如何做好文書檔案管理工作

薄一美

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速增長，國家越來越重視文書檔案管理工作。為了進(jìn)一步的創(chuàng)新文書檔案的管理效率，必須要根據(jù)實(shí)際情況融入信息化技術(shù)，提升員工的時代創(chuàng)新意識，應(yīng)用系統(tǒng)對其進(jìn)行自動化管理，提升管理效率，促進(jìn)文書管理的持續(xù)進(jìn)步。因此本文主要針對文書檔案管理工作效率提升進(jìn)行簡要分析，并提出合理化建議。

關(guān)鍵詞：文書;檔案管理;工作

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，文書檔案管理已經(jīng)成為了各單位之間的信息記錄的主要依據(jù)，是不同單位之間信息查詢的重要憑據(jù)，也是工作管理人員的歷史責(zé)任歸屬。對此，必須要加強(qiáng)各單位之間的文書檔案管理工作，使得其能夠呈現(xiàn)當(dāng)時場景下的人事物的真實(shí)狀態(tài)，確保文書檔案的參考價值，提升實(shí)踐參考活動的廣度和深度。

一、文書檔案管理工作問題

（一）規(guī)范性不足

目前在大型的企事業(yè)單位中或是專業(yè)性的檔案保管部門中依舊存在較大的檔案管理不規(guī)范行為，即包括檔案編號不規(guī)范、檔案標(biāo)題不足以及部分檔案卷宗缺少等問題嚴(yán)重。目前大多數(shù)的企事業(yè)單位皆是以手工檢索和電子計算機(jī)檢索合作的方式為人員提供便利，但是較多的還是前者的使用方式且基礎(chǔ)性的文書檔案管理認(rèn)知局限性較大。部分管理單位并沒有出臺相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)文件案例，導(dǎo)致現(xiàn)階段的文書檔案管理人為的主觀性分類概念強(qiáng)，無專業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)，導(dǎo)致目前企事業(yè)單位對于這塊工作尚且不重視，直接導(dǎo)致該項(xiàng)工作現(xiàn)階段還沒有完整的體系標(biāo)準(zhǔn)，只能借鑒其他相關(guān)文件。

（二）工作人員綜合素質(zhì)低

在文書檔案管理工作中，必須要根據(jù)實(shí)際情況對人員的綜合素養(yǎng)進(jìn)行定期或者不定期的評定，了解導(dǎo)致人員綜合素養(yǎng)低下的原因。目前即使部分企事業(yè)單位擁有了部分檔案管理團(tuán)隊，但由于其所擁有的資源少，在管理過程中不受高層領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，且與時代接軌局限性大，直接導(dǎo)致檔案管理工作一直處于底層發(fā)展。且近些年來，由于檔案管理的信息化趨勢愈加明顯，檔案的信息資源管理一直沒有開展，專業(yè)水平與其他國家存在較大的差距。

二、文書檔案管理工作舉措

（一）提高工作人員的責(zé)任感

在文書檔案管理工作中，由于這項(xiàng)工作所涉及面較廣，內(nèi)容繁重，基礎(chǔ)知識較多且雜，對此，需要配備更多的能夠耐住寂寞的人進(jìn)行專項(xiàng)工作。在聘請人員時必須要考核對應(yīng)的人員的時代性，保證工作人員會使用現(xiàn)代化的管理軟件，且品德良好，做事積極肯干。除此之外，還必須要積極的做好《檔案法》以及《檔案人員職業(yè)道德》等相關(guān)文獻(xiàn)的的宣傳，將黨中央所出臺的政策印發(fā)成小冊子發(fā)送至每一位員工手中，使得工作人員的責(zé)任感能夠潛移默化的建立起來，形成對應(yīng)的文書檔案管控流程，改善最后的管理工作效率以及分門別類。在此期間，必須要根據(jù)實(shí)際情況開展一定的人員關(guān)懷活動，增強(qiáng)工作人員的歸屬感。

（二）規(guī)范文書檔案工作程序

在文書檔案管理過程中，必須要根據(jù)實(shí)際情況做好綜合的文書檔案文卷查詢工作，及時剔除無效文件，降低計算機(jī)管理的重復(fù)性以及無效性，規(guī)范化檔案管理工作。在此期間，還必須有奧將組卷過厚、內(nèi)容過于繁雜的案卷沖新整合，使得多種聯(lián)系之間的文書文件更加容易分辨。對于某些無頁碼或是無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題等情況的卷宗做好重新分類或填寫，保證卷宗的規(guī)范性和完整性，提高檢索效率。因此，在進(jìn)行案卷的分類時必須要及時根據(jù)確保其案卷的名字分類的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檢索的高效性，規(guī)范化命名，避免出現(xiàn)含混不清、文不對題等情況。

（三）完善文書檔案的信息化管理

在文書檔案管理過程中，必須要根據(jù)實(shí)際情況對人員加強(qiáng)檔案管理技能的培訓(xùn)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)做好不同環(huán)節(jié)的對應(yīng)記錄，編寫一定的程序和編碼，使之能與所購置的計算機(jī)軟件緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息的合理共享。利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫管控技術(shù)，建立專業(yè)性的文書檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)文書檔案的實(shí)時查詢，保證檔案的管理工作以及管理效率。在此期間，還可以應(yīng)用文書檔案管理系統(tǒng)，設(shè)定有效的防盜網(wǎng)，防止篡改，保持檔案信息的原始性和可靠性，做好一定的檔案目錄編制，建立起專業(yè)性的檔案，查詢來源，實(shí)現(xiàn)聲音檔案的數(shù)字化管理，降低人為因素在文件歸檔中的作用，發(fā)揮計算機(jī)管理優(yōu)勢，提升工作效率。

（四）提升工作人員水平

在文書檔案管理工作中，必須要提升文書檔案工作者的綜合職業(yè)素養(yǎng)。在此期間，必須要加強(qiáng)干部檔案管理團(tuán)隊建設(shè)，選擇責(zé)任心強(qiáng)的檔案員，定期或者不定期的組織人員進(jìn)培訓(xùn)教育，關(guān)心檔案工作人員的工作和生活，發(fā)揮其主動性和積極性，定期實(shí)行考核制度，增強(qiáng)人員的專業(yè)技能。除此之外，還可以引進(jìn)部分文化水平高、專業(yè)技能強(qiáng)的人才，以高水平人才帶動低水平人才，加強(qiáng)人員的繼續(xù)教育，使得人員的綜合素質(zhì)提升。檔案管理者還需以工作領(lǐng)域內(nèi)的發(fā)展現(xiàn)狀為主，積極學(xué)習(xí)其他領(lǐng)域知識，拓寬視野，了解行業(yè)內(nèi)動態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)科新知識和新理論改進(jìn)現(xiàn)階段的本單位的專業(yè)知識，使得檔案管理工作的復(fù)合型轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化管控以及網(wǎng)絡(luò)化管理，培育綜合性人才。

三、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段國家越來越重視文書檔案管理工作。為了進(jìn)一步的創(chuàng)新文書檔案的管理效率，必須要根據(jù)實(shí)際情況增強(qiáng)人員的歸屬感以及文化認(rèn)同感，實(shí)現(xiàn)高水平的檔案管理工作，提高文書管理在領(lǐng)導(dǎo)人員心中的地位，增強(qiáng)信息技術(shù)的使用效果，培育綜合性與復(fù)合型人才，促進(jìn)其可持續(xù)性進(jìn)步。

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