智慧城市背景下城建檔案管理探討

邢丹丹

【摘要】隨著信息技術的不斷發展和城市建設水平的提升，智慧城市的發展建設理念正在逐步地落實，借助于廣泛的互聯網絡，能夠將城市的各種系統連接起來，實現信息數據的集成利用，從而進一步優化城市服務和管理體系。城建檔案管理作為城市服務管理的重要組成部分，在新時期應當實現工作方式方法的創新，提升城建檔案管理的效率和水平。本文就主要圍繞智慧城市背景下城建檔案的管理問題展開相應的分析和研究。

【關鍵詞】智慧城市;城建檔案;管理研究

城建檔案管理主要是指對城市發展過程中的城市建設項目、工程以及規劃方案等進行整理、歸檔和保存，方便城市管理部門進行檔案資料信息的查詢，也為今后的城市建設提供參考和借鑒。可以說，城建檔案記載了一個城市的發展歷程，因此我們必須要重視城建檔案的管理工作，全面地收集和整理檔案信息，創新管理手段，更好地為城市建設提供便利化的服務。智慧城市背景下，城市信息化建設步入了更高的階段，這也為城建檔案管理提供了新的思路和發展方向，本文著重探討研究了城建檔案管理的創新路徑。

一、智慧城市背景下城建檔案管理工作的創新要求

（一）實現城建檔案管理的信息化。智慧城市背景下城建檔案管理工作需要進行創新，創新的基本點就在于實現城建檔案管理的信息化建設。也就是說，要利用先進的信息技術搭建新的城建檔案管理平臺，實現數字化的檔案管理與存儲，同時借助于相應的信息網絡，能夠獲取更加全面和準確的城建工程和項目信息，也更加方便地進行城建檔案調閱和查詢，從而改變以往的紙質化檔案管理模式和方法，形成更為完善的信息化管理流程。

（二）實現城建檔案管理的高效化。智慧城市背景下城建檔案管理工作實現創新，還應當重點關注檔案管理的高效化和便利化。隨著城市規模的不斷擴大和城市化建設水平的提高，越來越多的城建工程項目投入建設，從審批到施工其中會涉及眾多的管理部門，會產生大量的檔案信息，城建檔案管理的重難點就在于對這些信息資料的收集和整理，借助于信息化的手段，能夠聯通各個負責部門，實現檔案資料和信息的及時上傳，給城建檔案管理工作提供了極大的便利，提高了城建檔案管理的效率和質量。

二、智慧城市背景下城建檔案管理存在的問題

（一）城建檔案管理缺乏有力的平臺支撐。智慧城市下城建檔案管理工作還存在著一些普遍性的問題，首先城建檔案管理缺乏有力的平臺支撐。當前我們重點進行城建檔案的信息化建設，這需要一定的技術支持，但是由于每個城市的發展情況不同，如果缺乏必要的資金投入，沒有構建起完整的檔案管理系統，只是從表面上改變了城建檔案管理的記錄和保存方法，忽視了檔案資料信息的聯通和共享，那么就會降低城建檔案管理的信息化水平。

（二）城建檔案管理存在新舊交替的矛盾。智慧城市下的城建檔案管理還存在著新舊交替之間的矛盾。當前我們提倡用電子檔案來代替傳統的紙質檔案進行管理，但是在城市的發展歷程中，往往留存有大量的紙質檔案，這些紙質檔案中也記載著一些重要的資料和信息，我們不能完全摒棄這些紙質檔案，而是要正確加以利用和整理。但是就目前的工作情況來看，我們將更多的工作重心偏移到電子檔案和檔案信息資料數據庫的建設中，對于紙質檔案的數字化存儲和管理略有不足。

（三）城建檔案管理理念落后。當前，城市管理部門在對城建檔案進行管理的過程中，還往往存在著管理理念比較落后的問題，突出體現在城建檔案管理人員的主動性和服務意識都不高，檔案管理工作人員在工作中沒有積極主動地同城市其他各部門的負責人進行溝通和聯系，沒有意識到城建檔案管理工作對城市經濟發展的重要意義，在工作中處于被動地位。另外，城建檔案管理部門服務意識不強，缺乏有效的電子檔案風險管控機制，檔案管理的安全性和準確性有待提高。

（四）城建檔案管理人員缺乏。智慧城市背景下對參與城建檔案管理工作的人員提出了更高的要求，不僅需要他們具有專業的檔案管理知識和能力，還要具備高度的信息素養，同時還要求城建檔案管理人員能夠參與到城市建設和服務工作中來，具備一定的管理和溝通協調能力。但是，部分城建檔案管理人員存在著思想意識落后、工作效率低下、對信息化時代缺乏正確認知的問題，影響了城建檔案管理工作的改革和創新。

三、智慧城市背景下城建檔案信息化管理的措施研究

（一）構建專門的城建檔案管理機構與平臺。智慧城市下我們要實現城建檔案管理的信息化和正規化，就必須要構建專門的城建檔案管理機構和平臺。城建管理部門要開辟出專門的城建檔案資料館，做好崗位設置和職能配置，從而實施更加規范化的城建檔案管理。在此基礎上，城市建設和管理部門要投入更多的資金，用于搭建專業的城建檔案管理平臺，完善內部管理系統，集城建檔案的收集、整理、分類、轉遞、歸檔以及查詢等多功能于一身，利用互聯網的高效和便捷的優點，真正的提升檔案管理的信息化水平。除此之外，還需要構建相應的檔案資料數據庫，方便集中的處理、計算和存儲大量的檔案信息數據，進一步提升城建檔案管理工作效率。

（二）做好新舊檔案之間的銜接工作。智慧城市背景下的城建檔案管理工作，并不是說要完全的排斥紙質檔案，也不是說要用電子檔案來完全地替代紙質檔案，而是要做好這些新舊檔案之間的銜接工作。目前，我們仍然要妥善地保管好有價值的紙質檔案，為了提高其安全性能，使其更具備利用價值，我們可以對紙質檔案進行數字化處理，可以利用先進的掃描儀等設備，對紙質檔案進行數字化存儲，為其提供雙重保障，也更加方便對紙質檔案的查詢。

（三）轉變城建檔案管理的工作理念。當前城建檔案管理工作在城市管理中的重要性日益凸顯，因此檔案管理部門和工作人員都應當放開工作理念和服務方式，切實有效地提高城建檔案管理水平。首先，檔案管理部門應當更為積極主動地開展檔案管理工作，及時與城建部門和相關的政府部門進行溝通和聯系，掌握全面的城建工程或項目信息，方便進行后續的信息收集與資料回收。其次，城建檔案管理工作人員必須要樹立服務意識，秉持著服務優先的理念，堅持以人為本和便民利民的原則，做好檔案信息的分類整理工作，提供便利化的查詢服務，同時做好資料信息的備份，保證檔案的安全性。

（四）大力培養具備綜合素質的管理人員。智慧城市背景下的城建檔案管理工作必須要有一支具備綜合素質的管理隊伍作為動力和保障。這就要求城建檔案管理部門要優化人才組成結構，完善考核與選拔機制，重點考察工作人員的綜合能力，尤其是信息技術的應用能力。另外還要建立相應的績效激勵機制，提高工作人員的積極性和主動性，提升檔案管理工作質量。

四、結語

在智慧城市的理念下，城建檔案已經被看作為一種重要的城市建設資源，為實現資源的有效利用，就需要改進當前的檔案管理工作方法，實現平臺創新、理念創新和人才創新，從而充分地發揮城建檔案的作用。

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