企業辦公管理OA系統的設計與實現分析

　施暢　謝慶輝

摘 要：OA系統是實現企業辦公自動化、標準化的關鍵，有助于工作效率與質量的提升。本文以某企業辦公管理OA系統為例，闡述系統各模塊的設計與實現方法，并對設計實現的OA系統進行測試，驗證系統設計與實現的有效性。

關鍵詞：辦公管理;OA系統;公文管理

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）06-0045-02

0引言

在企業生產經營中，各個部門間的信息傳遞頻繁，傳統收發工作、流程審批以人工、傳真等形式為主，存在工作效率低、辦公成本高等問題，影響企業發展。隨著計算機技術的普及，面對日益增多的辦公數據，企業需設計符合自身辦公管理特點的OA系統，由計算機替代人工、傳真等工作模式，實現自動化辦公。

1企業辦公管理OA系統需求

在開展OA系統設計前，設計人員需掌握企業日常辦公需求，明確OA系統的功能需求，以此設計系統功能模塊，并了解企業OA系統運行環境，明確OA系統的性能需求，保障OA系統的安全可靠運行。

1.1功能需求

通常來說，企業日常辦公需求以公文管理為主，職工辦公需求相對豐富，包括工作計劃、工作日記、辦公提醒、消息傳遞等。整合各項辦公需求與系統運行需求，OA系統的功能需求如下：

第一，個人辦公功能。該功能模塊主要為企業職工開展各項工作提供幫助，包括待辦事項、工作計劃、工作日記、辦公提醒及個人收藏夾等部分，實現規范化、精細化個人辦公。

第二，公文管理功能。該功能模塊負責企業公文的收發管理、會議紀要管理等工作，線上完成公文的收發審批等環節。以發文為例，OA系統的工作流程如下：擬稿→核稿→送簽→會簽→辦公室負責人擬稿→公文排版→領導簽發→分發傳閱。在該過程中，如某個環節審批不合格，需返回上一步進行調整。

第三，信息管理功能。該功能模塊負責企業內信息傳遞，如消息群發、回復消息、轉發消息等，實現企業內的辦公信息共享與高效通信。

第四，賬戶管理功能。該功能模塊主要用于OA系統用戶的注冊、密碼修改等操作，是企業職工應用OA系統的基礎環節。

第五，系統管理功能。該功能模塊用于企業部門的添加、刪除或修改，為企業各部門職工的辦公自動化提供保障[1]。

1.2性能需求

就安全性而言，設計人員需在OA系統中應用防火墻等安全防護技術，并根據用戶等級，設置信息查閱權限，保障企業辦公信息的安全;就便捷操作性而言，OA系統需支持多種信息錄入模式，結合用戶操作習慣，設計系統界面，使OA系統具備友好、便捷、簡明的特征;就拓展性而言，企業在做大做強的過程中，業務與辦公管理工作出現變化，OA系統需進行改進，所以設計之初需使OA系統具備拓展性，為后續更新升級提供便利[2]。

2企業辦公管理OA系統的設計與實現

本文以某企業為例，為其設計OA系統，闡述企業辦公管理OA系統的設計與實現方法，為其他技術人員提供經驗參考。

該企業結合上述需求，選擇Windows7為操作系統，應用Visual Studio2008進行軟件開發，編程語言選擇C#、HTML。CSS及Javascript，以Orale 11g模式設計數據庫，如圖1所示。在OA系統中，包括六個模塊：個人辦公模塊、公文管理模塊、信息管理模塊、賬戶管理模塊、系統管理模塊與數據庫模塊，如圖2所示，其設計與實現要點如下。

2.1個人辦公模塊

在個人辦公模塊中，需設計待辦事項、已待辦事項、工作計劃、工作日記、個人收藏夾與辦公提醒等功能。用戶在登錄OA系統后，根據需求，點擊界面的相應功能，實現工作事項、工作計劃與工作日記的查詢、添加、刪除等操作。其中，待辦事項需與企業業務系統連接，為工作人員辦公提供便利。

技術人員在添加全新的個人辦公信息記錄后，需點擊界面的“保存”按鈕，進行列表數據源的更改操作，在后臺進行數據校驗，如果數據校驗不合格，則彈出“更新信息未通過”對話框;如果數據校驗通過，則將用戶更新的信息存儲于data數據中，并向服務器的/Notice.asmx/update發出Ajax請求。在接收到請求信息后，服務器會調用Notice Service處理Ajax請求，分析請求中的用戶是否具備個人辦公信息的更新權限，如無權限，則彈出“更新失敗”的對話框;如有權限，則檢查記錄是否符合要求。如符合要求，則將更新內容存儲于數據庫中，并更新界面相應的信息;如不符合要求，則彈出“信息不符合要求”的提示，提示用戶修改信息內容。

2.2公文管理模塊

在公文管理模塊，需設計發文管理、收文管理、會議紀要管理三項功能，用于公司文件的擬定、審批、發文及會議管理。在OA系統設計中，需結合企業公文管理流程，設計相應功能。

基于上述設計要求，技術人員可進行如下設計：在用戶點擊“發文”后，會向發文模塊的Web Service提出Ajax請求，Web Service會調用SDoc Service模塊，獲取用戶與發文的詳細信息，首先驗證用戶是否具備撰寫文件、審批發文的權限。如無權限，則彈出“失敗”對話框;如有權限，則結合用戶權限，切換至相應界面，如修改發文、審批發文等。在審批發文中，OA系統可提供常用批示語，為審批人提供便利，審批完成后點擊“批準”或“退回”，結束審批。

2.3信息管理模塊

在信息管理模塊，需設計信息發送、信息回復與信息轉發功能，為企業各部門的職工溝通提供便利。信息發送包括內容填寫、附件添加兩部分;信息回復與轉發整合為同個模塊，用戶可根據需求點擊相應模塊，完成信息的回復或轉發。結合信息管理功能要求，設計的模塊運行流程如下：信息管理模塊→瀏覽上傳的文檔→以上傳附件形式上傳文檔→驗證文檔的格式與大小→發送信息→轉發信息→回復信息。