高職院校二級教學(xué)部門行政管理存在的問題及對策

【摘 要】本文針對高職院校二級教學(xué)部門行政管理現(xiàn)存的職責(zé)分工不明晰、行政管理人員缺乏專業(yè)性、行政管理信息系統(tǒng)集成化缺失、信息管理能力缺失、行政管理工作難以形成有效的考核指標(biāo)和激勵機(jī)制、行政管理人員缺乏工作價值感及認(rèn)同感等問題，提出對策建議：打破溝通壁壘，做好頂層工作流程設(shè)計;采取多方面的有效激勵措施;加強(qiáng)對行政管理人員的心理疏導(dǎo);以黨建引領(lǐng)基層管理。

【關(guān)鍵詞】高職院校 ?二級教學(xué)部門 ?行政管理 ?問題 ?對策

【中圖分類號】G ?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2020）02C-0089-02

高職院校的二級教學(xué)部門作為直接的教育教學(xué)管理出口，其內(nèi)部的行政管理組織是整個學(xué)院管理施行的重要力量，肩負(fù)著政策方針的落實、措施政策協(xié)調(diào)與反饋、師資隊伍建設(shè)、專業(yè)人才培養(yǎng)與管理等重任，影響著學(xué)校行政管理的整體效率，進(jìn)而影響學(xué)校發(fā)展的最終結(jié)果。尤其在新媒體、互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)、社會形勢復(fù)雜化，黨建、思想政治教育任務(wù)增加，輿情監(jiān)控形勢嚴(yán)峻的情況下，二級教學(xué)部門的管理要求大大提高。在提倡提高高校治理能力的要求下，二級教學(xué)部門如何保證服務(wù)、管理與新時代“同步走”、不脫節(jié)是值得探討的。

一、高職院校二級教學(xué)部門行政管理現(xiàn)存問題分析

（一）工作內(nèi)容增加，職責(zé)分工不明晰。當(dāng)今社會對高職院校的要求不斷提高，對一線教學(xué)教師和學(xué)生的要求提高，不可避免增加了管理的內(nèi)容，也就增加了行政管理人員的職能范圍。工作職責(zé)的增加，對接的行政部門增加，但崗位個數(shù)的相對固定，導(dǎo)致二級教學(xué)部門工作人員的工作壓力加大，在交叉部分經(jīng)常發(fā)生推諉、“踢皮球”現(xiàn)象，降低了工作效率。如三年級學(xué)生的跟崗實習(xí)管理，在人員的管理上，屬于學(xué)生工作職責(zé)范圍，但實習(xí)內(nèi)容的安排與成績的考核評價屬于教學(xué)管理職責(zé)范圍，而最后的調(diào)查核查、留職發(fā)展、跟蹤則與就業(yè)管理相關(guān)。在整個實習(xí)階段，學(xué)生的管理歸屬難以劃分。

（二）行政管理人員缺乏專業(yè)性，存在學(xué)歷短板，職業(yè)發(fā)展空間狹窄。大部分二級教學(xué)部門行政管理人員根據(jù)所在院系的專業(yè)類型來招聘，這導(dǎo)致行政管理人員缺乏專業(yè)性，會很大程度上影響相關(guān)工作的開展，尤其是學(xué)生思想政治工作和學(xué)生管理工作，缺乏指導(dǎo)和教育容易產(chǎn)生反面效果。

行政管理人員也存在較低學(xué)歷引發(fā)的“短板效應(yīng)”。目前高職院校多數(shù)行政管理人員的學(xué)歷為本科，但高職院校對于行政管理人員的學(xué)歷要求在不斷提高。2017年研究生招考進(jìn)行了改革，推行了與全日制統(tǒng)一考試、統(tǒng)一試題、統(tǒng)一培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)的非全日制研究生招考。非全日制研究生成為在職的行政管理人員自我提升的一個有效渠道。雖然2017年改革后，教育部多次發(fā)文說明非全日制研究生與全日制研究生具備相同的法律地位和效力，但當(dāng)前非全日制研究生的認(rèn)可度仍比較低。這其實并沒有降低各種評聘晉升“硬門檻”，一定程度上壓縮了行政管理人員自我發(fā)展空間。

此外，行政管理人員職務(wù)晉升較為困難，升職渠道相對其他崗位來說較為單一狹窄，許多行政管理人員待學(xué)歷、職稱水平提高后轉(zhuǎn)為專任教師，導(dǎo)致行政管理崗位的空缺。

（三）行政管理信息系統(tǒng)集成化缺失。行政管理信息系統(tǒng)構(gòu)筑過程中集成化理念的缺失，不但降低了信息系統(tǒng)效用，還增加了行政管理人員工作量。各職能部門往往根據(jù)本部門的需要單獨申報購買，院校沒有統(tǒng)一的布局采購，系統(tǒng)的獨立性強(qiáng)。二級教學(xué)部門往往要根據(jù)上級行政部門的要求填報各類系統(tǒng)，而每塊職能系統(tǒng)都各不相通，數(shù)據(jù)未形成互通流動，需要人工重復(fù)輸入大量的數(shù)據(jù)，造成工作量的疊加，也影響數(shù)據(jù)的有效性。比較明顯的是，一個二級教學(xué)部門行政管理人員除本崗位工作直接相關(guān)的系統(tǒng)外，還需要掌握六個及以上的辦公系統(tǒng)賬號—— 辦公系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)、財務(wù)報賬系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等，且時常因為內(nèi)網(wǎng)限制、系統(tǒng)運(yùn)行效率、網(wǎng)絡(luò)速度等原因浪費時間和精力，這可以看作是缺乏信息系統(tǒng)戰(zhàn)略布局造成的效率遞減。而且在系統(tǒng)設(shè)計過程中，設(shè)計者由于對高校行政管理內(nèi)容和流程缺乏認(rèn)知，對管理存在專業(yè)短板，因此沒有充分考慮到系統(tǒng)的實用性和業(yè)務(wù)管理流程的實際，實用部分比較少。結(jié)果就是這些信息系統(tǒng)往往只是作為年末績效考評的指標(biāo)之一，成為行政信息化管理的“表面工程”。不僅如此，各類系統(tǒng)開發(fā)商良莠不齊，以“性價比”為采購依據(jù)的系統(tǒng)，可能因為開發(fā)商自身經(jīng)營管理問題，造成延續(xù)性的缺乏，在系統(tǒng)更換和數(shù)據(jù)遷移過程中往往造成數(shù)據(jù)的丟失，給二級教學(xué)部門的行政管理與服務(wù)造成較大的困難與障礙。

（四）新媒體平臺、信息管理能力的缺失。當(dāng)前二級教學(xué)部門行政管理人員具有近距離接觸學(xué)生的天然優(yōu)勢，但在管理當(dāng)中缺乏新媒體時代的信息管理能力，對于新媒體平臺如微博、微信、抖音等功能開拓還缺乏認(rèn)知。在學(xué)生工作管理方面，往往要求行政管理人員年輕化，年輕人在新媒體的學(xué)習(xí)和使用上具有天然優(yōu)勢，但在面對其他突發(fā)事件應(yīng)急處理上，容易有經(jīng)驗不足導(dǎo)致處理不當(dāng)?shù)牧觿荨?/p>

（五）行政管理工作難以形成有效的考核指標(biāo)和激勵機(jī)制。二級教學(xué)部門行政管理與教學(xué)科研不同，難以以量化的指標(biāo)來反映工作效果與工作能力，多為一些程序性的事務(wù)性的工作。尤其是學(xué)生管理工作，不能以量化指標(biāo)來衡量。如若在績效考核中個別指標(biāo)過度量化，如意識形態(tài)工作，易導(dǎo)致“形式主義”“表面工程”，無法落實高校教師“立德樹人”的根本任務(wù)。再者，二級教學(xué)部門行政管理中的崗位相對單一，具有不可替代性與不可比較性，無法比較各職能工作的重要程度，因此無法評判不同崗位人員行政工作的成績與效果，難以制定具有針對性的激勵機(jī)制。

（六）行政管理人員缺乏工作成就感及認(rèn)同感。在觀念上，一線教學(xué)教師對于行政管理人員有一定的偏見。教學(xué)人員對于行政管理人員的認(rèn)同感比較低，認(rèn)為行政管理工作不直接創(chuàng)造價值，甚至認(rèn)為行政管理人員比教學(xué)人員能力差地位低。有些教學(xué)人員認(rèn)為與自己有關(guān)的所有行政事務(wù)都理應(yīng)讓行政管理人員來完成，一定程度上把行政管理人員作為自己工作上的“個人秘書”，導(dǎo)致行政管理人員的工作量加大，埋下矛盾的種子。加之部分院校行政人員和教學(xué)人員績效在同一績效總量中進(jìn)行分配，往往因總量分割、考核模式等的差異導(dǎo)致雙方心理失衡，使得行政管理人員缺乏工作成就感及認(rèn)同感。

二、對策建議

（一）以黨建引領(lǐng)基層管理。用習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想武裝頭腦，發(fā)揮基層黨組織的戰(zhàn)斗堡壘作用，推動“不忘初心、牢記使命”主題教育和業(yè)務(wù)的深度融合，強(qiáng)化理論學(xué)習(xí)效果，激活行政管理人員的戰(zhàn)斗力、創(chuàng)新力，以內(nèi)生力量推動行政管理人員不斷改進(jìn)作風(fēng)，勇于擔(dān)當(dāng)。

（二）打破溝通壁壘，做好頂層工作流程設(shè)計。煩冗復(fù)雜的工作流程與手續(xù)是造成重復(fù)工作與效率低下的主要原因。二級教學(xué)部門是服務(wù)與管理的端口，要改善二級教學(xué)部門行政管理的效率，需要先進(jìn)行頂層設(shè)計。學(xué)院應(yīng)對各類行政工作流程進(jìn)行梳理，簡化部分流程并規(guī)范化、制度化，由上層打破跨部門的溝通壁壘，減少重復(fù)的數(shù)據(jù)流通，從而提高二級教學(xué)部門行政工作效率，解決管理和服務(wù)“最后一公里”問題，從而真正提高高校的治理能力。

最優(yōu)化的信息系統(tǒng)是技術(shù)與組織相互調(diào)整達(dá)到最滿意的配合。在設(shè)計信息系統(tǒng)時，應(yīng)遵循這一原則，盡量統(tǒng)一采購，以集成的系統(tǒng)來反向影響組織架構(gòu)及工作業(yè)務(wù)流程。因此，需要考慮管理、組織、技術(shù)三個主要因素。從管理層面上來看，要進(jìn)行管理權(quán)責(zé)工作上的分割，明確業(yè)務(wù)流程，建立管理控制的體系及決策體系;從組織層面上來看，要考慮部門的組織架構(gòu)，包括已設(shè)置的工作崗位、職責(zé)分工以及員工的要求;從技術(shù)層面上看，高職院校的行政管理系統(tǒng)主要是作為一個資料管理庫輔助決策，因此需要有整體性的應(yīng)用軟件及系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)及運(yùn)行良好的設(shè)備。

（三）采取多方面的有效激勵措施。具體如下：

1.合理設(shè)置福利待遇。在目前的高職院校中，二級教學(xué)部門行政管理人員普遍為非編制人員，享受的是科員級別待遇。即使在實行“同工同酬”情況下，他們的補(bǔ)貼、科研項目等額外工作收入較少，與編制人員、專任教師的薪酬待遇差別比較大。因而要設(shè)立富有彈性的薪酬制度，在額外輔助科研項目的部分考慮給予一定的激勵。

2.提高對二級教學(xué)部門行政管理人員的價值認(rèn)同。工作滿意度與人員工作績效正向相關(guān)，但工作滿意度不僅限于物質(zhì)激勵。根據(jù)馬斯洛需求層次理論，自我實現(xiàn)需要是人最高層次的需求，是由人的內(nèi)在原因滿足的。因此，要激發(fā)行政管理人員的內(nèi)在動力，就要糾正“行政管理人員就是普通后勤人員”的觀念，重視行政管理人員的作用和貢獻(xiàn)。

3.鼓勵參加繼續(xù)教育，提升發(fā)展空間。鼓勵行政管理人員進(jìn)行學(xué)歷提升，如就讀在職研究生、統(tǒng)招非全日制碩士研究生;為管理人員安排專業(yè)技能培訓(xùn)，提高行政管理人員的管理水平和業(yè)務(wù)能力。鼓勵行政管理人員主持、參加科研項目，并同等享受項目科研的激勵。高校在職稱評審條件的設(shè)置上，也可將非輔導(dǎo)員的行政管理人員納入考慮范圍，提高其自我效能，促使其不斷向前發(fā)展。

此外，要加強(qiáng)對行政管理人員的心理疏導(dǎo)。高校在關(guān)注學(xué)生心理狀況的同時也要關(guān)注教職工的心理狀況。加強(qiáng)心理疏導(dǎo)，構(gòu)建行政管理人員良好的精神狀態(tài)有利于發(fā)揮其主觀能動性，改善其服務(wù)態(tài)度，避免職業(yè)倦怠和極端事件的發(fā)生。

【參考文獻(xiàn)】

[1]朱純欣.高校行政管理與服務(wù)創(chuàng)新機(jī)制[J].文教資料，2019（7）

[2]杜晶晶.高校行政管理創(chuàng)新的新途徑[J].文教資料，2019（9）

[3]巫斌，楊炳偉，文斐菲.高職院校行政管理隊伍建設(shè)的困境與破局[J].湖北開放職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019（10）

【作者簡介】朱舟雨（1992— ），女，廣西南寧人，對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)公共管理學(xué)院在職高級課程研修班學(xué)員，研究方向：行政管理。

（責(zé)編 蘇 洋）