信息時代檔案管理工作路徑的探討

劉華

摘要：信息技術伴隨著社會經(jīng)濟的不斷進步，已經(jīng)逐漸走進了千家萬戶，被廣泛的應用于各行各業(yè)，為改善人們的生活質量帶來了極大的便利與促進作用。信息時代的到來讓各種管理工作都得到了技術與理念方面的更新，其中的檔案管理工作也滲透了許多先進的信息化技術，以此實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案管理理念的有效彌補，借助信息化的檔案管理理念妥善的處理了傳統(tǒng)管理方式所無法處理的問題，推進了檔案管理工作工作效率的有效提升，全面促進了我國檔案信息管理的積極發(fā)展。因此，想要保證檔案管理工作能夠緊跟時代發(fā)展的步伐，只有不斷的將新技術與新理念與日常的檔案管理工作有機結合，才可以持續(xù)性的確保檔案管理工作的長遠有效。文章將圍繞信息時代的檔案管理工作，對信息技術在檔案管理工作中的具體應用展開陷阱的敘述，同時探討信息計劃對于檔案管理工作的影響及作用，并對現(xiàn)階段我國信息化檔案管理的問題展開研究，同時針對性得提出科學有效的管理辦法與處理路徑。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 ?工作路徑

引言：社會發(fā)現(xiàn)在信息網(wǎng)絡的推進中得到了前所未有的進步。基于此種時代背景，如何有效的將信息技術與檔案管理工作有機的結合起來，是現(xiàn)階段每一個檔案管理工作者都必須詳細探討的問題。借助信息網(wǎng)絡的優(yōu)勢，促進檔案管理工作的進步與升級，讓檔案管理工作能夠緊隨時代的潮流，為民眾提供更加便捷優(yōu)質的服務，最大限度的發(fā)揮檔案管理工作的實際價值。在信息技術高速發(fā)展的時代，想要實現(xiàn)這一目標，需要對檔案管理工作不斷的進行優(yōu)化，加強其網(wǎng)絡建設，通過網(wǎng)絡各類軟件門戶的使用，加之新媒體的優(yōu)勢特征，以此創(chuàng)建出檔案管理工作未來最好的工作路徑與方式。

1. 現(xiàn)階段檔案管理工作的弊端

（1）創(chuàng)新意識不夠，與社會經(jīng)濟的發(fā)展嚴重不符。由于傳統(tǒng)的檔案管理觀念深入人心，相關部門在進行檔案管理工作的過程中，受到陳舊觀念的消極影響，僅僅做到了檔案的相關管理工作，并沒有對檔案資料進行有價值的充分利用，同時，對檔案資料也沒有進行深入的開發(fā)，更何談檔案資料的有效共享[1]。

（2）檔案管理的相關機制不完善。目前我姑的檔案管理工作，其相關執(zhí)行部門沒有充分的結合實際情況對現(xiàn)行的各項檔案管理工作機制展開全面的完善，。進而導致檔案管理工作人員的工作能力之間存在嚴重的良莠不齊現(xiàn)象。同時，在日常的檔案管理工作過程中，并未設置相關的工作考核機制，導致工作人員缺乏競爭的緊張感，使得在日常的工作中疲軟松散，讓檔案管理工作長期處于不利的被動局面。

（3）對于有效的檔案資源利用不充分[2]。大部分的檔案管理工作部門對于檔案管理的具體工作認識不夠充分，這就導致了日常的檔案管理工作其規(guī)范性嚴重不足，，使得檔案資料難以得到有效的充分利用。

2. 信息時代的檔案管理的內容與優(yōu)勢

2.1 內容

傳統(tǒng)的檔案管理工作是一種流程式的固定作業(yè)，負責整理與保存紙質的檔案文件，以此來提供給相關部門查找與利用。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在諸多的弊端，例如紙質文件檔案的存儲需要占用較大的空間，部分材料容易收到時間、空間以及體積等客觀因素的影響，不便于被收錄保存，進而導致很有可能在保存的過程中被遺失，也不便于后期的查找與使用[3]。信息技術的應用讓檔案管理工作的方式發(fā)生了巨大的變化，其實質，就是實現(xiàn)了數(shù)字化的管理，將所有的音像資料、文史資料、以及圖像等等，都轉化為數(shù)字信息的方式加以保存。其存儲無需固定的空間，并且可以同時形成多個備份資料，無需擔心遺失，不受任何外界因素的影響即可進行自動檢索查詢，對檔案管理的工作與檔案信息的使用帶來了極大的便利[4]。

2.2 特點

（1）伴隨著網(wǎng)絡信息技術的廣泛使用，檔案管理工作也逐步的向信息化發(fā)展，其管理工作已經(jīng)完全拋棄了紙質文件，實現(xiàn)了無紙化的辦公目標。這種全新的辦公方式不僅省錢、省時、省空間，還有效的優(yōu)化了管理方式，縮短了信息傳遞的時間。實現(xiàn)了信息的實時共享，促進檔案管理更加輕松便捷。

（2）信息技術的運用積極的轉變了原有陳舊的檔案管理方式，但是在實際的工作過程中需要注意，各單位具體的檔案管理情況要嚴格的符合國家對于檔案管理的相關要求以及相信的法律法規(guī)與政策規(guī)定，嚴謹跨越國家檔案制度的最低底線[5]。

（3）雖然信息技術的運用便捷了檔案管理工作，但是依然需要相關工作人員具備強大的能力，有效的挖掘與利用檔案管理信息化的優(yōu)勢所在，對于日常的工作不斷進行總結與創(chuàng)新，在具體的工作中不斷的進行整理與優(yōu)化，嚴格掌控檔案管理信息化的特征，確保信息化檔案管理工作的精確性與有效性。

關于檔案管理工作三個特點的描述，從中可以看出，信息技術在檔案管理工作中的應用雖然存在一定的不足之處，但整體而言還是利大于弊的。想要想要成為一名優(yōu)秀的檔案管理工作人員，就必須緊跟時代發(fā)展的不乏，具備足夠的創(chuàng)新精神，勇于開拓并積極探索，以此才能確保檔案管理工作符合時代進步的要求，提升檔案管理工作的效率[6]。

3. 信息技術運用于檔案管理工作的有效路徑

3.1 創(chuàng)新工作理念

社會的進步與信息化技術的普及，讓人們的生活乃至各行各行業(yè)都發(fā)生了巨大的變化。伴隨著信息數(shù)量的與日俱增，人們對于檔案資料的需求也隨之增長。因此，檔案管理工作逐漸備受關注。所以借助信息技術的力量，積極的轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念至關重要，以此才能在龐大的檔案資料中精確的尋找出自己想要的檔案信息。想要緊跟時代發(fā)展的步伐，積極樹立現(xiàn)代化的管理理念是唯一途徑。事先實現(xiàn)這一目標，首先需要我們更加全面深入的了解檔案管理工作，充分的意識到檔案管理工作的重要性。結合具體的情況與實際的需求來確立合理的工作方案，將有效的檔案管理工作落實到實處。其次，需要積極扭轉傳統(tǒng)的管理理念，將大數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡思維滲透到檔案管理工作得方方面面，以此突顯檔案管理服務工作原有的服務性，全面實現(xiàn)檔案管理方式與服務理念的創(chuàng)新。基于現(xiàn)代化的社會背景，大數(shù)據(jù)已經(jīng)與人們的生活緊密地結合，人們基礎的工作與生活都對大數(shù)據(jù)的應用有著極強的依賴性。因此，檔案管理需要充分的與大數(shù)據(jù)技術有機融合，同時將用戶的具體需求為出發(fā)點，從多個角度將檔案信息進行整理與收集，以此來促進檔案管理的有效創(chuàng)新。

3.2 ?創(chuàng)新管理機制

（1）檔案管理的核心資源就是人力，這也是檔案管理工作的主體所在。因此，需要積極的創(chuàng)新人力管理機制。檔案管理工作在信息時代中擁有全新的更高要求，檔案管理人才隊伍的積極建設設創(chuàng)新檔案管理理念的核心。檔案管理人才機制的創(chuàng)新需要嚴格的契合實際的工作發(fā)展與工作需求，定期對人才隊伍進行相關技能得專業(yè)培養(yǎng)，建立健全檔案管理工作人員的人才培養(yǎng)機制，不斷提升工作人員的實踐管理經(jīng)驗。

（2）實現(xiàn)競爭機制的有效創(chuàng)新。競爭機制在日常檔案管理工作中的運用，能夠促進檔案管理部門在人力資源的優(yōu)化配置方面有全新的突破。在檔案管理部門結合實際的情況開展一些關于效率、時間以及服務方面的良性競爭，促進檔案管理部門的工作氣氛更加活躍并富有生機，以此來激發(fā)工作人員的工作積極性與工作熱情，全面促進檔案管理工作的效率提升。

（3）積極引導檔案管理工作人員，全面提升自己的專業(yè)技能素質，樹立健康良好的心態(tài)，最終成為社會需要的有用人才。最后需要注意的是，獎罰機制的創(chuàng)新。結合實際情況為檔案管理工作人員指定相應的考核機制，以此為標準對工作人員的具體工作表現(xiàn)進行考核，積極獎勵在工作中表現(xiàn)良好以及具有卓越貢獻的人員，適當處罰工作狀態(tài)不佳的人員，并對其進行監(jiān)督與懲罰，確保檔案管理部門能夠維持一個最佳的工作氛圍，以此來保證高效的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作效率的全面提升。

3.3 創(chuàng)新管理方式

信息化檔案管理的要求，就是充分的將信息技術與檔案管理工作進行有機的結合，并根據(jù)實際的情況與切實的需求，制定出更加科學實用的檔案管理方法。同時，在創(chuàng)新性管理方法的應用過程中，應注意實際情況的變化而對管理方式進行改進，以此設立健全合理的檔案管理制度，確保檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性。除此之外，檔案管理還應充分的利用到現(xiàn)代化的工具與設備，切實保證信息化的檔案管理工作能夠與現(xiàn)代化的相關標準相契合，全面保障檔案管理信息化工作的先進性。

3.4 信息化檔案管理模式的搭建

在信息時代，任何工作的創(chuàng)新與實施都離不開管理模式的搭建，檔案管理也不例外。管理人員需要對信息化檔案管理的工作理念以及技術手段進行全面細致的了解，并以此為基礎，強化自身先進管理理念的學習，最大限度的確保檔案管理工作人員配備足夠的能力去有效的開展信息化的檔案管理工作[7]。檔案管理是一項繁雜的工作，工作過程中將會涉及到海量的檔案信息資料，這對檔案管理工作人員歸納、整理以及錄入信息的能力提出了嚴格的要求。

3.5 檔案資源共享平臺的建立

檔案管理信息化工作的具體實施，需要嚴格的以橫向與縱向兩個層面作為切入口，積極強化各個部門之間的協(xié)作與聯(lián)系。社會信息化使得社會資源與信息數(shù)量極速增多，如果單純的將檔案資源管理工作歸屬于一個部門，有效的完成會存在極大的難度。因此，加強各個部門之間的緊密配合，確保檔案信息的及時有效共享，借助建立信息共享平臺的方式，在實現(xiàn)共享的同時完成檔案信息體系的有效健全[8]。以信息化的先進技術，實現(xiàn)對檔案電子化的自動管理，并促進檔案信息的自動化上傳，以此來實現(xiàn)檔案信息利用效率的有效提升。同時，搭建完善的電子檔案自動化管理平臺，以此強化電子檔案自動化管理的相關措施，促進電子檔案利用價值的上漲。

結語：信息時代的到來，促進了我國檔案管理工作的進步，為其發(fā)現(xiàn)帶來了良好的機會。但是，信息技術在帶動檔案管理工作發(fā)生變革的同時，也讓其面臨著不小的挑戰(zhàn)。基于信息技術的檔案管理，不僅可以保障相關工作的效率和質量，，還可以妥善的處理目前檔案管理工作中的安全問題。相關工作人員在進行信息化檔案管理工作的具體操作時，應針對性的采用合理的管理措施，對檔案管理具體的工作模式不斷進行更新，積極強化檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設，，切實保障檔案信息資源的積極作用能夠最大限度的得到發(fā)揮。

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