釘釘助力校園數字化 項目推動管理顯成效

潘城 邱兆林

摘要：《中國教育現代化2035》提出建設智能化校園，統籌建設一體化智能化教學、管理與服務平臺，實現加快信息化時代教育變革的戰略任務，佛山市順德區勒流新城小學黨政領導班子和領導干部一致認為學校數字化轉型是大勢所趨，大膽地探索借助釘釘搭建數字化校園平臺、積極地運用項目管理模式使學校管理規范透明和富有效率，充分發揮教職工的積極性和創造性，全面提高教育教學質量，有效推進學校高質量發展。

關鍵詞：釘釘;校園數字化;學校管理

2018年4月，教育部印發的《教育信息化2.0行動計劃》中指出，數字校園建設覆蓋全體學校，建成“互聯網+教育”大平臺。2019年2月，中共中央、國務院印發的《中國教育現代化2035》中則提出，建設智能化校園，統籌建設一體化智能化教學、管理與服務平臺，實現加快信息化時代教育變革的戰略任務。2019年3月3日，阿里巴巴主辦的“釘釘未來校園教育發展峰會”正式發布“釘釘未來校園”解決方案，并啟動了“千校計劃”——在全國范圍內協助1000所學校打造“未來校園”示范園區，助力中小學校園教育數字化轉型，促互聯網技術普惠教育行業。2019年8月，廣東省佛山市順德區勒流新城小學黨政領導班子順利換屆，學校新一屆領導班子和領導干部一致認為，在信息化、數字化的浪潮中，學校數字化轉型是大勢所趨，然而經過研討分析，認為出于安全、效率和經費考慮，自建學校教育教學網絡管理平臺并不現實，為了將“項目管理”的先進管理技術理念融人進學校工作管理之中，為了創新學校項目管理的工作模式，決定加人阿里巴巴主辦的“千校計劃”，大膽地探索借助釘釘搭建數字化校園平臺、積極地運用項目管理模式，促使學校管理規范透明和富有效率，以期讓教職工充分發揮積極性和創造性，達到提高教育教學質量和實現學校高質量發展的目的。

一、不忘初心，共促改革

學校黨政領導班子以開展“不忘初心、牢記使命”主題教育為契機，按照“抓黨建，夯管理，促教學、提質量，樹品牌”的工作思路，組織開展“我為學校發展建言獻策”“為基層做實事、做好事”等活動，把“四個意識”內化于心、外化于行，不忘“教育改革”的初心，牢記“辦人民滿意教育”的使命。

學校黨支部通過發放問卷和調研發現學校存在亟須解決的問題，如：家校溝通不暢、家長付費方可收到打卡信息、學生考勤用打卡機經常失靈;學校向教職工或家長收集資料時難于督促、難以統計，時常出現2周都沒收齊的情況;教職工使用單位微信群溝通協作，很容易錯過重要信息，經常出現因微信文件已過期或已被清理而頭疼不已;學校相關任務安排由上往下層層傳達，不僅耗時耗力，在傳遞過程中還經常出現被誤讀的情況而導致整個任務的執行達不到預期效果……這些痛點如要一攬子解決就必須實現校園數字化，對學校教育管理實行改革，把時間還給教師，讓家長放心、社會滿意。為此，學校設立了課題名稱為《基于釘釘網絡平臺下學校項目管理模式的研究》的專項課題，由信息技術專業的學校副書記親自推動研究工作。

在推進“釘釘”平臺進校園的過程中，學校十分重視頂層設計。學校工作的頂層設計具有方向性引領作用，方法論指導作用和全盤統籌的規劃作用，它的指導意義就是在幫助我們遇到突發變化時，知道事情的主次，知道抓住矛盾的主要方面，確保工作有序進行。

二、自上而下，逐步推行

雖然“釘釘”進校園項目是從學校層面黨支部向下推動的，但對于剛接觸“釘釘”的教師來說，這還是一個新生事物，不可急于求成。管理員先導入通訊錄，以建立部門和開通部門群，讓教職工慢慢地熟悉全員群和部門群的用法。半個月后，學校副書記在學校微信群宣布，“釘釘”平臺將在一周后正式成為學校辦公的官方平臺。

與此同時，在新生人學時學校便通知家長，一年級的所有通知都會通過“釘釘”平臺發送，希望家長能在手機上安裝“釘釘”軟件。由于家長比較年輕，僅用一周時間，一年級的學生家長都激活“釘釘”后自動加人了各自的“釘釘”班級群，并習慣了每天登錄查看學校發的通知及教師布置的作業。9月底的行政例會上，副書記總結了一個月以來“釘釘”平臺的運行情況：教師和家長都能像以前在微信群一樣交流，部分家長還學會使用釘釘電話私聊教師。同時，提出繼續推行“釘釘”平臺的建議——讓管理員導人全體家長的手機號并發送邀請短信的方式，讓家長利用七天國慶假期的時間嘗試自主在手機上安裝“釘釘”并自動加人“釘釘”班級群。國慶假期結束后，管理員統計發現超過80%的家長已經進人了班級群，原來相當一部分家長所在的企業早已使用“釘釘”進行企業管理，有使用“釘釘”的基礎。10月底，全部家長已經激活了“釘釘”并進人“釘釘”班級群，都能接收到學校的公告、班級通知和作業，甚至有家長建議教師不必在班微信班級群再發通知了，讓教師固定使用“釘釘”班級群發班級通知和作業。11月初，班主任把微信班級群的群主管理權轉讓給班級家委會主任，微信班級群成為家長私聊群，“釘釘”班級群正式成為家校溝通的官方平臺。

在接下的時間里，學校要求班級科任教師繼續熟識使用班級群中的“通知”“家校本”“打卡”“班級圈”“填表”“群直播”“班級管理”等功能，讓家長們繼續保持每天上“釘釘”查看消息的習慣。在學校編制下一年度預算時，我校黨支部副書記提議預留改造考勤系統的資金，使學生實現無感考勤、讓家長免費在“釘釘”接收考勤信息。

三、改變模式，成效顯著

學校傳統的組織特點表現為層級結構，即校長、副校長、主任、副主任、中層（級科組長）、一線教師（班主任、科任教師）、服務對象（學生、家長）組成一個金字塔狀的結構。校長位于金字塔頂，他的指令通過一級一級的管理層，最終傳達到一線教師或服務對象;基層的信息通過一層一層的篩選，最后到達最高決策者。這就很容易出現溝通障礙和協調困難等問題，因此需要運用信息技術使學校組織結構由“金字塔”模式轉向扁平化模式，運用項目管理模式加強不同部門之間的配合和信息交流、加強橫向聯系，充分利用各方面專長人員的優勢，同時克服直線職能結構中各部門互相脫節的弊端。

“釘釘”成為學校的數字化校園管理平臺后，各部門在學校副書記的指導下將教育教學管理的各個場景羅列出來，通過分析確定需求，靈活運用“釘釘”內置的審批、通知、日志、公告、釘盤、釘郵、日程、Ding、任務等功能，構建覆蓋全校工作流程的、協同的管理信息體系，通過管理信息的同步與共享，暢通學校的信息流，實現扁平化、項目化管理，達到高效管理時間、提高工作效率的目的。

（一）通知公告扁平化

校長使用“釘釘”公告功能，使通知可以繞過行政、級組長和班主任這幾個環節直達家長端，還可以對學生家長使用電話、短信或應用內三種提醒方式進行立即發送或指定時間發送“DING”消息，使消息100%送達家長手機。

學校副書記使用“釘釘”智能工資條功能，把每月工資條推送到每位教職工的“釘釘”上，改變了過去先把紙質工資條分發到科組長手上、再由科組長在科組會上分發的做法，做到既保密又環保。

（二）審批管理扁平化

使用“釘釘”審批功能，把校內大小事務都搬進了“釘釘”，讓教職工隨時隨地進行在線申報，不用再為找領導難、審批難而發愁。例如，教師在“釘釘”審批應用中進行請假，先選擇請假類型，接著填寫請假事由及上傳佐證材料或調課表，最后填寫請假的開始時間和結束時間，請假時長自動計算后會根據審批流程設置自動轉到相應的審批人（半天以內為學校副書記，半天以內為校長）進行審批，審批通過后自動傳閱到其行政;學生請假一天以內的請假會自動轉到班主任審批。

（三）數據協同扁平化

為了加強學校的交通安全教育工作，普及交通安全知識，營造關注安全、關愛生命的氛圍，進一步增強學生的交通安全意識，提高防范各種安全事故的能力，需要了解學生的上下學交通方式，進而采取相應的教育方法。學生部一改往年印發調查通知的做法，本次調查是由學生部鐘部長（副校長）直接使用“釘釘”填表功能向全校35個班發送問卷，并且把問卷設置為“有新回復時提醒我”“限制填表結柬時間”“發DING通知”，結果只用了半天時間，就解決了以前一周才能完成的數據收集工作。學校曾經使用“問卷星”收集數據，但是有時出現父母雙方同時填寫的情況，有時出現錯填學生姓名、班別的情況，而且無法監控填寫進度，而“釘釘”填表功能解決了以上問題，還可以實時進行統計數據和導出明細。可以說，“釘釘”填表功能是最佳的數據協同工具。

“釘釘”除了提供填表功能外，還提供了在線編輯文檔功能，只要把Word或Excel文件上傳到釘釘群或者釘盤上，并把權限設置為“群成員可以編輯”或“指定成員編輯”，即可多成員同時在線編輯文檔，并且知道誰對哪部分內容進行了修改，既節省了相互溝通的時間，又省去了原本需要整合多個文檔的操作。

（四）重大事項項目化

當學校內部建立“扁平化”組織結構后，學校管理便由原來的“金字塔”形的集權管理模式轉變為功能型組織和多個專項任務組織相結合的“集中控制、分權管理”模式。這種組織管理模式能更好地適應規模龐大、分工細致、任務紛繁的特點，能有效地提高學校的運營效率和教育質量。

校長辦公室是整個學校組織結構的核心，把學校的大小事項分配到四個部門，當學校需要完成某重大事項時，校長辦公室指定某部門負責人作為項目組長，項目組長經過分析研判，確定項目的子任務，并將任務直接分配到人。以學校“創建交通安全示范學校”為例，校長辦公室指定后勤部長為項目組長，在“釘釘”上新建名為“創建交通安全示范學校項目”任務，并使用“釘釘”公告向全體教職工公布此事項。后勤部長將“創建市級交通安全示范學校”的創建要求進行分解，確定了改造交通安全設施、師生交通安全教育兩大塊，然后在“創建交通安全示范學校項目”任務下添加多個子任務，并設定執行人和截止時間。

創建交通安全示范學校項目的任務清楚、目的明確，在項目組內各成員能溝通、融合，并能把自己的工作同整體工作聯系在一起，為攻克難關，解決問題而獻計獻策。由于從各部門抽調來的人員有信任感、榮譽感，增加了他們的責任感，激發了他們的工作熱情，促進了項目的實現;項目組的設立克服了直線職能結構中各部門互相脫節的弊端，加強了橫向聯系，人力資源得到了充分利用。因此，學校的眾多重大事項都是使用項目管理結合“釘釘”網絡平臺的工作模式，讓部門溝通順暢、權責分明，部門間高效配合，組成項目團隊的每個成員都各展所長、互補互助，發揮出“1+1>2”的力量，成效顯著。

學校經過半年的時間探索和研究，發現“釘釘”是通過組織在線、溝通在線、協同在線、業務在線和生態在線幫助學校實現全面數字化轉型，打造屬于學校自己的、免費的數字化網絡管理平臺，實現學校管理扁平化，使教師從煩瑣的工作中解脫出來，提高了辦公效率，管理項目化推動學校管理成效顯著，從而有更多時間和精力投人教學，提高教學質量，有效推進學校高質量發展。

參考文獻：

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[3]陶家忠.論學校工作中頂層設計的重要性[i].中學課程輔導（教師教育），2016（17）.