我國公共衛生事件檔案的管理與利用

摘 要：公共衛生事件檔案的管理與利用對醫學研究、衛生應急決策以及開展教育活動等具有重要意義。首先分析了公共衛生事件檔案管理與利用的特點和意義，然后分析了我國公共衛生事件檔案管理與利用存在的問題，最后提出了相應的對策，如建立公共衛生事件檔案管理應急機制、提高檔案管理人員綜合素質、構建檔案分類管理體系、加快信息化建設等，從而為將來我國公共衛生事件檔案的管理與利用提供參考。

關鍵詞：公共衛生事件;檔案管理;利用

公共衛生事件主要是指突然發生的對社會產生重要影響的衛生健康事件，如此次新冠病毒疫情、群體性的食物中毒以及其它不明原因的疾病。隨著經濟的全球化和對外開放的深入，公共衛生事件波及的深度和廣度都越來越大，如今年初爆發的新冠病毒疫情，在全球一百多個國家、地區均有病例，如果不采取有效的防控措施，那么其危害性將不可估量。在此次新冠病毒防控和治療過程中，我國之所以能在最短的時間內取得階段性的勝利，一方面是由于黨中央的堅強領導，另一方面是由于我國在過去經歷非典、甲流等疫情時，積累了豐富的經驗，并收集了整個過程的檔案，對本次疫情的防控和治療提供參考和指導。由此可見，公共衛生事件檔案的管理與利用非常有必要，對促進我國社會健康發展具有重要意義。

一、公共衛生事件檔案管理與利用的特點

1.檔案內容多樣性

公共衛生事件的檔案主要是指從公共衛生事件爆發到結束的整個過程中形成的關于該事件的各種資料，一般包括應急處置方案、現場防控、診療方案、醫療器械使用方案等一系列由政府部門形成的應急處理材料。同時還包括報刊、雜志、圖片、視頻等多媒體材料。只有全面收集這些不同載體和不同形式的檔案材料，才能充分反映出某一時期爆發公共衛生事件過程中政府的防控措施與善后處置、民眾的意識行為等諸多問題。

2.檔案收集的非程序性

一般情況下，檔案的收集與管理要遵守規范，各個環節都要按照一定的流程來操作，然而在公共衛生事件爆發時，由于檔案管理人員以及其它相關人員都沒有思想準備，如果仍然按照原有的規范和流程來收集和管理檔案必然不能滿足要求。因此要求檔案管理人員在面對公共衛生事件爆發時，檔案收集過程中應根據實際情況探索新的模式。

3.檔案性質的專業性

公共衛生事件涉及的專業性較強，例如需要根據不同的公共衛生事件類型，對應急處置方案、現場控制措施、宣傳教育資料等進行分類管理，以便區分。這就需要檔案管理人員具備一定的專業能力，對各類公共衛生事件的檔案進行標準化管理，為應急決策提供參考，從而降低公共衛生事件的危害性。

4.檔案管理的保密性

公共衛生事件關系到社會的和諧與穩定，因此對公共衛生事件的檔案應有選擇性地公開和保密。特別是針對一些應急預案涉及的專業技術等內容，或者是一些關于在極端條件下采取的措施等方面的內容應嚴格保密。因此檔案管理人員應嚴格區分，在利用公共衛生事件檔案時對利用制度、利用范圍等進行嚴格管理。

二、公共衛生事件檔案管理與利用的意義

1.為醫學研究提供參考

公共衛生事件檔案對醫學研究具有重要意義，首先通過對過去公共衛生事件檔案資料的查詢，可以進一步分析該事件爆發的原因及過程，從而對醫學研究提供參考。例如此次新冠病毒疫情爆發時，醫學專家通過對以前非典病毒檔案資料的查證，發現新冠病毒與非典病毒具有很高的相似性，從而為診療方案的制定以及疫苗的研制提供了有力的參考，促進了我國疫情防控和治療效果的改善。

2.為衛生應急決策提供依據

在公共衛生事件爆發時，可以通過對過去類似事件收集到的檔案資料進行查詢和分析，預測發生該公共衛生事件的發展情況及可能產生的危害性，從而為醫院或政府主管部門應急決策提供依據，最大程度降低風險和社會危害性。如果沒有以前的檔案資料，那么各部門反應時間肯定沒這么快，再加上信息的不對稱，會影響相關部門應急決策。例如，新冠病毒疫情爆發時，通過過去此類公共衛生事件檔案的分析，政府部門及時采取了隔離措施，才使得我國疫情防控效果在短期內取得階段性的勝利。

3.為開展教育活動提供資料

公共衛生事件爆發之后，各部門、各群體都會對事件中的各項內容通過文字、照片、視頻等方式進行記錄和保存，具有較高的真實性，能客觀反映公共衛生事件發生期間發生的整個過程。因此隨著社會公眾對健康重視程度的增高，相關部門可以合理利用收集到的檔案資料制作成教育資料，進行宣傳和教育，從而指導社會公眾在面對公共衛生事件時如何采取有效措施進行防范，提高社會公眾公共衛生事件防范意識和應對能力。因為大部分人面對公共衛生事件時都會有一種恐懼的心理，且普通民眾沒有機會獲得公共衛生事件應急處置的相關培訓，對事件的整個過程和應急處置方案沒有全面的認識，因此在日常生活中，應該加強公共衛生事件檔案的利用，使利用公共衛生事件檔案資料制作成的教育宣傳視頻能夠實現全民覆蓋。

三、我國公共衛生事件檔案管理與利用存在的問題

1.檔案資料收集保存意識淡薄

檔案收集與保存需要及時性，然而一般情況下，公共衛生事件爆發時，政府和衛生部門都會將大部分的精力和資源用于防控、救治及應急處理方面，而在關于公共衛生事件的檔案收集與保存方面往往會忽視。這樣很容易造成公共衛生事件的第一手資料丟失，后期難以完全還原事件的經過，將來應對相同類型公共衛生事件時不能參考前期的經驗和成果，這是一種巨大的損失。尤其在早期公共衛生事件應急機制不完善時，這種現象更是常見，之所以會這樣，一方面是由于公共衛生事件檔案收集涉及的范圍廣，另一方面是由于相關部門沒有重視檔案的收集與管理工作，致使基層檔案管理人員意識淡薄。

2.缺乏專業的檔案管理人員

當前我們尚未設置專門的公共衛生事件檔案管理人員，幾乎是由一些普通的基層檔案管理人員兼任。然而根據上文的分析，公共衛生事件檔案管理具有專業性的特點，其不僅需要傳統的檔案收集與管理的知識，更需要專業的醫學知識。例如，大部分的公共衛生事件檔案不僅涉及相關的政策法規、應急處置方案等常規資料，還涉及疫情防控、流行病學調查、診療救治等一系列的專業資料。對這些檔案資料需要進行分類編碼和歸檔，才能方便將來的查證。

3.檔案資料面廣且分散，難以歸檔

公共衛生事件還具有突發性、頗及范圍廣、持續時間長的特點，由此可見其檔案資料涉及的面非常廣且分散，不僅包括跨區域的資料，還包括跨部門的資料，需要各地區、各部門協同配合，才能保證檔案資料的完善。然而，在現實中，很難做到這一點，這主要是由于一方面我國還沒有形成統一的公共衛生事件檔案管理部門和機制，指導全國地區發生公共衛生事件時，第一時間收集各類檔案資料并保存好，以備將來查證分析。另一方面是由于在過去沒有充分的經驗，缺少公共衛生事件檔案管理的培訓，致使一些基層檔案管理人員沒有全局觀，主觀認為只要收集部分關鍵的資料就可以了。其實在公共衛生事件爆發期間，可能一個很小的事情，都會具有重大價值。

4.檔案管理信息化水平不高

如今信息化技術起著越來越重要的作用，尤其是在檔案管理方面，如果能合理使用信息化技術不但可以提高工作效率，起到事半功倍的效果，而且還可以提高檔案查詢和利用的準確性。然而在公共衛生事件檔案的管理和利用中，信息化水平并不高，還是采用過去傳統的檔案管理方式，這不利于公共衛生事件檔案管理水平的發展。這一方面是由于檔案管理的信息化基礎設施不是很完善，另一方面是由于很多從事公共衛生事件檔案管理人員并不會使用信息化技術。

四、我國公共衛生事件檔案管理與利用的對策

1.建立公共衛生事件檔案管理應急機制

為了使公共衛生事件檔案更具真實性、及時性及全面性，政府及相關部門應建立公共衛生事件檔案管理應急機制，指導在應對公共衛生事件時，如何及時有效收集和管理各類檔案資料。首先，各相關部門要進行責任的劃分，明確專人收集、專人歸檔和管理，明確檔案收集的范圍及方法，確保各類檔案資料都能及時有效被收集和管理。同時還要開展公共衛生事件檔案管理培訓，提高檔案收集和管理人員的業務水平。其次，要專門建立公共衛生事件專題檔案，因為公共衛生事件具有內容多樣性、專業性、保密性等特點，需要進行分類編號和歸檔，并形成數據庫，以便將來檔案資料的利用。此外，完善公共衛生事件檔案收集與管理制度，一方面是要確保檔案收集的全面性，能客觀反映事件的經過、發展情況及善后處置情況;另一方面要對部分檔案資料進行保密，以免關鍵資料被不法分子利用，影響社會穩定。

2.提高檔案管理人員的綜合素質

公共衛生事件檔案與一般的檔案有其特殊性，例如公共衛生事件檔案之間存在一定的關聯，它既涉及到普通的檔案管理工作，又涉及到專業的醫療衛生工作。因此要求檔案管理人員一方面要具有檔案管理的專業知識，另一方面要具備醫療衛生的相關專業知識。因此要想更好地管理與利用公共衛生事件檔案，就必須要提高檔案管理人員的專業素質，建立一支高素質的、專業化的公共衛生事件檔案管理工作隊伍。首先，建立全職的公共衛生事件檔案管理隊伍，并制定公共衛生事件檔案管理的應急預案，明確公共衛生事件檔案管理不同的崗位責任及相互協作與配合機制。其次，要定期組織檔案管理人員開展應急演練，提高檔案管理人員在發生突發公共衛生事件時進行有效檔案管理的意識及其應急處理能力。此外，還要加強檔案管理人員的培訓和繼續教育，每次發生公共衛生事件時，都會出現很多事前沒有預料到的事情，且不同時間的公共衛生事件檔案管理標準和要求不一樣，例如，在非典發生的時候，檔案管理工作與現在新冠肺炎疫情發生時的檔案管理工作不盡相同。因此，在日常工作中應加強檔案管理人員的針對性學習與培訓，充分提高檔案管理人員的綜合素質。

3.構建檔案分類管理體系

在公共衛生事件檔案的收集與管理過程中應堅持寧多勿少的原則，盡可能保證檔案資料的完整性，利于將來的查證。因此需要對各類檔案載體進行分別管理。例如對普通的實物檔案、影像等電子檔案分別遵循普通檔案的管理規范，進行編號和歸檔，對于病例檔案則需要加強管理。既要詳細收集患者的基本信息，又要收集患者病情的發展和傳播情況。既要公開部分信息，提高社會公眾的防范意識，又要保護患者的隱私與核心技術資料，維護社會的和諧穩定。因此首先要制定公共衛生事件分類與編碼，根據每個公共衛生事件的具體性質、造成的影響、應急響應等級以及相關的決策等設立專題檔案，例如傳染病類別、環境衛生類別、食品安全與衛生類別等，從而使公共衛生事件檔案信息庫豐富且規范、有序。其次要制定公共衛生事件檔案管理規范，明確規范在各種公共衛生事件中檔案收集與管理的范圍，例如政府的應急決策和應急預案、各個相關部門的協調材料、病情的實時監測數據、治療技術方案和實施指南、事件處理現場的影像資料和新聞報道等一系列相關信息均是公共衛生事件檔案收集的范圍。

4.加快信息化建設

隨著互聯網和信息化技術的發展，越來越有利于公共衛生事件的處置和應對，同時也有利于公共衛生事件的檔案管理與利用?？梢詮囊韵路矫婕訌姽残l生事件檔案管理信息化的建設：首先加強電子化和數字化檔案建設，建立公共衛生事件檔案資料信息庫，各部門、各地區可以在信息庫中完善和共享資料，這樣有利于使關于公共衛生事件的檔案資料更加齊全，方便以后的查證和利用。其次，可以建立微信公眾號，在公眾號上傳公共衛生事件防范和應對措施等資源，社會公眾可以根據自己的需求獲取相關信息，從而提高社會公眾對公共衛生事件的防范意識和應對能力，降低公共衛生事件的風險和危害性。

五、結語

公共衛生事件普遍具有波及范圍廣、危害性大的特點，因此加強公共衛生事件檔案的管理與利用對我國相關部門應急決策、醫學研究以及開展教育活動等具有重要意義。然而由于受到多方面的影響，目前我國公共衛生事件檔案管理存在收集保存意識淡薄、缺乏專業的檔案管理人員、檔案資料面廣且分散，難以歸檔以及檔案管理信息化水平不高的問題。因此，要想提高我國公共衛生事件檔案管理與利用水平，就必須要從多方面著手，例如建立公共衛生事件檔案管理應急機制、提高檔案管理人員的綜合素質、構建檔案分類管理體系以及加快信息化建設等。隨著我國社會經濟的發展以及各項制度的完善，尤其是檔案資料管理與利用機制的完善，未來應對公共衛生事件的能力將會進一步提高。

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（作者單位：山東省菏澤市第三人民醫院）

作者簡介：劉國華（1982-），男，漢族，山東菏澤人，職稱：檔案館員，研究方向：檔案管理。