檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的策略研究

劉郁蘭

摘 要：檔案管理是相關單位部門內部的基礎工作環節，同時也是單位運行過程中不可缺少的工作環節，檔案能夠為相關單位的運行發展提供可靠的參考依據，由此可見，檔案管理的重要性不言而喻。而相關單位部門在開展檔案管理工作的過程中，需要注重提高工作效率與質量，其中信息化建設則能夠實現這一工作目標，如何能夠推動單位檔案信息化建設，實現信息化的管理，是相關單位需要深入思考的重要問題。

關鍵詞：檔案;信息化管理;信息化建設

當前社會正處于大數據時代之中，相關單位若想使得自身的檔案管理工作獲得長遠的發展，就要做到與時俱進，緊隨社會時代的發展趨勢，進行檔案管理的信息化建設，轉變以往傳統的檔案管理理念，合理改進傳統的檔案管理工作方式及模式，實現檔案管理的數據化，這樣能夠讓檔案管理工作變得更加高效，而檔案信息化的建設，也能夠為工作人員的信息管理提供更大的便捷性。

一、檔案信息化的概述

1.檔案信息化的涵義

所謂的檔案信息化，就是指相關檔案管理部門借助數據壓縮技術、電子掃描技術以及多媒體技術等多種信息技術手段，將傳統的紙質、微縮以及聲像等各種類型的檔案，轉化成為一種數據化的信息，使其能夠在計算機信息系統中得以存儲，進而實現在互聯網環境下的有效傳輸。這種電子數據格式本身非常容易識讀以及遷移，且也符合國家電子文件的標準要求，數據化的信息其載體也變得多種多樣，人們可以借助不同的電子產品，對這些數據化的檔案資料進行瀏覽閱讀，打破了時間與空間上的限制，同時也提高了相關檔案資料的利用率，使其自身的實際價值得到充分的發揮。

2.檔案信息化建設的必然性

對于檔案信息化而言，其自身是當前科技發展的必然趨勢。在傳統的檔案管理工作中，紙質的檔案存在諸多不足，比如，紙張容易損壞、借閱不夠便利等，如果將這些紙質檔案資料轉化為電子數據，則能夠縮小紙質檔案資料的體積，減少空間的占用，同時也會讓查閱變得更加方便，而且數字化的檔案資料也更便于攜帶。另外，人工操作的檔案管理方式比較繁瑣，一旦人工管理出現問題，則會造成紙質檔案資料的損壞，檔案資料的完整性將難以得到保障，而數字化的檔案信息則不會輕易受損，除非是受到網絡病毒的攻擊或者是黑客的侵入，這也需要相關管理部門加強對檔案信息系統的安全防護，確保檔案資料的安全性。因此，可以說，檔案管理的信息化建設是非常有必要的。

3.檔案信息化資料來源

第一，相關辦公系統及其他信息系統中生成的，具有一定保存價值的文本文檔、圖片等多種原生電子文件，應該借助信息設備將其導入并傳輸到相對應的檔案信息管理系統之中，同時還要鑒別這些文件的價值及安全性;第二，對于眾多紙質檔案資料信息的數據化轉換，是數據化檔案數據庫建成的重要信息來源。相關檔案管理者會借助多種信息技術，對紙質的檔案資料進行轉化，并且在將紙質檔案予以數字化的過程中，工作人員也需要對其進行科學的排序，確保信息內容轉換的準確性，避免出現表述錯誤的情況，否則就會影響檔案資料的真實性，使得轉換的數據化檔案信息能夠與紙質檔案中的內容相一致。

二、檔案信息化管理及信息化建設的重要作用

1.有助于檔案管理工作成本的節約

對于相關單位部門而言，開展檔案信息化建設及管理工作，能夠減少檔案工作中不必要的資源浪費，實現節約資源的環保目標，這樣更有利于檔案管理工作的可持續發展。在傳統的檔案管理工作中，需要相關檔案管理人員耗費大量的時間以及紙張，對各類檔案信息資料進行撰寫以及整理，這種人工管理檔案的方式很容易出現失誤，如漏記或者漏寫檔案信息等情況，使得檔案管理工作的開展受到不良影響，而且紙質的檔案資料在查找過程中也需要花費很多時間，且查詢起來也比較繁瑣，從而導致傳統的檔案管理工作在開展過程中耗費了很多人力及物力等資源。

而檔案信息化的建設與管理，則能夠將紙質的檔案資料轉化為電子形式的檔案信息，這樣也就減少了紙張的使用，也節約了紙張這一物質資源。另外，檔案信息化管理，還能夠改善傳統人工管理的模式，有計算機代替了人工檔案管理，節省了人力資源，此外，檔案管理人員還可以通過專門的搜索引擎，在計算機檔案管理系統中查找出相應的檔案資料信息，節省了大量的時間，這些都使得檔案管理的工作成本得到了極大的節省。

2.有助于檔案管理工作效率的提升

信息技術在檔案管理工作中的有效應用，能夠實現紙質信息向數據化信息的轉化，這樣能夠讓檔案管理人員不必再花費大量的時間去整理紙質檔案，這樣就能夠使其節省出更多的時間，去進行檔案信息的維護、補充等等，從而讓檔案管理工作的整體效率得到極大的提升。另外，檔案管理人員能夠借助信息化的管理系統，讓所有的檔案資料變得更加有序，這也更方便管理人員的查閱，其中搜索引擎的使用，還能夠提高檔案管理人員的搜索速度，將其從繁瑣的紙質檔案的查詢中解脫出來，在極大程度上提高了查詢效率。而且運用信息技術對檔案資料進行處理之后，只需要一個或者兩個工作人員就能夠完成后續的整理工作，進而促進檔案管理人員工作效率的有效提升。

三、檔案信息化建設工作中存在的問題

1.檔案信息化的建設工作具有分散性問題

相關單位部門在開展檔案信息化建設工作的過程中，經常出現信息重疊的現象，究其原因，主要是因為相關單位在構建信息化的檔案管理系統時，沒有實現單位內部各部門之間的信息共享，這樣就會使得單位內各部門之間無法實現相關信息資源的互通，從而導致信息出現分散性，這對于檔案信息化管理工作的開展是極為不利的，相關檔案管理人員在借助信息化系統，對相關檔案進行管理時，就有可能會出現兩條及以上的重復信息，這樣就會影響到管理人員對檔案信息的正確判斷，進而會對整個檔案管理工作產生不良的影響。

2.檔案信息化的建設工作具有異構性問題

部分單位在將接受到的檔案信息轉移到數據庫的過程中，容易出現信息異構的問題，進而造成了大量數據信息在來源方面的差異，其中檔案信息的不同數據結構，也使得一些文件的屬性出現問題，有些電子檔案甚至產生出了特殊的文件形式，導致這一電子檔案難以實現信息兼容，以至于出現了打不開的情況，這也使得整個檔案信息化系統的信息結構變得更加復雜，不僅致使檔案信息的處理工作難度有所提升，還浪費了人力、物力等多種資源，降低了整個檔案信息化管理工作的效率。另外，這種異構情況也會對計算機中的檔案管理數據庫造成不良的影響，使其自身的儲存壓力有所增加，同時也提高了信息系統的維護負擔，增加了檔案管理人員的工作量。

3.檔案信息化的建設工作具有滯后性問題

相關單位在借助信息技術以及相關電子技術手段，進行檔案信息化的建設時，需要對紙質的檔案信息進行數字化的轉變，這樣既能夠讓檔案信息變得更加有序，還能夠借助查詢計算機目錄的方式，快速查找出相關檔案資料信息。不過，相關單位在進行檔案信息化建設工作時，不應該只注重信息技術在這一工作中的應用，還要注重檔案信息化管理體制的完善，還有檔案管理人員自身的業務能力及素養。當前，一些單位中還存在著歸檔不及時的現象，導致不少檔案資料信息出現缺失問題，而錄入到信息化管理系統中的檔案信息也缺乏完整性，從而對整個檔案信息化建設產生了較大的影響，延緩了檔案信息化建設的工作進程。

四、檔案信息化管理及推動信息化建設的有效途徑

1.對檔案信息化管理的設施進行完善

相關單位若想開展有效的檔案信息化管理工作，同時加快檔案信息化的建設進程，就要保證完善的硬件設施條件，若是缺少相應的信息化設備，檔案信息化的管理工作將難以順利開展。基于此，相關單位需要加大對信息化設備的投資力度，積極引進檔案信息化管理工作所需的各種設備，其中最重要的設施就是計算機，然后就是各類輔助設施設備，如打印機、掃描儀等相關信息設備，這些都是信息化檔案工作開展的重要載體，缺一不可，單位在購置齊全相關設施設備之后，還要聘請專業的信息技術人員，結合檔案管理的實際情況，為單位建立一套完善且具有較高安全性的信息管理系統，使得管理人員能夠快速的將紙質檔案信息錄入到相關信息系統之中，并實現檔案信息的分類管理，這也讓檔案查詢工作變得更加方便，進而推動了檔案管理信息化的建設。

2.實現檔案信息資源的有效共享

相關單位若想推動檔案信息化的建設，提高檔案信息化管理的有效性，就要轉變其自身傳統的檔案管理理念，促使檔案管理人員提高自身的責任意識以及服務意識，同時還要對傳統的檔案管理模式進行科學合理的改進，在引進信息技術的過程中，還要配備相應的信息管理體機制，確保信息化的管理工作能夠順利開展。另外，檔案管理人員還要對檔案資料信息進行及時的整理，保證檔案信息的真實性，與此同時，相關單位還要建立信息共享機制，借助信息技術建立單位內部檔案信息的共享平臺，使得單位內部的各個部門能夠查閱所需檔案信息，這樣也方便各部門對檔案信息的了解，有效避免了重復性檔案資料的上傳，也減少了信息重疊現象的發生。

3.確保檔案信息化管理的質量

第一，相關檔案管理人員在進行檔案信息的歸類以及形式轉化工作時，需要嚴格遵守相關規章制度，確保每一個工作環節都能夠達到相關質量標準，盡最大可能避免工作中的失誤，在每一個工作環節結束之后，還要進行認真仔細的檢查，一旦發現其中存在問題，就要對其進行及時有效的更改，確保信息化檔案文件的儲存質量。第二，作為檔案管理工作人員，要主動提高自身的業務能力，拓展自己的知識面，多學習檔案信息管理的相關知識，積極提高自身的信息技術操作能力，保證檔案信息化管理工作的質量。第三，相關單位還要加強對信息化檔案的安全管理，注重信息系統的維護以及更新，加強對信息系統的防護力度。隨著信息化程度的提升，信息泄露的問題也變得越來越常見，因此，相關單位在開展檔案信息化管理的過程中，需要科學應對病毒的侵害以及網絡漏洞等多種安全問題，避免檔案信息的泄露或者受損。基于此，檔案管理部門需要做好檔案信息的備份工作，同時還要對信息管理系統進行升級，提高信息數據庫的安全性，相關部門還可以設置安全性較高的保密系統，提高系統的安全防御能力，這樣既能夠保證檔案信息的安全性，也能夠保證其完整性。

4.建立完善的信息化管理制度體系

相關企業單位若想提高檔案管理信息化建設的有效性，使其能夠在檔案管理工作中發揮出積極作用，則要建立相應的信息化管理體系，發揮其自身的指導作用，保障檔案信息管理的安全性與規范性。相關檔案管理部門需要全面掌握檔案管理信息化建設的整個過程，對于其中存在的問題也要予以了解，明確問題產生的原因，以此制定出相應的應對措施以及規范條例，借此加強管理人員之間的協調合作，提高檔案信息化管理工作的有效性。另外，相關單位企業還要根據信息化的檔案管理流程，制定出相對應的信息化管理制度，促使檔案管理體系的完善，使其能夠與整個檔案信息化管理模式相符合，有效指導信息化檔案管理工作，發揮出信息化檔案管理模式的實效性。

基于此，相關企業單位要結合信息化管理流程，制定合理的考核機制，對檔案管理人員進行定期的考核，將檔案管理內容及信息化操作流程都融入到考核內容之中，同時還要考核檔案管理人員的工作績效，確保其能夠遵照相應的管理條例，對檔案資料進行規范化的信息管理操作，減少檔案管理工作人員操作過程的失誤情況，提升他們的工作積極性，進而促進其工作效率的提升。此外，還要結合信息化的管理流程設立專門的工作崗位，并配備專業能力及素養都比較高的工作人員，明確崗位的具體工作內容、責任以及權力，實行責任管理制度，確保處于這一工作崗位的管理人員能夠承擔起相應的責任，也能夠合理利用手中的權力，有效開展信息化的檔案管理工作。

五、總結

通過上述分析，信息技術在檔案管理工作中的有效應用，既能夠提高檔案管理工作的效率，還能夠確保檔案信息的安全性以及完整性，為查閱檔案信息的人員提供了極大的便利，因此，相關單位需要加強對檔案信息化建設的重視，并結合實際情況采用多種方式，實現檔案的信息化管理。

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（作者單位：衡東縣榮桓水電站）