新時期高校教師業務檔案的收集管理與利用

摘 要：業務檔案是高校教師教學和科研過程中形成的重要文件，對業務檔案進行規范的管理對于高校教師更好的開展教學工作有著十分重要的意義，但是目前很多高校在教師業務檔案的收集管理與利用方面，依然存在管理不規范等問題，這些問題嚴重影響了教師業務檔案的管理和利用，有鑒于此，本文針對高校教師業務檔案收集管理與利用中出現的問題進行深入的探討，提出改進相關工作的策略，以更好的促進高校教師業務檔案的收集管理與利用。

關鍵詞：高校教師;業務檔案;收集管理;利用

檔案管理是高等學校一項重要的工作，在高校教師開展教學和科研活動過程中，會形成很多業務檔案，這些檔案涵蓋了高校教師的各項業務活動，如教師的信息、教學工作的開展情況、教學檔案、科研成果等多個方面的內容，對這些檔案進行規范化的管理，不僅可以起到促進高校教師教學工作的作用，在很大程度上對于高校的綜合管理也有很大的幫助，尤其是在當前高等教育飛速發展的情況下，詳細的教師業務檔案可以幫助學校和教師更好的分析學校教學工作中存在的問題，促進高等學校教學質量的穩步提升，為青年教師更好的開展教學工作提供有力的參考。

一、當前高校教師業務檔案的管理現狀

高校教師業務檔案與學校的其它檔案一樣，都是學校檔案管理的重要內容。隨著國家檔案主管部門對檔案管理工作的逐漸規范，高等學校都根據相關要求設置了專門的機構和工作人員開展此項工作，但是目前在很多高校的檔案管理部門，都存在過于重視行政文件學生檔案資料等的管理，對于教師業務檔案的管理還存在很大欠缺，尤其是在教師業務檔案的收集管理和利用方面，很多學校都無法為教師利用業務檔案提供專業化的服務，因為目前高等學校檔案管理部門的工作人員普遍缺乏對教師業務進行整理的能力，他們沿用傳統的檔案管理模式開展相關的工作，這使很多業務檔案無法發揮其應有的價值，也無法為教師的教學活動提供有益的參考，這在很大程度上制約了高等學校教師教學質量的提升。

二、當前高校教師業務檔案管理工作中存在的問題

教師業務檔案的收集管理與利用是高校檔案管理工作的重要組成部分，但是目前很多高校在檔案管理方面存在很大問題，這些問題制約了教師業務檔案的數據管理與利用：

1.管理人員的專業技能不能滿足實際工作的需求

教師業務檔案管理工作的開展需要相關的工作人員具備專業的技能，因為業務檔案與傳統的檔案不同，管理過程中需要對相關的檔案進行整理，要根據學科和相關檔案的內容對業務檔案進行詳細的歸類，只有做好了這些基礎性的工作，才能提高相關的業務檔案使用效率，但是當前很多學校的檔案管理人員都不具備這種能力，加之高校教師的業務檔案歸屬高校的不同部門整理，缺乏整合。這在很大程度上制約了高校教師業務檔案的管理工作。而且，現階段來看，高校教師對于業務檔案管理的工作積極性不高，很多教師的工作態度都比較懶散，不愿主動承擔責任，這嚴重制約著業務檔案管理工作的提高。因此，對于信息化檔案管理建設必須要有統一的規范性，很多高校教師難以接受工作模式的改變，對于業務檔案管理的流程和認識的熟悉度還不夠，造成了業務檔案資料的管理混亂，成效不高，工作效率低下，使得很多教學工作難以高效的展開。

2.檔案管理部門的服務意識有待提高

檔案管理部門是高等學校重要的服務機構，承擔著為全校師生提供專業的檔案服務的職能，但是當前很多高校的檔案管理部門都存在服務意識方面的問題，很多檔案管理部門工作人員不注意提升自己的服務意識，在工作中還以傳統的行政機關工作人員的心態開展相關的工作，這導致很多高校的檔案管理部門在開展教師業務檔案管理過程中不能適應學校教學事業發展的需求，無法為教師提供專業的業務檔案管理，很多工作人員對教師業務檔案的管理僅僅停留在保管上，這對高校教師業務檔案收集管理和利用產生了不利的影響。

3.檔案管理機制不夠健全

高校檔案管理工作的嚴格落實首先需要樹立良好的管理理念，下一步就是要建立健全完善的系統化的管理機制，把管理內容嚴格落實到條文中，明明白白的呈現給管理員工，做到心中有數，眼中有制度。但是，從高校檔案管理現狀來看，學校對于管理機制并不健全，很多的檔案管理機制都是剛建校時候設立的，之后沒有進行增添和更新，更多的情況是把管理機制作為擺著，并沒有落實下去。很多管理者和員工認為這只是表面工作，認為員工只要做好本職工作就好，但是并沒有統一性的管理條例。沒有完整的模式，沒有完善的制度條例，檔案管理工作就不會真正是工作的一部分，檔案管理工作不僅僅需要完善的機制，更需要嚴格的落實。

4.教師業務檔案的數字化進程緩慢

隨著時代的發展，科技的不斷進步為教師業務檔案的數字化管理提供了技術支撐，將傳統的紙質教師業務檔案轉變為可以在線查詢的數字化檔案是當前時代發展的需求，教師業務檔案數字化之后，可以將相關的內容上傳到學校的檔案網中，這樣可以為學校的教職員工更好的展開教學和科研工作提供極大的便利條件，使師生在家中就可以通過互聯網方便的查詢到自己需要的業務資料。盡管這樣做可以極大的促進高校的教學工作，但是目前很多高校的檔案管理部門都沒有開展此項工作，只能在網站上查詢到相關資料的標題、編號等信息，這在很大程度上制約了教師業務檔案的利用效率，使目前高校檔案管理部門需要進一步努力完善的重要工作。

5.現代化檔案管理設施不足

高校檔案管理工作中，很多都是停留在傳統的管理模式中，傳統的檔案管理模式往往只看重對紙質檔案資料的管理，對于現代化的檔案管理模式并沒有積極利用起來，這也限制了對檔案資料的采集、保存、后期服務，雖然現代化檔案模式已相當完善了，但是在思想模式和工作實踐中，很多工作人員還是習慣用傳統的檔案管理模式來辦公，對于信息化時代的電子檔案管理仍然缺乏深入的認識。對檔案管理工作的信息化建設，離不開以計算機為核心的現代化技術，對于網絡的應用，高校的檔案管理工作更加系統化了，但是，網絡不可避免地就會有安全性問題，很多工作人員對于網絡的安全性建設工作不熟，也不夠重視，很容易在管理軟件中存在漏洞，從而造成檔案信息的丟失和篡改，這是非常不可取的。所以，對于檔案管理不能停留在“紙上談兵”的層面上，要進一步深入建設，使得檔案利用率和安全性提高，在保證教師業務檔案高質量高效率管理的基礎上來提升教學。

三、做好高校教師業務檔案收集管理與利用工作的策略

高校教師業務檔案的收集管理與利用是學校檔案管理部門的一項重要工作，這項工作的開展可以極大的促進高等學校教師的教學科研水平的提升，為了做好這項工作，建議采取以下策略：

1.認真開展教師業務檔案的收集工作

教師業務檔案的收集是檔案管理部門的一項重要工作內容，要想開展好這項工作，檔案管理部門一定要制定出詳細的業務檔案收集規范，明確哪些材料需要及時收集并移交檔案管理部門，由于學校內部機構眾多，需要歸檔的材料涉及部門眾多，所以想要做好教師業務檔案的收集，需要通過統一規范的制度將學校內部各個單位此項工作的完成情況與學校對各個部門的考核進行掛鉤，這樣可以提高學校內部各個單位相關工作人員的責任意識，對于教師業務檔案的收集有著非常重要的意義。在業務檔案收集的過程中，要系統的將教師的學習和工作情況、職稱評定情況以及各種社會組織中的兼職情況等詳細信息進行收集，要對教師在開展教學任務過程中形成的教學文件、指導學生進行論文寫作、社會實踐等方面的材料和出版學術著作等情況進行細致的統計， 教師業務檔案可以清晰完整的將教師的工作業績反映出來。在相關檔案收集的過程中，還要注意收集教師的科研成果，這樣才能使教師業務檔案的內容更加全面。在教師業務檔案完成收集工作，移交檔案部門之后，工作人員要對教師業務檔案按照檔案管理的相關規定，進行重新整理，發現存在資料遺漏的要及時提醒相關部門進行資料的補充與完善，對于發現的不適合檔案管理部門存檔的資料退回報送單位，只有這樣才能使收集到的檔案符合國家的相關要求，滿足師生對教師業務檔案的查詢需求。

2.加強對教師業務檔案的管理

教學業務檔案收集工作完成之后，檔案管理部門要嚴格按照有關規定對檔案進行管理，要明確管理的內容和相關工作人員的職責，確保教師業務檔案能夠及時得到整理，并將相關的信息上傳到專用的辦公網絡中來。這項工作的進度關系到教師業務檔案的利用，因此檔案主管部門必須要認真開展此項工作，加強對教師業務檔案的管理。但是，從當前來看，高校檔案管理部門對于專業化檔案管理人才都比較緊缺，檔案管理人員的綜合水平普遍低下，跟不上教學的發展和教師業務檔案的需要，這些都嚴重制約著檔案信息化管理建設的進步。所以，高校檔案管理者應該盡自己所能為檔案管理人員培訓制度的完善貢獻力量，學校要采取相應的措施來吸引專業性人才，創造積極有利的工作環境和待遇福利，讓他們來為檔案建設信息化出謀劃策，用先進的知識來為高校檔案建設注入新鮮血液，在工作中不斷創新，以不斷加強對高校教師業務檔案的管理，從而進一步推動教學質量的提升，為我國高校教育的優化和改革提供切實的保障。

3.通過檔案數字化提升教師業務檔案的利用效率

教師業務檔案收集工作完成之后，對相關的檔案內容進行數字化處理，也是一項非常重要的工作，隨著科技的不斷發展，智能化的檔案管理平臺可以為師生提供便捷的檔案資料查詢服務，這對檔案管理部門提出了新的要求，必須要認真做好檔案數字化工作以適應學校內部師生對教師業務檔案的查詢需求。在推行檔案數字化的過程中，檔案管理工作人員要積極學習檔案數字化的有關知識和技術，將紙質的檔案材料通過專用設備掃描變為數字化的檔案，并進行規范的命名，這樣上傳的管理系統之后就能為師生查詢相關的教學資料提供極大的便利，只需要通過相關的賬號即可進入系統調取所需的內容，這可以極大地提高了檔案資料的利用效率，也節省了查詢借閱的時間，減少了工作人員的負擔。因此必須要將教師業務檔案數字化作為一項重要的工作開展，促進教師業務檔案的使用。

4.提升檔案管理人員的服務意識

檔案管理部門作為高等學校重要的服務機構，承擔著為師生提供檔案管理服務的職責，這就要求相關的工作人員在工作過程中。必須要積極轉變工作態度和認識。要將服務作為自己日常工作中的重點，認真分析和研究師生對教師業務檔案的使用需求，根據使用需求強化日常的檔案管理工作，在資料整理、數字化、查詢、等方面為師生提供便捷的服務，這樣就能改變過去檔案管理部門和工作人員的工作與師生的實際需求脫節的問題，滿足師生對教師業務檔案的個性化需求，提升檔案管理人員的服務意識，這是一項長期性的工作，要想做好這項工作，必須要加強檔案管理部門內部的培訓力度，在高校檔案管理部門設置專門人員或科室管理教師業務檔案，以提升服務意識為核心展開相關的工作，這樣做才能實現提升檔案管理人員服務意識的目標，為師生提供更好更優質的服務。

5.根據需求開展工作促進教師業務檔案的利用

教師業務檔案的收集必須要以促進教師業務檔案的利用為目標展開相關的工作，所以在檔案管理工作開展的過程中，一定要站在學校管理層科學決策的角度對教師業務檔案進行收集，要力求使教師業務檔案能夠真實反映教師開展教學過程中所呈現出的亮點和工作中存在的問題，對其中存在的問題要進行專業的分析，這樣領導才能更好的進行科學決策，同時教師業務檔案也是對教師進行職稱評定的重要依據，通過教師業務檔案可以對教師的工作進行全面的評價，這對于學校選拔優秀教師有著很大的幫助。同時教師業務檔案也能夠極大的促進高等學校的教學工作，因為教師在教學過程中所形成的業務檔案可以為今后開展教學工作提供有益的參考，促進青年教師的成長。正是因為以上原因，在教師業務檔案收集管理與利用過程中，檔案管理部門一定要根據學校管理層的決策需求和教師的教學需求來開展相關的檔案管理活動，使學校的教師業務檔案得到更好的利用。

6、加強檔案管理人員的培訓

檔案管理工作是高校工作內容中的必要部分，也是一項基礎環節，為此，對于檔案管理工作要緊跟時代的發展，應用現代化的技術手段來提升檔案管理質量。從領導到員工都要整體提升對檔案工作的重視程度，讓檔案管理人員掌握更加先進的管理理念和方式，推進創新改革，從根本上來推動檔案管理工作的展開，讓檔案更加規范化、科學化。培訓工作是檔案管理部門的一項重點工作，在很多高等學校都普遍存在檔案管理人員管理技能不能滿足檔案管理需求的現狀，要想解決這個問題，需要加大對檔案管理人員的管理技能培訓，通過內外部的培訓使管理人員掌握先進的檔案管理技能，這對于促進高等學校教師業務檔案的管理和提高檔案的使用效率有很大幫助，通過技能培訓也能夠促進檔案管理人員的個人成長，提升檔案管理水平。除此之外，還應該設立考核制度，對檔案人員的業務能力以及對新技能的掌握進行考核，建立健全工作績效考核，對于考核的結果和工資進行掛鉤，只有這樣，才能督促管理人員更好的落實管理制度。工作人員最終的薪酬數額應該根據員工年度性收入和年度績效考核分等因素進行計算，可以實行一年一定的原則，績效工資總體核算采用“工分制”形式來分配，并且有專門的工作人員進行記錄、監督和考核，做到一切的績效都是基于事實的基礎上，保證績效的真實性。

結束語

高等學校教學改革的推進對教師業務檔案管理提出了更高的要求，在管理工作中要積極分析學校和師生對教師業務檔案的利用需求，加強管理并做好檔案資料的收集，提高檔案的使用效率，以此來促進高等學校教學質量的不斷提升。

參考文獻：

[1]姜?；?論高校教師業務檔案的管理[J].科技經濟市場，2009

[2]申品磊.淺談高校教師業務檔案的建立與管理[J].中國集體經濟，2009

（作者單位;寶雞文理學院檔案館）

作者簡介：朱偉（1970-），男，漢族，陜西寶雞人，寶雞文理學院檔案館館員，大學學歷，高校檔案管理方向。