檔案局開展面向企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作有效方法

周玉虎

摘?要：時代發(fā)展速度以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量都對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了影響，企業(yè)在提升發(fā)展中產(chǎn)生了更多的檔案資料，檔案管理的業(yè)務(wù)開展急需得到科學(xué)指導(dǎo)。文章主要圍繞檔案局開展面向企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作有效方法展開探究，詳細(xì)介紹了明確企業(yè)檔案管理需求，完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法;增強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員素質(zhì)，提升檔案管理效率;利用現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)便利工具，不斷優(yōu)化工作流程;堅持明確管理責(zé)任落實(shí)，有效規(guī)范管理過程等幾種有效方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè)檔案;業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法

隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，各行各業(yè)的發(fā)展面貌產(chǎn)生了翻天覆地的變化，眾多企業(yè)的管理日漸繁瑣，在這個過程中產(chǎn)生了許多新的管理資料，對企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生了一定的挑戰(zhàn)，這種現(xiàn)象也對檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作提出了一定的要求。現(xiàn)階段的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作已經(jīng)與企業(yè)的高速發(fā)展產(chǎn)生一定的差距，不能夠滿足企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。因此，出于適應(yīng)社會發(fā)展現(xiàn)實(shí)需要以及企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，檔案局面向企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作應(yīng)當(dāng)做出一定改變，以適應(yīng)時代發(fā)展與企業(yè)進(jìn)步的現(xiàn)實(shí)需求，探索面向企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作有效方法。

一、增強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員素質(zhì)，提升檔案管理效率

檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員是承擔(dān)檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的主要責(zé)任人，也是向企業(yè)檔案管理工作提供具體指導(dǎo)的方法提供者，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員的自身工作素質(zhì)對企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際效率有重要影響。具有精湛業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員能夠迅速發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作中的實(shí)際需要，并找出當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中的不足，以此為基礎(chǔ)為企業(yè)檔案管理工作提出切實(shí)可行的改正方法，使企業(yè)的檔案管理效率能夠不斷提升。相反，則不能對企業(yè)檔案管理效率產(chǎn)生促進(jìn)作用。

檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在日常工作中應(yīng)當(dāng)以工作標(biāo)準(zhǔn)為要求，不斷鍛煉自己的工作技能。與工作標(biāo)準(zhǔn)要求的素質(zhì)水平相看齊，并在一定程度上超過工作標(biāo)準(zhǔn)要求的水平，不斷超越自我，使自身的管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平不斷提升。檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員，還應(yīng)當(dāng)閱讀與檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作相關(guān)的文獻(xiàn)資料以及經(jīng)驗總結(jié)材料，與自己的工作開展進(jìn)行對照，發(fā)現(xiàn)自身在實(shí)際工作當(dāng)中的不足，并能夠借鑒先進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作經(jīng)驗，對自身不足進(jìn)行補(bǔ)齊，增強(qiáng)工作素質(zhì)，進(jìn)而能夠在為企業(yè)提供檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作過程中提升工作效率。

二、明確企業(yè)檔案管理需求，完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法

檔案局檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員在面向企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)過程中，首先需要對企業(yè)的檔案管理需求進(jìn)行明確，企業(yè)的類型千差萬別，產(chǎn)生的檔案管理具體資料自然具有一定程度的差異性。在這種狀況下，如果檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員對不同企業(yè)檔案管理工作都采用相同的指導(dǎo)方法，那么不僅不同企業(yè)檔案管理需求得不到滿足，也是檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)整體工作的失誤。檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員只有從企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求出發(fā)，才能夠制定具有針對性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法，進(jìn)而滿足企業(yè)檔案管理的需求。

檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員在面向技術(shù)型企業(yè)提供大管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中應(yīng)當(dāng)重視對有關(guān)技術(shù)資料的管理工作部分，保證技術(shù)內(nèi)容檔案得到妥善的保存，采取技術(shù)內(nèi)容紙質(zhì)檔案與電子化檔案雙保險的管理，減少因技術(shù)檔案缺失遺漏對技術(shù)型企業(yè)業(yè)務(wù)研發(fā)及開展等不同工作環(huán)節(jié)的影響。在面向私人教育培訓(xùn)企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中應(yīng)當(dāng)對有關(guān)學(xué)生以及教師和教學(xué)工作相關(guān)的檔案工作進(jìn)行切實(shí)指導(dǎo)，為教育教學(xué)工作的開展提供有力佐證。檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員在明確企業(yè)檔案管理現(xiàn)實(shí)需求基礎(chǔ)上，對業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法進(jìn)行完善，能夠提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的針對性。

三、利用現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)便利工具，不斷優(yōu)化工作流程

時代的發(fā)展促使企業(yè)在檔案管理過程中產(chǎn)生了越來越多的檔案資料，也出現(xiàn)了許多之前沒有遇到過的檔案管理工作問題，時代發(fā)展使問題暴露出來的同時，也為解決問題提供了一定的解決方案。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展以及信息技術(shù)工具的更新?lián)Q代正是時代不斷發(fā)展的成果，檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員在工作過程中，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)中的便利工具進(jìn)行積極利用，在便利工具的幫助下為企業(yè)檔案管理工作的具體開展提出優(yōu)化建議，使得檔案管理工作流程能夠不斷精簡完善。

檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員需要將電子化檔案管理工具介紹給并沒有在檔案管理工作過程中應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行開展工作的企業(yè)，通過這樣引入新型工具的方法，開拓企業(yè)檔案管理工作思路，同時為解決繁瑣紙質(zhì)檔案管理問題提供新的工作方法，不斷提升紙質(zhì)檔案的管理效率。而對于已經(jīng)應(yīng)用信息化工具開展檔案管理工作的企業(yè)，檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員應(yīng)當(dāng)觀察該企業(yè)在利用信息工具開展工作過程中是否存在利用不當(dāng)?shù)那闆r，以便于對企業(yè)進(jìn)行進(jìn)一步指導(dǎo)，保證企業(yè)能夠完全發(fā)揮信息工具對檔案管理工作的實(shí)際作用。

四、堅持明確管理責(zé)任落實(shí)，有效規(guī)范管理過程

在企業(yè)的檔案管理工作過程中，工作氛圍與事業(yè)單位的檔案管理工作氛圍具有一定的差距。很多企業(yè)在檔案管理工作過程中存在一種散漫的作風(fēng)，一般表現(xiàn)為不重視檔案管理、工作檔案管理工作制度不明確、檔案管理工作流程繁瑣等問題，還有影響較重的檔案管理責(zé)任不明確問題。而檔案管理責(zé)任的落實(shí)，能夠使檔案管理工作制度流程等得到一定規(guī)范。因此。檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在面向企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)過程中，要堅持明確檔案管理責(zé)任的落實(shí)，使企業(yè)的檔案管理工作能夠在公開透明的狀態(tài)中開展。

檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員在對企業(yè)開展檔案管理工作指導(dǎo)過程中，首先應(yīng)當(dāng)與該企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)整體檔案管理工作的人員進(jìn)行細(xì)致溝通，掌握該企業(yè)當(dāng)前階段檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)的管理問題，并利用管理問題進(jìn)行反推將與之相關(guān)的工作人員進(jìn)行明確，在明確相關(guān)責(zé)任人之后，檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員與該企業(yè)檔案管理具體工作環(huán)節(jié)中的不同責(zé)任人進(jìn)行交流，聽取他們的工作看法以及工作意見，將負(fù)責(zé)整體工作人員的意見進(jìn)行綜合，為企業(yè)檔案管理責(zé)任的劃分與歸屬進(jìn)行落實(shí)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理過程的有效規(guī)范。

綜上所述，檔案局在面向企業(yè)提供檔案管理工作指導(dǎo)過程中要根據(jù)不同企業(yè)的性質(zhì)以及檔案管理工作實(shí)際需要出發(fā)，采取具有針對性的工作策略，不斷提升企業(yè)檔案管理工作效率，促使企業(yè)健康發(fā)展。

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