全生命周期管理模式下儀器設備購置專項實施探析

蔡熾柳，鐘藝峰，董潤喜，蘇秋成

(中國科學院廣州能源研究所，廣東廣州 510640)

科學儀器設備是科學研究和科技發展的前提，先進科學儀器設備既是知識創新和技術創新的基礎，也是創新研究的內容和創新成果的重要體現，逐漸成為科研院所建設水平和科研實力的重要標志［1］。科研院所的科學儀器設備購置離不開國家部委的儀器設備專項資金支持。儀器設備購置專項是科技支撐體系條件建設的基礎保障，專項的實施從整體上提升了科研裝備水平，促進原始性科技創新成果產出；有利于國內大型儀器區域中心建設，加強科研院所的整體調控能力建設；推進專業化實驗平臺建設，促進了資源優化配置和儀器設備的共用共享［2-3］。

1 修購專項研究背景

目前，我國針對科學設備的專項有以下幾類［1］：財政部2006 年啟動的修購專項，用于購置科學儀器設備，修繕、改造、功能擴展和技術升級；科技部2016 年啟動的“十三五”儀器重點專項，主要以“需求為牽引，應用為導向”，形成“皮實耐用、功能健全”的國產科學儀器設備；國家基金委2011 年啟動的國家重大科研儀器設備研制專項，主要是針對關鍵部件/新原理儀器研制、重要科學前沿急需等基礎科學儀器；中國科學院2009 年啟動的科研裝備研制項目，主要針對提高科研裝備的自主創新能力，促進原始性科技創新成果產出；原國家質檢總局2006 年啟動的技改技裝專項，用于技術改造、升級。截至2019 年1 月，研究人員對科研儀器專項的研究主要聚焦在專項特點、項目資助類型分析、儀器類別等宏觀方面上，例如結合國家最新的政策和戰略需求，分析專項特點、背景意義等。另一方面，主要是設立專項的主管部門中央部委，側重分析項目管理機制、項目管理方法總結推廣。例如，研究人員從政策角度分析過去5年中我國科研儀器專項發展變化、管理措施及經費預決算管理、主管部門職能變化［4］，研究儀器技術創新體系、政策支撐、財政與民企結合投融資機制、儀器共享模式［5-7］，研究地方的項目管理經驗，如浙江省在建立科學儀器設備產業技術創新服務平臺的經驗［8］，遼寧省和湖北省的科研儀器項目監理經驗［9-10］等。從項目承擔單位的角度來介紹科研儀器專項實施的全過程管理經驗方面的文獻較少，僅有關于項目某一方面的管理研究，如于海嬋［11］關于大型科研儀器研制過程中基本特征研究，陳玉玲［12］關于科學儀器設備開發專項檔案管理方面研究和饒蕾等［13］關于儀器開發的相關要素研究等。

修購專項在2006 年成立時主要針對性支持35個部委所屬約230 家中央級科學事業單位，旨在改善這些單位的科研基礎條件，提供更好的科研條件支撐；2010 年，中國科學院經財政部同意整體納入了專項資金支持的范圍，為院屬單位的科研條件支撐建設提供的有力支持［3］，該專項也是目前支持中國科學院科學儀器設備建設力度最大的資金專項。以中國科學院廣州能源研究所為例，近年來，該所平均每年獲得修購專項支持資金約1 000 萬元，改變了缺乏購置科研儀器資金支持的被動局面，支撐了全所的科研工作。

本文從項目承擔單位科研儀器設備購置專項管理與實施的角度出發，圍繞修購專項的管理實踐體會，分析了科研院所如何從項目規劃、申報、評審、批復、招標、談判、實施、驗收和績效評估［14］等環節進行有效管理，為修購專項的全過程管理提供了的借鑒和參考。

2 修購專項全過程管理

修購專項申報是以專項規劃與年度計劃申報相結合方式進行［15］，2010 年編寫2011—2015 年5 年規劃，2012年根據實施情況對后3年（2013—2015年）規劃進行了調整，之后2015 年、2018 年分別編寫了3 年規劃。要求申報單位提前做好后面3 年的修購專項規劃，之后每年依據前期申報的3 年規劃內容編報年度計劃項目。總體流程如圖1 所示，本文重點介紹流程中主要環節，以對科學儀器設備的實施管理起到借鑒與參考作用。

圖1 修購專項的全過程管理

（1）規劃編寫和申報。修購專項采用3 年期規劃與年度計劃項目申報相結合的方式進行組織，因此，編制3 年期總規劃是工作重點和前提。只有編制好規劃，后期的每年項目申報才能有章可循。在編制3 年期總規劃時［16］，首先根據科研工作實際需要及學科發展方向需求，動員科研人員積極參與規劃編制，提出對儀器需求。然后在對擬購置科研儀器設備認真調研的基礎上，匯總材料并進行整合。最后根據單位科研總體發展規劃，提出公用平臺、專業平臺總體建設思路，編寫規劃材料。規劃以平臺建設為主，非簡單羅列各種設備，應形成支撐學科發展的體系，內容涵蓋平臺申報理由（含對單位現有設備資源的分析）、建設目標、建設內容；設備要求為定型的、商品化的科研儀器設備，非研制設備，并詳細說明設備購置理由、用途、服務科研方向、選型、經費等信息。年度計劃申報時將一個平臺作為一個項目申報。在修購工作小組、科研人員、科技管理部門通力協作下，擬寫規劃初稿，多輪征求科研人員意見和討論，提交研究所學術委員會進行論證和征求意見［17］，根據意見進行完善和調整。

（2）儀器市場調研。做好儀器市場調研工作是成功購置儀器設備的關鍵，因此，在制定規劃和年度計劃項目申報前，科研人員與所內儀器專家共同對擬購置儀器設備進行前期市場調研。根據來自不同研究團隊的科研人員提出的需求，同時綜合考慮單位科研發展方向，擬寫出儀器設備購置需求，了解市場相關儀器設備情況，確定擬調研的儀器功能和關鍵技術指標。調研前，多向相關使用單位了解同類產品性能、價格和使用情況；調研時,盡量避開各種代理公司，直接和儀器廠家接觸咨詢，獲得購置儀器設備最直接、最優惠的價格和最新信息。一般擬購置儀器設備選擇3～4 家主要廠家進行調研報價。在調研過程中，注重國產儀器設備，綜合考慮購買成本、運維成本、技術支持可靠性、廠家供貨審批流程等因素，優選性價比高和可靠性強的儀器設備。

（3）項目申報。項目申報書是項目評審和立項的依據，必須與規劃內容一致（項目名稱、儀器設備名稱、擬購置臺數、項目申報金額），因此，申報單位要高度重視，組織相關人員從內容上、形式上精心編寫。項目申報內容［18］如下：儀器購置理由、需求分析、主要內容、總體目標、預算說明等，要逐條表述，不可缺失；對于購置理由和需求分析，要具體、充分，闡明單位對儀器需求緊迫性時，闡明申請儀器設備與科研發展的實際需求情況，最好與在執行國家重大任務緊密結合；同時，要詳細說明所購置儀器必要性，不能通過共享解決測試需求的說明，大型儀器在本地區具有唯一性、特殊性或測試需求飽滿程度，避免因儀器重復購置造成的資源浪費。申報書中的每臺儀器，需要深入調研市場和同類儀器設備在其他單位使用情況，進口儀器盡量找廠家，與廠家溝通爭取更多優惠使得報價更加真實，避免評審流程中被大幅度核減經費，儀器名稱要準確，避免對儀器的誤解、影響后期該儀器交貨和驗收［19］。

儀器的專家論證意見非常重要，主要從以下幾個方面闡述：明確本地區該產品的唯一性、特殊性或測試需求飽滿程度；結合申報單位科研需求闡述其必要性；申請理由和原因。專家意見應該明確采購該儀器的必要性和意義（儀器與申購單位相關學科發展和承擔科研任務相符性），申購單位現有同類儀器情況，所在地區同類儀器保有及利用情況，若申購單位或同地區有同類產品，專家意見應該詳細描述擬購置儀器的特殊性（如技術指標、功能等）或該類儀器測試需求飽滿程度等，安裝條件和技術支撐隊伍情況，制定的開放共享方案情況，預算合理性。單價200 萬元以上的儀器，除有專家論證意見外，還需準備好大型科研儀器設備查重評議。

（4）項目實施方案［20］。在經過項目申報、財政部評審后，獲得批復立項的項目將按照批復的項目金額填寫預算，根據批復經費預算額，進一步調研。確定每個關鍵技術指標，制定可行的實施方案，實施方案中儀器參數需與申報批復的一致。實施方案和后續招標文件中的儀器名稱一致，招標文件須包括實施方案中所列技術指標，實施方案將是項目結題時的驗收依據。

（5）儀器設備招標。招標公司的選擇至關重要，選擇有資質、業界口碑好、同類項目招標經驗豐富的招標公司，可以為采購單位起到把關作用，能買到價格合理、性能符合要求的儀器。招標文件的編制是采購目標儀器設備的一個關鍵環節。招標文件應包括技術、商務兩大部分的內容，其中商務部分由招標公司負責編寫，技術部分則需由需求部門基于項目實施方案針對所要采購的儀器、設備進行編寫。一般情況，由儀器需求部門牽頭落實招標文件中關于儀器設備的技術參數編寫（滿足實施方案中所列技術指標），然后匯總到采購主管部門資產處對招標文件的規范性和合理性進行審核，最終使招標文件合規，又能符合實際需求。

技術標書編寫注意事項如下：

1）在前期市場調查的基礎上，綜合生產廠家提供的技術指標和所采購儀器設備的實際需要，并根據采購經費預算編寫技術標書，是否能用最低的價格采購到理想的儀器設備，編寫技術標書是關鍵的一步。

2）好的技術標書應引入競爭機制，吸引眾多的投標人參加競爭。因此，技術標書絕對不能完全按意向廠家提供的信息照抄技術指標，這樣勢必使該廠家明白是“某產品”，而抬高報價，而其他廠家也明白是“某產品”而不來投標，造成缺乏競爭性的 “獨標”和招標的失敗。

3）技術標書不允許出現生產廠家的型號或特殊的標志，否則其他廠家就無法來投標，屬違規技術標書。

4）技術標書對儀器、設備的技術性能除做定性的描述之外，必須做出定量的限定和給出具體的量值指標，否則在評標時無法準確地衡量。

5）根據規定，投標文件不滿足招標文件技術標書中主要指標，應予廢標。因此在技術標書中核心技術指標的條目可加*號標注，加*號的條目不宜過多，非排他性，屬于體現儀器檔次各主要廠家可實現的，注重儀器功能而非采取那種技術方案；對于重要指標，可加#標注，評標時權重加大。另外，投標文件技術標書中一般指標超出允許偏離最大范圍或最高項數的，應予廢標。因此，在技術標書中的一般指標條件目量值應適當且準確。

6）采購簽約。根據公開招標的結果，研究所和中標供應商應在一個月內簽訂采購合同，對照招標公告和中標廠家投標文件，合同重點把握儀器的配置和技術參數。若采購儀器設備是進口產品，最好寫明中標成交當天外幣成交價、外幣兌換人民幣的匯率，折算為人民幣價準確數，明確標書的最高限價，最后總成交價不得超過此限價，避免后期因類似“貿易戰”導致的匯率較大波動而無法進行交易。

一家好的外貿代理公司，除了能進行正常的外貿代理工作外，還能幫助采購單位聯系地方各個主管部門、如海關、商務局、機電辦等，協助完成進口免稅辦理、海關入關、商檢手續完成等，為采購單位節約大量人力、物力，避免走彎路，提高工作效率。基于簽訂的采購合同，資產處委托相關外貿代理公司代理進口，簽訂代理協議，委托其簽訂外貿合同辦理進口，免稅相關手續。待儀器到貨后，進行安裝調試。待調試通過后，由資產處、科技處、財務處、技術專家組成專家組對該儀器進行研究所技術驗收。

7）付款。財務處根據簽署的采購合同和外貿合同，向外貿代理公司支付項目款。外貿代理公司向供應商付款方式一般采取不可逆轉的信用證，確保資金安全。根據合同付款條款，分次支付儀器貨款。一般在儀器裝箱發貨、到貨和技術驗收后，外貿代理公司分別向供應商支付該儀器設備的對應款項。

8）到貨。儀器到貨后按貨運清單進行到貨驗收，確認儀器包裝或箱子件數齊全，完好無損。

根據儀器的特點，研究所對即將到位的儀器放置進行規劃。在詳細了解儀器安裝和使用條件的前提下，儀器使用部門對實驗室進行布置裝修，做好配套設施（水氣電、排放、空調、抽濕、實驗臺等）準備，對于地線有特別要求的儀器專門找人跟進儀器的電路和地線安裝。

9）安裝。儀器開始安裝前，管理職能部門、儀器使用部門、儀器安裝人員一起按照合同清單現場開箱進行儀器配件清點，確保儀器的配置齊全。儀器使用部門為儀器配置專人進行儀器運維管理，儀器管理員協助安裝工程師完成儀器安裝，同時確保儀器的安裝環境（水氣電、排放、空調、抽濕、實驗臺等）完全滿足儀器的運維要求。

10）調試。儀器安裝完畢后，儀器安裝工程師對儀器管理員進行操作培訓，儀器管理員協助工程師進行儀器調試和相關測試，儀器管理部門和儀器使用部門對照技術合同進行儀器功能指標的逐項驗證。安裝調試后，當場向廠家或代理商要安裝調試報告等各種儀器資料，統一留存。

11）研究所技術驗收。儀器設備全部調試完畢投入正常使用后，儀器使用部門按照要求填寫大型儀器驗收表，準備相關技術資料，對各項技術指標有數據作為證明。資產處組織儀器設備驗收小組對儀器進行技術驗收，對照技術協議的指標逐項核對驗收，評估所內使用情況，審核采購程序、技術檔案。

對于50 萬元以上的儀器，驗收小組由資產處、科技處、財務處、儀器管理部門和技術專家組成，其中技術專家不少于3 名。單價小于50 萬元的儀器直接填寫研究所儀器設備和材料驗收報告；單價超過50 萬元的儀器還需填寫大型儀器驗收報告，單價超過50 萬同時還邀請至少一名所外技術專家參加驗收。

12）歸檔。在項目執行過程中，儀器使用部門對執行中產生的文件進行規范收集。對于每臺儀器，按照歸檔要求，收集每臺儀器的商務和技術資料，形成較為完整的檔案。技術檔案包括設計方案、圖紙、技術說明、軟件文檔、操作說明等。商務和財務檔案包括采購報告、采購文件、代理協議、技術協議、進口免稅及報關文件、技術驗收文件、財務文件及憑證等。對修購項目檔案的整理，按照整體項目管理的整體檔案（項目申報書、中介評審意見、項目批復文件、實施方案、進口產品批復、變更采購方式申報及批復文件、單位修購工作組會議紀要、驗收相關文件等）和每臺儀器分別建立一套檔案的原則進行，確保管理資料和儀器資料的完整性。

13）中科院組織項目驗收。在準備項目驗收材料的過程中，項目負責人認真按照修購專項管理的要求，填寫“中國科學院科學事業單位修繕購置專項資金儀器設備項目驗收表”，編寫項目驗收工作報告。對照中科院里對修購項目驗收資料的要求，對管理檔案和儀器檔案逐條對照，保障驗收資料的規范和齊備。研究所修購工作組召開工作組會議，對項目的驗收材料進行檢查，在所內進行了初步驗收，確保達到了院里對驗收的要求。按照中國科學院要求上報驗收材料并組織開驗收會。

3 體會與思考

（1）加強組織領導，抓好統籌協調。根據《中國科學院修繕購置專項資金管理實施細則》（科發計字〔2011〕28 號），為扎實推進研究所修購專項工作，研究所發文成立中國科學院廣州能源研究所修購專項工作組，負責研究所修購專項工作的指導、監督和檢查，小組明確了人員及職責分工。成立主管所領導牽頭的修購工作組，小組成員包括：所領導、科技處、資產處、財務處、儀器管理部門等，部門之間通力協作為項目的順利實施提供有力保障。

（2）建立健全制度，規范過程管理。為了保障修購項目的順利實施，研究所專門建立了《修購工作組工作制度》和《修繕購置項目實施細則》，對修購項目實施過程中人員及部門分工、規劃編寫申報、年度計劃項目組織申報、項目實施、驗收及績效考評監督檢查等作了詳細規定。

修購工作小組負責組織實施修購項目的各項工作，在實施關鍵時間節點召開工作組會議，檢查修購工作的計劃和進度，要求資產處、財務處、儀器管理部門等部門全程參與和指導項目實施，紀委派專員監督實施過程，查找工作中的問題，推進項目的進展；驗收階段主要是查看項目檔案和儀器檔案，了解儀器的購買過程和使用狀況，現場查看儀器運行狀況，確保驗收階段各項工作的順利進行。項目資金管理嚴格按照《中國科學院修繕購置專項資金管理實施細則》規定，做到專款專用；項目實施過程嚴格按照研究所的《財務報銷管理辦法》《資產管理制度》實施，并以按照所《檔案歸檔管理制度》進行項目建檔歸檔，儀器的日常管理參照《研究所大型儀器管理辦法》進行。

（3）建立共享機制，開展對外服務。按照“資源整合、開放共享、提高使用效率”原則，建立儀器共享機制［21］，實現開放共享。購置的儀器全部納入中科院儀器設備共享管理平臺，由研究所統一運行管理，所內外用戶均可通過儀器共享網看到儀器的信息，并進行儀器預約和測試。為保障儀器的良好運轉，儀器管理部門設專人對儀器進行運行維護。共享工作的有效開展離不開激勵機制，僅僅靠行政約束，無法有效提升設備管理員的積極性，即使實現了開放共享，也是形式上的共享［22］。因此，研究所為鼓勵真正開展儀器共享，建立相應的人員激勵政策，制定了分析測試費一定比例的分配制度，讓儀器維護支撐人員切切實實能得到實在的好處，切實體會到多付出勞動能得到相應的回報。另外，在儀器技術支撐人員的職稱評審加入開放共享成績考核指標，有效提高了積極性。對于利用率高、共享率高、支撐科研工作成績突出的儀器部門給予運行補貼，并在后續儀器設備申請購置方面給予優先權。

（4）開展績效評估［23］，促進管理提升。為充分發揮儀器設備的使用效益，提高儀器設備的完好率和利用率，研究所每年按照中科院開展大型儀器設備的績效評估，主要考察儀器設備開機效率、管理制度、設備管理情況、設備運行情況、操作人員是否到位、科研成果等內容。研究所積極探索大型儀器設備績效評估的新模式，通過績效評估實現儀器設備高效使用。2017 年，研究所啟動了大型儀器設備監控平臺的建設，通過實時監控儀器的環境溫度、濕度以及使用時間等數據，分析大型儀器設備的使用效益。

4 結論

近年來，修購專項改善了基礎設施和科研條件，提高了科研創新的能力，使單位承擔國家重大科研項目的能力顯著提升，在國家重大專項、科研研發方面起到了有力的支撐作用。隨著專項資金投入的逐漸增加，項目承擔單位如何加強對該專項的全生命周期管理，提高項目命中率和經費使用效益，是一個重要的議題。目前，大多數文獻調研表明，大多數關于儀器專項的管理總結研究都是關于宏觀的管理機制、方法意義之類，對關于項目承擔單位如何做好項目的全生命周期管理文獻較少。因此，在此背景下提出本文具有重要的意義和參考借鑒。本文從項目承擔單位角度出發，總結了從規劃編制到項目驗收中各個環節的經驗和注意事項，并提出實施好修購專項的建議，形成系統的一套修購專項資料供參考。