淺議采購業務流程中的內部控制

摘? 要：隨著我國經濟的飛速增長、企業規模的不斷擴大，企業面臨的危機也越來越大，內部控制的重要性日益凸顯，采購流程內部控制更是重中之重。本文主要對采購流程內部控制做了簡要的闡述，通過對采購業務的流程梳理、總結歸納，揭示了風險點，并進一步提出了有效的應對措施。

關鍵詞：內部控制;采購與付款;供應商選擇;危機

中圖分類號：F275? ?文獻標識碼：A ? ? ? 文章編號：1671-2064（2020）03-0000-00

0引言

近年來，我國經濟飛速增長，企業的自身規模不斷擴大，在《財富》世界500強（2019）名單中，中國公司的數量已經達到129家，其中3家進入前十行列。與企業規模同時擴大的，還有企業的風險，企業內部控制作為風險控制的手段之一，重要性日益凸顯。 2008年5月22日，財政部會同證監會、審計署、銀監會、保監會制定了《企業內部控制基本規范》（財會[2008]7號），2010年4月26日，五部委又聯合發布了《企業內部控制配套指引》。該配套指引包括18項《企業內部控制應用指引》《企業內部控制評價指引》和《企業內部控制審計指引》，規定自2011年1月1日起首先在境內外同時上市的公司施行，自2012年1月1日起擴大到在上海證券交易所、深圳證券交易所主板上市的公司施行;在此基礎上，擇機在中小板和創業板上市公司施行;同時，鼓勵非上市大中型企業提前執行[1]。企業內部控制博大精深，涉及到企業各項業務的方方面面，采購業務是其中非常重要的一個環節，因此，本文集中探討企業采購業務的內部控制。

1采購業務內部控制概述

采購，是指購買物資（或勞務）及支付款項等相關活動。其中，物資主要包括企業的原材料、商品、工程物資、固定資產等。內部控制，是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施的、旨在實現控制目標的過程[2]。內部控制是一個動態的過程，并非靜態的。采購業務內部控制，就是企業通過結合自身實際情況，制定完善的采購業務相關管理制度，采取各種有效的內部控制措施，達到采購業務目標實現的過程。

2 采購業務內部控制流程梳理

要實現采購目標，首要任務就是建設完善的采購內控制度。沒有規矩，不成方圓。企業高速發展時，速度可以掩蓋很多的矛盾，其中有一部分，可以通過發展的方式沖決過去，可是也有相當一部分制度建構層面的問題，卻始終無法繞將過去，你不得不勇敢直面[3]。2009年9月10日，馬云在阿里巴巴20周年年會現場的講話中說到， “今天不是馬云的退休，而是一個制度傳承的開始。今天不是一個人的選擇，而是一個制度的成功?！庇纱丝梢?，制度對一個企業的重要性。而制度的建設，必須符合企業的實際情況，既要能完成控制目標，又要合理精簡、易于執行，同時還要能覆蓋到企業采購的每個方面。

采購業務內部控制，主要是控制采購的每個流程。要控制流程，首先要設計好流程。設計流程的目的是為了幫助企業在更好的實現業務目標的同時防止舞弊，并非給企業套上沉重的枷鎖。2014年10月8日，習近平同志在黨的群眾路線教育實踐活動總結大會上也指出“制度不在多，而在于精，在于務實管用，突出針對性和指導性。如果空洞乏力，起不到應有的作用，再多的制度也會流于形式。牛欄關貓是不行的！”內部控制制度設計的原則就是大道至簡。不應為了控制而控制，憑空增設各種流程，不能設置路障，應該將控制流程嵌入到關鍵節點內。流程應該在能實現目標的同時設置的越簡單越好，任何復雜的流程都是舞弊滋生的溫床。當今社會發展日新月異，市場風云變幻，在完成控制目標的同時要兼顧效率，如果流程設計過于復雜、流程過長，就算控制再有效，既失去了時效性，也難以達成采購業務的目標。

明白采購業務內部控制設計的原則后，要識別并提煉采購的流程，分清楚哪些是控制流程，哪些是業務流程。流程不是要解決為什么要做以及為什么要這么做的問題，而是解決應該怎么做的問題。任何一個業務流程都有其業務目標，采購的業務目標則是優質完成各項采購任務，滿足生產經營需要，確保采購產品的最高性價比，同時防范采購環節的舞弊風險。

針對這一目標，可以把采購業務流程按順序分解成若干個動作，具體如下：（1）請購與審核供應商;（2）核對庫存;（3）批準采購;（4）詢價與比價;（5）確定供應商;（6）合同會簽;（7）簽訂合同;（8）收貨;（9）驗收;（10）付款與應付款等[4]。這10個動作里，有些動作是為了效率性，有些是為了控制性，而有些兼有效率性與控制性雙重作用。其中：（1）請購、（5）確定供應商、（8）收貨、（9）驗收和（10）付款等動作就完成了采購的業務目標，屬于效率性動作;而為了防止流程中可能出現的問題所采取的控制性動作如：（2）核對庫存、（3）批準采購是為了防止多買貨物，造成積壓;（4）詢價與比價是為了保證采購價格的合理，防止貴買;（6）合同會簽和（7）簽訂合同是為了防止采購中出現的法律糾紛;（9）驗收是為了防止采購中的品質問題等。

3 采購業務的風險及應對措施

采購流程的控制性動作均有風險，最關鍵的動作就是選擇供應商，只要把握好關鍵節點，就能防范大部分采購風險。企業應當根據商品或服務等的性質及其供應情況確定采購方式，建立采購物資定價機制，采取協議采購、招標采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格，最大限度地減小市場變化對企業采購價格的影響。

企業的采購一般分為以下幾種情況：大宗采購、小量但頻繁發生的采購、一般性采購、小額零星采購、應急采購。企業應當根據市場情況和采購計劃合理選擇采購方式，針對不同的采購方式，制定不同的采購方案。

針對大宗采購，特別是大型基礎設施、公用事業等關系社會公共利益、公眾安全的項目;全部或者部分使用國有資金投資或者國家融資的項目;使用國際組織或者外國政府貸款、援助資金的項目[5]等，必須遵守招投標采購辦法，合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則并簽訂合同或協議。在招標時，切不可簡單粗糙地直接使用最低價中標法，最好使用綜合評分法。招標的控制目的并非采購商品價格最低，而是性價比最高，質優價廉是個悖論，優質肯定會優價，持續低價是違背市場經濟規律的。最低價中標會助長以次充好的風氣，導致產品質量下降，優汰劣勝，也極易引發偷工減料，甚至埋下安全隱患。

小量但頻繁發生的采購業務以及受客觀條件和市場情況所限、難以采用市場競爭方式選擇供應商而又需進行大宗采購的非法定招投標業務，如施工、設計、監理等企業的勞務分包采購等具有訂單零散但頻繁發生等特點;而一些專業技術性很強或者需要保密的大宗采購則無法采用市場競爭方式選擇供應商，此類業務可以使用入圍供應商采購方式。企業應當建立科學的供應商評估制度，確定合格供應商清單，定期對供應商提供商品的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行綜合評價，根據評價結果對供應商進行合理選擇和調整?？梢愿鶕髽I經營戰略和業務發展定位，健全供應商入圍、考核、退出管理機制，建立供應商資源庫，對供應商實行集中管理，采購選擇供應商必須在供應商資源庫中選用。供應商入圍工作可以每年開展一次集中入圍，對因業務發展需要調整的供應商，可以定時補充入圍。 同時應該對供應商進行考核，考核內容可以包括但不限于：資質等級、價格、資金能力、技術能力與裝備、安全生產、服務質量等。還應當建立供應商退出機制，對違反廉潔從業規定、存在利益輸送等違法違紀行為的供應商，應立即終止合作。

一般物品或勞務等的采購可以根據市場行情制定最高采購限價，并對最高采購限價適時調整，在限價內采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協議;小額零星、應急物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。但是，企業應當對小額零星采購、應急采購等特殊采購的處理程序做出明確規定，例如采用臨時性供應商審批等程序。

控制好選擇供應商這個關鍵節點，采購的風險就會大大降低，但是其他風險也不容忽視?？梢韵日鐒e各個動作的風險然后加以具體應對，采用諸如輪崗和不相容職務分離等措施來防范。如：請購與審核供應商職務要分離、詢價比價與確定供應商職務要分離、收貨和驗收職務要分離、采購人員要定期輪崗、重要采購要組織專家論證等。為了應對多請購導致的浪費，應當將請購數量與預算或者定額比對;為了應對法律風險，要提請多部門會簽合同;為了保證采購的質量，還可以預留部分質保金;同時，對于特殊采購物品例如生鮮等，還應該建立退貨制度等，這些都需要根據企業具體情況具體設計，確保流程的嚴謹。

4 結語

最后，內控必須與問責掛鉤，否則內控無效。居安思危，不是危言聳聽，千里之堤毀于蟻穴，做任何小事情都要小心謹慎，不能隨意破壞流程，發生連鎖錯誤。危機無處不在，并且隨時來臨，企業一定要事先做好預防，否則就是滅頂之災。正如任正非在《華為的冬天》里講的：“危機并不遙遠，死亡卻是永恒的，這一天一定會到來。從哲學上，從任何自然規律上來說，我們都不能抗拒，只是如果我們能夠清醒認識到我們存在的問題，就能延緩這個時候的到來。繁榮的背后就是蕭條，沒有預見，沒有預防，就會凍死。那時，誰有棉衣，誰就活下”[6]。對企業采購業務來說，完善的內部控制就是棉衣，強有力的內部控制，從一定程度上，也是符合熵減原則的，能最大程度的延緩危機的到來。

參考文獻

[1]中華人民共和國財政部，中國證券監督管理委員會，中華人民共和國審計署，中國銀

行業監督管理委員會，中國保險監督管理委員會.企業內部控制基本規范企業內部控制配套指南2018年版[M].上海：立信會計出版社，2018.

[2]企業會計準則編寫委員會.企業內部控制基本規范及配套指引案例講解（2017版）[M].上海：立信會計出版社，2019.

[3]吳曉波.激蕩十年，水大魚大[M].北京：中信出版集團，2017.

[4]李敏.企業內部控制規范（第2版）[M].上海.上海財經大學出版社，2019.

[5]本書編委會.中華人民共和國招標投標法[M].北京.中國法制出版社，2018.

[6]陳廣.任正非：華為的冬天[M].深圳：海天出版社，2015.

收稿日期：2020-01-18

作者簡介：孔慶玲（1982—），女，陜西西安人，本科，會計師，研究方向：電信行業內部控制、風險管理、工程造價。