淺談醫(yī)院科技檔案數(shù)字化管理

李海濤

【摘要】隨著當(dāng)前醫(yī)學(xué)信息的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院的管理新要求。在當(dāng)前發(fā)展的新時(shí)期，醫(yī)院應(yīng)該積極地將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引用到科技檔案管理的全過(guò)程，從而促進(jìn)管理更加科學(xué)化、更加現(xiàn)代化。本文主要對(duì)檔案管理的數(shù)字化及建設(shè)途徑進(jìn)行了深入的探討與分析，并提出了有關(guān)的數(shù)字化管理措施，從而促進(jìn)醫(yī)院的科技化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;科技檔案;管理方法

醫(yī)院的檔案管理，主要是結(jié)合了信息技術(shù)的一種全新數(shù)字化的管理，用數(shù)字化的方式來(lái)促進(jìn)檔案信息的管理，并且利用科學(xué)技術(shù)對(duì)資源進(jìn)行收集。通過(guò)數(shù)字化建設(shè)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠使檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)，更加專(zhuān)業(yè)，這也是當(dāng)前檔案管理的一個(gè)新的發(fā)展趨勢(shì)。

一、概念及意義

醫(yī)院的科技檔案主要指的是醫(yī)院在進(jìn)行科研活動(dòng)之后形成的一些文字資料，或者是圖表影像等等這方面的原始記錄。主要概括來(lái)說(shuō)，可以分為五大類(lèi)，分別是相關(guān)科研活動(dòng)的實(shí)驗(yàn)資料、課題的相關(guān)資料、論文和著作、技術(shù)資料和科研成果的相關(guān)資料等等。以往這類(lèi)檔案都是用書(shū)面方式進(jìn)行保存，但是隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，這種保存形式不利于資源的共享，也與開(kāi)放的管理觀念相矛盾。科技檔案的信息化管理打破了以往的局限性，能夠使得科學(xué)技術(shù)為檔案管理提供便利，促進(jìn)醫(yī)護(hù)人員的高效工作。在工作過(guò)程當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療科技的資源共享。這樣才能夠使得檔案管理發(fā)揮更大的作用。當(dāng)前，通常使用紙質(zhì)以及電子兩種方法，但是電子檔案管理能夠?yàn)闄n案室節(jié)省更多的空間，也能夠有效地避免檔案出現(xiàn)丟失的問(wèn)題。

二、醫(yī)院在數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）人才制約。醫(yī)院科技檔案中的管理問(wèn)題比較多，其中最重要的一個(gè)問(wèn)題就是專(zhuān)業(yè)人才比較缺乏。部分檔案管理人員沒(méi)有受到過(guò)專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化管理的相關(guān)培訓(xùn)，因此在進(jìn)行實(shí)際的管理工作當(dāng)中，由于數(shù)字化水平比較低，會(huì)出現(xiàn)許多的人為誤差，阻礙數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。也有的醫(yī)院并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，而是由其他的部門(mén)來(lái)兼任這類(lèi)工作，這樣就不利于數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。也存在部分管理人員沒(méi)有盡自己應(yīng)盡的責(zé)任，出現(xiàn)這樣的狀況，就不利于檔案數(shù)字化管理建設(shè)的工作，如果管理人員沒(méi)有充分的責(zé)任心，就不能夠更好地完成檔案的管理，也不能夠解決在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。

（二）相關(guān)制度缺乏或者不完善。醫(yī)院科技資料是醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療科研活動(dòng)的重要成果，也能夠反映出整個(gè)醫(yī)療活動(dòng)的流程與方案，對(duì)醫(yī)療的重點(diǎn)理論及實(shí)踐進(jìn)行記錄。但是，由于相關(guān)檔案管理制度不完善，就可能會(huì)使得資料數(shù)據(jù)不能夠完好保存。醫(yī)院缺少相應(yīng)制度，沒(méi)有對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，導(dǎo)致檔案信息收集以及管理出現(xiàn)各種各樣的漏洞，使得信息保存不完善。而醫(yī)院的醫(yī)療科技人才流動(dòng)性是比較大的，在離職的時(shí)候可能會(huì)帶走研發(fā)的醫(yī)療成果，而相關(guān)資料沒(méi)有保存完整，這也可以說(shuō)是醫(yī)院的一種重大損失。

（三）醫(yī)院缺乏有效的科技檔案信息管理措施。在醫(yī)院的整個(gè)檔案管理的程序中，保管這一環(huán)節(jié)有著特別重大的作用。科技不斷發(fā)展，使得電子檔案逐漸普及，而由于網(wǎng)絡(luò)信息安全的影響，許多的醫(yī)院對(duì)于一些機(jī)密的檔案管理還是利用普通的紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行管理，當(dāng)然，許多醫(yī)院缺乏數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的措施，沒(méi)有辦法保證檔案資料的安全性，因此在檔案管理的時(shí)候不能夠?qū)㈦娮优c紙質(zhì)檔案進(jìn)行協(xié)調(diào)管理。醫(yī)院在進(jìn)行檔案使用的時(shí)候，也不能夠充分地提示其存在的價(jià)值信息，阻礙醫(yī)院的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

（四）檔案管理設(shè)施落后、意識(shí)不高。醫(yī)院是人才交流與聚集的重要地方，通常醫(yī)療科技的發(fā)展不同程度代表了科技的發(fā)展。因此，醫(yī)院檔案管理也需要與時(shí)代的發(fā)展相結(jié)合。但是實(shí)際的情況并不是這樣，醫(yī)院只是重視醫(yī)療設(shè)備等技術(shù)的更新，對(duì)于檔案管理方面的技術(shù)投入的資源比較少。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程當(dāng)中，并沒(méi)有對(duì)檔案管理的相關(guān)設(shè)備進(jìn)行更新，也沒(méi)有引進(jìn)高科技應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中，從而使得落后的檔案管理影響醫(yī)院科技的創(chuàng)新與發(fā)展。

三、醫(yī)院進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的有效措施

（一）促進(jìn)醫(yī)院管理理念的創(chuàng)新。醫(yī)院如果想要加快數(shù)字化檔案管理的建設(shè)進(jìn)程，就需要在管理過(guò)程當(dāng)中創(chuàng)新檔案收集與管理的觀念。同時(shí)，管理人員還需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理模式及手段，促進(jìn)檔案管理能力的提升與發(fā)展，從而更好地進(jìn)行醫(yī)療科技的檔案資料管理。隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷更新，當(dāng)前檔案管理的方式和程序都發(fā)生了特別大的變化，需要管理人員進(jìn)行管理知識(shí)的學(xué)習(xí)。同時(shí)醫(yī)院也需要促進(jìn)管理人員技能培訓(xùn)，讓他們有更加豐富的科技知識(shí)適應(yīng)時(shí)代的變化與發(fā)展，掌握檔案管理的技術(shù)，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升。

（二）醫(yī)院要健全科技檔案管理體系。科技資料檔案的數(shù)字化管理對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)有特別重大的意義，也是醫(yī)院檔案管理的工作重點(diǎn)，醫(yī)院可以在整個(gè)范圍中構(gòu)建管理的網(wǎng)絡(luò)，并且利用科學(xué)技術(shù)來(lái)促進(jìn)檔案信息的共享。除此之外檔案管理的系統(tǒng)還需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理庫(kù)。這樣就能夠?qū)︶t(yī)院的相關(guān)科技資料進(jìn)行集中的儲(chǔ)存，從而為醫(yī)院提供后續(xù)的相關(guān)決策信息。在對(duì)醫(yī)院的檔案管理體系進(jìn)行完善與建設(shè)的時(shí)候，需要根據(jù)檔案管理的作用和特點(diǎn)進(jìn)行歸類(lèi)與收集。需要將這一類(lèi)的檔案管理工作與科研管理和計(jì)劃管理放在同樣重要的位置，也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)科研部門(mén)與相關(guān)單位管理人員之間的聯(lián)系，讓管理人員及時(shí)了解科研動(dòng)態(tài)，掌握其中的變化情況。同時(shí)也應(yīng)該在課題組中布置相關(guān)的檔案管理工作，知道相關(guān)公司的信息，讓科技資料檔案的管理更加準(zhǔn)確，更加完整統(tǒng)一。需要利用檔案管理的數(shù)字化方式來(lái)促進(jìn)醫(yī)院的新發(fā)展。重視對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，使得醫(yī)院能夠借助這一類(lèi)信息，進(jìn)行更好的科研決策，同時(shí)科研部門(mén)也需要為檔案管理提供知識(shí)，幫助解決相關(guān)的科研方面出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題，從而使得檔案管理發(fā)揮更大的作用。

（三）推進(jìn)醫(yī)院科技檔案數(shù)字化建設(shè)。隨著醫(yī)院的不斷進(jìn)步，許多重要的科技檔案都需要更加有效的管理，因此就需要醫(yī)院加快促進(jìn)數(shù)字化管理建設(shè)進(jìn)程，建立醫(yī)院專(zhuān)屬的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，充分發(fā)揮檔案資源的共享功能，從而更好地為醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)行服務(wù)，這也是促進(jìn)醫(yī)院檔案發(fā)展的重要基礎(chǔ)。隨著當(dāng)前現(xiàn)代化管理水平不斷提升，信息資源以及數(shù)字化發(fā)展需要進(jìn)行有效的利用，這種方式也受到了重視。

（四）促進(jìn)檔案管理人才素質(zhì)的提升。醫(yī)院檔案管理應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)的硬件基礎(chǔ)建設(shè)，通常大量的信息應(yīng)用都會(huì)促進(jìn)科技檔案工作的技術(shù)提升，促進(jìn)檔案管理的工作步入網(wǎng)絡(luò)化與自動(dòng)化的階段。同時(shí)也對(duì)管理人員提出了更高的要求。需要調(diào)整好心態(tài)，努力學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)，掌握檔案管理的新知識(shí)，對(duì)網(wǎng)上的一些信息進(jìn)行有效的分類(lèi)與管理，使檔案管理發(fā)揮更大價(jià)值，從而滿足醫(yī)院對(duì)于管理的需求。

四、結(jié)論

總的來(lái)說(shuō)，社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，數(shù)字化的管理已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的共識(shí)。但是這并不是一天就能完成的事情，應(yīng)該從各個(gè)方面來(lái)促進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程的發(fā)展。通過(guò)對(duì)環(huán)境及信息資源等方面的建設(shè)來(lái)加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院資源的共享，促進(jìn)醫(yī)院能夠更好地發(fā)展。

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