高校檔案數(shù)字化管理

孫勇

【摘? 要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為人民群眾的生產(chǎn)生活帶來了極大的便利。在高校管理工作之中，傳統(tǒng)的檔案儲存方式一般通過紙質(zhì)的載體進(jìn)行保存，隨著高校學(xué)生人數(shù)的增加，檔案會出現(xiàn)占用空間大、保存時間不長、查找麻煩等問題，這與社會發(fā)展水平的提高不相協(xié)調(diào)。為此將信息技術(shù)融入進(jìn)檔案管理之中，促進(jìn)高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的規(guī)范化、效率化。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);高校;檔案數(shù)字化管理

引言

在高等學(xué)校檔案管理中融入數(shù)字化技術(shù)，是社會高速發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字化技術(shù)具有資源共享性、即時性和查找快速性的特點，這為高校檔案的管理提高了便利性，促進(jìn)了檔案資源共享、檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，從而提高高校的工作效率。本文對高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢進(jìn)行分析，提供高校檔案數(shù)字化管理的策略。

1.高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.1檔案數(shù)字化存儲環(huán)境更加優(yōu)化

傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)版為載體，體積大，占地較廣，存儲的時間也不長。在對檔案進(jìn)行查看和歸檔整理時，因為數(shù)量太多，需要耗費大量的人力和精力。將數(shù)字信息技術(shù)運用在檔案管理上，可以構(gòu)建電子檔案存儲系統(tǒng)，采取實名制的錄入方式，將每個人的檔案進(jìn)行系統(tǒng)存儲。這種數(shù)字化存儲方式可以解決傳統(tǒng)檔案存儲的弊端，大量的信息只需要占據(jù)一部分的磁盤或者優(yōu)盤，存儲空間變小。加上磁盤的使用環(huán)境要求較低，可以節(jié)省檔案存儲的成本，增加檔案存儲的時間。與傳統(tǒng)檔案存儲模式相比，檔案的數(shù)字化管理更加符合現(xiàn)代數(shù)字化社會的特點。

1.2檔案查詢和使用更加便捷

傳統(tǒng)的檔案查詢和使用需要管理人員進(jìn)行查詢，手續(xù)復(fù)雜，在無數(shù)的檔案庫里進(jìn)行一個個的篩選，這個過程中，需要耗費管理人員大量的人力與精力，耽誤檔案使用者的寶貴時間，工作效率比較低。數(shù)字化的檔案管理模式，可以將檔案資料進(jìn)行科學(xué)儲存，每一條電子檔案存儲信息備注詳細(xì)，使用之時，只需要在搜索引擎之中輸入使用者自身的姓名、姓名和年月日，即可找到對應(yīng)的檔案資料已經(jīng)存檔位置，管理人員只需要根據(jù)位置指示進(jìn)行尋找。這種搜索方式極大的縮短了查找時間，提高了檔案資源的利用效率與檔案查找的工作效率。

1.3檔案信息的保存更加安全

高校檔案具有一定的保密性，如果發(fā)生信息泄露，不僅影響個人的隱私，還會影響社會的穩(wěn)定。采取數(shù)字化檔案管理模式不僅能夠保證工作效率的穩(wěn)步提升，還可以對檔案信息進(jìn)行加密，是信息安全得到有效的保障。數(shù)字化檔案管理方式可以采用加密的方式進(jìn)行存儲，如指紋、密碼等措施，都可以有效地保證檔案信息的安全。

2.高校檔案數(shù)字化管理策略

2.1建立新型的檔案管理信息系統(tǒng)，完善檔案的數(shù)字化管理制度

為了保證高校檔案管理符合現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步水平，需要提升對高校檔案的數(shù)字化管理建設(shè)，完善數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息管理的規(guī)范性，從而提高檔案管理的效率。在高校的職工考核標(biāo)準(zhǔn)中，融入檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容，提高高校檔案管理工作者的檔案管理數(shù)字化建設(shè)重視程度，將管理制度責(zé)任具體到個人身上，增加他們的檔案管理責(zé)任意識，同時將檔案數(shù)字化管理建設(shè)與高校人員的評職評優(yōu)相聯(lián)系，還能夠提高人員的積極性，激發(fā)工作熱情，推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)的更優(yōu)發(fā)展。

2.2加大投入力度，增加檔案數(shù)字化建設(shè)的設(shè)備先進(jìn)性

高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的核心便是采用數(shù)字化的存儲和管理模式。在這種數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要諸多先進(jìn)的計算機(jī)、系統(tǒng)檢索工具與存儲磁盤等內(nèi)容以保證檔案管理數(shù)字化高水平模式，以保障檔案存儲和管理使用的環(huán)境最優(yōu)化。這些硬件設(shè)備的建設(shè)都需要大量的資金投入。對于檔案管理的監(jiān)控設(shè)備同樣不容忽視，保證全天二十四小時的實時監(jiān)控，以保證檔案管理的安全性。另一方面，學(xué)校要加強(qiáng)與企業(yè)的聯(lián)合，在學(xué)生畢業(yè)，比如工作崗位之后，無需拿著紙質(zhì)版的檔案四處奔波，只需要在檔案管理中，輸入企業(yè)的名稱，便能夠?qū)W(xué)生的在校檔案轉(zhuǎn)入到企業(yè)檔案庫之中。此項舉動一是節(jié)省時間，二是能夠預(yù)防當(dāng)今社會頻繁發(fā)生的文憑造假現(xiàn)象，進(jìn)一步促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與發(fā)展。

2.3提高工作人員的管理技術(shù)水平

在高校檔案的數(shù)字化管理建設(shè)之中，需要引進(jìn)諸多的先進(jìn)技術(shù)與先進(jìn)設(shè)備，保證管理模式的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。這也就要求檔案管理人員的整體素質(zhì)需要進(jìn)行提高，以滿足數(shù)字化檔案管理的高水平要求。首先，要派遣專門的工作人員進(jìn)行負(fù)責(zé);其次，極強(qiáng)對檔案管理人員的技能和知識培訓(xùn)，保證工作人員能夠熟練的掌握計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以滿足檔案日常存儲與使用的需求;然后，還要加強(qiáng)工作人員的管理技巧和安全意識培訓(xùn)。日常的維護(hù)管理檢測都需要大量的精力和時間，這需要工作人員具有一定的創(chuàng)新意識，保證檔案管理工作的效率與質(zhì)量。檔案設(shè)計諸多保密內(nèi)容，增加管理人員的安全意識，可以保證高校人員的隱私信息和機(jī)密處于安全的空間之內(nèi)，促進(jìn)單位與社會的和諧穩(wěn)定。

2.4擴(kuò)大高校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與應(yīng)用范圍

數(shù)據(jù)庫是高校數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，但是在當(dāng)前信息社會快速發(fā)展的時代，檔案管理工作者的眼光不能夠僅僅放在高校的數(shù)據(jù)庫建設(shè)之中，而是要放眼到整個社會，因為學(xué)生不會長期在校生活，他們最終會走向各個工作崗位。為此在高校檔案數(shù)據(jù)庫建立過程中，工作人員除了要確保學(xué)校各個部門之間的檔案傳遞渠道之外，還要加強(qiáng)學(xué)校和各個企業(yè)的檔案傳遞渠道。首先，學(xué)校要對現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行擴(kuò)容，保證校園數(shù)據(jù)庫能夠容納更多的學(xué)生信息。其次，在新生入學(xué)之初，便要建立數(shù)字化的學(xué)籍檔案，并將學(xué)生在校的表現(xiàn)，如獲獎情況、學(xué)業(yè)完成度、違規(guī)違紀(jì)的處罰等一系列內(nèi)容記錄在內(nèi)，以此來給予學(xué)生全面化的評價，讓學(xué)生重視自己的行為，這對于學(xué)生良好的道德品質(zhì)形成有著一定的幫助。最后就是突出學(xué)校的辦學(xué)特色，創(chuàng)立相應(yīng)的專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫，讓用人企業(yè)單位能夠在人才數(shù)據(jù)庫之中找到符合企業(yè)要求的專業(yè)性人才。

3.結(jié)束語

信息技術(shù)的快速發(fā)展能夠在各方面提高人民群眾的工作和生活質(zhì)量。將信息技術(shù)融入在高校檔案的管理之中，能夠保證檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)中，增加檔案信息存儲和使用環(huán)境的優(yōu)化;同時還要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)先進(jìn)水平，以適應(yīng)先進(jìn)技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，從而促進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的發(fā)展。

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