檔案信息化建設在檔案管理中的意義探究

王仁國

摘 要：隨著科學技術的飛速發展以及信息的爆炸式增長，在當前社會環境下，為了實現信息更加高效迅速傳播，提高辦事效率，檔案信息化建設成為新時代信息化建設的一項重要內容。在檔案管理過程中加快信息化建設，能夠更加快速的進行數據整理，提高工作效率;提供新的傳播途徑，保護紙質媒介;同時還能夠不斷強化和完善信息的管理，使檔案管理體系更加規范。從而讓檔案管理更加高效便捷，有效推動檔案信息化的進程。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;檔案信息化

“檔案”在廣義上指的是人們在社會活動中所形成的各種具有保存價值的原始記錄，因此檔案中所涉及到的信息與內容是相當廣泛的。在檔案的管理過程中，隨著數據與信息的不斷增加，勢必會給其管理及相關工作帶來深刻的消極影響，不利于信息處理效率的提升，故隨著科學技術的發展，檔案信息化建設是檔案管理活動中大勢所趨的一項改進措施。檔案信息化建設能夠借助信息技術的優勢實現工作效率的提升、有助于節省原材料以及保護原始載體以及形成更加規范化合理化的檔案信息管理體系，為檔案的保存與傳播提供了更加高效的途徑。

一、利用信息技術進行整理，提高工作效率。

隨著檔案信息的不斷增加，越來越復雜龐大的數據信息只憑借人工進行查找、收集與整理等工作，會花費檔案管理人員大量的時間，并造成工作上的負擔;同時也會降低工作的效率，導致出現一連串的連鎖反應，影響檔案管理工作。在借助科技手段將檔案管理進行信息化處理之后，檔案的管理人員能夠更加便捷高效地進行數據的篩選與處理，從而有效減輕工作負擔，實現工作效率的提升，為檔案的篩選與調取提供更加堅實的保障。

在本單位的工作實踐中會涉及到較多的檔案收集與整理的內容，面對不斷擴充的檔案資料庫，如何更加有效地提升信息處理的效率成為檔案管理工作中首要解決的問題。在對檔案管理進行了信息化建設之后，當前的檔案管理由費時費力的人工的依次翻找，變成了更加高效地借助事先錄入的信息數據庫對檔案資料進行查找與調取的形式。在現在的檔案管理過程中，工作人員只需借助電子設備就能完成信息的查找與篩選，極大地提高了辦事的效率，為實現高效辦公提供了有力的保障。

二、借助信息技術方便傳播，保護紙質載體。

在傳統的檔案管理中，紙質媒介是最為常見的信息載體，與其他的實體載體相比，紙質檔案有著便于攜帶與查找的優點，但同時也存在著一定的缺陷。紙質載體容易受到來自外部的干擾與破壞，給檔案信息的完整性造成影響，同時隨著檔案信息的增加，對于紙質材料的需求增加會對自然資源帶來一定程度的消耗，不利于長期的儲存與使用。與紙質載體相比，信息化的數據會進一步壓縮檔案信息所占用的空間并打破使用傳播上的限制，同時也減少了紙質材料的消耗，有助于保護原始的紙質信息材料，為檔案信息的管理與傳播創造了便利。

與紙質載體相比，信息化的管理與承載設備所占用的空間更小，容量更大，信息更完善，同時還減少了對于紙張的浪費，這不僅有助于保護環境，同時還有效地保持了原版紙質資料的完整性，為信息數據的核實與驗證提供了保證。因此在本單位的檔案資料管理過程中通過信息化建設能夠為數據的傳播提供便利，在保護原始紙質資料的同時實現檔案管理效率的不斷提高。

三、通過信息技術加強管理，規范管理體系。

在傳統的檔案管理過程中，由于缺少相應規范的管理制度和體系，經常會出現檔案信息更新不及時，內容陳舊以及信息管理混亂等問題，給檔案信息數據的處理帶來消極的影響，阻礙信息處理效率的提升。檔案信息化建設應用到檔案數據的管理與處置實踐中之后，傳統效率低下，缺乏明確分工的檔案管理體系被更加高效便捷的信息化數據處理手段所取代，因此新型的檔案管理手段能夠讓數據的調取的程序更加完善規范的同時保證了信息查找的效率，為實現檔案系統化制度化管理提供了堅實的保障。

借助信息化建設進行檔案管理能夠讓當前的管理實踐更加規范化和制度化，為避免管理過程中出現各種各樣的問題提供必要的前提。我單位在實施檔案信息化管理之后，針對檔案信息的提取和使用制定了一系列的制度，將檔案的管理程序做出了更加細致化的要求，比如將檔案信息的管理及各項活動統一委派給專人掌握，這樣避免了中間的繁瑣環節，為實現檔案管理效率的提升提供了保障。

四、總結

檔案信息化建設，能夠借助網絡信息技術的優勢對信息量龐大的數據進行更加合理有效的整理與調整，為提高工作人員的工作效率創造條件;同時借助信息技術進行檔案數據的統計與整理能夠使傳播更加迅速，節省實體信息載體對資源的消耗，并在一定程度上起到保護紙質載體的作用;并且通過檔案信息化建設，管理人員能夠更加有效地對數據進行管理與維護，從而使檔案管理的制度和體系更加規范，為信息的處理提供更加便利的環境。

參考文獻：

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