婦幼保健機構檔案管理的創新與發展

呂玉華

【摘要】本文在闡述婦幼保健機構檔案管理的重要性、婦幼保健機構檔案組成的基礎上，重點對婦幼保健機構檔案管理在創新管理理念、管理手段、管理內容、管理模式、服務方式等方面的發展思路進行了初步探討。

【關鍵詞】婦幼保健機構;檔案管理;創新;發展;探討

隨著婦幼保健事業的不斷發展，檔案管理工作在其醫療、科研、教學等工作中顯示出越來越重要的作用。但從目前情況來看，不少婦幼保健機構還存在對檔案管理工作的重要性認識不夠、歸檔門類不齊全、檔案管理制度不健全、檔案人員業務素質不高、檔案管理硬件投入不足、檔案管理信息化程度不高等問題，如何創新與發展檔案管理，更好地服務于婦幼保健

“兒童優先，母親安全”的工作宗旨顯得尤為緊迫和重要。

一、婦幼保健機構檔案管理的重要性

婦幼保健機構作為從事婦幼保健事業的專業機構，經過多年的發展，其業務工作已經從“靠一張嘴、兩條腿”單純下基層指導、兒童體檢、婦女病普查發展到大力拓展具有保健特色、?？茖嵙Φ呐R床業務，成為集保健、醫療、急救、教學、科研為一體的婦幼保健中心和高危孕產婦搶救中心。婦幼保健機構在改革與發展中形成的檔案資料匯集著大量的智慧結晶和豐富的信息內容，具有極大的現實參考價值、歷史查考價值和科學研究價值，同時也是地方衛生行政管理部門制定本地區婦幼保健工作政策的重要依據。1.在婦幼保健事業快速發展的今天，檔案管理工作正在由原來的邊緣化向醫院的管理內核靠近，它既通過各種形式和載體，記載了一個地區婦幼保健工作的歷史，也是領導當前決策的依據和對工作查考的憑證，在醫院管理中的作用和價值越來越受到重視。2.婦幼保健機構檔案的各類資料載體形式多樣，具有形成過程周期長，涉及學科綜合性強，兼備服務性與保密性等特點，形成健全、完整、規范的檔案資料，有助于單位內部管理水平和服務質量的提高，可以極大地凸顯出檔案工作在實踐中的社會效益和經濟效益。

3.依據《醫療事故處理條例》規定，在醫療行為引起的侵權訴訟中，施行“舉證責任倒置”的法理依據。在這種情況下，一份完整的病案資料將成為醫療糾紛后續處理的重要憑證，可使患者對病案的知情權和使用權得到維護，這對妥善解決醫患矛盾，維護正常的醫療秩序，保護醫患雙方的合法權益等都具有重要作用。4.婦幼保健機構的分級管理達標、年度各項工作檢查等，都需要按照要求提供完整、規范的文件資料。由此可見，健全檔案資料的規范管理，在促進醫務工作質量的同時，又能從容應對一切達標評審和考核檢查，做到有備無患，把握住工作的主動性。5.規范的檔案資料是婦幼保健機構創新管理思維的知識寶庫，可為制定工作規劃、總結經驗、病案研究、課題論證、編史修志、評定職稱、科研教學等提供大量翔實可靠的材料。

二、婦幼保健機構的檔案組成

婦幼保健機構的檔案組成，一般包括黨群工作類、行政工作類、人事資料類、保健工作類、臨床業務類、財會工作類、儀器設備類、聲像資料類、其他資料類等類別。其中，保健工作類、臨床業務類檔案是婦幼保健機構檔案管理的主要工作，包括有婦女保健、兒童保健、婚前檢查、臨床病案、計劃生育、統計報表等專業工作的制度，技術操作常規，操作規程，質量標準等資料及調查報告、業務論文、各類統計的月報、季報、年報等內容。隨著我國醫療衛生事業的發展和社會的進步，婦幼保健機構對社會公眾提供的服務項目日益豐富，新的業務所產生的涉及醫療糾紛、院務公開、對外交流、司法鑒定的檔案資料構成了醫院的特色檔案。

三、婦幼保健機構檔案管理的創新與發展思路

（一）創新管理理念，加快實現檔案管理的現代化。伴隨著辦公數字化進程的加快，檔案工作面臨著信息技術的應用、新型檔案載體的保管、電子檔案的出現等挑戰，傳統的管理模式無論是在形式管理、信息錄入管理、質量監控管理上都存在不同程度的缺陷，已經難以滿足時代發展的需要。因此，創新管理理念已是勢在必行，需要通過重視人才培養，加大基礎設施建設，廣泛運用計算機技術、電訊設備、復制技術、聲像技術、縮微技術等，逐步實現檔案記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞的現代化。

（二）創新管理手段，實現檔案管理同現代技術的有機結合。檔案管理的傳統方式，大多采用紙質結構體系，不易操作，方法繁瑣，不利于檔案的管理和利用。面對檔案管理的現代化發展，迫使其管理工作需要擺脫紙質檔案及其實體管理的限制，與現代技術相結合，創新管理手段。這一過程中，檔案資源的信息化是檔案創新管理的核心內容，通過充分利用計算機及其網絡技術傳輸速度快、儲存信息量大的特點，建立一個基于計算機網絡的信息管理系統，以構建起婦幼保健檔案的目錄庫、信息庫、原件庫等各種基礎數據庫，實現信息資料的批量處理和信息共享，應用于日常管理和服務的每個環節，從而有效提高工作質量和效率。

（三）創新管理內容，構建規范的檔案管理體系。檔案管理體系涉及到檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用，所要解決的是檔案分散、零亂、質雜、量大、孤本等，與檔案利用要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。因此，構建規范的檔案管理體系，首先需要全面提高各級領導的檔案管理意識和所有醫務人員的歸檔意識，從根源上杜絕信息錯漏現象，保證檔案資料的完整性和系統性。其次，需要健全檔案管理的規章制度，對檔案的歸檔時間、歸檔范圍、整理要求、合理利用、保密規定等做出具體規定，最終通過加強檔案工作的考核力度，把檔案管理工作落到實處。

（四）創新管理模式，推進質量管理制度化、體系化和法制化。ISO 9000標準是以實體產品為目標提出的質量管理體系，最終目的是為了更好的服務顧客，從而使企業獲得更好的經濟效益。研究表明，基于ISO 9000的檔案數字資源質量管理的分析結果，引入ISO 9000標準，對虛擬產品——檔案數字資源進行質量管理從理論到實踐是可行的。作為先進的國際質量標準體系，ISO 9000標準是單位同國際接軌，提升管理形象、獲取市場準入的一張通行證。ISO 9000標準質量管理體系以

“顧客為關注的焦點”“持續改進”為基本原則，特別強調過程控制和持續改進提高，可促使質量管理水平達到循環往復、不斷上升的效果。由此，結合婦幼保健機構檔案管理的有關文件和制度，融合標準，編寫質量體系文件，明確檔案管理目標，落實部門和個人責任，通過內外結合的監督機制，可以促進內部管理，保障持續改進理念的落實，逐步使檔案質量管理走上制度化、體系化和法制化的軌道。

（五）創新服務方式，提高檔案資源的利用價值。創新檔案管理工作的根本目的在于充分發揮檔案的作用，提高檔案資源的利用價值。通過創新服務方式，建立起以病案、醫療科技、人事、設備等信息資源為重點的檔案信息網絡，實現檔案資源由封閉式管理向開放式管理的轉變，為婦幼保健機構決策管理的領導者、一線工作的醫務人員、接受治療的患者提供出多角度、多層次的信息服務。具體工作中，一是需要加大婦幼和計生的資源整合，共同構建全程高效的公共服務平臺，使服務對象可以得到一站式服務。二是需要通過不斷更新數據庫，確保檔案信息的時效性，同時提高搜索速度，提高服務效率。三是需要通過互聯網技術，及時快捷溝通服務的供求信息，擴大婦幼保健政策法規和科學知識的普及面，為群眾日益增長的保健需求提供更為便捷、高效的服務。為保證檔案利用的效果，還必須建立快速的信息反饋體系，對于用戶的反饋信息，除了傳統的意見登記薄、書面問卷調查外，還可以通過網絡收集用戶反饋信息，將用戶信息及時地收集、匯總、統計，進行定量定性分析，促使檔案服務工作適應客戶市場的需求，不斷提高服務質量。

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