淺談提升數據錄入與匹配的技巧

謝鳳梅

摘要：在日常行政工作中，總是無法避免重復性工作的發生，相關基礎數據總是頻繁引用，對于普通操作人員來說，如何簡單高率地實現多個工作表、多種數據的關聯篩選與引用，值得探討。Excel中常用函數Vlookup解決了數據查找問題，但經常會出現操作發生異常等現象，無法將正確匹配結果輸出，因此而困擾大家。該文將結合實際工作需求分析如何利用數字格式自定義，提升數據錄入與匹配效率。

關鍵詞：數據匹配;教育信息化;數字格式自定義

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）14-0124-02

當前，“互聯網+教育”已成為教育領域的熱門話題，為推動該計劃的實施進程，國家教育部于2018年4月又印發了《教育信息化2.0行動計劃》。教育信息化2.0行動計劃是順應智能環境下教育發展的必然選擇，是推進“互聯網+教育”的具體實施計劃。在這樣的形勢下，作為教育機構不僅要改變教與學的方式，還要改變辦學、教育、管理理念;作為一名普通行政人員，則要改變傳統辦公方式，主動養成自動化辦公理論，減少人力、耗材方面的支出，充分利用計算機技術解決日常瑣碎的數據冗余。Excel作為一款常用的辦公軟件，簡便靈活，集數據表、工作表、VBA開發與報表功能于一身，易學難精，單元格數字格式自定義是難點內容之一，利用此功能，可定制、擴展單元格的數字格式、規范數字標準，減少重復操作，使得數據匹配率更高。

1數字自定義格式模型

通常情況下，單元格內容可分為文本和數字等形式，其中數字又可分為正數、負數、零。在Excel單元格區域中創建數字自定義格式時，默認條件下Excel采用四區段代碼模型，也可以理解成四個節，每個節之間用分號進行分隔，例如：222;111;000;AAA。這四個節按從左向右的順序分別可以定義正數、負數、零、文本。若指定兩個節，則第一部分表示正數和零，第二部分表示負數;若指定了一個節，則所有數字都會使用該格式，即“G/通用格式”;如果要跳過某一節，則對該節僅使用分號即可。格式代碼符號均需在英文狀態下輸入，單元格默認的數字類型是“常規”型，與自定義數字格式“G/通用格式”相同作用。

Excel單元格數字格式自定義中的格式代碼有很多，比較常見格式代碼及含義分別有以下幾點。

1）數字占位符：#，？。0。“#”只顯示有意義的零而不顯示無意義的零，小數點后數字如大于“#”的數量，則按最后“#”的位數進行四舍五入;“？”用于在小數點兩邊為無意義的零添加空格，便于當單元格按固定寬度時，小數點可對齊;“0”表示如果單元格的數字位數大于占位符個數時，則顯示實際位數與值，如果小于定義的占位符個數時，則用0補足，特別適合用于規范前置0的設置。

2）口中括號表示條件。例如：[顏色M]，N是指0-56之間的整數，指調用調色板中的顏色，1表示紅色、2表示黑色等，用于設置單元格內容的顏色;[條件]用于在單元格中進行內容判斷后再設置格式，此處條件最多只限于三個條件，其中兩個條件明確的，另外一個是“所有的其他”。

3）逗號“，”，表示千位分隔符，如果在代碼最后使用，則表示將數字縮小到1/1000。

4）分號“;”，表示各節之間的分隔符，末尾可省略。

5）@用于在當前輸入的文本前面或后面自動添加需要的文本內容，相當于文本前后的邊接功能。

6）*用于重復下一個字符，直到充滿列寬，可用于隱藏敏感數字，但不干擾正常運算。比如常用的密碼，值不變，但顯示內容修改了。

7）%用于在輸入的數字尾部加上“%”符號。

8）下劃線“一”，用于表示隱藏，使單元格內容顯示為空白。

2創建方法

Excel單元格數字格式自定義的創建途徑有三種：分別是常規菜單、鼠標右鍵下拉菜單、快捷鍵。在Excel2010中各種途徑的具體方法為：1）選擇菜單欄“開始——單元格——設置單元格格式”;2）右鍵單擊，在彈出的下拉菜單中選擇“設置單元格格式”;3）在當前Excel編輯區按快捷鍵“ctrl+1”（注意：不是L），即可彈出“設置單元格格式”對話框;在“設置單元格格式”對話框中，“數字”選項默認情況下，提供了11種數字類型供用戶選擇應用，自定義數字格式則需選中“自定義”后，在右側的“類型”文本框中輸入或編輯已有的自定義數字格式模型，單擊“確定”按鈕后，即可將自定義格式應用到選中的單元格區域。在進行單元格數字格式自定義前，都需要先選中單元格區域，才會對該區域對象產生作用。

3實例應用解析

實例1：根據“班主任安排表”完成“學生基本信息表”中“班主任姓名”列的自動填充工作，則需結合函數VlookupO完成數據匹配工作。要完成該操作，需保證兩表中數據列“班級號”數字格式一致方可。為了數字格式一致，先將兩表中的“班級號”轉換成“數字”型，然后再分別選中數字區域，單擊右鍵，在彈出的下拉菜單中選擇“設置單元格格式”，在彈出的對話框中選擇“自定義”，并自定義格式為“0000000”，并單擊“確定”按鈕。兩表中的“班級號”數字格式統一后，在“學生基本信息表”E3中輸入“=VLOOKUP（D3，班主任安排表！$A$2：$B$25，2，FALSE）”并回車，得出E3匹配結果，通過填充柄將其余單元格執行自動填充操作，便可得出結果。通過以上操作，實現了快速匹配數據的效果，避免了手工錄入操作，在大數據環境下，可以更加高效地實現跨表之間各類數據的重復引用工作。

實例2：限制單元格只能錄入正數的數字。選擇規范錄入數字的單元格區域，右鍵單擊，在彈出的下拉菜單中選擇“設置單元格格式”，在彈出的對話框中進行格式自定義，在“類型”框中輸入“#;“負數無效”;“不可以輸入0”;“請輸人數字””，單擊“確定”。在之后的單元格數據錄入過程中，若遇見負數、0、文本，則分別會出現對應的報錯信息，從而實現數據統一。若要限制單元格只能錄入負數的數字，方法一致，只需將自定義類型修改為““正數無效”;-#;“不可以輸入0”;“請輸人數字””即可。

實例3：規范文本錄入格式。將自定義數字類型修改為“;;;“中國移動”@“分公司””，在單元格中輸入“江西”回車，則顯示結果為“中國移動江西分公司”。該類型適合用于規范一些有規律的單位名稱、地址等數據的規則錄入。

實例4：統一電話號碼錄入格式。將自定義數字類型修改為““0086”-0000-0000000”，在單元格中輸入07978306558后回車，則單元格顯示結果為“0086-0797-8306558”，該格式包含了預設的文本、0、特殊字符一等。

實例5：在數據后添加單位。對于常用的銷售情況表、工資表、訂單表等，在不影響正常運算的情況下，需要在匯總數據后端加上合適的單位，將自定義數字類型改為““#元””，就可以在單元格中顯示新添加的單位。

實例6：自動添加特殊字符“√”與“×”。將選定區域的自定義數字類型修改為“[=1]”√”;[=2]“×””，則在單元格中輸入“1”回車，得到的結果是“√”;輸入“2”回車，得到的結果是“×”，這樣避免了重復操作“插入——特殊符號”，有效提高了錄入效率。

實例7：常用的日期與時間格式。其中，“YYYY”或“YY”：按四位或兩位顯示年;“MM”或“M”按兩位或一位顯示月;“DD”或“D”按兩位或一位顯示天;“mmmm”用英文顯示月;“dddd”用英文顯示星期幾;“AAAA”將日期顯示為中文星期;“H”或“HH”用一位或兩位顯示時;“M”或“MM”用一位或兩位顯示分鐘;“S”或“SS”用一位或兩位表示秒。

實例8：設置小數點對齊與控制數值位數。小數點對齊自定義格式為“0.？？？？？”，采用“？”作為占位符，它的個數代表有效性數字的位數，最好根據需要不多不少，太少了會把多余的位數顯示成四舍五入的狀態，但不影響實際數值;以規定位數的形式表示數值自定義格式為“00000”，一個“0”表示占一位，多余的位數部分顯示為四舍五入狀態。

4結束語

綜上所述，僅介紹了常見的幾種應用類型，而對于數字格式自定義的應用非常廣泛，給廣大用戶帶來了極大的便利。數字自定義格式只改變數據顯示的外觀，而不改變數據的值，不影響數據表的各種計算，看起來很復雜，用起來非常的靈活、方便。通過應用數字自定義格式不僅保證了數據格式的統一，還可避免數據匹配過程中存在的各種異?，F象，同時提升了數據表中各類數據的錄人效率。

[通聯編輯：謝媛媛]