淺談軍工投資項目之儀器設備檔案管理

黃晴

【摘要】儀器設備檔案管理是國防科技工業固定資產投資項目（以下簡稱軍工投資項目）管理的一個重要組成部分，在儀器設備的購置、驗收、使用、維護、維修等環節發揮了重要作用。本文結合工作實際，論述軍工投資項目儀器設備資料的組成、歸檔范圍、組卷方法，儀器設備檔案管理工作存在的問題以及解決對策，結合國家對軍工投資項目管理新要求，為進一步加強儀器設備檔案管理工作提出了建議。

【關鍵詞】軍工投資項目;儀器設備;檔案管理

為了確保裝備研制生產核心能力，滿足高新技術裝備研制生產需要，提高國防科技工業技術裝備水平和自主創新能力，近年來，國家加大了對國防科技工業固定資產投入，儀器設備的購置成為軍工投資項目中必不可少的組成部分，儀器設備檔案作為項目建設的真實記錄，成為國家對項目稽查、審計及監管的重要依據。

一、軍工投資項目儀器設備資料的組成、分類與歸檔范圍

（一）儀器設備分類。軍工投資項目購置的儀器設備主要分為五類：1.標準設備（包括車鉗銑刨等各類加工設備以及通用、專用檢測儀器）。2.非標準設備（以自制設備為主）。3.網絡設備及軟件（包括計算機硬件、軟件和信息安全設備）。4.特種設備。5.其他設備。上述設備中非標準設備和特種設備由于其本身固有的特性，設計、制造、安裝調試和使用等環節較復雜，期間產生的文件資料眾多，因此在檔案管理過程中必須重視各環節歸檔資料的完整性和有效性。非標準設備指不是按照國家頒布的統一標準和規格制造的，而是根據自己的用途需要，自行設計制造的設備。非標設備本身的一些固有特性決定了其評估程序和方法較標準設備更復雜難度更大，需歸檔的技術文件、方案評審文件較標準設備多。特種設備包括鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機械等。這些設備一般具有在高壓、高溫、高速條件下運行的特點，易燃、易爆、易發生高空墜落等，對人身和財產安全有較大的危險性。按照《中華人民共和國特種設備安全法》的要求，特種設備的設計、制造、安裝單位必須具有相關資質，特種設備在投入使用前必須獲得使用地特種設備安全監督管理部門開具的產品檢驗檢測結果、報告、鑒定結論及特種設備使用登記證書等。因此特種設備的歸檔文件中必須包含上述文件。

（二）儀器設備檔案的組成。軍工投資項目儀器設備檔案由以下三部分組成：購置階段資料、開箱驗收階段資料、使用及維護（修）階段資料。每個階段資料歸檔范圍依據儀器設備的分類以及購置方式等的不同而有所區別。

（三）儀器設備資料的歸檔范圍和組卷方法。1.儀器設備購置階段資料歸檔范圍包括：立項審批資料、購置需求及論證報告或研制方案及評審文件，購置或研制計劃，購置請示報告，招標項目的招投標文件和招標代理文件，非招標項目的采購文件、技術商務應答文件，購置的技術商務評審文件及會議紀要，供應商資質（涉密項目還需包含保密資質）及報價文件，合同、合同評審文件及合同辦理人授權委托書。對于購置的進口儀器設備還需歸檔代理授權文件、報關文件和原產地證明等。

2.儀器設備開箱驗收階段資料歸檔范圍分外購儀器設備（含軟件）歸檔范圍：開箱驗收單、裝箱清單、出廠合格證或質量證明、使用手冊（含電子版）、維修手冊（說明書、指南）、軟件光盤及授權使用文件、安裝資料（安裝基礎圖、地基示意圖、電氣接線圖）、驗收規范（方案）、驗收報告、試運行報告、驗收確認表，培訓記錄等。自行研制的設備（含軟件）歸檔范圍：除了上述的隨機資料外，還需要歸檔設計、制造等方面的資料。3.儀器設備使用及維護（修）階段資料歸檔范圍包括：設備轉固文件、定檢記錄、故障分析報告、檢修記錄、事故報告、報廢單等。根據國家頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）相關規定，以及國防科工局下達的軍工投資項目設計批復，儀器設備文件根據批復表的順序按臺（套）組卷。

二、軍工投資項目儀器設備檔案存在的主要問題

（一）儀器設備檔案完整性問題。在儀器設備檔案管理過程中，歸檔資料的完整性問題較為突出，其主要表現為：1.儀器設備購置階段。缺少購置需求或科研方案論證及評審文件;招標項目的未中標文件，內部招標的比質比價文件;進口設備（含軟件）的原產地證明、代理授權及報關文件;非標準設備及軟件開發項目的研制方案、質量、工藝文件及評審文件、驗收方案;特種設備的設計、制造資質、質量認證文件，安裝竣工圖等。2.儀器設備開箱驗收階段。缺少軟件開發項目的軟件測試報告、保密測評文件、使用授權文件;非標準設備的設計圖樣、設計計算書、安裝調試記錄、外購部件質量證明;外購設備的裝箱單、出廠合格證或出廠質量證明、隨機軟件光盤、入廠檢測文件等;特種設備的出廠質量檢驗合格證明、制造焊接質量的技術證明，安裝單位資質、安裝調試計劃、施工方案，安裝質量檢查驗收記錄，特種設備使用登記證及使用培訓文件、特種設備安全監督管理部門開具的產品檢驗結論等。

3.儀器設備使用及維護（修）階段。缺少設備的試運行記錄、定檢記錄等。

（二）儀器設備檔案有效性問題。歸檔資料的有效性問題常常體現為合同協議簽章手續不全，合同只蓋單位合同章，無簽署人、簽署日期;合同、投標文件、資質文件只歸檔復印件，無原件;請示報告的批復欄只有領導簽字無批復內容和批復日期;評審意見無專家簽名等。

（三）儀器設備檔案準確性問題。歸檔資料的準確性問題表現為設備驗收時間先于設備安裝時間;合同簽訂時間先于合同審批時間;合同簽署人與授權人不一致;合同約定的交付資料與實際交付資料不符;光盤名稱無法反映光盤的具體內容等。

（四）儀器設備檔案系統性問題。歸檔資料的系統性問題表現為光盤與紙質文件混放，沒有單獨立卷，沒有備考說明;卷內文件排列順序混亂，未按照GB/T11822-2008相關要求排列;卷內備考表內容不具體等。

（五）儀器設備檔案安全性問題。歸檔資料的安全性問題體現為電子文件缺少備份，案卷密級標識不準確，檔案庫房與閱覽室、辦公室未實行“三分開”等。

三、加強軍工投資項目儀器設備檔案管理工作的建議

（一）建立健全項目檔案工作組織體系和管理制度。軍工投資項目中工藝設備項目要經過立項（購置需求論證）、可行性研究、初步設計、購置計劃、招投標、合同簽訂、開箱驗收等階段，涉及各單位各部門各層次的人員，并形成大量的項目資料。為了確保項目資料的完整、準確、系統、安全，確保項目檔案的質量和有效利用，建立完善的項目檔案工作組織體系以及與其相適應的管理制度是軍工投資項目儀器設備檔案管理首要工作。項目建設單位必須建立以分管軍工投資項目的單位領導為檔案管理組組長，項目管理部門、檔案管理部門、儀器設備采購部門、儀器設備使用部門、計量檢測部門、財務部門等專、兼職檔案管理員為組員的項目檔案工作組，并且依據

《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》的相關要求，結合單位實際情況，制定《建設項目檔案管理辦法》，從項目檔案的組織管理、項目文件編制、整理和收集、項目文件的歸檔、案卷編目和裝訂、項目檔案保管和利用、項目檔案的移交和使用等方面做出詳細規定，確保有章可循。

（二）熟練掌握軍工投資項目相關政策法規。軍工投資項目管理的主要特點是政策性強，項目建設與管理必須符合國防科技工業發展規劃，必須嚴格執行國防科工局制定的相關法規、規定和政策。因此要做好項目儀器設備檔案管理，檔案管理人員首要任務是必須熟悉掌握國防科工局下發的有關軍工投資項目政策性文件，其中主要有《國防科技工業固定資產投資項目管理辦法》《國防科技工業固定資產投資項目招投標管理暫行辦法》《國防科技工業固定資產投資項目招投標管理暫行辦法實施細則》等，只有熟知政策法規，檔案管理人員才能正確指導業務部門在項目前期階段，即設備購置或研制階段的收集整編工作，確保該階段檔案資料的完整性。例如軍工項目招投標管理暫行辦法規定，單臺（套）設備估算價在100萬人民幣或10萬美元以上的應當進行招標，依據此項規定，檔案管理人員在接收業務部門提交資料時必須重點關注招投標文件的歸檔情況，以確保儀器設備檔案的完整性。

（三）加強儀器設備（軟件）購置合同、研制流程管理。儀器設備檔案管理作為軍工投資項目管理的重要組成部分，在項目的整個實施過程中必須做到“前期介入，過程控制”。為了確保歸檔資料的完整性和有效性，在儀器設備（軟件）購置或研制階段，建設單位必須在購置合同或研制方案中以附件的形式明確必須歸檔的隨機資料、技術文件的名稱、數量和質量要求，并建立質量保證金制度，檔案管理部門參與項目費用的支付控制。建設單位檔案管理部門和相關業務部門在設備開箱、驗收時依據合同協議，或在研制過程節點處依據研制方案的規定對照檢查隨機文件、技術資料、測試驗收文件。

四、結語

習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”檔案管理是軍工投資項目建設的管理手段，檔案記錄和反映了項目的質量、技術和管理水平，是完成項目建設和竣工驗收的前提和保證。檔案管理規范，項目管理一定規范。

【參考文獻】

[1]楊冬權.楊冬權在學習習近平同志考察浙江省檔案局館時講話座談會上的發言[J].中國檔案報，2014（1）.

[2]賈偉軍.項目檔案管理知識與技能[J].科工局，2017（3）.