如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化

曹艷萍

摘要：檔案管理是機關事業單位管理工作中一個不可缺少的組成部分。機關事業單位對于這項工作一直都比較關注，然而因為檔案數量和管理時間的不斷增加，讓很多機關事業單位在管理實踐中都產生了很多的問題，如果無法及時解決管理中存在的問題，就會限制機關事業單位的總體發展。需要采取有效的措施，提升管理水平。基于此，本文分析了推進機關事業單位檔案管理工作規范化、標準化的具體措施。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理工作;規范化;標準化;具體措施

在如今的事業單位檔案管理工作當中，必須要將“規范化”作為一個關鍵的課題，積極加強相關的研究、探討與實踐，通過檔案管理的規范化建設，取得更好的檔案管理工作成效與質量，使事業單位檔案管理的作用、價值得到更好發揮，促進未來的社會治理，推動社會進一步建設、發展。

一、機關事業單位檔案管理的重要性

很多黨和國家領導人明確強調了檔案工作的重要性，各級各類檔案部門需要對檔案進行完整的收集、規范整理、科學安全保管、便捷高效利用。

二、現階段機關事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作人員的素質、能力有待提升

檔案管理的規范化建設，對于工作人員的素質、能力具有很高的要求，但是從實際的事業單位檔案管理工作情況來看，很多工作人員的素質、能力還較低，不論是個人的職業道德意識，還是其業務技能，都有著不小的提升空間，否則極不利于檔案管理的規范化建設、推進。

（二）檔案管理方面的制度還不完善

檔案管理工作的程序、內容復雜而繁瑣，尤其是在檔案信息、資料數據量不斷增多的情況下，檔案管理的各個環節，都可能會面臨混亂的局面，影響檔案管理的效率與質量。而要想規避各種混亂與問題，我們就必須要以嚴格的制度來做約束和指導。不過就目前事業單位檔案管理的工作實際來看，其在檔案管理制度方面的建設還并不完善，難以對檔案管理的實踐提供詳細的約束和指導，這就難以規避隨意、混亂的不良局面出現。

（三）檔案管理信息化方面的標準化程度較低

為了降低檔案管理工作的壓力，目前事業單位檔案管理工作已經開始逐步轉向了信息化技術平臺，不可否認的是，信息化的檔案管理工作方式，確實提高了以往傳統人工方式的效率。

三、推進檔案管理工作規范化、標準化的措施

（一）優化檔案管理隊伍人員綜合素質

機關事業單位檔案管理人員是檔案管理工作的執行者，其綜合素質的高低直接影響著檔案管理質量的高低。因此，筆者認為要真正地做好檔案管理工作，實現其規范化和標準化，還需不斷地優化檔案管理隊伍人員的綜合素質，保證單位內所有從事檔案管理工作的員工，對于信息化檔案管理信息熟悉且能夠靈活的應用，更新他們的檔案管理意識和觀念，使他們切實認識到檔案管理對于單位發展建設的重要性。同時，還需做好檔案管理人員的技能考核，保證他們熟練掌握了檔案管理操作技能與方法，對于在工作中積極認真、負責的工作人員，可以及時地給予其物質和精神上的獎勵，調動工作人員積極性。

（二）落實檔案管理方式的改革升級

在新形勢下，為了更好地解決檔案管理工作中存在的缺點和不足，我國政府部門經常會對各地機關事業單位的檔案管理數據及其他各項信息不定期地進行治理和調查，在這樣的背景下，如果依然采用傳統的檔案管理方式，可能會增加管理人員的工作量和壓力。因此，做好檔案管理方式的改革升級就顯得極為重要了，在改革升級檔案管理方式，重點在于借助現代化的信息技術，構建檔案管理信息共享平臺，借助該平臺實現對檔案分門別類的管理，這樣即便是上級政府部門要臨時檢查機關事業單位檔案管理情況和效果，也能夠快速地從電腦上調用這些檔案，減輕工作人員的壓力和工作量，提高管理效率。

（三）提高檔案管理信息化的標準化程度

檔案管理信息化，是一個必然和已經形成的趨勢，就當前的事業單位來說，必須嚴格執行國家相關技術標準，滿足數字檔案資源數據和格式規范統一、數據共享安全等要求。國家檔案局出臺的《電子文件元數據方案》《電子文件長期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個檔案行業標準，為信息化建設打下初步基礎。辦公自動化（OA）系統以及檔案管理系統應該在前期開發時就應該以這些標準為依據，從數據的最前端規范，讓檔案專業人員參與OA系統開發，按檔案管理要求和特點提出系統需求，真正實現辦公自動化系統與檔案管理軟件的無縫對接，實現文檔一體化。

（四）實行精細化管理，構建長效機制

以往的檔案管理工作中存在很多不足和問題，之所以會這樣，一個重要的問題就是長期采取粗放式的檔案管理思想以及模式，使得管理工作缺乏標準性和規范性，這就影響了管理工作的效果和效率，所以，當前機關事業單位需要進行改變，加強管理工作的標準化以及規范化，改變粗放式管理中的不足和問題，實施精細化管理，構建長效的管理機制。要想讓檔案管理工作標準和規范開展，單位就要構建完善的制度體系，包括定期審查、考核以及評價制度，如，在每年年終業績評價中，需要對相關機構以及辦公室等部門的檔案交接登記表進行嚴格的審核，對各方面內容進行檢查，確保表中的內容是正確和完整的，再依據登記表全面審查或者是抽查相應的檔案資料事物，如果發現有疏漏或者是錯誤，就需要對涉事者本人進行處罰，還需要追究其所在機構或辦公室的責任。

結語

檔案管理是人事合理調動的基礎所在，其是機關事業單位內部管理的重要組成部分，要實現管理的規范化與標準化，必須要結合機關事業單位的實際情況，構建現代化的管理模式，優化檔案管理隊伍，及時解決檔案管理中存在的問題和不足，提高檔案管理質量和效率。

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