SAP系統(tǒng)在石化企業(yè)財務(wù)管控中的深化應(yīng)用

劉同香

一、前言

建立統(tǒng)一的SAP系統(tǒng)信息處理平臺，通過財務(wù)管理與物料采購管理、設(shè)備管理、銷售管理、生產(chǎn)計劃管理、人力管理等業(yè)務(wù)的集成，實現(xiàn)物流和信息流的高度集成統(tǒng)一，促使公司的產(chǎn)、供、銷、人、財、物管理清晰透明，規(guī)范可控，一定程度上提高管理效率和企業(yè)核心競爭力。

二、SAP系統(tǒng)使用對財務(wù)人員的挑戰(zhàn)

（一）對系統(tǒng)后臺的運作原理不熟悉

由于SAP靈活的權(quán)限限制，每個模塊只有一位或少數(shù)幾位關(guān)鍵用戶擁有較大的權(quán)限，其他的用戶只有較小權(quán)限，且每天重復(fù)著常用的事務(wù)代碼，基本停留在機械操作層面，對這些業(yè)務(wù)后臺的運作邏輯沒有概念，也很少了解相關(guān)的主數(shù)據(jù)深層次的含義，導(dǎo)致知其然、不知其所以然的問題。

與傳統(tǒng)的核算系統(tǒng)相比，SAP系統(tǒng)記賬方式有著較大的變化，集成業(yè)務(wù)會根據(jù)事先設(shè)置的科目邏輯自動生成會計憑證，財務(wù)人員直接審核。這就要求盡快轉(zhuǎn)變角色，從傳統(tǒng)的核算管理中解脫出來，充分利用SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能，投入到對財務(wù)數(shù)據(jù)的深加工行列，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供更有價值的信息。不少財務(wù)人員對新舊系統(tǒng)的切換缺乏鉆研精神，對舊系統(tǒng)有嚴(yán)重的依賴，較難接受新系統(tǒng)，思維轉(zhuǎn)變較為困難，操作過程中出錯率較高，遇到問題時就尋求IT人員或關(guān)鍵用戶解決，放棄了提升的學(xué)習(xí)機會，缺乏學(xué)習(xí)的主動性。

（二）對SAP系統(tǒng)的重視程度不夠

SAP系統(tǒng)具有高度集成性，采購、銷售、生產(chǎn)、項目管理及人力等模塊的流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)均對財務(wù)有影響，不少企業(yè)存在制度不完善或管理模式較為混亂等問題，即源頭業(yè)務(wù)處理不規(guī)范，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)的有效性難以保證，制約了系統(tǒng)功能的充分發(fā)揮。等財務(wù)部門發(fā)現(xiàn)問題時，在追根溯源查找原因后處理前端問題，需從后端流程依次往前修改，將處于非常被動的局面。這就要求需加強與業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)商，使業(yè)務(wù)部門對SAP系統(tǒng)有比較清楚的認(rèn)知，不能隨意操作，同時需加強考核，在重要的業(yè)務(wù)流程中強化其可控制性和可管理性。

（三）對SAP系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用程度不夠

在ERP系統(tǒng)的使用過程中，有些企業(yè)完全照搬同行業(yè)的流程和經(jīng)驗，并沒有根據(jù)公司的實際情況進行量身定做，或者只是對系統(tǒng)功能進行簡單開發(fā)，如簡單把原企業(yè)存在的業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)換為ERP系統(tǒng)下的業(yè)務(wù)流程，未充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的集成優(yōu)勢。個性化的系統(tǒng)應(yīng)該從業(yè)務(wù)實際需求出發(fā)，不斷改造創(chuàng)新，以解決生產(chǎn)經(jīng)營中存在的問題，對各項業(yè)務(wù)進行合理管控。

（四）對SAP系統(tǒng)的主數(shù)據(jù)管理不規(guī)范

SAP系統(tǒng)中存在多項主數(shù)據(jù)信息，如總賬科目編碼、物料編碼、固定資產(chǎn)編碼、WBS編碼、供應(yīng)商及客戶編碼等，各項主數(shù)據(jù)應(yīng)事先設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。若編碼規(guī)則建設(shè)滯后，將直接導(dǎo)致各項主數(shù)據(jù)不規(guī)范、重復(fù)或不統(tǒng)一的問題，影響財務(wù)數(shù)據(jù)和會計核算的可靠性及準(zhǔn)確性。

三、SAP財務(wù)系統(tǒng)的問題解決對策

從上述情況可看出，SAP系統(tǒng)的財務(wù)信息化建設(shè)還存在一些問題，需采取對策進行加強。

（一）制定系統(tǒng)操作細(xì)則，加強業(yè)務(wù)過程管控

為保證財務(wù)管理業(yè)務(wù)順利進行，真正實現(xiàn)SAP系統(tǒng)高效運行，需制定SAP系統(tǒng)財務(wù)管理模塊操作細(xì)則，對各環(huán)節(jié)操作的注意事項及可能產(chǎn)生的后果采用圖文并茂的方式詳細(xì)列明，業(yè)務(wù)發(fā)生變化時，操作細(xì)則也進行相應(yīng)更新。要求各崗位人員嚴(yán)格按照ERP管理和操作規(guī)范處理財務(wù)業(yè)務(wù)，對不規(guī)范的業(yè)務(wù)進行必要調(diào)整。

某石化公司在操作細(xì)則中強調(diào)，為避免虛增發(fā)生額，必須使用紅字沖銷憑證；對于借款科目，要正確錄入借款合同號碼、利率、借款到期日等信息；為不影響下一個會計期間業(yè)務(wù)的正常處理，需在自然月的最后一天，打開下一個會計期間；如果資產(chǎn)同時也是設(shè)備，必須將工藝位號維護到資產(chǎn)主數(shù)據(jù)中，便于與設(shè)備管理模塊（PM）的設(shè)備主數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)；對信用額度超過容限的客戶，其后續(xù)新創(chuàng)建的銷售訂單或發(fā)貨單將被系統(tǒng)動態(tài)檢查并按照一定的條件進行鎖定，相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)向客戶催款或領(lǐng)導(dǎo)特批后，方可向客戶信用管理員申請釋放銷售訂單或發(fā)貨單。

為規(guī)范修理費工單核算，保證會計信息的準(zhǔn)確性，某石化公司財務(wù)部加強與業(yè)務(wù)部門的溝通，牽頭與設(shè)備中心、控制部和商務(wù)部業(yè)務(wù)主辦人員就修理費工單的結(jié)算流程進行了梳理，強調(diào)修理費結(jié)算和ERP處理按以下方式進行：設(shè)備中心在維修計劃管理環(huán)節(jié)，盡量按單元匯總同類維修項目，減少各單元零星工單的數(shù)量，并嚴(yán)格按照“一個工單對應(yīng)一份現(xiàn)場簽證單”的要求進行現(xiàn)場簽證，同時要求施工單位按照“一個工單對應(yīng)一份現(xiàn)場簽證單”的要求進行結(jié)算編制及報送；控制部在修理項目結(jié)算環(huán)節(jié)，對應(yīng)單項簽證單進行結(jié)算，并在提供商務(wù)部的結(jié)算匯總書中分列各單元各維修工單的結(jié)算金額；商務(wù)部在ERP根據(jù)對應(yīng)工單項目建立采購訂單，嚴(yán)格按照控制部提供的各單元結(jié)算金額輸入行項目金額；財務(wù)部在發(fā)票校驗環(huán)節(jié)認(rèn)真核對，做到各單元各維修工單入賬金額與結(jié)算一致。

（二）完善SAP系統(tǒng)在財務(wù)管理中的深化應(yīng)用

結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，對公司的各項業(yè)務(wù)進行梳理整合，對現(xiàn)有應(yīng)用方案進行優(yōu)化并調(diào)整配置。如確實由于標(biāo)準(zhǔn)報表格式無法滿足用戶需求或取數(shù)邏輯復(fù)雜等原因，需要用ABAP或BW等工具開發(fā)的，可依據(jù)企業(yè)必要的和明確的報表需求進行針對性的開發(fā)，從而使系統(tǒng)能夠適應(yīng)企業(yè)的財務(wù)管理。以某石化公司的實際應(yīng)用開發(fā)舉例如下：

1．使用金稅系統(tǒng)給客戶開具銷售業(yè)務(wù)的增值稅發(fā)票。在SAP系統(tǒng)中產(chǎn)生客戶銷售發(fā)票后，SAP系統(tǒng)傳遞開票信息到金稅系統(tǒng)，開票人員就可以在金稅系統(tǒng)開具金稅發(fā)票。同時，需要開發(fā)自定義報表核對SAP系統(tǒng)和金稅系統(tǒng)開具的發(fā)票金額和稅額。金稅系統(tǒng)的發(fā)票號碼、金額、稅額等信息會回傳到SAP系統(tǒng)，信息保存在一個自定義的報表中，可以利用此表進行SAP系統(tǒng)與金稅系統(tǒng)的對賬。

2．監(jiān)控采購合同的付款管理。公司大多數(shù)采購業(yè)務(wù)需與供應(yīng)商簽訂采購合同，根據(jù)合同創(chuàng)建采購訂單來完成采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部門需要監(jiān)控采購合同的付款情況。創(chuàng)建采購訂單時，在采購訂單中“您的參考”和“我方參考”輸入合同號碼，其中“您的參考”字段輸入合同的前12位；如果合同長度超出12位，12位以后的號碼輸入到“我方參考”字段。執(zhí)行采購訂單的審批流程后，在系統(tǒng)中進行收貨、發(fā)票校驗、付款等操作；在錄入預(yù)付款請求或預(yù)付款時，輸入采購訂單號碼和行號，在執(zhí)行預(yù)付款支付后，預(yù)付款就記錄在采購訂單的歷史記錄中；對采購合同發(fā)票付款的處理，與普通應(yīng)付賬款的付款清賬相同；然后開發(fā)采購合同付款記錄報表，報表取采購訂單的歷史記錄的預(yù)付款信息和發(fā)票信息，再追蹤發(fā)票的付款情況，就可以追蹤到整個合同的付款情況。

3．深化成本核算的管理。結(jié)合自身的生產(chǎn)特點和成本核算要求，有些費用不能直接歸集到具體成本中心，則暫時記賬至對應(yīng)公共成本中心，月底時統(tǒng)一以實際成本中心人數(shù)的比例分配結(jié)算。各公用工程部門按輔助生產(chǎn)成本中心歸集材料、人工、動力等輔助生產(chǎn)成本，提供的產(chǎn)品使用作業(yè)類型處理，一種產(chǎn)品對應(yīng)一個作業(yè)類型，因既要向直接生產(chǎn)裝置提供，也要相互之間提供，則按兩次進行分配，第一次在輔助生產(chǎn)部門間進行交互分配，統(tǒng)計相互提供作業(yè)的作業(yè)量，按固定作業(yè)價格計算后在輔助成本中心中進行分配；第二次將交互分配前歸集的成本加上交互分配轉(zhuǎn)入成本，減去轉(zhuǎn)出的成本，匯總計算出各輔助生產(chǎn)成本中心的總成本，然后根據(jù)各生產(chǎn)裝置所使用的公用工程的量分?jǐn)傊粮餮b置成本中心。由于煉油行業(yè)的特殊性，同一產(chǎn)品可能由多套裝置產(chǎn)出，采用N+1的成本核算方案設(shè)置生產(chǎn)訂單，利用成品油罐調(diào)和的投入與產(chǎn)出，同時承擔(dān)全廠平衡“1”虛擬訂單的作用，扣除計劃價半成品成本后，統(tǒng)一按照產(chǎn)品系數(shù)進行產(chǎn)成品的成本核算，最終實現(xiàn)不論在哪個裝置產(chǎn)出的同一產(chǎn)品單位成本是相同的。

（三）強化系統(tǒng)培訓(xùn)，搭建測試環(huán)境

SAP系統(tǒng)的高度集成化對財務(wù)人員的綜合素質(zhì)能力要求越來越高，財務(wù)人員不能僅熟悉財務(wù)業(yè)務(wù)，還需對公司的其他各項業(yè)務(wù)有一定程度的了解。對各項數(shù)據(jù)的判斷應(yīng)具有敏感性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)異常時能夠較快察覺；須設(shè)立財務(wù)信息關(guān)鍵用戶，負(fù)責(zé)財務(wù)信息化的管理及實施，對經(jīng)常出現(xiàn)的問題進行總結(jié)反饋，防止類似問題再次出現(xiàn)，并定期對操作人員進行針對性和層次性的培訓(xùn)及知識轉(zhuǎn)移，培訓(xùn)內(nèi)容包括針對不同模塊進行業(yè)務(wù)場景串講、后臺配置講解、系統(tǒng)多模塊的集成關(guān)系及非正常業(yè)務(wù)的處理方法等，可編制視頻課件，便于反復(fù)觀看。

操作人員不能僅僅停留在操作層面（如不明白對往來賬款的處理為何需要通過特別總賬標(biāo)識、記賬碼等將供應(yīng)商的記賬科目指向特別總賬科目，只能死記硬背），更需要熟悉系統(tǒng)集成流程及系統(tǒng)配置原理。另外，因操作用戶在正式系統(tǒng)中的權(quán)限較為有限，可搭建與正式系統(tǒng)極其相似的虛擬生產(chǎn)系統(tǒng)，以便對新功能及新業(yè)務(wù)流程進行測試與操作，進而減少新功能投用后可能產(chǎn)生的錯誤，提高系統(tǒng)運行效率。

四、結(jié)束語

SAP系統(tǒng)能夠充分調(diào)動企業(yè)各方面的資源，建立集成性的財務(wù)管理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息有機整合。共享業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息自動傳輸，對各項業(yè)務(wù)進行實時反饋，解決各部門信息流通不通暢、重復(fù)工作的問題，對提升企業(yè)的管理水平有著很大的促進作用。