信息技術與檔案利用服務模式的創新

魏甜甜

The Innovation of Archives Utilization Service Mode with Information Technology

WEI Tian-tian

（The 40th Research Institute of China Electronics Technology Group Corporation， Bengbu 233000， China）

【摘? 要】隨著我國社會經濟及科技水平的迅猛發展，檔案利用服務模式的要求越來越高，傳統的檔案利用服務模式已經不適于新時代發展的多元化需求，只有將信息技術與檔案管理相結合，進一步改革創新，才能夠在滿足各項信息技術以及檔案管理服務工作的同時，推動我國科技水平及信息技術的不斷提升。論文將初步探索基于信息技術的檔案利用服務的創新工作模式。

【Abstract】 With the rapid development of China's social economy and scientific and technological level， the requirements of the archives utilization service mode are getting higher and higher， and the traditional archive utilization service mode is no longer suitable for the diversified needs of the development of the new era. Only by combining information technology with archives management and carrying out further reform and innovation can we meet the needs of various information technology and archives management services and promote the continuous improvement of China's science and technology level and information technology. This paper will initially explore the innovative working mode of archives utilization service based on information technology.

【關鍵詞】信息技術;檔案利用;服務模式創新

【Keywords】 information technology; archive utilization; service mode? innovation

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）03-0062-02

1 引言

社會經濟及科技水平的發展帶動信息技術水平的不斷提升，當前，我國正處于數字世界的快速擴張時代，各種先進的信息技術被廣泛應用于各行各業的發展建設中，對于檔案利用服務工作的創新發展來說也不例外。目前，我們只有加強信息技術與檔案利用服務工作的創新性研究，才能進一步提高各類信息處理的工作效率，強化檔案的利用率，進一步服務于各項工作。因此，文章全面分析了目前信息技術與檔案利用服務工作存在的不足，并針對這些問題，就如何創新工作模式提出相關建議措施[1]。

2 目前檔案利用服務工作中的不足

2.1 服務被動，目標不明確

傳統的檔案利用服務基本處于“你來我查，你問我答，重藏輕用”的局面，被動提供服務。利用人對檔案部門保存的檔案缺乏足夠的認識，不了解檔案部門保存了哪些對其有用的文件材料，一份資料的借出通常會經歷多次的嘗試借閱，直至找到利用人需要的檔案資料，而有時利用人想要的資料并不存在于檔案庫房，只能無功而返。

2.2 流程煩瑣，服務手段單一

缺乏信息化支撐的檔案借查閱及變更流程需要耗費利用人大量的時間精力去各個部門找各相關人員審批會簽，簽審流程落后。而從檔案日常操作來說，檔案部門和其他部門的交流往往仍是通過前往檔案部門借閱檔案原件、復制檔案原件、摘錄相關信息等方式進行檔案利用[2]。

2.3 檔案生成過程缺乏監督管理

檔案工作不能與業務工作同步計劃、同步實施、同步檢查、同步考核，檔案工作同各管理工作的整體部署及進展情況嚴重脫節，對檔案資料缺乏全過程管理，不能充分了解文件資料的歸屬和流向，歸檔缺乏計劃性，突擊歸檔的現象普遍存在，檔案人員直至歸檔驗收時才能介入審查，導致文件材料在完整、準確、系統等方面存在隱患。

2.4 服務內容局限，深度廣度不夠

利用服務的層次無法適應信息技術的高速發展，手工計算機輔助的編研通常是以檔案為基礎加工而成的一次二次文獻，編研內容單薄，深度廣度不足，僅僅能滿足日常檔案資料的查找，無法提供圖文并茂、可讀性強的深層次編研成果，檔案人員平時忙于日常手工借閱服務工作，同時有限的室藏資源束縛了檔案工作者的選題范圍，難以形成高層次的編研成果，無法深入挖掘檔案中蘊含的價值[3]。

3 創新檔案服務模式，提升檔案利用服務質量

根據文中分析的檔案利用服務中的不足可以明顯看出，檔案利用服務缺乏信息技術的支撐，不利于檔案事業

的發展，需要及時對這些問題進行解決和處理。本文就這些問題提出了幾點解決方案，希望能夠為后期的檔案利用服務提供參考和借鑒，更好地提升檔案利用服務的質量和水平。

3.1 檔案利用觀念的創新

首先要有積極的信息化轉化意識，在傳統管理思維和操作模式上突破創新，樹立信息化檔案利用服務的觀念，拋棄“看門守檔，等人調卷”的舊觀念，將用戶主動行為的“利用”向檔案人員主動行為的“服務”方向轉變，以此來帶動相關管理工作人員的積極性與熱情，并將服務的質量、態度納入考核，發揮約束和激勵機制的效力。

3.2 檔案服務內容的創新

檔案的價值在于被利用，企業的檔案資源像一座寶藏，檔案部門要實現服務模式的創新，核心在于堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針，深度開發檔案信息資源，逐步開展檔案編研、專題庫制作、檔案文化產品的創作等，充分挖掘和發揮檔案資源的作用，提供更加豐富多彩的高端檔案服務產品，直接為企業中心工作服務，使館藏檔案發揮出最大的社會效益和經濟價值。

3.3 檔案信息技術的創新

信息技術發展推動檔案科學管理水平的提升，企業要結合自身實際情況，聘請專業團隊，做好檔案信息技術的研究投入。形成各類檔案管理的標準業務流程，固化檔案標準格式，將文件收集范圍與歸檔要求嵌入檔案管理系統，增設預歸檔功能，實現對檔案資料的事前、事中、事后全過程管理。注重完善檔案檢索功能，實現一鍵式全圖文檢索，提高檢索準確率，便于后續更好地進行檔案資源的開發利用。與此同時，根據實際情況不斷升級更新軟硬件設備，不斷拓寬存儲空間，將3D打印、云計算、人工智能等現代化技術應用到檔案工作中，借助現代化手段來不斷提高檔案利用服務的效率。

3.4 檔案服務手段的創新

通過檔案管理系統的建立，可以開展移動檔案服務模式，結合移動終端和社交媒體提供更便捷的服務，企業用戶僅需要通過身份驗證就可以在辦公室在線辦理借閱手續，在線查閱檔案資料。同時，按照信息化標準建成的檔案管理系統，能夠通過用戶身份、根據用戶的瀏覽記錄、查詢數據，后臺自動分析，預測用戶需求，實現頁面主動推送，為檔案資料的傳播與交流提供了新途徑。同時，需要注意涉密檔案與非密檔案的隔離，避免因移動終端的使用而造成的失泄密情況[4]。

3.5 檔案隊伍建設的創新

面對當前電子文件歸檔的新形勢與新要求，檔案人員既要靈活運用檔案管理方面的專業知識，又要具備檔案管理系統構建、運行、管理及維護等多方面的數字化、網絡化技術能力。因此，要針對性地吸納專業檔案人才，充實檔案隊伍，合理配置隊伍結構。另一方面，企業應鼓勵和支持檔案人員參加學術交流、接受培訓教育，優化知識結構，增強知識儲備，提高檔案人員整體能力與業務水平，為電子檔案的管理提升和技術保障提供高素質檔案人才。

4 結語

信息技術改變了檔案的利用服務模式，新時期的檔案服務工作正處于一個挑戰與機遇并存的歷史轉折點，只有認清現階段檔案利用服務模式存在的具體問題，全面分析積極解決才能夠提高檔案信息的處理水平以及檔案利用效率，進一步為用戶提供更為優質的服務。希望本文能夠對檔案工作的改革創新提供參考和幫助，為新時期的檔案工作轉型貢獻一份力量。

【參考文獻】

【1】曾冀.架起信息時代訴訟檔案利用之橋——小議訴訟檔案信息的開發利用[J].黑龍江史志，2015（13）：91.

【2】李申鳳.信息時代如何提高檔案利用服務能力[J].黑龍江檔案，2016（5）：87.

【3】張艷榮.高校檔案利用中安全保密實踐探討[J].蘭臺世界，2015（29）：81-82.

【4】王文強.新時期檔案工作的創新、擔當、發展——從“收、管、存、用”探索檔案工作的轉型發展[J].機電兵船檔案，2019（5）：41.