基于“釘釘”的高校二級學院辦公自動化系統的設計與實現

艾林

摘要：目前，各大高校都已普遍使用辦公自動化系統（OA），但在實際應用中也存在不少問題（存在如兼容性不高、缺乏個性化管理等問題）。該文針對辦公自動化系統在高校二級學院的使用現狀和日常溝通協作中存在的問題，設計了基于OA+釘釘軟件的二級學院辦公自動化系統，并將其應用到對二級學院教職工、黨務和學生日常管理中。結果證明，該設計方案具有操作流程簡單、易實現、成本低廉等優勢，可廣泛應用于高校二級學院的管理工作中。

關鍵詞：辦公自動化系統（OA）;釘釘;管理信息化;黨務管理;二級學院

中圖分類號：Tp317.1 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）15-0089-02

1引言

2015年7月4日，國務院印發《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》，指導各行業與互聯網深度融合。經過幾年的發展，各高校已經逐步實現了辦公自動化，但在實際應用中還存在不少問題需要解決。

2辦公自動化系統在某高校使用現狀

2.1系統支撐速度慢

高校規模迅速擴大和管理方式快速升級，傳統的辦公自動化系統需要二次升級才能支撐，需要花費大量的費用和人力，且無法快速響應管理方式的轉變。

2.2移動辦公支撐較低

隨著我國4G網絡的深度覆蓋和高性能智能終端的普及，人們更傾向于隨時隨地的移動辦公，而傳統的辦公自動化系統對智能終端的移動辦公兼容性并不高。

2.3個性化功能少

高校成立了二級學院，將管理權限下放，但全校統一的辦公自動化系統不完全適用二級學院的個性化管理，重新購買或者開發一套辦公自動化系統成本較高。

2.4黨務工作需要

新時代“互聯網+黨建”對高校黨務工作和黨員學習提出了新的要求，二級學院黨委組織也希望通過使用便捷的黨務管理系統，對學校黨員進行管理嘲。

3日常管理溝通存在的問題

高校的教職工和學生除了使用辦公自動化系統以外，通常使用QQ或者微信這一類普及率較高的社交軟件進行日常管理和溝通。但使用這類軟件存在以下局限性。

3.1降低工作專注度

使用這兩款軟件進行工作會降低人們對工作的專注度。例如：在QQ群里討論開會，親朋好友的一句消息，公號里推送的一篇文章，朋友圈里一則有趣的動態，都有可能分散人的注意力。

3.2溝通協作支撐低

這兩款軟件除了基本的溝通和圖片文件的共享，并沒有一些適用于協作的功能，也沒有審批和流程管理功能，無法滿足日常管理的信息化需求。

3.3存在信息安全隱患

高校信息安全員認為這兩款軟件的群管理過于簡單，用戶能夠隨意的加入和退出，存在信息安全隱患，會出現離職人員沒有退群導致原單位的信息泄露等情況。

3.4日常辦公自動化管理功能缺失

這類軟件沒有日常的審批、考勤、簽到、會務管理等功能，不方便二級學院管理人員管理職工和學生，也沒有數據統計匯總功能。

4使用釘釘軟件的優勢

作為一款專注于企業內部溝通和管理軟件，釘釘得到了各行業的認可，在部分擁有自主研發OA能力的企業中（如中國聯通，中國鐵塔），日常也使用釘釘進行企業內部的溝通、協作。釘釘軟件簡單易學，有使用智能手機習慣的人群10分鐘就可以掌握使用方法，有計算機操作基礎的人群均可通過1-3小時的學習快速掌握后臺設置和管理功能。釘釘主要功能見表1。50A+釘釘實現辦公自動化

通過根據實際需求分析，設計基于OA+釘釘軟件的二級學院辦公自動化系統，將其應用到二級學院教職工和學生日常的溝通和活動中。現以某二級學院為例，介紹如何通過OA+釘釘的方式設計與實現二級學院辦公系統自動化管理。

5.1系統框架搭建

1）明確辦公自動化系統與釘釘之間的工作界面。通過劃分工作界面的劃分，劃分兩套系統的職能，具體工作界面劃分如表2所示：

2）根據所在二級學院建立一個釘釘群組，并在群組下設置二級院級管理、學生管理、黨建管理三個一級部門，分別服務三類人群的管理需求，組織結構如圖1所示。

3）設置三個子管理員對三個一級部門進行個性化管理，并建立一級部門的群組。并設置各個一級部門成員的管理權限和可見權限，對三個一級部門進行分隔，避免出現三個一級部門之間的管理功能出現重復。

4）考慮到一個人在多個部門任職的情況，管理者在執行不同部門的管理職能前，需要先選擇管理職能所對應的部門。

5.2釘釘應用實現

根據二級學院的管理組織架構搭建好釘釘的組織框架后，本研究者利用釘釘的五大功能實現相關管理工作：

1）使用企業通訊實現人員的統一管理，企業群內信息共享，同時能減少信息泄露：從通訊錄刪除人員，相關內部群組自動刪除;新人員加入自動加入部門群組;設置部門通訊錄可見權限限制人員可查看通訊錄的范圍。

2）使用“ding”功能實現通知百分之百送達，“ding”會議功能實現會議通知、會前提醒、開會簽到，并可以批量導出，減少會務組織者的工作量。

3）靈活的自定義審批功能實現二級院系行政審批、學生和老師請假審批管理的電子化，并支持審批單據導出和打印。

4）簽到功能方便使用者快速簽到，并支持簽到表導出打印，學生出勤和行政人員考勤更透明，日志管理功能能夠進行日常的工作匯總并支持導出。釘釘的視頻會議、電話會議、直播功能突破了空間的局限，使得會議和講座通過網絡實時傳遞到每一位老師的手機上。

5）留言信息已讀、未讀查看功能：發言者的發言在群內有多少人已讀，單獨留言對方是否已讀一目了然。

6）釘盤功能實現各群組，用戶之間的文件共享，也能夠實現QQ和釘釘之間的相互轉發。

7）通過釘釘注冊的手機號碼，可以直接登錄學習強國App，黨員在學習強國的學習情況公告可以通過學習強國推送到釘釘黨員群內。通過學習強國布置黨員學習任務，在黨務群內上傳資料，充分利用黨員碎片時間通過手機進行學習用。

在開展黨支部選舉推薦工作中，線上完成投票推選、結果上報，線上線下結果公布相結合，提高選舉工作的透明性、科學性與高效性，匿名投票功能也能保證投票工作更加公平公正公開。

8）釘釘可以通過微應用的接人通達OA，通過調用釘釘相關公共接口，通達OA的消息提醒都集中在一個特定的待辦模塊（該待辦包括發文、收文、內部文件等各類文件及請假、蓋章、會議室申請、公車申請等流程的各個階段的審批處理），可以實現在釘釘上處理OA的工作。同時釘釘還有豐富的第三方應用市場，提供豐富的應用程序供用戶選擇。

6結論

本研究采用OA+釘釘的方式解決了高校管理系統中存在的信息孤島問題。對于需要協同辦公管理的高校二級學院而言，釘釘完全可以滿足需求，實現OA和釘釘兩個管理系統的優勢互補，同時釘釘也是高校黨建工作和學生管理工作多元化的重要的補充。這種模式的運用并不是全盤否定其他模式，也不是意味著它能夠完全取代原先的管理模式，而是在原有模式基礎上進行延伸和完善。隨著信息化進一步的推進以及5G網絡的全面覆蓋，以及釘釘軟件的升級優化，管理系統也會進一步的升級，給管理信息化的建設提供了無限可能。