現代辦公技術對檔案管理的影響及對策

摘 要：隨著科學技術的不斷進步，大量先進的技術在日常工作、學習中得到了運用，檔案管理領域也是如此。隨著現代辦公技術在檔案管理工作中的應用，改變了傳統的以紙質檔案為主的檔案管理模式，通過電子檔案極大的縮小了檔案保存所需的空間，提高了檔案資源利用效率。與此同時，新的檔案管理模式也為檔案管理工作帶來了極大的挑戰，需要檔案管理工作者對此加以研究，以更好的適應現代辦公技術條件下的檔案管理工作。本文基于此，分析了現代辦公技術對檔案管理的影響，并未新時期加強檔案管理工作提出了建議。

關鍵詞：現代辦公技術;檔案管理;影響;對策

隨著電子計算機、互聯網、大數據等技術的不斷發展，一個覆蓋全世界的信息化時代已經來臨。新的時代到來，它在給生活在這個時代的人們帶來極大便利便利，人們可以在任何時間、任何地點都能獲得來自全球任何地方的信息，人們戲稱“地球越來越小了”。在檔案管理工作中，現代辦公技術也得到了比較廣泛的應用，檔案管理的效率和質量明顯提升，人們也越來越重視現代辦公技術在檔案管理中的應用。但是現代辦公技術對檔案管理究竟有哪些影響，哪些影響是積極的，又帶來了哪些挑戰，如何充分發揮其積極作用，克服挑戰帶來的不利影響，使其更好地服務經濟社會發展，這是一個值得討論的課題。

一、檔案管理應用現代辦公技術現狀

檔案作為一個單位發展的記錄，其中涉及單位改革過程、業務信息等重要內容，在單位發展中占據重要位置。在環保要求的不斷加強和科技水平的持續進步雙重推動下，很多單位的檔案管理應用現代辦公技術的現象比較普遍，但是仍然存在諸多問題。

1.現代辦公技術檔案管理意識淡薄

很多單位部門在工作過程中，逐步認識到檔案管理的重要性，工作重心不斷向檔案偏移，增加資金投入，但是就檔案管理中應用現代辦公技術來看，管理意識淡薄，很多領導對檔案管理應用現代辦公技術認識不夠，投入的精力和資金有限，對相關的法律法規知之甚少。另外，很多單位和部門在長期手工檔案管理模式的影響下，短時間內無法掌握現代辦公技術，自我感覺手工方式簡單高效，但是從長遠來看，卻無法適應檔案管理的發展要求。即使很多單位安裝檔案信息化管理系統，也會礙于操作者不會使用或安裝不便閑置割舍。

2.環境設施條件不完善

應用現代辦公技術進行檔案管理，需要大量的硬件設備予以支持，就需要大筆資金采購相應的設備。而且，現在辦公設備在應用過程中，需要后期持續維護，成本較高。所以，很多單位為了節省開支，采購的設備不齊全或版本過低。公路系統內各單位使用的設備規格不同，統籌難度較大，也就無法形成相互通用的檔案管理軟件系統。除了硬件設施，人才資源對檔案管理信息化來說也極為重要，當前從事檔案管理的人員對應用現代辦公技術的重要性認識不足，專業水平有限，接受現代辦公技術的效果不佳。同時，應用現代辦公技術進行檔案管理，除了要求管理人員具備一定的檔案管理知識外，還需要計算機應用、數字化技術、網絡技術等相關知識的積累。

3.現代辦公技術檔案管理未能凸顯公路工作特點

公路系統工作檔案數量多、種類雜、專業性強，是公路工程建設和開展各種公路服務業務的信息參考。從目前公路檔案工作來看，雖然應用現在辦公技術，但是內容依然按照普通檔案標準來實施，未能充分利用現代辦公技術凸顯公路檔案的社會功能。公路檔案大多數只供公路系統內部查閱，而與人們息息相關的出行公路動向，則依靠社會第三方平臺獲得，官方公路系統沒有信息化平臺向大眾開放。可見，目前的現代辦公技術檔案管理未能體現公路工作的社會性、民眾性和服務性的特點。

二、現代辦公技術對檔案管理的影響

現代辦公技術在檔案管理中的應用具有十分深遠的影響，一方面它改變了傳統的檔案管理理念，另一方面它改變了傳統的檔案管理模式、管理方法等，使檔案管理更加高效、便捷，同時也對檔案管理者的素質提出了更高的要求。

1.促進了管理方法的革新

在現代辦公技術條件下，檔案管理從以紙質檔案為主的方式向以電子檔案為主的方式轉變。電子檔案一般存儲于光盤、硬盤或者云平臺，他們與紙質檔案相比更加節約空間，更加便利化。在這種條件下，檔案的收集、整理、歸檔、應用等發生了很大的變化，與傳統的紙質檔案存在明顯的區別。電子檔案資料的形成需要借助電子計算機等電子設備，可以實現即時存儲、整理、歸檔、登記、立卷、著錄等，并且可以按照一定的分類標準對檔案進行多方位、多角度的重新整合，方便不同需求的使用者快速、精準的找到相關的資料。在電子化檔案的檔案管理方式中，檔案資料擺脫了傳統檔案受到時間、空間因素的制約，使得檔案管理的質量和效率大大提升。電子檔案的出現徹底顛覆了傳統檔案管理的方式，為新時代的檔案管理創造了廣闊的空間。

2.改變了傳統的管理模式

檔案管理工作是一項綜合性的管理工作，它集政治性、科學性、服務性于一身，其中服務性是其根本屬性，也即是其對于人類的有用性是他的根本目的。在現代辦公技術條件下，檔案管理工作被賦予了極大的舞臺，這也使得傳統檔案管理模式受到了沖擊。從檔案管理的本質屬性來看，檔案管理其實是一種保存和提供信息的過程，如果只有保存而不能提供信息則檔案管理失去了其價值，如果沒有保存也就沒有后期的一系列服務。這就要求檔案管理工作牢固樹立服務的理念，創建全新的管理模式。說的更加明確一些，就是充分利用現代辦公技術對檔案信息資源進行整合，為使用者提供更加全面、更加準確、更加有用的信息，這是目前檔案管理從傳統管理模式向現代管理模式轉型的現實要求。

3.提出了新的更大挑戰

在現代辦公技術條件下，檔案管理方式、管理模式的變化也對檔案管理工作者提出了全新的要求，需要檔案管理工作者具備更高的綜合素質。但是從我國目前的情況來看，檔案管理工作者還不能夠有效適應新時代檔案管理工作的需要，一些檔案管理工作者管理理念和管理知識陳舊，不掌握新型管理技能，比如不了解電子文件整理、信息保護設計、計算機病毒防護，有的甚至對基本的信息收集、錄入、整理、分類、歸檔等都不熟悉，根本不能適應現代辦公技術條件下檔案管理工作的需要，嚴重影響了我國檔案管理工作的創新。雖然現代辦公技術對檔案管理提出了更大的挑戰，但是這些挑戰都是暫時的，檔案信息化管理是一種發展趨勢，我們必須適應這種趨勢才能更好地開展檔案管理工作，使之更好地服務于經濟社會發展。

4.電子檔案界定原件困難

因為應用現代辦公技術進行檔案管理，將傳統的紙質文件改變為電子文件，實現了系統內部的無紙化辦公。無論是電子檔案的制作，還是電子檔案的傳遞，都通過互聯網絡，無論誰接收到的文件都是一樣的，而紙質文件的原件都有紅色蓋章、字跡清晰，復印件則是對原件的復制，蓋章變為黑白色，字跡模糊，通過肉眼即可辨別。所以，與紙質檔案相比，電子檔案的原件和傳遞件毫無差別，對原件的界定難度較大。另外，即使檔案使用者使用存儲設備對電子文檔進行拷貝，無論拷貝者是誰，拷貝地點何處，他們拷貝的文件與原件一模一樣，而且在計算機上顯示也無是否原件的標識。所以，限于電子檔案界定原件困難，就需要應用現代辦公技術進行檔案管理過程中，要做好標記、保密等工作。比如：在電子檔案原件中插入隱藏的標識，只有管理者可見，使用者不可見;將電子檔案原件設置密碼，只有經過相關人員的批準，才可查閱和拷貝，并詳細記錄拷貝人員和拷貝時間，由經辦人簽字。

三、現代辦公技術下加強檔案管理的建議

在現代辦公技術條件下，怎樣更加有效地利用現代辦公技術實現對檔案的有效管理是一個重要的課題，重點應當從把握電子檔案文檔管理的特點、保持電子檔案數據的真實與完整、提高從業者素質、維護檔案信息安全等幾個方面加以改進。

1.充分把握電子檔案文檔管理的特點

電子檔案文件與紙質檔案文件在內容上并沒有本質區別，但是在處理方式上卻迥然不同，具有其自身獨有的特點，決不能將紙質檔案文件管理的方法直接復制到電子檔案文件管理中。電子檔案文件通過電子計算機、互聯網、大數據等新型技術進行檔案管理，包括信息的收集、整理、歸檔、應用等。在處理文件的過程中，上述新型技術僅僅是一種手段，沒有了這些手段，使用現在辦公技術進行檔案管理就失去了相應的媒介。為了更好的進行電子檔案文檔管理，就必須充分把握電子檔案文檔管理的特點，并針對其特點采取相應的管理措施。比如，電子檔案文件具有十分便捷的可復制性，可以針對不同的用戶設置不同的分類模式，為用戶提供更加具有針對性的服務，提升用戶的獲得感。

2.確保電子檔案文件的真實性和完整性

無論是紙質檔案文件還是電子檔案文件，其最本質的屬性就是信息數據的真實性和完整性，失去了這一特性，檔案管理也就失去了意義。當前，電子檔案管理中存在著諸如信息收集整理不規范、方法不恰當等問題，這些問題的存在影響了電子檔案文件的真實性和完整性。為了充分保證電子檔案數據的真實性和完整性，就必須建立和完善電子檔案信息收集、整理、歸檔、使用等各個環節的流程，確保電子檔案文件處理的全過程符合相關的規范要求。要建立針對電子文件操作者的可靠的身份識別與權限控制，設置符合安全要求的操作日志，并采取可靠的安全防護技術措施等，以保證電子文件的真實性和完整性;要建立健全電子文件管理制度，為確保電子檔案文件的真實性、有效性提供制度保障;要通過相應的技術措施對背景信息和元數據進行采集，確保數據來源的可靠性。只有通過這種全方位、全過程的控制措施，才能真正地確保電子文件的真實性和完整性。

3.全面提升檔案管理工作者的綜合素質

在現代辦公技術條件下，檔案管理工作者的綜合素質在很大程度上決定著電子檔案管理的水平，必須充分認識到培養和鍛煉檔案管理工作者的重要意義。檔案管理工作者必須具備過硬的政治素養，同時還應當具有熟練應用現代技術手段進行檔案管理的技能，二者缺一不可。過硬的政治素養是做好檔案管理工作的前提，熟練應用現代技術手段是實現檔案管理電子化的基礎。要切實加大針對檔案管理工作者的培訓力度，定期開展專業化培訓，從政治素養、管理理念、管理方法、技術能力等方面進行全方位培訓，讓檔案管理工作者能夠在現在花辦公條件下積極適應甚至創造性開展檔案管理工作，為檔案管理貢獻自己的力量。

4.重視和確保電子檔案文件的安全

與紙質檔案文件不同，電子檔案文檔在保管上有其特殊性。電子檔案文件以數據的形式存于硬盤、光盤、云系統內，雖然在保管方面十分便捷，但是也存在諸如容易被篡改、刪除、介質容易損毀等問題。必須高度重視并確保電子檔案文件的安全，要切實把好電子檔案文件載體的質量關，使用安全可靠的數據載體;要做好外部防護工作，確保電子計算機等設備不會受到來自外部的威脅而出現損毀，比如遭到嚴重撞擊、火燒等;要做好文件數據的備份，始終保有兩份及兩份以上的電子文檔，防止因文件數據丟失帶來的負面影響，切實保障信息數據安全;要定期對電子計算機的殺毒軟件進行升級更新，并適時做好殺毒工作，防止電子計算機受到病毒的攻擊，造成數據的損壞或丟失。

5.重視電子檔案與紙質檔案雙套管理

從目前檔案管理的現實情況來看，電子檔案還無法完全取代紙質檔案，紙質檔案依然發揮著十分重要的作用，這就要求檔案管理工作者必須同時重視電子檔案盒紙質檔案的管理工作。盡管如此，應用現代化辦公技術進行檔案管理仍然是一種發展趨勢，尤其是在電子檔案的應用方面，現代化辦公技術的引入使檔案應用的效率大大提升。而紙質檔案存在的意義在于其能夠最準確的還原檔案的原貌，確保檔案的真實性。針對電子檔案和紙質檔案的不同特點，要充分發揮其各自的優勢，在運用現代辦公技術進行檔案管理的過程中，系統設計方面更加重視如何更加有效地利用檔案，在紙質檔案的管理過程中，更加重視如何更加有效地保存原始檔案。

四、結語

綜上所述，在現代辦公技術條件下，新技術的廣泛應用為檔案管理帶來了極大地便利，人們可以更加便捷的收集、整理、歸納、使用各類檔案數據信息，實現信息數據的充分共享。與此同時，新的檔案管理方法、新的檔案管理模式又為檔案管理帶來了諸多挑戰，但是絕不能因噎廢食，只有充分了解現代辦公條件下檔案管理的特點，采取有針對性的措施，才能更加積極適應新時代檔案管理工作的需要，使檔案管理工作更好的服務經濟社會發展。

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（作者單位：淄博市淄川公路事業服務中心）

作者簡介：楊學兵（1967-），男，漢族，山東淄博人，檔案館員，大學學歷，從事檔案管理相關工作。