩選工作上，延長了工作周期，大大降低了工作效率。

三、大數據時代下對事業單位檔案管理工作的創新策略

（一）加強對檔案資源的開發和利用

事業單位人事檔案管理工作人員將信息技術有效應用到工作當中，不但能夠獲得很多便利，也能促使檔案資源得到深入徹底地挖掘，且范圍面很廣闊，還能大大加強對檔案資源的運用效率。因此，在開展具體工作時，需根據檔案資源的目錄來創建檔案資源的管理體制，將較為復雜混亂的資源信息進行統一整理，有效應用信息技術來增大開發利用檔案資源的強度。此外，相關工作人員在對檔案資源信息進行分類整合時，要采取先進的技術手段來創建管理體制，高效實現對檔案資源采取分級方式的管理，以促進檔案資源得以完整充分地利用，從而真正實現社會資源的共享要求。

（二）構建健全的檔案管理體系

目前，首先要做的是需加強人事檔案管理工作人員的創新意識，并加強其對工作內涵還有價值的認知，促使其重視檔案資源的管理工作，這對后續的工作開展將會有積極地幫助。現階段，我國對事業單位人事檔案的管理工作出臺了相關的法律規章，賦予了其強制性來保障人事檔案信息的安全管理，同時，在大數據時代背景下，大多數事業單位對人事檔案的管理模式也開始了轉變，將先進的信息化技術應用到檔案管理的具體工作當中，大大提升了管理工作的效率。由于經驗尚且還不夠豐富，技術手段還未成熟，難免會出現一些新的問題，因而相關工作人員需與時俱進，及時發現在檔案管理體系中的不足之處，善于結合實際情況來對檔案資源管理體系進行更新和健全，同時必須不能偏離國家的法律規章并且要加大執行強度，杜絕出現違法違規的操作，從而使人事檔案的管理工作得以高效有序、安全可靠地開展。另外，構建完善的管理體系時，需對工作人員的工作職責進行合理地劃分，對其提出明確的工作要求，來促使其能夠積極認真的對待工作，這對提升工作質量也將有很好的效果。

（三）提高人事檔案資源管理的安全強度

首先，事業單位的管理者需根據當前對檔案資源信息的管理和使用情況來制定出相關的規章制度，同時嚴格要求相關工作人員需按照規章內容來開展工作，提高對檔案資源信息的保密意識，來杜絕發生工作失誤的狀況。其次，要加強對檔案管理工作人員進行技能培訓工作，提升其信息技術水平，有利于其在今后的管理工作中能夠得心應手，能合理縮減工作周期，提升工作質量。另外，還要對管理系統不定期進行升級維護，加強風險防控，提升管理系統的安全系數，通過利用軟件還有硬件來實現雙重防護，促使信息化的檔案管理體系得到最大化的安全性。由于網絡技術的不斷提升，網絡病毒還有黑客也是層出不窮，檔案管理的工作人員一定要善于對管理系統建立防火墻，來加大對病毒還有黑客的防范強度，避免發生數據信息外泄的情況。此外，相關工作人員要善于使用指紋識別和數字簽名還有數字證書等保密性地信息技術，時刻保持警惕，杜絕發生一切信息泄漏的風險。

（四）改革創新人事檔案的管理模式

基于大數據時代背景之下，從事檔案管理的工作人員需善于結合實際的工作情況來制定科學合理的管理方案，采用信息化的技術來創新改革檔案資源的管理模式。在制定管理方案時，不能偏離事業單位的管理現狀，要基于工作的開展情況來科學地創建管理方式，還要制定短期和遠期的管理目標，促使檔案管理的工作人員能夠有目標有順序地進行檔案數據信息的管理工作。另外，檔案管理工作人員在處理和管理檔案資料時，要高效采用數字化的技術手段來提高效率，運用數據和文字還有視頻以及圖片結合的方法來替換掉紙質檔案，以此來確保在轉存資料時能夠安全和完整，使任何歷史檔案資料都不被遺失。此外，信息化系統的高效開發和利用，也有利于事業單位資源與社會資源的共享。

結語

綜上所述，大數據時代的來臨為當前的事業單位人事檔案管理工作的發展帶來了新的面貌，從事檔案管理的工作人員要加強自身的創新意識，善于將大數據技術充分利用起來，以適應時代的發展需求，要摒棄傳統陳舊的管理模式，進行創新改革，健全管理體制，來提升檔案管理的工作效率和工作質量，并善于利用信息化技術手段來加強對檔案資源信息的防護，促使我國事業單位的人事檔案管理工作得以可持續的健康發展。