機關文書檔案管理工作現狀、存在問題及對策

摘 要：鑒于目前機關單位檔案管理工作中存在的問題，本文以機關單位檔案規范化管理的重要性研究作為選題，探討了當前檔案規范化管理中存在的問題，并就其問題現狀提出科學化的對策，從強化“文檔一體化”的意識、加強日常管理，保證信息安全等方面入手，促進機關單位新時期檔案管理水平提升。

關鍵詞：檔案;管理;創新

一、機關文書檔案管理的重要性

隨著現代社會的發展與進步，信息技術日新月異的變更，辦公自動化水平的不斷提高，信息化和網絡化已成為時代發展的主題。計算機的出現象征著真正“信息時代”的到來，使人類社會從工業時代劃入到信息時代。信息時代下，對機關單位文書事務和檔案管理事務提出了尤其深刻的需求，怎樣改革現行的處置方式和處置流程，已經成為每一個文書工作者與檔案管理工作者必須面臨的一個重要的新課題，不論是對未來還是當下都非常重要，因此，在現階段必須對文書工作與檔案管理工作重新定位。

機關文書檔案管理并非是單獨出來的一個部分，機關文書檔案管理工作是環環相扣的，無論是文件資料的收集記錄還是歸納和整理都是管理過程中不容忽視的環節，而管理工作也同樣貫穿始終。檔案文件資料收集的全面性、真實性以及完整性都需要嚴格把關，當文件資料收集上來之后，也需要對收集的信息內容進行反復鑒定與歸集，將真實有價值的資料以編碼的方式有序歸納整理起來，當檔案需要運輸和交接的時候，同樣也需要做好實時記錄，從而避免出現檔案文件不知去向或者檔案資料內容缺失等問題。

由此可見，機關文書檔案管理起到一個上下銜接的作用，不僅僅局限于對本單位的檔案資料進行收集和歸納整理，同樣也負責上下級單位的檔案信息管理，這樣一來，機關文書檔案管理的任務量便又會增加，而機關文書檔案管理的影響也自然會擴大，管理水平的高低也會對各級單位產生巨大的影響。

二、機關文書檔案管理存在的問題

機關文書檔案管理具有復雜性和繁瑣性，管理過程中的諸多環節都需要秉持謹慎的態度認真對待，機關文書檔案管理關系著資料信息的客觀反映，因此，在管理的過程中不可出任何差池，除了需要對檔案資料內容進行完整的保存及有序的歸納之外，還需要將數據信息以統計的方式呈現出來，科學技術以及信息化的發展為機關文書檔案管理提供了更為先進的管理技術和便利的條件，借助網絡信息化平臺能夠大大減少管理的任務量，而機關文書檔案管理也朝著有序化和高質量的方向發展。

但是，隨著信息時代的快速發展，人們同樣對文書工作與檔案管理工作的要求比以往更加嚴格規范，文書工作與檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰與機遇，機關文書檔案管理的整體性和長遠性逐漸被更多人所關注，只有不斷完善檔案信息管理功能、提高管理效率和質量，才能夠為機關文書檔案管理開辟更為廣闊的發展前景，因此，在謀求機關文書檔案管理更好發展之前，必須正確掌握它們的概念并熟悉其發展現狀，對目前機關文書檔案管理做好準確定位，才更有助于有針對性的解決問題，從而探尋出一條適宜的發展道路。

以下是當前機關單位文書檔案管理工作存在的主要問題，如：檔案管理存在脫節問題、檔案編制管理缺乏規范、部門配合不當、管理意識淡薄等問題：

1.檔案管理存在脫節問題

隨著信息更新迭代加快，檔案管理工作愈加繁重，也讓檔案日常管理趨于細致化和規范化。其中，文書工作者負責辦理單位一系列文件，包括文件的制定、復印、發放、傳播、辦理和保存等;檔案管理工作主要負責文件的搜集、整理、保管、檢索、歸檔、供給利用和調閱;文書編制工作負責文件的擬定、流傳和整理，而檔案管理工作負責文件的收集、整理和保管，它們是緊密聯系的。雖然文書檔案管理只是整個文書工作的環節之一，但是，卻對整體發揮著不容小覷的作用，然而，許多機關單位將文書事務與檔案管理事務區別對待，忽略了檔案編制與檔案管理工作的關聯，導致檔案管理存在脫節問題。檔案管理環節在整個文書工作中處于被忽視的地位，這就很容易使得著手檔案管理的人員對本職工作有所懈怠，而檔案管理環節與整體的脫節也使得文書工作缺乏整體性，檔案管理不到位也更容易使得前面環節的努力成為徒勞。

2.檔案編制管理缺乏規范

許多單位檔案文書編制工作操作不嚴謹，用紙和裝訂使用不規范。達不到國家關于文書檔案管理工作的規定，降低了檔案的保管質量。有些單位檔案編制與檔案管理工作的版記不周全，缺少嚴謹的附錄登記規則。檔案編制工作的類別也不具體，容易混淆。

目前，我國對于文書雖然有嚴謹的區分，但是在實際工作中，易產生很多方面的問題，從而給檔案編制工作造成一些麻煩。除此之外，在公文處理辦法、文件歸檔、檔案管理等方面都還存在一些不規范。目前，我國關于檔案的管理研究不多，盡管近年來關于檔案規范的研究正在不斷增加，各個地區也都在探索和嘗試建立相關規范，但在實際的歸檔過程中有時還是會降低要求，這樣就很難保證檔案的質量，從而使其缺乏客觀性和完整性，導致建立檔案的工作背離了其原始意義。檔案的建設也將變得更加混亂，相關部門的管理將變得更加乏味且難以管理。同時，檔案信息共享工作受到阻礙，在一定程度上阻礙了檔案館的可持續發展。

3.部門配合不當

單位檔案的歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料，而一些部門有時會為了自己的便利，不愿意及時將一些必須歸檔的文件材料移交給檔案館保存。一些負責任的檔案員因為沒有相關職能部門的配合，在做檔案管理工作時常常覺得力不從心，一些重要的文件材料由于不能及時歸檔，時間長了，也容易丟失，等到那個時候要究查責任也已經太晚，文書工作的不及時處置往往會不利于后期的檔案管理事務。

機關文書檔案管理工作并非某一個部門的專門職責，此項工作的完成同樣需要各部門之間的配合和支持，如果部門之間配合不當便會使得機關文書管理工作在進行的過程中處處碰壁。比如，當文書檔案管理人員讓各個門提交本部門檔案資料的時候，各部門沒有按照要求在規定時間進行檔案資料的提交，那么，這就會使得機關文書檔案管理進度被迫停止，除此之外，如果各部門都不遵守機關文書檔案管理要求隨意轉移文件資料卻不做好實時記錄，那么，便會使得文書檔案管理工作陷入一片混亂，檔案文件資料也更容易丟失。

4.管理意識淡薄

一直以來，機關單位對檔案管理工作都缺乏重視，這也使文書人員與檔案管理人員整體專業素質不高、相關意識淡薄。文書檔案管理員匱乏，具有很大的流動性，這不僅不助于文書檔案辦理水準的提高，而且還會使文書職員與檔案管理員缺乏職業責任感和專業性。有的單位雖然有專門的文書檔案員，但其學識和專業素養并不能順應當代檔案工作的需求。有的檔案管理人員也并不熟悉《歸檔文件整理規則》的規定，只是一個勁的催收文件，未能考慮到材料收集的實際情況，收到文件后并不做相關的一系列專業的檢查，或則保管期限劃分錯誤等等。同時，由于檔案管理人員有一部分是年齡偏大的工作人員，這部分人員雖然在文書事務與檔案管理事務中有豐富的經驗，但對于信息化知識的掌握較少，這就使其無法與如今迅速發展的檔案信息化管理工作要求相適應，不利于文書檔案信息化工作的發展。

三、機關文書檔案管理工作存在問題的優化建議

綜上所述，在信息時代這個大背景下，檔案管理工作面臨越來越多的挑戰與機遇，創新檔案管理工作，需要從以下幾個方面做起。

1.強化“文檔一體化”的意識

當前我國電子文檔的技術目前仍有待提高，因而電子檔案的處理與編制比紙質文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問題。每個檔案員需要以身作則，對于新出現事物或技術要積極面對;于自身而言，不要局限于文檔管理工作，要把目光放在長遠發展上，從長遠角度來看，做好當前的文檔管理，就是為未來作鋪墊，因而要時刻謹記對歷史負責，依據嚴謹的規定，勇于鉆研電子文檔辦理的規則、方式與體系，引導電子文檔的實際辦理。

“文檔一體化”意識不僅僅需要機關文書檔案管理人員進行強化，同樣也需要各個部門充分尊重“文檔一體化”的意識并主動配合機關文書檔案管理人員進行管理工作。首先，與文書檔案管理工作具有密切聯系的各個部門都應該開展意識強化活動，將“文檔一體化”意識深入人心，從而使得文書檔案管理工作進行更為順利。其次，對于“文檔一體化”意識的落實也應該加強監督，當檔案管理過程中出現任何阻礙因素時，可以通過意見反應通道直接上報，從而使得文書檔案管理過程更為通暢。

2.強化“全過程管理”工作

在檔案管理的全部環節中應該加強工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業職責，確保每項工作流程的質量，只有責任優先，才能為“全過程管理”提供質量保障。機關單位要擬定有關文件保管規則，依據當前我國的檔案管理制度以及相關法律規定，制定具體的文書處理辦公規定，掌握文檔歸納和辦理等事務，提高文書與檔案管理事務的可行性和可操作性。要理順辦理系統，不斷完善管理體制，建立安全科學的組織體系，創設一支優秀、專業的事業隊伍，為檔案的全過程管理打下堅定的基礎;不斷引進信息時代先進的裝備和技術，與單位的現代化同步發展，并配備性能優良的設備，強化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學、統一。

“全過程管理”能夠使得機關文書檔案管理工作更具完整性，管理工作貫穿始終能夠有效為文書檔案文件資料保駕護航，全過程的管理和全過程的監督能夠以實時動態信息記錄檔案的實際情況。除此之外，“全過程管理”也更有助于及時發現檔案管理過程中出現的資料遺失、信息錯誤等問題，早發現早解決才更有助于保障檔案收集保存的真實性和完整性。

3.完善電子檔案的組織和管理

隨著信息時代的來臨，計算機和網絡被普遍的運用到文書工作與檔案管理工作之中，對文書事務與檔案辦理事務提出了更廣、更深的需求。隨著科學技術的發展以及信息化平臺的搭建，機關文書檔案管理有了更為便利的工作條件，電子檔案能夠更大限度的克服紙質檔案收集和保存過程中的問題，同時，電子檔案組織和管理的有序性和嚴謹性更能夠獲得管理工作的青睞，除此之外，電子檔案是時代發展的一種趨勢，對于電子檔案的組織和管理進行完善更能夠應對時代新挑戰。

實踐證實，無規矩不成方圓，在機關單位內部制定一項科學有效的制度，有助于監督并提高員工的工作效率，鑒于部分機關單位存在電子檔案體制不健全因素，制定相應的制度規范是勢在必行的。

因此，各機關單位需要根據自身的現狀和發展成效，建立一套科學的檔案管理體系，并督促落實。才會提高檔案管理工作的質量和效率，推進機關單位各項日常經營生產活動可持續健康發展。同時，機關單位要注重組織相關工作人員學習電子信息技術，加強檔案管理隊伍建設，鼓勵檔案管理員不斷學習，熟練應用計算機技術，將現代科技知識運用到文檔信息資源的處理、保管和利用中，提高檔案信息化管理水平。

4.加強檔案的日常管理，以確保信息安全

檔案信息平臺的日常管理是否規范化，決定了檔案的安全性和日常運行的穩定性。因此，檔案管理員必須在日常檔案管理工作中保持電子信息的機密性，嚴格實行不聯網的保密性。由于互聯網的快速發展，網絡中充斥著各種病毒。作為檔案館建設的重要組成部分，檔案平臺在受到惡意攻擊時很難處理，這將導致整個平臺系統癱瘓，嚴重影響正常工作，更甚者還會造成檔案泄密。在檔案管理的過程中，需要防止外部網絡訪問，以防止平臺受到惡意破壞。在日常管理中，必須確保檔案內容不會泄漏。檔案平臺涉及更多的個人隱私。檔案員要嚴格遵守保密職責，加強對各種保密制度的研究，不允許將任何與工作有關的文件帶出辦公室。同時，更需要定期地做好數據備份。防止在發生意外情況時丟失歸檔中的信息。意外斷電或平臺系統故障可能會導致平臺數據庫中的信息丟失。因此，在檔案管理的過程中，管理人員應定期備份數據庫，以保護數據庫信息。

四、結論

綜上所述，本文以機關文書檔案管理工作現狀存在問題及對策作為選題，通過研究，我們不難發現，在我國經濟全面發展的信息時代背景下，社會信息化步伐的不斷推進，文書工作與檔案管理工作面臨越來越多的機遇與挑戰，但文書與檔案管理事務的一體化，是社會發展的定然趨向。因此，機關單位在實際工作過程中，如何實現文書工作與檔案管理工作的規范銜接非常重要，在信息時代開展文書與檔案管理工作，要明確二者內在的關聯性，強化文書事務與檔案管理事務一體化的投入，提高過程中全部環節的完善，提升相關職員自身的專業素質和能力，進而確保信息技術使用的安全性，提高工作的效率，為單位檔案管理奠定堅實的基礎，從而實現信息時代下文書工作與檔案管理工作的規范銜接。

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（作者單位：新疆阿拉爾市檔案館）

作者簡介：廖佳潔（1988-），女，籍貫：重慶，阿拉爾市檔案館，大學本科學歷，助理館員職稱，工作方向：機關文書檔案管理、會計檔案管理、檔案查閱利用。