論醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新提升

王艷麗

摘?要：從某種程度上來講，醫(yī)院所開展的人事檔案管理工作的質量能夠反映出醫(yī)院運營的狀況，為了促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院應當強化人事檔案管理工作實效性。本文闡述了如今醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題，并在此基礎上提出了創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理工作的幾點建議，旨在為醫(yī)院檔案管理工作人員啟發(fā)新的思路。

關鍵詞：醫(yī)院;人事檔案管理;創(chuàng)新提升

作為醫(yī)院開展人力資源配置與管理工作的重要依據，醫(yī)院的人事檔案能夠客觀地反映醫(yī)院工作人員的工作經歷與有關情況，其涉及到多項內容，其中包括醫(yī)院的各類人事管理資料，工作人員的績效考核結果、專業(yè)能力和業(yè)績等內容。隨著醫(yī)療市場規(guī)模的逐漸擴大，如今醫(yī)院內部的各個管理方面也產生了不同程度的變化，特別是在檔案管理層面上，信息化技術的高速發(fā)展與愈發(fā)廣泛的應用使得電子檔案信息的使用頻率逐漸提升，而傳統(tǒng)的紙質檔案的管理亦是不可忽視的，兩種形式檔案的混合應用就容易產生不可控因素，進而對醫(yī)院人事檔案管理工作的質量產生消極的影響。

一、如今醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

鑒于醫(yī)院的人事檔案管理工作不直接與經濟利益產生聯(lián)系，因而在很多醫(yī)院，上級領導都容易忽視對于檔案管理工作的監(jiān)督與管理，人事檔案管理方面存在很多亟待解決的問題。

首先，對那些規(guī)模較小的醫(yī)院而言，缺乏健全的基礎設施，沒有能夠設置成單獨的人事檔案存儲管理室的房間，最常見的便是將人事檔案直接存放在人力資源部門的辦公室內，這就導致人事檔案的安全性以及保密性都有所降低，甚至容易出現(xiàn)泄露工作人員重要信息的情況。同時，醫(yī)院可能缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員，因管理人員沒有接受過系統(tǒng)的、專業(yè)化的培訓，導致其缺乏較強的檔案保密意識以及檔案安全保護意識，對于檔案管理工作中涉及到的有關知識也是知之甚少的，當然更不必提對檔案管理工作重要性的認識了，這就使得檔案管理人員在完成檔案管理工作時具有較弱的主動性與積極性。

其次，部分醫(yī)院雖然配備了專業(yè)的檔案管理人員開展人事檔案管理工作，但其缺乏合理的檔案管理操作規(guī)范，且采用的傳統(tǒng)人工檢索的檔案管理方式已經陳舊過時，導致醫(yī)院的人事檔案管理工作效率低下，甚至出現(xiàn)因操作不規(guī)范而導致檔案資料遭到損壞甚至發(fā)生其他為醫(yī)院帶來損失的意外事件。

最后，醫(yī)院的人事檔案管理工作最大的問題在于檔案管理人員缺乏較強的檔案管理意識。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大以及發(fā)展，醫(yī)院的員工數量亦呈現(xiàn)不斷增長的趨勢，而人員檔案的數量也在不斷增多，這必然為檔案管理工作增添了一定的難度，因而，如果不能及時地對檔案管理意識及思路進行更新與創(chuàng)新，就會使檔案管理工作的質量與效率停滯不前甚至每況愈下，進而引發(fā)醫(yī)院內部管理的諸多隱患。

二、創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理工作的措施

2.1 提高醫(yī)院整體對人事檔案管理重要性的認識

妥善處理日常管理工作是醫(yī)院為社會公眾提供優(yōu)質服務的關鍵前提，而日常管理注重對醫(yī)院發(fā)展思想的升華，并以“后勤、行政為臨床一線服務”為管理理念，使醫(yī)院領導人員充分地認識到人事檔案管理的重要意義與價值，并提高對人事檔案信息管理開發(fā)與利用的效率，對于醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀應當給予客觀的評價與分析，對其中存在的問題主動采取恰當的解決措施，防止出現(xiàn)因醫(yī)院人事檔案管理工作不到位而對醫(yī)院發(fā)展產生消極影響的情況。

具體來講，醫(yī)院有關領導應當提高對當前醫(yī)院人事檔案管理工作的監(jiān)督與治理，在醫(yī)院內部創(chuàng)建專門的檔案管理隊伍，科學地健全檔案管理隊伍的考核制度和管理規(guī)范，約束醫(yī)院人事檔案管理人員嚴格按照有關規(guī)章制度來開展工作。在設置醫(yī)院人事檔案管理有關標準時，應當細分檔案管理人員的工作內容，實行個人責任追究制度;考核機制應當獎罰分明

，對于那些能夠高效完成人事檔案管理工作的人員，應當給予相應的獎勵，而對于在檔案管理工作中出現(xiàn)差錯的人員，應給予罰款等相應懲罰，同時應當定期組織工作人員對一定時期內的檔案管理工作進行總結，各抒己見，討論這一時期內檔案管理工作中存在的問題并加以反思，避免以后在檔案管理工作中發(fā)生類似的問題。

2.2 強化對人事檔案資料的安全保護

醫(yī)院人事檔案管理工作具有顯著的系統(tǒng)性、科學性以及真實性的特點，而高質量的檔案資料安全保護工作是提高人事檔案管理工作質量的關鍵前提。開展檔案資料安全保護工作應當從以下幾個方面入手：

首先，提高基礎設施建設的經費投入，采購需要的硬件管理設備，向上級部門申請專項經費來促進人事檔案管理建設。比如：設置檔案室、采購檔案儲存保險柜、計算機等，并根據醫(yī)院實際情況做好檔案室內的防火、防盜、防潮等各項工作，同時謹防檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況。

其次，醫(yī)院在開展人事檔案管理工作時，應當充分利用發(fā)達的現(xiàn)代化信息技術。在互聯(lián)網時代以前，檔案管理主要采用人工立卷模式，工作人員依據自己對文件種類的理解來劃分檔案資料，由于不同工作人員的觀點以及理解能力之間都存在一定的差異，極可能發(fā)生同一文件被劃分到不同種類的情況，這就為后續(xù)的檔案資料查找與使用帶來了較大的不便性。利用現(xiàn)代化的信息技術手段可以實現(xiàn)人事檔案資料的科學化分類與管理，在立卷時嚴格按照類別對所屬條目開展分類工作，在日后的查找中，僅通過檢索就可以找尋到相關的檔案資料，在降低人事檔案管理工作量的同時提高了檔案使用的效率。

最后，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案主要以紙質版為主，如今現(xiàn)代化的人事檔案大都為電子檔案，電子檔案既可以提高檔案整理工作的效率，又能提升檔案資料的存儲量，能夠有效避免檔案信息資料丟失、缺損、出錯等情況發(fā)生。

2.3 強化人事檔案管理室的環(huán)境

醫(yī)院應當強化檔案資料儲存室的環(huán)境，安排人員定期進行室內的徹底清掃，時刻保持檔案室內干凈整潔，同時，工作人員應定期檢驗檔案室門、窗的防盜情況，避免因門窗不完好而存在檔案室安全隱患;鑒于檔案室內儲存的多為紙質文件，消防安全更應當得到重點關注，工作人員要定期檢查消防安全，更換消防用具。此外，醫(yī)院應以本院人事檔案實際的管理環(huán)境為基礎來開展工作人員的消防培訓，強化安全意識以及處理特殊情況的能力。

結束語

總之，醫(yī)院人才檔案管理工作質量將影響到醫(yī)院為社會大眾提供醫(yī)療服務的水平，如今，

醫(yī)院的人事檔案管理人員應當不斷地加強自身素質的提高與專業(yè)能力的培養(yǎng)，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的實效性，進而為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

參考文獻

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