提高辦公室文秘工作質量的策略

張琦

【摘? 要】辦公室工作具有瑣碎、繁雜的特點，在企業中發揮著重要的樞紐作用。秘書工作作為辦公室工作中重要的組成部分，在很大程度上影響著辦公室整體工作的質量和效率。因此，文秘人員需要盡可能提高工作質量，更好地發揮自身職能，從而推動辦公室整體工作水平的提升。論文主要對提高辦公室文秘工作質量的策略進行了分析探討。

【Abstract】Office work has the characteristics of trivial and complicated， and plays an important pivotal role in the enterprise. As the important part of office work， secretary work affects the quality and efficiency of the whole office work to a great extent. Therefore， secretaries need to improve the work quality as much as possible， and better play their own functions， so as to promote the overall level of office work. This paper mainly analyzes and discusses the strategies for improving the quality of office secretarial work.

【關鍵詞】辦公室文秘;工作;質量;獎懲制度

【Keywords】office secretary; work; quality; reward and punishment system

【中圖分類號】C931.46? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）03-0094-02

1 引言

在諸多的企業、機構當中，辦公室需要承擔種類多、數量大的工作，所以通常辦公室處在整個企業或機構的中心地位。在辦公室開展工作的過程中，其不僅需要對相應的規則制度進行遵守，還需要聽從上級的命令與要求，以及對下層工作人員的各方面情況進行深入了解。若辦公室工作人員于政府、企業內部擔任事務處理工作，其還需要具有優秀的調節能力以及溝通能力，因此，要求文秘工作人員有效保障自身工作的質量，以促使企業、單位能夠持續處于穩定的運行和發展的狀態。

2 辦公室文秘工作質量提升的重要性及原則

2.1 辦公室文秘工作質量提升的重要性

在一家企業之中，辦公室通常是集管理工作和行政工作為一體的主要場所，其主要承擔各項行政管理工作，不僅需要及時向上級對各項工作的開展情況進行清晰匯報，還需及時向下級明確傳達上級的命令和任務，同時，必須對每一個細節進行有效處理。除此之外，辦公室不僅需要對企業內部的各項工作以及各方面工作人員之間的關聯性進行有效協調，還需要對外進行經濟交易以及相應的溝通工作。由此可見，辦公室文秘工作人員的工作質量能夠對企業內部的管理水平產生直接影響，所以需要企業增加對文秘工作的重視，并采取相應的措施促使其工作質量不斷得到提升[1]。

2.2 辦公室文秘工作質量提升的原則

在企業及政府之中文秘工作十分重要，所以要求文秘工作人員能夠對所在單位的工作原則進行嚴格遵守。通常情況下，工作原則包括以下三點：第一，對上級的命令進行嚴格執行，對上下級之間良好的溝通進行維持，同時，能夠對上下級之間的關系進行有效協調，以保障企業的運營工作有序進行;第二，積極提升自身的職業能力以及職業素養，根據辦公室工作開展的實際情況，對工作任務進行相應安排，以促使辦公室工作的質量和效率得到提升;第三，對職業道德進行嚴格遵守，在面對復雜繁重的工作時，能夠持續保持認真耐心的工作態度，并嚴格按照相關規定開展工作。

3 辦公室文秘工作人員應具備的專業素養

3.1 嚴格遵守公司制度

作為一名辦公室文秘工作人員，應該對公司內部的各方面制度進行嚴格遵守，即最基本的職業道德。雖然文秘工作復雜、繁重，但是要求文秘工作人員不可遲到或早退，甚至需要盡可能地提前到達辦公室，以對自己當天的工作進行科學規劃，從而保障工作質量和工作效率[2]。

若文秘工作人員經常在臨近上班的時間匆忙趕到辦公室，甚至存在遲到的情況，此時領導可能已經對工作任務布置完畢，文秘工作人員極易在工作時出現手忙腳亂的情況，同時，在工作中出現失誤的可能性也大幅度提升。另外，文秘工作人員還應對工作間隙瑣碎的時間進行充分利用，可以及時對文件資料進行整理和分類等。

3.2 堅持以大局為重

文秘工作人員在開展工作的過程中，應堅持將公司的利益作為重點，并堅持以大局為重，開展工作的過程中對任何事務進行處理，均應從公司的角度出發進行考慮。所以需要文秘工作人員不僅能夠承受較大的工作壓力，還能夠合理處理委屈和挫折情緒，保障自身具有良好的心理素質，堅決不可出現假公濟私的情況。

3.3 提升自身辦事效能

對辦公情況進行評估的最終標準就是辦事效能，若一名文秘工作人員在一天中的工作數量繁多，但是其工作效率從未得到提升，即不具有辦事效能。需要注意的是，效能注重的是辦事的質量。

第一，文秘工作人員在開展工作的過程中，應該時刻保持著對于工作的熱情和積極性，從而為工作的順利、高效開展打下基礎，同時，用心對待每一項工作及其中的每一個流程，保障工作質量能夠不斷提高。例如，在為領導撰寫發言稿的過程中，若文秘具自身具有良好的文學素養和文字功底，自然能夠快速、高效地完成撰寫發言稿的任務，但是若文秘工作人員不具有相應的經驗和能力，在進行發言稿撰寫的過程中，可能出現不符合相關要求的情況。所以為了保障發言稿的質量，文秘工作人員應首先做好充分的準備，對領導的各方面要求進行清晰明確，以避免出現盲目下筆的情況。第二，文秘工作人員應對自身的各方面知識儲備不斷更新，并不斷拓展自身的知識面和培養創新工作思維，及時對公司發展的最新動向和政策進行了解，根據公司發展對于文秘的要求積極提升對自我的要求，以保障自身具有更加良好的對問題進行解決的能力。

4 辦公室文秘工作質量提升的策略

4.1 建立和健全獎懲制度

對辦公室的獎懲制度進行建立和健全，實現賞罰分明，有利于促使辦公室文秘工作人員的工作積極性得到提升。主要原因在于獎勵制度的不斷創新和完善，能夠對工作人員的競爭意識起到有效的激發和培養作用，促使文秘工作人員對工作質量、工作效率具有更高的追求，也就能夠促使文秘工作人員積極提升自身的工作能力。懲罰制度能夠起到警告的作用，有利于督促工作人員積極提升對自我的要求并逐漸實現對自我的完善。所以從總體上來看，完善的懲罰制度應該以文秘工作人員的工作質量、工作效率、工作效能等各方面綜合進行評估，并且在對獎懲制度進行制定的過程中，應該盡可能地保障制度的科學性和合理性，在制定結束之后，應該對其進行重復測評，以保障其在實際應用的過程中與現實的獎懲需要具有良好的契合程度[3]。

4.2 充分激發文秘工作人員的創新意識

創新是一個企業發展的重要動力之一，文秘工作并非按部就班完成各項任務即可，而是非常有必要在思想上以及行為上積極進行創新，以探索、尋找和確認更加先進、更加高效的工作方法，從而促使辦公室整體的工作效率和工作質量得到提升。為了能夠有效對文秘工作人員的創新意識進行激發，可以采用如下措施：首先，鼓勵文秘工作人員積極對辦公意識和辦公行為進行改革和創新，對上下級之間的溝通方法進行不斷完善，積極創建具有創新意識的工作環境;其次，領導者應對自身所具有的帶頭作用進行充分發揮，在辦公室工作中有效融入創新理念，將創新意識深入至文秘工作人員的工作思想之中。

4.3 強化對專業技能的訓練

通常情況下，文秘工作的難度各不相同，所以要求辦公室文秘工作人員具有較高的專業水平。因此，企業、機關等工作單位應該專門規劃部分資金用以開展文秘工作人員的專業技能培訓工作，促使文秘工作人員的知識理念不斷更新、專業技能水平不斷提升。同時，對于文秘工作人員來說，在其自身獲得了思想的更新和技能水平提升的情況下，也能夠促進工作質量和工作效率不斷提升[4]。

5 結語

辦公室工作對于企業管理來說是一項十分重要的工作內容，文秘工作人員的工作質量和效率能夠對辦公室工作的開展情況產生重要影響。在本文中提出了幾點關于提升文秘工作水平的建議，希望能夠有利于辦公室工作水平的提升。

【參考文獻】

【1】趙紅燕.淺析辦公室文秘工作質量和水平的優化策略[J].卷宗，2019，9（36）：338.

【2】魏玥科.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略[J].辦公室業務，2019（16）：72.

【3】葉知秋，劉恩超.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略研究[J].中文信息，2019（10）：179.

【4】任莉，秦懷貴，陳光勇.提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析[J].商品與質量，2019（29）：57.