辦公自動化環(huán)境下如何做好醫(yī)院檔案管理工作

潘澤

摘要：在信息時代背景下，醫(yī)院檔案管理工作逐漸發(fā)展成自動化檔案管理。對于醫(yī)院來說，如果可以在辦公自動化背景下加強(qiáng)檔案管理工作，這將意味著醫(yī)院管理水平和工作效率將有所提升，從而可以促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。但是現(xiàn)階段部分醫(yī)院還存在一些問題，沒有認(rèn)識到辦公自動化檔案管理的作用，這些都會阻礙檔案管理工作的開展。筆者憑借多年病案管理工作經(jīng)驗對醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題以及醫(yī)院檔案管理辦公自動化的重要性進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;醫(yī)院檔案;檔案管理工作;措施

1 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作復(fù)雜且混亂

縱觀我國醫(yī)院檔案管理情況，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)非常復(fù)雜，這會導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)混亂。醫(yī)院檔案管理部門中有很多種類的檔案資料，并且每種檔案資料還需要按照要求分類，這就意味著醫(yī)院檔案管理工作難度加大。每一個科室中的檔案資料隨意擺放，這樣會增加很多需要查閱檔案的時間，從而將檔案管理效率降低。所以面對這種情況，需要對其進(jìn)行完善，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率。

1.2 信息化管理水平較低

雖然現(xiàn)階段每所醫(yī)院都已經(jīng)逐漸在辦公自動化下開展檔案管理工作，檔案管理質(zhì)量有所提高，也滿足了信息化檔案需求。但是我國有些醫(yī)院還沒有沒有對信息化檔案管理有充分的了解，再加上對其設(shè)備所投入的資金較少，導(dǎo)致設(shè)備不先進(jìn)，這些因素都將導(dǎo)致檔案管理水平有所降低[1]。基于此，檔案信息化建設(shè)就像擺設(shè)一樣，無法將信息化管理的目標(biāo)實現(xiàn)，也限制了檔案信息化管理的發(fā)展。目前，我國大多數(shù)醫(yī)院還沒有較為完善的檔案管理制度，設(shè)備也比較老舊，還可能導(dǎo)致資料在系統(tǒng)中出現(xiàn)泄露的現(xiàn)象，從而影響患者的日常生活。即使將大量資金投入到檔案管理當(dāng)中，也會因為沒有完善的自動化檔案管理系統(tǒng)，無法構(gòu)建出檔案管理平臺。

1.3 缺少專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理人員是醫(yī)院檔案管理工作開展的主要成員，如果沒有較強(qiáng)的專業(yè)水平和技術(shù)能力，會影響檔案管理水平和效率。從目前的情況來看，我國醫(yī)院檔案管理部門中還缺少專業(yè)技術(shù)人員，這樣無法提升檔案管理隊伍的水平。主要原因是：醫(yī)院在加入辦公自動化之后只是進(jìn)行簡單的培訓(xùn)，一些年齡較大的檔案管理工作人員的接受能力較差，并且對信息技術(shù)還不是很了解，如果沒有專業(yè)技術(shù)人員的指導(dǎo)或者是進(jìn)行較多且較為專業(yè)的培訓(xùn)可能一時無法接受。在這樣的情況下，檔案管理工作只是讓幾位年輕的工作人員進(jìn)行肯定是不夠的，因為工作較為復(fù)雜，工作量也很大。所以最好聘請一位專業(yè)技術(shù)人員對工作人員進(jìn)行長時間的培訓(xùn)和指導(dǎo)，讓他們在日積月累的工作中提升管理水平和能力。

1.4 檔案保密性問題

現(xiàn)階段我國很多醫(yī)院都已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)加入到檔案管理工作中，在辦公自動化環(huán)境下，這樣的工作方式被廣泛普及和使用。然而這種方式還存在一些較為嚴(yán)重的問題，像無法保證檔案的安全性。雖然傳統(tǒng)檔案管理中所使用的都是紙質(zhì)檔案，管理起來比較復(fù)雜，但不會被人輕易修改，因為修改之后會留下修改痕跡[2]。在檔案管理系統(tǒng)中，如果將檔案進(jìn)行修改，不會留下任何修改的痕跡。并且檔案管理系統(tǒng)還可能被不法分子利用技術(shù)手段進(jìn)行攻擊，盜取患者檔案資料，在對患者造成困擾的同時醫(yī)院還需要承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任，這些都是存在的弊端。

2 醫(yī)院檔案管理辦公自動化的重要性

2.1 增加檔案存儲壽命

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，所生成的檔案都是紙質(zhì)的，這樣的檔案有一定的使用壽命，如果長時間沒有對其進(jìn)行整理和清理很可能因為放置時間太長影響檔案的質(zhì)量，出現(xiàn)字跡不清晰等問題，從而降低了檔案存儲的效果[3]。在辦公自動化環(huán)境下，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，將這些信息上傳到相應(yīng)系統(tǒng)當(dāng)中，轉(zhuǎn)變檔案管理方式。這種電子檔案在某種程毒上將復(fù)雜的管理工作變得更加簡潔并且可以使檔案在檔案管理平臺中儲存，增加檔案的壽命。

2.2 提高檔案管理工作的效率

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)在各個領(lǐng)域和行業(yè)普及使用，當(dāng)然也包括醫(yī)院。對于醫(yī)院檔案管理工作來說，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要多人一起完成，將收集、整理、分類和歸檔等工作分配到個人，不光工作程序復(fù)雜，工作量也比較大，這樣會讓檔案管理工作效率逐漸降低，滿足不了現(xiàn)階段社會對醫(yī)院檔案工作提出的要求。并且醫(yī)院的部門非常多，許多檔案資料像是病案或者人力資源等檔案都和醫(yī)院的運(yùn)行有著密切聯(lián)系。在這樣的情況下，將辦公自動化落實，可以簡化檔案管理流程，從而提升檔案管理效率。

2.3 實現(xiàn)各部門之間的資源共享

醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作中如果某一科室或者是其他人員想要借閱檔案，需要登記和按照所有內(nèi)容在眾多檔案中尋找，這樣會浪費(fèi)很多尋找和查閱檔案的時間。在辦公自動化環(huán)境下，可以幫助管理人員簡化這項工作流程，在網(wǎng)絡(luò)或者是手機(jī)中就可以實現(xiàn)檔案資源共享[4]。只需要構(gòu)建一個檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案資料編輯進(jìn)去，之后如果想要查閱檔案，只需要輸入關(guān)鍵字或者是名字就可以準(zhǔn)確找到對應(yīng)檔案，輸入相關(guān)密碼或者是指令就可以查閱檔案。這種檔案共享不會受到時間或者是空間的限制，從而節(jié)省更多的人力和工作時間，可以讓管理人員進(jìn)行其他工作。

3 辦公自動化環(huán)境下做好醫(yī)院檔案管理工作的有效措施

3.1 加大資金投入，更換先進(jìn)設(shè)備

為了可以使醫(yī)院檔案管理工作更加完善，醫(yī)院需要將大量資金投入到其中，更換先進(jìn)設(shè)備，將現(xiàn)代化技術(shù)手段使用在檔案管理工作中，并對其進(jìn)行研究，保證醫(yī)院檔案管理工作可以提升管理水平和工作效率。像是一些表格、文字等處理工具以及一些便捷的管理軟件。再加入掃描機(jī)器，讓工作人員通關(guān)掃描等操作就可以將檔案中的信息資料上傳到檔案管理平臺當(dāng)中，之后工作人員就可以按照不同的種類和年限進(jìn)行分類，這樣可以節(jié)省很多整理和歸檔的時間。并且工作人員還可以使用先進(jìn)設(shè)備收集檔案資料，收集后直接在計算機(jī)中進(jìn)行處理，提高工作效率和管理水平。

3.2 制定和完善醫(yī)院檔案管理制度

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重點(diǎn)，檔案資料不光包括醫(yī)院發(fā)展信息，還包括經(jīng)營和患者治療過程的資料等，這些都是醫(yī)院發(fā)展的證明，所以醫(yī)院檔案管理非常重要。為了可以在辦公自動化環(huán)境下將醫(yī)院檔案管理工作順利開展，需要結(jié)合現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理實際情況，制定出醫(yī)院檔案管理制度，并進(jìn)行完善，明確每一位工作人員的職務(wù)與責(zé)任，讓檔案管理工作可以有秩序地進(jìn)行，從而減少醫(yī)院檔案管理問題的出現(xiàn)[5]。在使用信息系統(tǒng)開展檔案管理工作時需要按照相關(guān)規(guī)定收集和歸納檔案，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。如果在管理工作中出現(xiàn)任何問題，都需要將責(zé)任追究到個人，從而提高檔案管理水平和工作效率。

3.3 構(gòu)建和完善檔案信息化體系

現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)如此發(fā)達(dá)，檔案信息化構(gòu)建對于醫(yī)院檔案管理來說非常重要。為了可以將辦公自動化有效落實，將自身作用發(fā)揮出來，做好檔案管理工作，首先需要做的就是將檔案資料輸入到所建立的檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，不要出現(xiàn)遺漏檔案現(xiàn)象，需注意將所有檔案上傳到系統(tǒng)或平臺中[6]。只有將這個步驟做好，才可以在使用辦公自動化系統(tǒng)的時候，將醫(yī)院中所存在的檔案準(zhǔn)確識別。這個檔案系統(tǒng)中需要設(shè)置好檔案種類、年限等標(biāo)題欄，保證工作人員在使用的時候可以準(zhǔn)確無誤地找到所對應(yīng)的檔案，也可以讓需要檔案的科室或者是人員在查閱檔案時更加方便。最重要的是需要聘請專業(yè)人員對這些所使用的設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，避免設(shè)備出現(xiàn)損壞或者是系統(tǒng)崩塌等問題。

3.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案資料的監(jiān)督

為了可以提升醫(yī)院檔案信息的安全性，應(yīng)該根據(jù)實際情況，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)平臺或者是系統(tǒng)，增加加密或者是權(quán)限等功能，保證患者或者是醫(yī)院信息不被泄露。還需要讓專業(yè)技術(shù)人員定期到醫(yī)院計算機(jī)中進(jìn)行病毒排查，以防在工作人員不知情的情況下出現(xiàn)病毒，從而盜取檔案信息。對于受損文件，技術(shù)人員也需要進(jìn)行修補(bǔ)。還需要安裝防火墻等工具防止不法分子侵入醫(yī)院系統(tǒng)當(dāng)中、盜取或者篡改檔案內(nèi)容。

4 結(jié)語

總而言之，辦公自動化已經(jīng)被廣泛地使用于各個行業(yè)和領(lǐng)域當(dāng)中，也為這些行業(yè)和領(lǐng)域的工作帶來了許多方便。在辦公自動化背景下，想要做好醫(yī)院檔案管理工作不光需要認(rèn)識到辦公自動化為檔案管理工作帶來的意義還需要明確工作中出現(xiàn)的問題，有針對地提出解決措施。讓辦公自動化將自身作用發(fā)揮出來，提升醫(yī)院檔案管理水平和管理人員的工作效率，從而促進(jìn)檔案管理工作和醫(yī)院的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]于夢醒.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理方法初探[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018（21）：283.

[2]朱麗霞.探討辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理[J].低碳世界，2018（03）：335-336.

[3]劉寧.辦公自動化背景下的醫(yī)院檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（01）：122.

[4]孫燕.新時期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2018（30）：151.