提升檔案管理工作效率的相關(guān)策略

閆振生

摘 ?要：學(xué)生檔案是學(xué)生進行日常學(xué)習(xí)，老師了解學(xué)生的重要信息。所以做好檔案管理工作是重中之重，它有助于提高學(xué)老師的教學(xué)效率，為學(xué)生的日后學(xué)習(xí)提供一定的便利條件。但是經(jīng)過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，部分學(xué)校的檔案管理工作人員對如何提升檔案管理工作效率感到苦惱。對此筆者根據(jù)自身教學(xué)經(jīng)驗就如何提升檔案管理工作效率的相關(guān)策略進行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作效率;提升策略

每一所學(xué)校為充分了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，提高教學(xué)效率，都為學(xué)生建立了相關(guān)的檔案。但是很多學(xué)生和老師認為學(xué)生檔案在教學(xué)期間用處不大，所以逐漸消極怠工，導(dǎo)致檔案管理工作效率下降。主要原因在于學(xué)校監(jiān)管不利;同時傳統(tǒng)管理方式工作量較大，導(dǎo)致工作人員喪失工作熱情;其次工作人員綜合能力欠缺。對此本文就以上幾個方面提出了相關(guān)的解決方案。

一、設(shè)置合理監(jiān)督機制，做好檔案管理監(jiān)督工作

部分學(xué)校檔案管理機制混亂，檔案管理工作效率逐年下降。究其原因在于有關(guān)工作人員對檔案工作不重視，校方的監(jiān)督機制執(zhí)行力較弱，從而使工作人員出現(xiàn)了消極怠工的現(xiàn)象。所以為解決這一問題，校方首先讓相關(guān)工作人員對檔案管理工作有正確認識，其次還需要設(shè)置合理監(jiān)督機制，做好檔案管理監(jiān)督工作，監(jiān)督機制以滿足工作需要為主要前提。

校方可以時常針對檔案管理工作人員工作情況開展相關(guān)的研討會，講述檔案管理的工作內(nèi)容，便于工作人員理解。同時還可以在會中講述檔案的重要性，使工作人員對檔案管理工作有一個清醒且正確的認識，樹立正確的工作觀念。同時還可以設(shè)立相關(guān)的考核機制，對工作人員的上下班考勤情況進行考察，設(shè)立相應(yīng)的全勤獎。同時對于工作效率低下的人員予以一定的懲戒，還可以設(shè)立流動監(jiān)察員，對檔案管理工作人員進行不定期的巡視。在檔案管理工作者工作一段時間后，相關(guān)人員可以對其進行考核，考核內(nèi)容要包括檔案的分類情況、檔案管理的定義。同時還可以讓相關(guān)人員針對自己在工作中遇到的問題提出相關(guān)建議，學(xué)校及時采納。此外針對工作人員的考核情況，進一步規(guī)劃，并嘗試調(diào)崗，時常注入新鮮血液，活躍工作氛圍。

二、加強信息技術(shù)應(yīng)用，提升檔案管理工作效率

目前科技更新?lián)Q代之快讓人目不暇接。在進行檔案管理工作的過程中，人們?nèi)暨€只是因循守舊，那自然會被先進技術(shù)所代替。所以若想提高檔案管理工作效率，相關(guān)的工作人員應(yīng)該熟練掌握相應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)運用技能，加強信息技術(shù)的應(yīng)用。在這個過程中可以采用新老員工合作學(xué)習(xí)的模式，經(jīng)驗與理念相互融合，真正達到提升檔案管理工作效率的目的。

相關(guān)的工作人員在進行檔案管理工作時，逐漸意識到學(xué)校的學(xué)生繁多，檔案種類不易區(qū)分，若單純靠人力進行實際的劃分，工作效率之低可想而知。目前我國信息技術(shù)高速發(fā)展，所以若想提高工作效率，工作人員可以借助信息網(wǎng)絡(luò)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，并對相關(guān)的檔案進行數(shù)據(jù)分析。同時將學(xué)生的檔案進行分類匯總，以便日后查閱。在進行檔案管理工作的過程中，我們還發(fā)現(xiàn)，年輕的工作人員雖然容易接受新鮮事物，但是缺乏一定的工作經(jīng)驗，對如何進行檔案分類感到苦惱;而有工作經(jīng)驗的工作人員往往年紀比較大，學(xué)習(xí)能力下降。為解決這一問題，相關(guān)的學(xué)校可以采取新老員工結(jié)合的形式，老員工傳授工作經(jīng)驗，年輕的工作人員，提供新的工作思路，并嘗試進行學(xué)生檔案的分類匯總。

三、引進專業(yè)培訓(xùn)團隊，提高工作人員綜合素質(zhì)

人們常說：“打鐵還需自身硬。”所以若想提高相關(guān)工作人員的檔案管理效率，就需要以增強工作人員綜合素質(zhì)為主要前提。為達到這一目的，校方可以引進專業(yè)的培訓(xùn)團隊，對工作人員的檔案管理技能進行指導(dǎo)。同時為鞏固工作人員的培訓(xùn)成果，還可以設(shè)立相關(guān)的考核，并根據(jù)考核結(jié)果進一步制定相應(yīng)的培訓(xùn)計劃，通過這種方式提高工作人員綜合素質(zhì)。

校方在引進專業(yè)的培訓(xùn)團隊時，首先要講明目前檔案管理工作存在的相關(guān)問題，使培訓(xùn)人員可以有的放矢，節(jié)約培訓(xùn)時間。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括對學(xué)生情況的分析，對檔案的排查更新。同時學(xué)校應(yīng)該根據(jù)工作人員的短板進行有效的培訓(xùn)，使得工作人員逐漸提高檔案管理能力。在培訓(xùn)之后，相關(guān)的專業(yè)人士還可以對工作人員的培訓(xùn)效果進行考查。比如適當詢問工作人員：在學(xué)生畢業(yè)之后，對于學(xué)生檔案的去向以及歸屬問題該如何處理？同時根據(jù)工作人員的回答幫助其制定相應(yīng)的能力提升計劃。通過這種方式提高工作人員綜合素質(zhì)。另外在考核過程中，培訓(xùn)人員還可以結(jié)合實際案例講述檔案管理的具體情況，以便工作人員理解，及時與工作人員進行經(jīng)驗交流，為接下來的檔案管理工作提供便利條件。

綜上所述，學(xué)校的檔案管理工作效率直接關(guān)系到學(xué)校的整體工作效率，進而影響教學(xué)效率，所以提高檔案管理工作效率有助于提高學(xué)生的學(xué)習(xí)效率。首先需要校方設(shè)置合理監(jiān)督機制，做好檔案管理監(jiān)督工作;其次工作人員還可以結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)，提升檔案管理工作效率;最后學(xué)校還可以引進專業(yè)培訓(xùn)團隊，對檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高綜合素養(yǎng)。

參考文獻：

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