技術服務項目文檔管理探析

王鈞 宋鵬

【摘? 要】為實現技術服務項目的順利驗收，提升項目核心競爭力，A公司愈發(fā)重視項目文檔管理工作對項目文件前端控制和項目檔案資源開發(fā)利用所發(fā)揮的積極作用。論文在分析過去項目文檔管理存在的問題的基礎上，從建立健全項目文檔管理體系、加強項目全周期文件過程控制管理和提高項目文檔利用服務質量三個方面來分析和探討如何提高項目文檔管理水平和服務能力。

【Abstract】In order to achieve the successful acceptance of technical service projects and enhance the core competitiveness of the projects， A company pays more and more attention to the positive role of project document management work in the front-end control of project documents and the development and utilization of project archive resources. On the basis of analyzing the problems existing in the past project document management， this paper analyzes and discusses how to improve the level of project document management and service ability from three aspects： establishing and perfecting the project document management system， strengthening the control and management of the whole project document process and improving the service quality of project document.

【關鍵詞】技術服務項目;文檔管理體系;前端控制;檔案利用

【Keywords】technical service project; document management system; front-end control; document utilization

【中圖分類號】G275.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）02-0009-04

1 引言

2011年日本福島核事故后，國內核電項目核準步伐放緩，最早建設投運的核電廠正面臨著延壽問題，中核、中廣核、國家電投三大集團紛紛致力于電廠老化分析、核電延壽策略與技術方案等課題研究，同時在役電廠為全面提升機組運行性能，確保全壽期安全穩(wěn)定運行，提高核電經濟競爭力，也著力對設備、系統(tǒng)或部件的實體和功能進行技術改造和優(yōu)化，技術服務領域呈現出廣闊的市場前景，又充滿著激烈的競爭，是A公司向經營多元化發(fā)展推進的有利契機。隨著技術服務業(yè)務范圍的擴大，核電機組服務總量逐年增加，2017年初A公司將成立2年多隸屬設計院的項目部調整為公司級板塊，由其全面負責開展核電、核化工、核設施退役及乏燃料后處理等技術支持和服務工作。

伴隨技術服務項目（簡稱“項目”）承接能力和數量的持續(xù)穩(wěn)步增長，項目全周期產生的有價值的文件數量日益增多，除向業(yè)主交付的技術成果文件外，還包括招投標、合同簽署、項目策劃、項目實施、完工驗收等過程形成的各種形式的文件資料，它們真實地記錄了項目建設全貌，是各個階段、各項業(yè)務管理成果和經驗的積累，在項目推進、工程借鑒、技術成果轉化和合法權益維護等方面起到的積極作用日益凸顯。然而與此同時，項目文檔資源配置和管理水平卻嚴重滯后于項目管理的要求，項目文檔工作未發(fā)揮其應有的管理職能，甚至在一定程度上影響到項目進度。因此，如何加強項目文檔體系建設，提升項目文件前端控制效力，實現檔案核心價值最大化服務于項目管理，是A公司亟待解決的重要工作。

2 過去存在的問題及原因分析

2.1 項目文檔管理體系不健全

早期工作重心主要放在市場開發(fā)和項目推進上，文檔管理意識較弱，人員配備少，工作內容僅限于項目信函和成果文件的收發(fā)管理，管理要求和業(yè)務流程一直參照公司上游程序執(zhí)行，與項目管理存在較大差異，在實際工作中較難落地。主要表現在：①未梳理、識別項目文件的歸檔范圍和保管期限，導致大量的項目前期或實施過程的管理文件未及時收集歸檔，長期散存在個人手中，不僅有遺失的風險，還可能因項目各方信息交互不對稱影響項目進程;②無適于項目文件管理的崗位職責、管理要求和業(yè)務流程，以致業(yè)務部門、項目文檔都未各司其職，如業(yè)務部門收集文件不及時以致某些歸檔文件缺少重要附件，項目評審記錄審簽不完整，歸檔質量差，整改難度高，難以在后續(xù)參考利用時達到應有的效果;③不重視提升文檔員的綜合管理能力，對項目運作不甚了解，文檔管理手段單一、被動，應給予專業(yè)培訓或行業(yè)交流的機會以提高其綜合管理能力。

2.2 項目文件過程管控難度大

文檔工作未主動介入項目管理過程中，文檔員對進度計劃、質量管理等內容不甚了解，工作開展非常盲目、被動。主要表現在兩個方面：①不清楚合同或委托約定的成果文件提交要求，以及項目的計劃任務、預出文件清單和計劃提交時間，無法提前建立項目文件歸檔工作機制;②不熟悉項目文件有關的技術規(guī)定和質保管理要求，也無適宜于項目文件接收檢查可參考對照的事項清單，文件接收檢查時容易忽略某些屬性、標識或格式等表觀質量問題，導致項目文件歸檔一次合格率非常低。

2.3 項目檔案利用率較低

早期重項目成果交付，輕過程文件收集，忽視了對商務文件、項目過程管理文件和未中標項目文件的收集，導致同類項目投標、報價、策劃或實施時，無成功經驗或失敗教訓可借鑒;各類文件案卷間難以建立縱向或橫向聯(lián)系，較難對所藏檔案進行綜合有效的開發(fā)和多維度利用。采用Microsoft Professional Server 2000建立項目文檔服務器，但信息化手段相對落后，人員知識結構不足以支撐對檔案信息資源進行深層次開發(fā)，文檔利用服務仍停留在查檔調檔這樣簡單重復的工作。

3 提高項目文檔管理水平的策略

3.1 建立健全項目文檔管理體系

3.1.1 項目文檔組織機構和職責

貫徹執(zhí)行項目檔案工作“三納入”“四同步”制度，以服務項目目標為核心，旨在建立一個覆蓋全面、權責明晰、運轉協(xié)調、管理科學、服務高效的項目文檔管理體系，在設立項目文檔工作的組織機構時，將機構成員擴大到各業(yè)務部門和承接單位，使文檔工作融入項目建設活動中，共同推進項目進程。項目文檔管理機構共分為3層，如圖1所示。

第一層是議事決策機構，由領導班子和部門經理組成，主要負責建立項目文檔管理機構，賦予其明確的管理職責和權限，為項目文檔工作實施提供足夠的資源保障與支持。

第二層是文檔管理協(xié)調機構，為綜合管理部下設的資料室，對項目文檔工作負總責。建立和完善項目文檔管理體系，編制項目文檔管理程序，對項目文件、檔案和資料實行統(tǒng)一歸口管理;協(xié)調項目文檔內外管理工作;監(jiān)督、檢查業(yè)務部門和設計單位對項目文檔管理規(guī)定的執(zhí)行情況;建設和維護項目文檔信息化平臺。

第三層是文檔工作執(zhí)行層，文件整理遵循“誰形成，誰歸檔”的原則。①綜合管理部文檔員（與資料室統(tǒng)稱“項目文檔”）負責項目文函收發(fā)，各類文件的信息錄入、編目、存檔、保管和利用，以及成果文件印制、數字化加工、交付業(yè)主等工作;負責IED清單維護和設計圖紙文件質量等級統(tǒng)計工作。②業(yè)務部門收集整理工作中形成的有價值的文件資料，定期向資料室歸檔文件。③設計承接單位按任務通知單的進度節(jié)點提交技術成果文件，對文件質量負責。

3.1.2 制定項目文檔管理程序

依據國檔局的DA/T 28—2018《建設項目檔案管理規(guī)范》、公司文檔管理程序，結合項目相關的管理程序和技術規(guī)定，制定了覆蓋項目全周期的文檔管理細則，確立了項目文件資料的分類方法、歸檔范圍與保管期限，規(guī)定了各類文件管理相應的職責、要求和工作流程，確保歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性、安全性。

3.1.3 重視檔案人才隊伍建設

檔案人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)對項目文件的過程管控和信息化建設發(fā)揮了重要作用。為了豐富文檔人員的知識儲備，提升檔案管理水平，重視對文檔人員進行專業(yè)知識培訓，也包括核電基礎知識、公文寫作和辦公應用軟件實操等內容。同時，還加強與同行單位的業(yè)務交流，開拓視野、增長見識，從不同角度和側面審視自身管理的不足，從而進一步改進和完善文檔管理方法。

3.2 加強項目文件過程管控

3.2.1 項目前期

要求商務經理在合同簽署后的10個工作日內完成商務文件的整理、移交工作，在一定程度上推動商務交底的進程，加快項目快速啟動。對移交歸檔的文件設立了商務自查、計劃核查、資料室檢查三重關卡，重點檢查合同簽署全過程的記錄是否收集齊全，各級審簽時間有無邏輯矛盾，合同文本有無頁簽，電子文件與紙質文件內容是否一致等內容，有效提高了商務經理在文件質量的重視，為將來同類項目投標、報價、簽約談判等工作借鑒打下了良好的基礎。

3.2.2 項目啟動

①規(guī)范項目通信渠道管理。與項目業(yè)主建立通信渠道時，通信規(guī)則一般遵循業(yè)主原有的通信管理體系。在與擁有多個機組的核電業(yè)主進行通信時，為了提高項目通信的準確性、時效性，采取同一堆型、同期建設的機組對應一個單位代碼的辦法。

與分包商建立通信渠道時，從建立長期合作的關系考慮，規(guī)定后續(xù)所有與其合作且文件簽發(fā)為同一授權人的項目，統(tǒng)一使用一個單位代碼，再結合項目號在文函系統(tǒng)進行登記分發(fā)，從而節(jié)約了項目文檔的收發(fā)文管理人力成本。

②實行項目收發(fā)文登記控制。為保證同一項目的信函、備忘錄、工程資料單、會議紀要等收發(fā)文在公司項目文函系統(tǒng)被快速識別、檢索和利用，方便主管領導按項目輕重緩急快速批文，便于項目經理、計劃工程師及時跟蹤預警項目進程，以及文件歸檔保管和提供利用，規(guī)定所有項目收文必須先經計劃工程師確認、填寫項目號，再由文檔員按項目號在系統(tǒng)登記、分發(fā)，其對應的回文，編制者也需按項目號在系統(tǒng)登記擬文，這一措施在促進項目進程方面起到一定作用。

3.2.3 項目實施

①文件歸檔進度控制。針對項目設計任務考核點，項目文檔統(tǒng)一規(guī)定IED清單有關文件提交日期、歸檔日期、交付日期的登記標準，避免各接口對時間標準的理解出現偏差而導致項目延誤，如設計單位提交文件的時間是項目文檔實際簽收文件的時間，而不是設計成品出圖的時間，因此，異地辦公的設計單位要合理安排好文件編制和提交的進度，編寫所進度計劃應考慮郵遞文件所耗費的路途時間。

交付文件的進度還受制于公司文檔的數字化加工計劃，因技改項目不同于在建的總包工程，成果文件交付的時效性直接影響核電現場施工，甚至是機組營運效益，因此，項目文檔就此與公司文檔進行溝通協(xié)調，并獲得其大力支持，同意優(yōu)先對項目文檔提交的成品文件進行復印、掃描，以保障項目驗收進度。

②文件歸檔質量控制。項目文件歸檔質量有兩部分：設計質量和表觀質量。表觀質量是影響文件歸檔一次合格率的主要因素，即文件模板、圖幅、格式和附著于圖紙、文件的屬性信息，如項目號、文件編碼、版次、狀態(tài)、系統(tǒng)號等，它是設計文件歸檔保管和檢索利用的重要數據，是公司文檔接收檢查的必檢事項，直接決定了后續(xù)的數字化加工、交付業(yè)主等一系列工作進程。

設計輸出時，文件的表觀質量校審為自校、校核兩級（見圖2），從接收文件的問題統(tǒng)計分析發(fā)現，圖面錯誤主要源于設計者對項目設計輸入的技術規(guī)定、管理程序不熟悉所導致，對此，設計管理部組織人力對其進行專題培訓，由項目文檔協(xié)助其記錄設計成品的質量問題，加大了對設計成品質量等級統(tǒng)計的力度。另外，項目文檔為避免文件因圖面質量問題反復整改影響歸檔進度，將文件表觀質量的所有事項內容編成一份檢查列表并固化為管理程序附錄，方便文件產生、移交、歸檔各環(huán)節(jié)進行對照查詢，從而提高項目文件的歸檔質量。

3.2.4 完工驗收

在項目收尾階段，協(xié)助項目經理匯總項目文件清單，并配合完成文件不符合項的整改工作，包括跟蹤成品提交、存檔、交付加工以及編制文件傳遞單等工作。

3.3 提高項目文檔利用服務質量

3.3.1 優(yōu)化館藏結構

把豐富館藏內容，優(yōu)化館藏結構作為提升檔案利用服務的首要任務，除了收集項目文件歸檔范圍的檔案，還應注意收集與館藏內容相關的科技圖書、期刊標準、內部出版刊物或會議資料等，起到與檔案相互印證與補充的作用，輔助解決用戶在查檔、調檔所遇到的問題。

3.3.2 建設項目檔案信息系統(tǒng)

以項目管理和業(yè)務部門工作需求為導向，在公司文檔的協(xié)作下，依托公司XQ資源管理平臺，搭建了項目文檔信息管理系統(tǒng)，有效解決了時間和空間對查閱文件的限制，不僅實現了局域辦公環(huán)境下的項目文檔信息集成化管理和資源共享，還實現了項目文件傳遞與田灣現場的同步。

系統(tǒng)的文件利用采用版本控制和分級管理原則，文件默認顯示最新版本，用戶也可通過功能區(qū)調出歷史版本查閱參考;商密和內部受限文件提供條目屬性檢索，瀏覽文件內容須申請授權?，F階段，項目文檔還在做數據采集、整合和屬性匹配等工作，采取同步處理新增數據和逐步實現歷史檔案數字化的措施，優(yōu)先對項目文件進行掃描、信息整合和屬性匹配，使A電廠與B電廠之間、過去與現在之間的項目通過屬性組合建立千絲萬縷的聯(lián)系（見圖3），實現用戶多維度查閱檔案資料的愿景。

3.3.3 深度挖掘檔案資源

檔案開發(fā)利用不能只滿足實物檔案借閱和信息系統(tǒng)利用兩種方式，還應積極發(fā)動技術人員一起開展多種形式的檔案信息編研和知識服務，圍繞某個選題靈活組建檔案開發(fā)小組，對資源進行提煉、加工，形成形式各異的檔案信息成果，如專題匯編、參考咨詢服務、專職顧問服務和信息預測、用戶培訓服務，甚至是項目三維動態(tài)推演服務，使檔案信息的核心價值轉化成用戶期望的知識產品，形成公司技術服務板塊核心競爭力。

4 結論

隨著文檔管理體系的建立健全，項目文件過程管控的措施有效運用，檔案利用多維度服務于用戶，項目文檔管理工作在項目管理中正在發(fā)揮著不可或缺的作用，成為與項目各方進行文件交互運轉的樞紐和橋梁，實現了項目文件、檔案的集中控制、高效運作的一體化管理，為項目目標順利推進作出一定成績。