如何提高醫院基建檔案的歸檔率

劉瑛

摘 要：基建檔案作為對醫院各類基建工程施工信息的如實記錄，在核實工程質量、后期工程維護、改建擴建等方面發揮了重要的參考價值，確保基建檔案能夠及時、全部歸檔是醫院檔案管理部門的重要職責。但是在具體工作中，存在各種各樣的因素會影響基建檔案的正常歸檔。例如重要工程資料丟失，或是紙質文件破損等。醫院方面首先要從思想上高度重視基建檔案歸檔的價值所在，隨后還要結合歸檔工作需要和既往存在問題，以完善歸檔制度為抓手，以推進檔案管理信息化為保障，實現基建檔案歸檔率和利用率的同步提升。

關鍵詞：基建檔案;歸檔率;責任機制;信息管理系統

中圖分類號：R197 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）02-0198-02

0引言

追求更高的歸檔率，是現階段工程建設檔案管理工作的主要目標。相比于普通的建筑工程，醫院基建項目具有特殊性，對基建檔案的歸檔工作也提出了更為嚴格的要求。近年來醫院檔案管理的專業化程度不斷提升，為提高基建檔案歸檔率奠定了扎實的基礎。但是我們也要客觀看待當前檔案歸集中存在的不足，借鑒其他醫院在提高基建檔案歸檔率方面采取的一系列措施，取長補短，實現本院檔案管理工作優化開展。現就如何提升醫院基建檔案歸檔率展開簡要分析。

1醫院基建檔案歸檔的必要性分析

1.1為醫院各類工程的維護和改建提供參考依據

醫院建筑用途的特殊性決定了其內部結構不同于一般的建筑物，如感染科污染物的流向、腫瘤科放射設備的埋放、功能科室儀器房的設計等都至關重要、所以原始基建檔案的保存可以為這些特殊建筑的維護、改建、拆建等提供非常重要的依據。但是這些建筑物有一定的使用年限，并且在建成一段時間后，必須要開展維護工作，以保證使用安全。在后期進行維護、改建和擴建等一系列工作時，施工人員必須要調去這些基建工程的檔案，從而制定更加科學、可行的施工方案。從這一方面來看，做好基建檔案歸檔管理工作十分必要。

1.2 有利于保障工程質量和使用安全

基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、竣工驗收文件等內容，基建檔案反映了建設項目管理工作的真實過程。在后期對醫院基建工程項目進行質檢驗收時，驗收部門可以直接查看相關的檔案，并且結合檔案中的具體信息，判斷基建工程是否存在質量隱患，或是有不規范施工的地方，為嚴格驗收和確保質量安全也有積極作用。

1.3 為其他市政工程建設提供技術指導

醫院基建檔案除了可以對本院工程項目的維護、改建等工作開展提供必要指導外，還可以作為其他市政工程建設的參考資料。例如，醫院污水池的建設資料，可以作為工業企業建設污水處理池提供技術參考;醫院放射室的建設資料，可以作為一些生產放射性產品的化工企業建設廠房提供技術參考等。為此，醫院方面有必要做好基建資料的歸檔工作，并且本著“檔案共用，知識共享”的原則，支持其他企事業單位工程建設工作的開展。

2醫院基建檔案歸檔率不高的原因分析

2.1基建項目建設周期長，資料丟失情況嚴重

醫院基建項目較多、周期較長，生成了大量的基建資料。由于很多管理人員存在懈怠心理，對基建資料收集、管理的重視程度不高，導致第一手資料沒有被及時、全面的收集起來。雖然部分基建檔案按照程序正常歸檔，但是這些檔案的內容不完整、信息不全面，基建檔案的利用價值也會大打折扣。部分檔案管理人員在醫院基建項目開展前期，還能遵循本部門的相關要求，從各部門收集和整理基建檔案。隨著時間的延長，逐漸放松了要求，造成了重要資料的丟失。此外，檔案管理人員對工程建設方面的知識不了解，對基建資料的重要性缺少客觀認識，也是基建資料歸檔率不高的原因之一。

2.2缺少一套標準化、規范化的歸檔流程

醫院基建檔案的種類復雜、數量較多，且具有很強的專業性。對于檔案管理人員來說，他們對于這些專業性極強的工程圖紙、表格等缺少了解，也就無法準確判斷這些基建資料是否具有留存價值。醫院的檔案管理部門內，缺少一套基建資料收集標準，也沒有明細的資料歸檔流程。檔案人員在收集基建資料時，由于操作不規范、認識不到位，造成了一些重要的資料、文件，沒有及時歸檔，基建檔案的完整性、可用性都受到了影響。部分醫院雖然提供了一份檔案收集明細表，但是沒有具體到基建類別，例如照明工程、水電工程、消防工程中，需要收集和歸檔的資料有很大差別。檔案管理人員如果沒有參考標準，也無法保證較高的歸檔率。

2.3基建檔案管理的信息化水平不高

在互聯網時代，檔案管理的信息化已經成為檔案事業發展的主流趨勢。從各個行業的應用效果來看，檔案信息化的優勢突出，例如可以動態進行檔案收集和更新，通過定期備份可以避免檔案丟失、損壞等。但是目前來看，醫院方面在檔案管理信息化建設上的投入明顯不足。調查發現，除了一些大型的三甲醫院外，多數鄉鎮醫院的檔案管理部門，信息基礎設施并不完善。同時，檔案管理人員對大數據分析等技術的運用不夠熟練，也無法利用信息工具高效的完成醫院基建資料的收集、歸檔和利用等工作。在“互聯網+檔案管理”的背景下，信息化建設滯后已經成為制約歸檔率的重要因素。

3提高醫院基建檔案歸檔率的有效措施

3.1 增強檔案收集意識，引進歸檔責任機制

基建檔案的及時、完整歸檔，不僅與本院建筑工程的管理、維護和改建等工作直接相關，也會對其他市政工程建設產生一定程度的影響。為此，醫院方面負責基建資料歸檔的相關人員，既要具備較高的職業素養，能夠參與到醫院基建的一線中，積極聯系建設單位做好相關資料的收集工作。同時，也要引進責任機制和獎懲制度，將基建檔案的歸檔率，作為員工考評的重要依據。例如，醫院的某一基建項目完工后，如果歸檔率不足95%，則追究相關人員的責任。如果歸檔率達到了100%，則對相關人員進行表彰。通過強化責任意識，為基建資料的收集和歸檔奠定扎實的基礎。

3.2細化檔案歸檔標準，明確檔案收集范圍

每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。如住院樓工程項目，除了土建、水電、照明、消防、通訊、信息系統等之外，還需要中心供氧、負壓、對講等設備帶系統。所以，在訂立檔案資料收集范圍時，檔案員要事先了解清楚工程項目的規模和使用功能等情況，列出必須收集的檔案資料清單，以便在資料收集和匯總時做到心中有數。通過定期開展業務培訓，讓檔案管理人員也了解一些基建相關的知識。同時，要熟悉基建資料收集標準和歸檔范圍，堅決不讓任何一份有價值的基建資料流失，在追求更高歸檔率的基礎上，充分發揮基建檔案的利用價值。

3.3建設信息管理系統，拓展檔案收集渠道

近年來醫院各類基建項目有增加趨勢，給基建檔案的整理帶來了較大的壓力。為了提高基建資料收集效率和提升歸檔率，必須要充分發揮信息技術優勢，建立統一的信息管理系統。這樣一來，檔案管理人員不需要到施工現場，通過互聯網就可以與建設單位取得聯系。各種基建資料可以通過互聯網傳輸給檔案管理人員，并將其存儲在計算機中。電子文件和數字檔案，相比于紙質檔案更容易收集和管理，并且可以利用計算機進行無限次的備份，即便是因為意外原因導致資料丟失，也可以啟動備份文件，有效解決了以往紙質資料、文件經常丟失的問題，歸檔率得到了大幅度的提升。

4關于提高醫院基建檔案歸檔率的幾點思考

4.1思想重視的基礎

在工程項目建設過程中做好各類資料、文件的收集，是一項基礎性工作。對于醫院基建工程來說同樣如此。為了保證較高的歸檔率，院方的領導人員，以及醫院檔案管理部門的全體工作人員，都必須從思想上對基建檔案的歸檔工作高度重視，這是指導檔案管理工作開展的必要基礎。因此，無論醫院基建工程規模大小、數量多少，都必須從思想層面上給予足夠的重視。在基建項目準備階段，有必要組織本院的檔案管理人員開展針對性培訓，切實提高相關人員的責任意識，為下一步開展精細化的基建檔案歸檔工作提供思想上的保障。

4.2 制度建設是核心

鑒于醫院基建檔案在多方面均發揮著重要參考價值，在加強歸檔管理時，除了要依靠每一名檔案管理人員的責任意識和職業素養外，還必須采取一定的強制手段。立足于基建檔案管理的特征，建立健全歸檔管理的配套機制，通過發揮制度約束作用，進一步激發檔案管理人員的能動性、主動性，進而將歸檔率再提升一個層次。例如某醫院引進了激勵機制，將歸檔率的高低，直接與檔案管理負責人的獎金多少、職稱評定、職務晉升等掛鉤。該制度推行后，檔案管理人員收集基建資料的主動性明顯提升，歸檔率也從原來的92%提升到了98%。

4.3 信息技術是保證

通過對以往歸檔工作的回顧性分析，可以發現基建資料收集不及時、紙質文件破損等情況，是降低歸檔率的常見因素。而信息技術在檔案管理領域的推廣應用，則可以充分發揮信息技術優勢，消除上述問題。例如，整個基建工作中，盡量使用電子檔案，少用紙質檔案。這樣一來是減輕了資料歸集的壓力，檔案管理人員只需要通過計算機，或是移動設備（如PAD、智能手機等），就可以完成基建檔案的歸檔工作;二來是打破了檔案管理部門和工程施工部門的信息壁壘，實現了基建資料、文件的高度共享，為提高歸檔率提供了技術支持。另外，從基建檔案的利用角度來看，信息技術也在檔案信息挖掘、整合、利用等方面發揮了明顯的優勢。

5結語

在醫院基建規模不斷擴大的背景下，基建資料的收集、歸檔等工作，也逐漸引起院方的高度重視。在實際工作中，影響基建檔案歸檔率不高的原因多種多樣，其中既有主觀因素的影響，例如檔案管理人員責任意識不強、積極性不高，也有客觀因素的限制，例如檔案收集的手段單一，檔案管理信息化建設滯后等。醫院方面要開展廣泛調研，對現階段基建檔案的歸檔情況做到全面了解，對其中存在的問題進行深入剖析。然后“對癥下藥”，保持思想上的高度重視，開展制度上的建設，做好信息系統的引進。通過多措并舉，在提升基建檔案歸檔率的基礎上，充分發揮醫院基建檔案的利用價值。

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