新時期農業科技檔案管理工作存在的問題及優化措施

蔡云婷

【摘? 要】科技檔案包含著有關農業科技活動的記錄，也積累著農業科技的發展成果。農業有關部門科研工作中最重要的一部分就是農業科技檔案管理工作，農業科技檔案管理工作也在時刻影響著農業的科研工作，在科研工作中是至關重要的步驟之一，同時也是有關農業科研項目的延伸。農業科技檔案管理具有創造性和保密性等特征，同時這些特征也時刻發揮著重要作用。

【Abstract】Science and technology archives contain the records of agricultural science and technology activities， and also accumulate the development achievements of agricultural science and technology. The most important part of the scientific research work of relevant agricultural departments is the archives management work of agricultural science and technology. The archives management work of agricultural science and technology also affects the agricultural research work at all times. It is one of the most important steps in scientific research and an extension of the agricultural research program. Agricultural science and technology archives management has the characteristics of creativity and confidentiality， and these characteristics also play an important role.

【關鍵詞】新時期;農業科技檔案管理工作;問題;優化措施

【Keywords】new period; archives management work of agricultural science and technology; problems; optimization measures

【中圖分類號】F323;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）02-0059-03

1 引言

農業科技檔案管理工作在農業的科研工作中起著十分重要的作用，同時也是科研工作中的重要步驟之一。農業科技檔案指的是農業科學研究、生產技術、基本建設等各項活動中直接形成的、具有保存利用價值的、按歸檔制度集中統一管理起來的科技文件材料的總稱，其中包括文字材料、計算材料、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、計算機軟件、實物、標本等。因此，農業科技檔案具有很大的歷史價值。充分發揮農業科技檔案中的相關信息數據，可以提升我國農業科技的水平，從而促進我國的農業科研工作快速發展。

2 新時期優化農業科技檔案管理工作的重要性

2.1 農業科技檔案管理工作決定著農業科研工作

農業科技檔案在各個方面都記錄了農業科研工作的有關情況，是農業科研的有關部門通過使用文字材料、圖表、影片等形式，留存的有關農業科研工作的記錄，記錄著科研部門的研究記錄以及一些農業科研工作人員的科研情況，農業科技檔案管理工作對科研工作人員來說是非常權威的。如果農業科技檔案足夠規范，那么對農業科技的決策人來說，在有關農業科研工作的決策工作中，農業科技檔案可以供決策人參考，決策人可以依據農業科技檔案中記錄有關農業科技研究工作的情況等資料，對有關工作進行決策，總結農業科技的有關工作和制定相關的工作計劃，從而找到正確的研究方向和正確的未來發展方向，進一步確定整體的發展計劃和發展目標。

2.2 農業科技檔案管理工作可以給農業科技研究工作提供發展的依據

在農業科研工作中，任意一名科研工作人員在工作時，都養成了記錄工作的進展和有關研究數據的習慣，這些有關記錄將為農業科研工作中提供比較可靠的參考材料，這些有關材料進行整理合并成為農業科技檔案，可以被其他科研工作人員在進行科研工作時進行參考。農業科技檔案可以保證農業研究工作中相關工作的連貫，避免發生重復工作和浪費資源的問題，從而使研究人員之間可以相互借鑒研究情況、相互學習，保證研究成果的數量，最終促進農業科研工作未來的發展。

2.3 農業科技檔案管理工作可以保證農業科研工作的私密性

在任何一個行業中，有關材料都涉及保密的問題，而農業科技檔案的保密工作直接影響著我國的安全問題。農業科技檔案是農業科研工作有關工作人員多年的研究成果和全部工作人員的智慧結晶，農業科技檔案是直接影響我國農業科技的發展情況和研究的進展情況的重要材料，直接反饋出我國的農業科學研究水平和研究程度，所以，在農業科技檔案管理的過程中，要高度重視其安全性[1]。在實際農業科研工作中，要充分利用農業科技檔案的資料，根據農業科技檔案的保密等級和開放的時間來采取對農業科技檔案的不同保護措施。

3 新時期農業科技檔案管理工作存在的問題

現階段，農業科技研究單位缺乏對農業科技檔案管理工作的重視，導致很多科研工作人員喪失對單位的信心，把自己很多科研的有關資料留在自己手中，從而使農業科研數據不夠全面。與此同時，農業科技檔案管理工作的信息化程度比較低，很多時候都采用紙質檔案，導致在查找資料時十分的困難。目前農業科技檔案管理工作中還存在著很多問題。

3.1 農業檔案管理工作有關制度不完善

建立有關制度是為了規范工作中的行為，提高工作的效率，完成工作的目標。建立完善的農業檔案管理制度保證規范地完成檔案管理的有關工作，提高檔案中資料的利用率和開發率[2]。目前，大部分的農業科研單位在建立檔案的管理制度上不統一，檔案管理中的每個環節沒有準確落實到相應部門，同時沒有統一管理農業科技的檔案資料。

3.2 有關研究人員對檔案管理的意識差

因為缺少檔案管理工作上的宣傳，使一些資料形成人員，主要是一些年輕的檔案管理工作人員缺乏對檔案管理的意識，導致加大檔案的遺漏風險。另外，一些檔案管理工作的工作人員監督意識差，沒有及時監督檔案管理工作。與此同時，因為不重視檔案管理設備的更新，甚至是缺乏資金的支持，導致出現一些檔案管理的設備老舊、檔案整理室空間小等現象，嚴重地影響了檔案管理工作的開展。

3.3 檔案管理工作人員素質較低

檔案管理工作人員的素質直接決定檔案管理工作的質量。伴隨著我國科技水平的快速發展和不斷提升，對檔案管理工作的要求也越來越高，既要求檔案管理人員具備先進的檔案管理思想，還要求檔案管理人員具備專業科技能力，可以熟練運用計算機設備進行數據的處理工作和查找有關信息等[3]。但目前，我國的檔案管理人員素質水平不一致，有關管理部門的人員沒有真正意識到自己在檔案管理工作中擔負的責任，同時這些人員的管理思想也比較落后。另外，很多農業科技研究單位都出現了缺少檔案管理專業人員的問題，因為缺少這類人才，導致很多先進設備的功能沒有完全開發和應用，一部分單位還采用落后的人工進行操作設備。

4 新時期農業科技檔案管理工作優化的措施

4.1 加強檔案管理工作人員意識，完善檔案管理制度

目前，很多農業科研單位如果想改正檔案管理工作中存在的問題，第一步需要轉變自身的工作觀念，加強檔案管理的意識。只有具備正確先進的觀念，才可以保證檔案管理工作的發展，有關部門不斷向檔案管理人員傳授有關檔案管理工作的真正含義，從而讓檔案管理人員認識到檔案管理工作的重要性[4]。例如，一些農業科技研究單位可以定期舉辦一些培訓活動，加強對科技工作人員的工作指導，在思想上拋出一些不正確的想法，保證科技工作人員具備正確的工作思想，促進落實檔案管理工作。第二步，有關部門應該完善相關的檔案管理制度，確立各個部門在檔案管理工作中的工作職能，保證每個部門都可以發揮出自身的職能。例如，有關部門可以建立研究負責人歸檔責任制規定，每一項研究完成后，由研究的負責人把研究過程中建立的有關數據進行整理合并，然后歸檔。歸檔后，由檔案管理人員按照有關要求將有關研究資料進行整理[5]。

4.2 提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理工作過程中，首先要提高檔案管理人員的專業素質，培養每一名管理人員具備專業的業務能力。在新時期，不僅僅要求檔案管理人員在工作中認真負責，還需要精通各類檔案業務。例如，可以定期舉辦一些專業職業技能的培訓，保證每名管理人員熟練運用計算機和網絡，同時還要保證每名管理人員掌握本單位管理工作流程，熟練運用有關的管理技能，從而提升檔案管理人員專業素質水平和文化水平，保證每名人員可以跟上農業發展趨勢。

4.3 建立一些檔案管理工作獎懲制度

建立一些合理的檔案管理工作獎懲制度，使檔案管理工作人員在工作時更加積極。建立獎懲制度也可以保證高效率和高質量地完成工作，但執行獎懲制度時需要注意對所有工作人員都要公正，保證付出多的人員可以得到相應獎勵。獎懲制度不僅可以保證檔案管理人員的權利，還可以提高管理人員的榮譽感，從而促進檔案管理人員之間相互交流和學習[6]。

5 結語

新時期農業科技檔案管理工作還面臨著很多問題，需要根據相應問題找到解決措施，有關部門也需要不斷地提高檔案管理人員的專業水平，積極宣傳正確的檔案管理工作思想，不斷完善相應的規章制度，保證農業科技檔案管理工作可以發揮出自身的重要作用，從而促進我國的農業快速發展。

【參考文獻】

【1】樊清風.農業科技檔案管理現狀及發展建議[J].農技服務，2017，34（06）：178+177.

【2】朱斌，馮惠英，黃建.談檔案管理與科研管理的相互促進關系[J].現代農業科技，2009（24）：369-370.

【3】張莉.農業科技檔案管理的探索[J].辦公室業務，2012（23）：23.

【4】孫毅明.農業科技檔案管理存在的問題與對策研究[J].黑龍江史志，2015（07）：167.

【5】魏國紅.農業科技檔案管理的實踐與思考[J].科技信息，2014（15）：175+188.

【6】李艷芳，安詠梅.加強農業科技檔案管理的對策[J].黑龍江農業科學，2013（08）：144-146.