淺談學校檔案管理數字化創新發展

張文昌

【摘 ?要】計算機技術的應用極大的改變了人們的生活方式和生產方式，提高了社會生產力，在信息時代背景下，學校檔案管理建設質量和效率也獲得了有效提升，減少了原有人工管理存在的問題和不足，使得檔案管理的有效性以及可行性得到全面的整改。縱觀目前學校檔案的具體管理，其在實際的開展當中仍然存在非常多的問題。本篇文章主要對學校檔案管理的數字化創新進行簡單的分析，并提出具體的措施，希望可以給大家帶去一些啟發。

【關鍵詞】學校;檔案管理;數字化

引言

我國的社會經濟一直處于快速的發展階段，相應的互聯網也得到了較快的發展，在各行各業當中具備非常廣泛的應用。我國互聯網技術的不斷發展，使得學校之前的檔案管理在模式上出現了非常明顯的改變，檔案管理工作在學校管理活動當中屬于比較主要的內容，與學校的發展前景以及發展水平之間息息相關，因此，著重的加強檔案的具體管理工作是非常重要的。關于檔案的具體管理，需要不斷的使用信息技術。實施科技的進一步創新是非常重要的，這一點屬于檔案管理進行改革以及創新的一條必由之路，要重視關于學校檔案管理的數字化建設，使用比較有效的創新手段以及方法進一步使得學校檔案管理的質量以及效率得到全面的提高，為學校進一步的發展和建設創造良好的條件。

1.學校檔案數字化建設概述

學校檔案數字化建設指的是依托于計算機網絡技術以及數據庫技術將圖紙、文字、聲像等相關信息存儲在磁盤光盤等載體當中，通過互聯網終端以及計算機網絡等方式實現對檔案信息資源的利用、管理及共享，可以進一步為用戶提供更加豐富化的具體檔案信息服務。學校在實施檔案數字化的具體建設當中，需要和學校智慧校園的相關建設活動相結合，利用信息技術完成對信息檔案的收集、利用、整理以及分析等，將原有的紙質檔案轉化成信息數字化檔案，可以有效減少檔案管理所需要消耗的人力資源和物力資源，提高檔案維護和檢索的效率，從而能夠大幅度提升學校檔案管理工作的質量，優化檔案利用的方式，為學校學生和教職工檔案的利用和查閱工作提供快捷服務。

對比傳統的檔案管理形式，檔案數字化管理模式可以有效解決傳統管理存在的人力資源耗費多、加工難度大以及維護成本高的不足和缺陷，提高信息加工和開發利用質量。與此同時，數字化技術的使用可以非常輕松的把目錄、專題目錄以及案卷目錄等統一化的歸納到相應的計算機編目當中，建立系統完善的機讀檔案目錄檢索系統，從原有的手工結束模式過渡為機讀檢索模式，極大地提升了檔案的檢索效率，減少了檔案檢索所需要消耗的時間，從而可以更好地向使用者傳遞相關檔案信息，拓展檔案的功能，使得檔案可以獲得更大的發展空間。

2.實施創新的必要性

檔案管理工作直接關系著學校的直接利益，是一個專業性比較強的工作，但是從當前檔案管理活動實際發展情況來看，仍然存在很多問題，例如管理體制不健全、管理理念落后以及管理人員專業水平較低等，嚴重影響檔案的科學合理利用，無法滿足當前社會和時代發展的要求。其次，學校檔案作為學校行政記錄以及教學管理活動的記錄，對于學校之后的教學和管理工作有著至關重要的影響。面對市場的大環境，關于學校的檔案管理工作將會具備比較高的要求，實施數字化檔案的建設可以使得保障檔案的具體管理工作變得更加的科學化、系統化以及規范化，滿足社會以及教學管理的客觀要求。因此，需要加強對學校檔案數字化建設的科學理解和重視，采取必要的手段改革原有的檔案管理系統，升級檔案管理方案，使得檔案管理工作更加便捷性、科學性和有序性。

近年來，我國的信息技術一直在持續的發展，在生活的方方面面都已經廣泛的使用到了計算機技術，這樣對人們的生活方式造成了非常大的改變，使得人們的生活質量得到較大的提高。對信息技術的具體應用，可以使得信息功能得到拓展以及延長，使得人們的感官得到進一步的解放，更好地滿足當前檔案管理工作繁瑣復雜的要求，減少檔案處理過程中失誤問題的發生。其次，信息技術具備較高的交互性，可以對人們查閱學校檔案的具體需求進行滿足，非常的方便化以及快捷化，最終提升檔案管理的質量性以及有效性。

3.學校檔案管理創新的主要內容

3.1管理理念的創新

在實施數字化創新的過程中，首先要對管理理念進行創新，需要和當前學校的具體教學要求相結合，采取針對性的措施進行改革，不能將學校的檔案管理工作停留在原有的圖表表格處理以及文字信息整理等方面，要保障學校的檔案管理在工作內容以及工作范圍方面得到進一步的拓展。可以把檔案的具體使用人員納入一定的范疇之內，進一步實現檔案管理人員的具體培訓，使得檔案管理人員的具體工作質量以及工作水平得到提高 。

3.2管理內容的創新

檔案管理內容需要結合時代的發展不斷改革和優化，學校檔案管理人員需要充分了解當前社會發展的需求以及學校教職工和學生的需要，與時俱進，不斷更新檔案管理內容，例如檔案體系的編制以及檔案的類別等，隨著時代的發展不斷完善和優化。例如，隨著信息技術的迅猛進步，檔案的內容需要增加在互聯網方面的創新和嘗試，并取得相應的成果。對于個人檔案記錄的記載還需要包含網絡信息、數字內容，這樣能夠提升檔案的科學性和全面性，從而可以更好地發揮檔案管理的作用和價值。

4.存在的具體問題

4.1不夠重視

從當前學校開展檔案數字化建設活動實際情況來看，很多學校缺乏對檔案數字化建設的重視和正確認識，習慣于傳統的以人文為主的檔案管理模式，未能進行及時改革創新，也缺乏相應硬件和軟件設施的投入力度，關于基礎性的設施設備比較落后，和檔案數字化的具體管理建設需求無法相適應。比如，學校在實施檔案管理時仍然使用比較傳統的鐵皮柜，沒有安裝具體的智能系統，這樣就不能完成檔案的監控以及定位，如果要對這些基礎設施進行整套更換，需要學校的重視和資金支持。但是，絕大多數學校都不愿意把大量資金用到檔案管理信息系統更新方面。其次，有的學校雖然應用了檔案管理系統，但是只是實現了檔案目錄管理的信息化和電子化。在文件歸檔時依然以傳統的紙質文檔歸檔為主，并沒有實現真正意義上的數字化。除此之外，在進行學校信息化建設的過程中，學校的一些領導層對此并不能高度的重視，而在信息化建設的過程中，管理層的認可以及支持是非常重要的，如果具備高層領導的重視以及引導，那么將會非常容易進行信息化的建設，各種技術以及資金的引入也會非常的方便。因此，在學校信息化數字化建設的過程中，必須要加強相關管理人員和工作人員對信息化管理工作的重視，并采取針對性的措施，解決當前資金不足和配置不足的問題，全面提升學校數字化建設水平，只有這樣才可以使得后續的檔案數字化建設更加順利的開展。

4.2面臨一定的信息風險

信息技術的迅猛發展為學校教學檔案管理工作效率的提升提供了重要的技術支持，傳統的檔案管理工作理念發生了極大地改變，管理工作變得更加透明和便捷，但是信息系統再給檔案管理工作帶來便利的同時，也造成了很多風險，檔案管理工作面臨的信息風險越來越大，檔案的信息安全也存在很多挑戰。教學檔案包含各種各樣的條目，而且教學檔案的單一性和保密性也相對較高。但是從當前參與學校檔案管理工作的人員配置情況來看，大多數人員都是兼職，而且由于檔案工作的管理強度比較大，管理內容相對比較復雜，這就導致工作人員在管理過程中缺乏對信息安全的重視，采取不合理的方式進行檔案管理工作，導致檔案存在丟失、泄露以及損壞的風險。其次，還有的工作人員雖然按照流程和標準進行了正確的管理，但是由于自身技術和能力方面的局限性，也難以保障檔案管理工作是全面可靠和安全的，容易造成檔案信息的泄露。

4.3檔案管理人員專業水平不足

隨著檔案數字化建設的迅猛進步，檔案利用的數量急速增加，對于檔案管理者提出了更高的要求，管理人員需要精確把握專業性比較強的檔案，同時也能夠結合利用者的要求提供大量數據庫內的檔案資料。但從當前檔案管理人員實際專業水平來看，普遍缺乏高技能、高素質的現代化數字管理人才，無法全面實現數字檔案網絡化的服務和管理，導致在檔案信息化管理的過程中存在各種各樣的問題和不足。因此，需要不斷提升檔案管理人員的專業水平和綜合能力，要求檔案管理工作人員不僅需要掌握傳統的檔案管理理論知識，而且還需要具體的數字化技能。檔案管理人員不僅需要了解電子計算機技術，也需要明確檔案學理論原則以及經過改革之后的檔案管理技術和檔案管理方式，從而可以為后續檔案管理數字化網絡建設提供重要的人員支持。其次，在進行學校檔案數字化建設的過程中，也需要結合學校的現狀和學校的需求來開展，確定短期目標和長期目標，尤其對于那些歷史比較長的學校來說，館藏檔案的數量浩繁，要將其全部轉化成數字資源需耗費大量的人力、物力和財力，而且還有很多檔案并不屬于開放的范疇。因此，一定要制定可實現的目標和章程，保證學校檔案管理數字化建設能夠持續穩定的推進。

4.4建設統一化的標準

在當前學校檔案信息化管理建設過程中普遍缺乏統一有效的管理標準，難以保證檔案信息化管理的任務可以持續推進。目前，各大學校在進行檔案信息化建設過程中，通常是結合各部門人員的工作經驗制定具有廣泛共識性的規范，缺乏一致的、固定的、有效的管理標準，有的學校在進行檔案信息化建設過程中，采取引進以及自主研發的方式完成檔案管理系統的構建，例如人事檔案系統以及后勤事務管理系統等，導致各個部門之間檔案管理模式獨立分散，不利于檔案資料的集中和有效管理。

5.創新化的發展

5.1加強對檔案數字化建設管理人員的培訓

隨著科學技術的迅猛發展和檔案數字化建設的研究和探索，檔案的利用方式和管理方式方面也發生了翻天覆地的變化，這也對檔案管理人員提出了更高的要求，原有的管理方式和管理方法已經無法滿足數字化時代檔案管理的需要。因此，需要不斷拓展檔案管理專職人員的知識面，調整檔案管理人員的知識結構，使得檔案管理人員在具備充分檔案管理知識的同時，還需要明確計算機的應用方法以及具備完善的網絡知識，了解檔案信息資源的查詢、利用以及發布等知識，具備更加科學化的處理功能。為了可以和信息化時代的具體檔案管理工作之間更加的適應，檔案管理人員需要對自身的服務意識以及檔案信息意識進行不斷的提高，為數字化檔案建設以及信息利用提供專業的人才支持。學校在進行檔案數字化建設的進程中，還需要重點組織檔案工作人員開展校際間檔案數字化建設的交流會以及數字化建設專題培訓會議，不斷提升檔案管理工作人員的業務素質和專業素養，使得檔案工作人員能夠嚴格按照國家規定的檔案文件、數字化標準以及學校實際情況開展檔案管理工作，進行數字化的檔案編目整理、分類分析以及研究利用。與此同時，檔案管理工作人員一定要熟練化的使用掃描儀、圖片采集設備、音頻采集設備以及相應的數碼相機等，這樣可以使得檔案管理工作的具體效率以及質量得到提高。

5.2保障檔案庫的數字化建設

建立數字化檔案館能夠更好的實現檔案管理數字化創新的目標，這也是科學技術發展的客觀要求，因此，學校在進行檔案數字化建設的過程中，需要對之前的館藏檔案以及資料庫實施數字化的設置，這樣就會非常的便于查閱，工作人員可以使用手工錄入和掃描等方式將原有的執行器存入到存儲器、光盤以及計算機系統當中。這些工作對于剛開展數字化檔案建設的學校來說，工作量龐大，需要制定系統完善的工作計劃，循序漸進。其次，在進行現有檔案工作數字化的過程中，也要求工作人員可以按照數字化的要求，把文書內容實施逐步的錄入，保障文字檔案實現自動化以及數字化。關于文書檔案的完全自動化是一個耗費時間比較長的過程，不僅要求錄入工作數字化，也要求管理方式和管理內容的數字化，這就要求在檔案管理過程中納入數字化管理工作體系。系統管理者如果發現一些關于文書檔案的具體問題，需要找出具體的造成因素，然后工作人員和管理人員一起想辦法解決，切實提高檔案管理信息化建設的質量和效率。

5.3創新檔案服務理念

學校檔案管理工作主要是為學校教師以及學校學生所服務的，因此，還需要創新服務理念，樹立正確的服務觀念，使得服務體系更加科學，服務的機制也更加完善，更好地提升用戶的滿意度。首先，可以保障學校檔案信息具備專業化的的服務，可以結合檔案的具體內容對不同的領域進行劃分，最終使得服務質量以及服務水平得到提高，和客戶的具體需求相適應。其次，還需要加強對檔案管理工作專業化的重視，結合客戶的自身需求開發系統完善的加速功能，從而可以通過多種方式為用戶提供更加個性化和人性化的檢索方式。另外，檔案管理工作人員還可以通過內部信息搜索以及外部信息跟蹤的方式對其進行分類管理，這樣可以更加方便后續用戶的檢索和應用。

5.4改善檔案的軟硬件信息建設

軟硬件設施的建設和完善是學校檔案信息化建設過程中最為重要的環節，對于實現學校檔案的現代化管理和數字化管理有著至關重要的意義。紙質檔案在重復使用的過程中，往往會由于載體受損而造成檔案信息數據丟失以及信息數據不完全的問題，難以保證檔案信息資源的可持續利用和原始性，因此，必須要進行檔案信息資料的信息化建設。通過數字化掃描紙質檔案信息資料，并將其作為電子檔案的方式為后續檔案管理智能化系統的引入創造良好的條件，有效減少重復使用紙質檔案過程中產生的各種損壞和信息丟失，延長紙質檔案使用和保管的壽命，做到對原始檔案的科學合理保護。另外，還需要開發學校檔案信息軟件，這種軟件需要具備強大的功能，包括對不同密級檔案利用的保密功能以及檔案數據分析和利用功能，可以適用于不同類型的檔案管理工作，且具有較強的通用性。首先，需要面向對象或者結構化的形式對檔案管理工作進行設計和分析，描述系統應具有的功能系統的物理結構以及網絡拓撲結構等。其次，還需要采取服務器或者客戶機體系結構模式和建立基于計算機網絡的服務系統。在學校綜合集成管理系統當中，以計算機管理檔案信息為主要模式，通過計算機檢索、查詢及提供檔案信息為主要的服務方式，使得用戶可以根據自己的需求自動化的進行檔案瀏覽、檢索以及查詢。

6.結束語

綜上所述，學校檔案管理數字化創新發展直接關系著學校檔案的建設與發展前景，影響學校的發展進程，也是在數字化時代學校檔案管理工作的必由之路。因此，需要加強對學校檔案管理數字化建設和創新工作的重視，采取積極措施不斷完善檔案管理創新手段，提高工作人員數字化管理能力，促進學校檔案管理工作的持續穩定發展。

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