試論當前財務檔案管理存在的問題及對策

黃海清

摘要：醫院加強財務檔案管理，能夠更加高效、完整、安全的管理財務檔案資源，提高財務檔案信息利用率，促進檔案管理水平提升，并逐步提高醫院服務水平。目前財務檔案管理過程中，還存在諸多不足，難以充分保障財務檔案資源的安全與完整，對醫院良性發展也會產生一定影響。因此，文章細化探究當前財務檔案管理存在的問題，并針對性的提出解決對策，促進財務檔案管理水平有效提升。

關鍵詞：財務檔案;管理;問題;對策

財務檔案是醫院業務活動和經濟往來交易的真實記錄，為單位制定發展決策和開展各項業務活動提供精準的財務數據。因而對財務檔案的管理不可掉以輕心，在新時期形勢下，醫院的財務檔案管理工作也應與時俱進，借鑒先進的管理經驗、引進科學的管理模式、完善優化財務管理制度、采取行之有效的管理措施、規范財務行為，從各個方面每一環節來實現財務檔案管理水平的提升。在進行財務檔案管理的過程中，對于存在和出現的問題，要積極分析原因，針對原因找到真正解決問題的對策，為醫院的日常運營和決策制定提供重要的依據，以促進醫院長期健康穩定發展和管理質量的全面提升。

一、當前財務檔案管理存在的問題

（一）未樹立正確的財務檔案管理意識

當前，部分醫院更側重于追求經濟效益，而對于單位的財務檔案管理工作不夠重視，覺得檔案管理就是簡單的收集與整理些財務數據，沒什么難度和要緊的，因而抱著無關緊要的態度。由于對財務檔案管理缺乏正確的認識和管理意識，造成財務數據等資料收集不及時、不全面，時效性滯后，以致信息失真。加上部分醫院領導者覺得財務部門是后勤二線部門，對財務檔案管理工作的重要性不認同，沒有全局觀念，導致崗位人員配備不足，財務檔案管理效率低下。

（二）缺乏健全完善的財務檔案管理制度

盡管目前絕大多數醫院均制定了較為健全的管理制度，明確了各部門、各科室、各崗位人員的工作職責，但涉及到財務檔案管理工作的制度和職責較少，更未對相關管理人員進行掛鉤考核，以致管理理念老套、管理模式滯后。由于未能健全完善財務檔案管理制度，一些具有價值的信息和資料未能得到有效利用，收集也存在一定難度，造成財務檔案資料收集和信息管理不一致，完全脫節，財務檔案管理工作缺乏整體性、科學性、規范性，信息資源得不到有效整合，無法適應新時期新形勢下醫院發展的需求。

（三）制度執行力度不足

當前很多醫院的財務檔案管理工作沒有設置專人對財務檔案進行管理，通常是由財務人員進行歸檔、整理的，而財務人員大多沒有經過專門的檔案管理培訓，以致在管理財務檔案時缺乏檔案管理所必須達到的專業性的要求和標準，造成財務檔案經常出現歸檔不合乎要求、分類不規范等類似問題。同時，在進行財務檔案管理的過程中，沒有配備完善的檔案管理制度的執行規范，沒有規范操作的參照標準和依據，導致財務檔案管理工作執行力度不夠，不能對財務檔案及時進行收集、整理、歸檔，檔案管理工作較混亂。另外，目前我國對財務檔案管理工作也未制定有針對性的法律法規，造成財務檔案管理工作在執行的過程中缺乏法律法規的指導，沒有專門的法律法規作為執行規范，財務檔案管理工作的質量和水平自然大打折扣。

（四）檔案管理信息化程度不高

信息化技術的高速發展，使得這項技術廣泛應用于各行各業，給人們的工作帶來了很大的便利性。醫院的經營活動中涉及到的財務檔案包含大量的原始資料，這些財務核算的資料反映的是醫院的經濟狀況，是極為重要不可丟失的。同時，隨著醫院的發展，財務核算的資料數量日益增多，為保存這些資料不僅需要占用一定的空間，還為檔案的查閱帶來許多不便，加上財務人員的變動，一些檔案在人事變動的過程中流失，都給檔案管理工作帶來不利影響。目前，醫院雖然對財務管理進行了信息化建設，但信息化程度不高，紙質檔案積累過多，未能及時更新電子檔案，信息滯后。管理人員信息化技術水平有待提升，也未能充分利用互聯網的優勢，完善醫院財務檔案數據庫的建設。

二、加強財務檔案管理的對策

（一）樹立科學的財務檔案管理理念

社會的不斷發展和進步，知識的新舊更替，醫院領導者和管理者也應緊跟時代的步伐，與時俱進，樹立科學的管理理念實施對財務檔案的管理，以適應社會發展的需求，推動醫院財務檔案管理工作質量的提升。在實際管理的過程中，管理人員要明確財務檔案管理的職責和目標，認真貫徹落實各項管理制度，嚴格按管理規范執行，加大對財務檔案的審核與鑒定力度，真正發揮自身的職責，提升財務檔案管理工作的成效，完成管理目標。同時，醫院的領導者也應重視財務檔案管理這項工作，設置專人對檔案進行管理，積極監督醫院財務檔案管理工作的執行力度，將檔案管理與績效、獎懲掛鉤進行考核，激發檔案管理人員的工作積極性。

（二）加強對財務檔案管理人員的專業培訓

財務檔案管理工作的質量與管理人員的專業素質、專業知識、職業道德具有很大關系。因而，醫院應加強對財務檔案管理人員的培訓，培訓不僅包含財務檔案管理專業知識和內容的培訓，還應包含計算機操作等專業技能的培訓，有條件的應參加由檔案管理局、財政局聯合舉辦的“會計檔案管理辦法”的相關培訓，如對記賬憑證的收集整理、財務檔案的分類方法、如何裝訂記賬憑證、裝訂厚度、財務檔案的存檔、移交、銷毀，計算機操作和應用等，使檔案管理人員充分認識到檔案管理工作的重要性，糾正檔案管理工作中存在的誤區，牢固掌握并靈活應用計算機技術，做好財務檔案管理信息化工作，不僅提升了自身的專業能力，還能為醫院的經營和發展提供數據信息，發揮財務檔案的真正價值。

（三）健全完善財務檔案管理制度

財務檔案管理制度是實施檔案管理工作的基礎，只有健全完善了醫院的財務檔案管理制度，檔案管理工作才能做到有章可循、有序進行。健全完善的財務檔案管理制度和流程是檔案管理人員行使職能的依據，對于財務檔案的規范化管理具有重要意義。同時，財務檔案管理制度的建立還要具有可操作性，要結合醫院實際情況，切勿照搬其他單位，生搬硬套。財務檔案管理制度應詳盡具有可行性，易于把握和操作，明確檔案管理人員的職責，確保檔案管理工作的順利開展和進行。

（四）加強財務檔案信息化建設

信息化建設有助于財務檔案管理工作更加高效的開展和運行，因而醫院可結合自身實際，建立完善的信息化管理系統，如局域網的建設，使醫院各個部門都能通過局域網實施對財務檔案信息資源的共享。檔案管理人員要及時對信息和數據進行更新，建立電子檔案、數據庫、網絡管理平臺等，既能提高工作效率也便于今后的查詢，為醫院的管理和發展提供數據參考，用數據說話。

（五）做好檔案管理的存檔和維護工作

醫院應該按照相關法律法規和規章制度對企業檔案資料進行鑒定、分類、存檔，這個工作務必細致，不走過場和形式，事實就是要做好檔案管理工作，對于有損壞的檔案要及時維修，沒有價值的檔案定期清理。多媒體的普及為我們的檔案管理帶來了很多的便利，利用計算機進行電腦管理是當前企業檔案管理工作的主要趨勢，但是在具體的實施過程中，還存在單位不重視計算機系統的維護和檔案管理文件的升級，導致工作效率低下，沒有充分發揮計算機管理的價值。所以說，醫院還需要聘請專業的計算機維護人員，定期同步資料等信息，定期做好系統升級，確保檔案能夠被高效管理。同時醫院還要重視保護庫房、檔案柜、檔案盒等基礎設施，完善好相關基礎設施，并做好庫房的溫濕度檢測、登記和調控，安裝自動滅火系統，投放防蟲防鼠藥物，定期巡查，讓檔案始終維持在安全可控的環境中。

三、結語

醫院加強財務檔案管理，不僅有利于提升檔案管理水平，還能提高財務檔案資源利用率，促進醫院健康發展。因而，醫院在工作實踐中，對出現的有關財務檔案管理的問題應加以重視，找到問題產生的原因，積極采取有效措施解決問題。醫院的良好發展離不開財務檔案管理，財務檔案管理要想提升管理水平，就要轉變傳統的管理理念、完善財務檔案管理制度和信息化建設工作、提高管理人員信息化技術的水平，從各個方面來提高財務檔案管理工作的質量。

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（作者單位：右江民族醫學院附屬醫院）