電算化會計檔案管理存在的問題及對策研究

張琳

摘 要：電算化會計檔案管理是未來會計檔案管理的必然趨勢，但是目前，電算化會計檔案管理存在著一些問題，具體表現在：電算化會計檔案收集不完整;電相應的制度沒有建立;在管理過程中還存在著一些安全隱患，軟硬件支持不夠。為此，企事業單位要加強電算化會計檔案管理的人才隊伍建設，在電算化會計檔案管理類過程中要確保檔案的完整，加強電算化會計檔案管理的制度建設和安全管理力度，加大對檔案管理的軟硬件支持力度。

關鍵詞：電算化? 會計? 檔案

電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是一個應用電子計算機實現的會計信息系統。電算化實現了數據處理的自動化，使傳統的手工會計信息系統發展演變為電算化會計信息系統。目前，我國很多的企事業單位都實現了會計電算化，同時把電算化應用到了會計檔案管理中，但是由于我國會計電算化起步較晚，在電算化會計檔案管理中出現了一些問題。

一、電算化會計檔案管理存在的問題

（一）電算化會計檔案收集不完整

一般情況下，企事業單位會把打印出來的會計報表、會計賬簿和會計憑證等紙質檔案資料存檔，而不是把存儲在計算機中的會計信息備份到磁性介質上，也不保存，這樣收集到的會計檔案信息是不完整的，而且電算化會計檔案管理環節也不完整，另外部分企事業單位沒有保存電算化軟件的版本和軟件系統，這樣在電算化軟件版本升級之后，可能會導致會計數據結構發生變化，無法被調閱或者出現其他錯誤。

（二）電算化會計檔案管理制度沒有建立

一些企事業單位認為電算化會計檔案管理只不過是數據的計算方法發生了改變，從用手工統計改變為用計算機進行計算，讓會計人員從繁重的工作中解放出來，提高了工作效率和計算的準確度。電算化會計檔案的管理、收集、保管、調閱、銷毀等工作并沒有發生本質的變化，因此還采用原來手工的檔案管理制度。導致電算化信息系統檔案管理員的工作職責不適應電算化會計檔案管理的新形勢，工作無序，問題較多，陳舊的會計檔案保存環境對于新的存儲介質起不到應有的保障作用。

（三）電算化會計檔案存在安全隱患

電算化會計檔案采用計算機操作和管理，因此，計算機的安全隱患必然會轉移到電算化的會計檔案管理中。一是電算化背景下會計數據被存儲在光盤或磁盤等磁性介質上，存儲量大，攜帶方便，但是也給偷竊舞弊行為開了方便之門。對電子數據非法修改、增刪基本上很難留下痕跡，傳統的紙質檔案管理的方式造成的電算化會計檔案保管職員職責不明，因此，出了問題之后職員之間相互推諉，增加了追責難度。另外計算機黑客、病毒等也增加了會計檔案的安全隱患，計算機軟件的設計漏洞也可能造成會計信息的丟失，以及輕易被人通過復制盜走信息。

（四）電算化會計檔案管理軟硬件支持不夠

第一，電算化會計檔案管理需要的采集設備、存儲設備、輸出設備等有的企事業單位還比較缺乏，有的雖然充足但是比較陳舊，都達不到電算化會計檔案管理的硬件要求;

第二，有的較小的企事業單位電算化會計檔案存儲的硬件環境不好，沒有專門的電算化會計檔案庫房;

第三，會計電算化軟件開發滯后，會計軟件的設計思想只針對會計核算，對于會計檔案管理，以及會計的預測功能、過程控制功能和分析決策功能很少涉及到;還有些會計軟件雖然審查通過，但還存在著較大的漏洞和盲區，比如在初始化運行之后，沒有對初始化數據的正確性進行檢驗;會計軟件發生故障數據被破壞，無法恢復到初始狀況等。

二、加強企業電算化會計檔案管理的措施

（一）加強人才隊伍建設

企事業單位的領導要充分認識到電算化會計檔案管理的重要性，加強會計專業人才隊伍的建設。

第一，引進會計專業方面的復合型人才，企事業單位可以通過招聘的方式向社會和高校引進人才，應聘的人員既要有會計方面的專業知識，同時還要有計算機專業方面的知識，有極強的學習能力。

第二，加大培訓力度。企事業單位要重視會計職員的培訓工作，要定期對會計職員進行考核，考核合格后才能上崗，多次考核不合格的要堅決予以辭退。會計職員也要認識到會計電算化的重要意義，重視培訓，主動參加培訓和學習。會計職員要學習計算機、網絡、以及安全方面的知識，不斷提高自己的能力。

（二）確保電算化會計檔案完整

第一，要明確歸檔責任，確保全面歸檔。會計電算化工作的文檔資料和軟件程序都需要歸檔，歸檔的同時還要注意保留復件;

第二，妥善保管，定期備份到磁介質上，還要定期檢查，復制電算化會計檔案，防止會計信息破壞;

第三，要堅持電算化會計檔案統一管理的原則，另外會計軟件的使用說明、軟件程序也要同會計檔案一樣進行保管。

（三）加強企業電算化會計檔案制度管理

第一，要建立健全企事業電算化會計檔案管理制度，比如歸檔制度、保管制度、借用審批制度、定期備份制度、安全管理制度等。這些制度要符合電算化會計檔案管理的特點;

第二，企事業單位的會計職員要嚴格按照規定的正確流程開展工作，對會計科目進行分類管理，提高會計檔案的管理質量。要嚴格按照審計和稅務部門的要求，整理報表和賬簿，對于重要賬簿要及時打印、封存和收檔，對于大額資金和業務往來要即使審核、記錄，避免失誤。對于一些重要的財務信息要做好紙質檔案和電子檔案的存儲工作，由專人負責，每年進行定期整理和歸類。

（四）加強企業電算化會計檔案的安全管理

第一，會計職員要提高自己的保密意識，因為，會計部門是關系著企事業單位重要活動和信息的部門，會計檔案信息中有很多是絕密的，一旦泄露，有可能造成企業經營活動的失敗，因此，必須使會計職員樹立嚴格的保密思想;

第二，要明確各個會計職員的崗位職責，合理分工，互不兼任，減少舞弊的可能性;

第三，采用計算機控制技術加強電算化會計檔案的安全管理。

（五）強化對電算化會計檔案的軟硬件支持

第一，配備和更新會計檔案管理的設備，達到電算化會計檔案管理的硬件要求。設置專門的電算化會計檔案庫房，改善硬件存儲的環境;

第二，加大電算化會計軟件的開發，要改變傳統的軟件設計思想，設計出的會計軟件不僅要有會計核算功能，還要有會計的預測功能、過程控制功能和分析決策功能。已有的會計軟件還要不斷完善和更新換代，根據客戶的需求，堵上漏洞。

三、結束語

會計檔案管理詳細記錄了企事業單位之間經濟往來的具體信息和數據，對企業的健康發展發揮著重要的指導作用。在日常檔案管理過程中，會計檔案管理人員要嚴格檔案管理工作的流程，設立防火墻、更新殺毒軟件、更新登錄密碼等方式，確保檔案管理工作的安全性，實現企事業單位的可持續發展。

參考文獻

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