淺談檔案管理工作在旅游業發展中的作用

田洪英

摘要：隨著時代不斷發展和進步，人們生活質量不斷提高，第三產業中旅游行業也漸漸迎來了春天。隨著時間的推移，旅游景點以及地區產生了大量旅游檔案，其中大致包含了地區旅游行業建設總體過程。旅游檔案的管理工作對于當地旅游行業發展有重大意義，本文以檔案管理工作出發，分析旅游檔案作用及意義、現存的問題、檔案管理必要性以及具體應對措施等方面，期望檔案管理工作能夠為當地旅游行業發展提供重要后勤保障。

關鍵詞：檔案管理;旅游行業;作用分析;問題對策

檔案是直接形成的歷史記錄，直接形成說明了檔案繼承了文件的原始性，歷史記錄說明了檔案在繼承原始性同時還繼承了文件的記錄性，是對歷史事件重要記錄文件，能夠真實反映歷史。不單單是作為記錄文件，也是上層領導者決策過程中重要憑靠，還是基礎設備建設中的依據資料，也是所有工作開展的重要憑據。二十一世紀的今天，旅游成為越來越多人消遣方式，在旅游行業大力發展的情況下，旅游業檔案也需要做到科學、規范、有序管理，能夠最大程度反映當地旅游業發展現狀以及收獲。大力開發利用旅游檔案，除了可以使旅游資源歷史文化性增加，還能提高地方景區知名度，同時為上層決策者提供了重要以往發展經驗資料整合，為地區及景區旅游行業發展奠定了基礎。

一、旅游檔案概述

地區以及景區在發展過程中，開展了一系列活動以及其本身歷史文化背景下，產生了大量真實性文件，這就是旅游檔案大致內容，旅游檔案不僅反映了當地旅游行業發展進程，還全面記錄了經營者管理景區的全部內容。旅游檔案在企業中具有特別的意義，能夠有效提高企業管理水平，在涉及維權等法律問題上具有重要參考價值。除此之外，在修護景區景觀、豐富旅游資源也有很大幫助。旅游檔案是通過具體文件、圖表、CD等多類載體原始性記錄文件進行收集及歸檔，以此保證旅游檔案管理工作能夠正常開展，也為旅游行業提供其特殊服務，推動旅游企業發展。

二、旅游檔案作用以及意義

（一）真實反映地方旅游業發展過程

旅游企業以及地區在景區景點的規劃過程、設計理念、施工過程、景點地名確認以及變動過幾次、景區擴建、景區管理人員變動都形成記錄，經過文件收集和歸檔整合成旅游檔案。旅游行業及景區的真實發展過程都涵蓋其中，檔案能夠為旅游行業活動規劃以及發展路線提供方向。

（二）解決糾紛，維護各方合法權益

旅游檔案中含有當地景區景點的安全事故等旅游糾紛，在景區發生事故之后，能夠快速依靠歷史文件記錄，快速解決糾紛，為各方經濟利益起到了合理的維護。除此之外，糾紛記錄也是對應管理部門和執法部門依據的重要組成部分，也為景區景點評星級提供幫助。

（三）豐富旅游業文化內容

每個旅游景區都其特色的旅游業文化，是地區特色、民俗風俗、企業文化等綜合因素下產生的。只有在做好旅游檔案管理工作之后，才能在完善旅游文化時杜絕出現臨時找、臨時想、臨時編等現象發生。將旅游行業要求及當地居民大眾價值理念、規范制度等進行合理的補充和優化，當地基本旅游文化也就隨之誕生了。在此基礎上結合當地特色民俗風俗及重大歷史事件進行資源整合，能夠有效地豐富當地旅游業文化。

（四）景區景點宣傳的資料庫

景區景點在需要宣傳之時，能夠快速從檔案庫中調取出，能夠節約大量的時間和精力。旅游檔案的出現，減少了臨時找文件現象發生，提高了工作效率，宣傳工作能夠依據歷史材料真實性開展一系列活動，從而有效推動旅游行業發展。

三、旅游檔案管理工作的必要性

（一）數字化旅游模式構建的基礎內容

隨著時代的進步，信息科學技術在旅游產業的應用主要表現在數字化旅游模式的建立，具體來說就是將旅游行業的所有信息轉化成數字化的內容，建立一個統一的系統網絡，能夠給旅游行業的雙方都提供有效及時的所有信息，使得旅游行業的供需達到一個平衡狀態，為旅游行業的可持續發展提供幫助，也為人民旅游景點選擇上有了更多的透明公開信息。

（二）旅游行業管理的規范

旅游行業管理本身就是一個開展難度較大的工作，由于旅游檔案管理工作的混亂，也給旅游業管理增加了難度。做好旅游檔案管理工作，能夠為旅游業提供必要的信息資源，使得旅游行業的管理提供便捷，有效提高管理人員以及工作人員的工作素養，提高服務質量，使得旅游行業顯示規范化管理。

（三）旅游文化品位的提高

有針對性收集歸檔景區景點的文物資源文件、當地優秀歷史事件文件、當地有歷史依據的文獻等。根據所有檔案的收集，進行合理的資源整合，根據當地歷史事件或者歷史人物，進行特色的宣傳，有效提高了旅游行業文化品位。因此，旅游檔案管理工作顯得十分重要，提高了旅游文化，景區景點核心競爭力自然而然就上去了，當地旅游產業也有可能迎來新的發展。

（四）旅游業良性發展

旅游行業涉及部門廣，帶動經濟發展性強，所以旅游業行政部門以及旅游企業各部分和市場的各行各業之間盡量保持協調一致，對于旅游行業的經濟發展有良好幫助。各部門的協調工作就離不開檔案的共享，只有加強檔案管理工作，才能使檔案共享環節做到完美，能夠有效實現旅游行業良性發展。

四、旅游檔案管理工作依然存在的問題

國家政策、地方引導、企業宣傳等大力發展旅游行業，打造一條健康的產業鏈，旅游行業帶來越來越多的收益。但是隨著旅游行業的不斷發展，旅游檔案管理工作中還是存在著一些問題，阻礙了旅游行業發展。

（一）檔案收集保護中意識薄弱

由于我國旅游行業發展時間不長，導致了旅游檔案管理工作中對于檔案收集和保護工作意識不強，檔案管理人員綜合不高。以至于在實際檔案收集、歸檔、保存環節不夠重視自身工作內容，容易出現材料收集以及檔案保護階段過程中缺失現象。

（二）旅游檔案類別不夠專業

由于目前旅游檔案管理不具備專業的檔案分類，導致在檔案管理工作中，檔案歸類、鑒別等工作都存在著很大的困擾。出現了文件錯歸類、不過類、歸檔效率低等問題。

（三）旅游檔案網站缺乏

由于現代化旅游檔案收集歸檔工作大多是通過信息化處理完成，一旦電腦損壞或者硬盤丟失，旅游檔案文件將很難找回，缺乏了一個專業平臺，可以供旅游檔案保存以及從業人員交流溝通的門戶網站。

五、旅游檔案管理的應對措施

（一）增強檔案管理意識

增強旅游檔案管理從業人員的意識，能夠有效增加檔案管理中收集和歸檔意識。定期對于工作人員進行培訓，要讓他們明白旅游檔案在旅游業中的作用及從事檔案管理工作的重要性。建立檔案管理檢查小組，對檔案管理中存在收集歸檔問題進行針對性處理。

（二）明確旅游檔案范圍

旅游檔案范圍的確定有利于旅游檔案的歸類，從上文我們可以將旅游檔案大致分為以下幾個內容：（1）國家或者當地旅游政策以及行政管理中產生的檔案。（2）旅游景點建造過程或者擴建的檔案。（3）旅游景區景點宣傳檔案。（4）導游以及旅行社檔案。（5）景區的餐廳檔案。（6）景區景點安全事故檔案包括投訴事件。（7）景區商品檔案。（8）接待重要領導人檔案。（9）景區名人檔案，包含了名人在景區中題字、作畫等。（10）景區交通檔案。

（三）旅游門戶網站建設

利用現代化技術，建立一個健全的旅游行業門戶網站，其功能包含了;文件保存、人員交流、旅游論壇、優秀景區展示、景區評分等，不但可以方便旅游檔案保存工作，還能增加旅游從業人員的交流，同時還能提供優秀景區景點及其評分給到瀏覽的人們。

六、結語

總而言之，旅游行業欣欣向榮的發展今天，應當大力重視檔案管理工作，只有在做好旅游檔案管理工作的同時，才能給旅游行業帶來最大的服務，也為旅游產業經濟發展。

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