中小學檔案管理工作創新策略分析

黃秀容

【摘要】中小學檔案管理工作主要涉及學校章程、發展歷史、學校工作開展狀況、德育工作記錄和職工檔案等內容，完善中小學檔案管理工作有利于對檔案的使用和查詢，從而對中小學進行合理有效的管理。但現階段中小學檔案管理工作中仍存在一些不足之處，本文主要通過分析中小學檔案管理工作的不足，并提出創新檔案管理工作的具體策略。

【關鍵詞】中小學;檔案管理;創新

中小學的檔案管理工作是中小學校工作的一項重點內容，檔案記載著歷史和學校的發展史，是學校發展進步的重要見證，完善中小學檔案管理工作能極大提高學校管理水平，方便對檔案的查詢和使用。學校通過研究檔案來總結學校發展歷程中的優勢和不足，并以此為立足點制定學校的發展戰略，有利于學校的發展進步。

一、中小學檔案管理工作的現狀

（一）學校對檔案管理工作不夠重視。近年來，越來越多的中小學已經認識到檔案管理工作在推動學校發展中的重要意義，并著力推進檔案管理工作的創新。但仍有一些學校對檔案管理工作不夠重視，主要原因在于學校領導沒有意識到檔案的實際作用和重要性，因此沒有將學校工作重心放在檔案管理上，對檔案管理工作沒有投入過多心血。檔案管理工作專業管理人才配備不足、缺乏完善的檔案管理制度，都阻礙了中小學檔案管理工作的創新和發展。

（二）檔案管理基礎設施較差。由于學校領導對檔案管理工作不夠重視，中小學沒有設置專業的檔案管理室，也沒有相應的措施來保護紙質檔案。

（三）檔案管理技術落后。部分學校仍采用傳統的紙質檔案來進行檔案記錄，紙質檔案有規格不統一、保存難度大的劣勢，不利于檔案的長久保存，且紙質檔案一旦遺失將再無法找回，從而造成極大損失。隨著信息技術的高速發展，信息技術被廣泛運用于各個領域，中小學要實現檔案管理工作的創新就要不斷發展檔案管理技術。

（四）檔案管理缺乏專業人員。由于學校對檔案管理工作不夠重視，缺乏對檔案管理人才的投入，現階段大多學校檔案管理人員都不是專業人員，沒有相應的檔案管理經驗，對信息技術了解程度較低，導致檔案管理工作效率低下。且學校缺乏對檔案管理人員的培訓，檔案管理工作人員缺乏創新意識，管理工作中采用傳統的檔案管理方式。

（五）檔案管理體制落后。部分學校尚未形成完善的檔案管理體制，導致學校檔案管理工作缺乏活力，管理人員工作積極性較低，由于沒有合理的檔案管理體制，缺乏對檔案管理責任的落實，針對檔案管理人員也沒有形成相應的獎懲制度，導致檔案管理工作無法有效推進。檔案管理工作處于停滯不前的狀態。

二、推進中小學檔案管理工作的現實意義

中小學檔案主要記載學校發展章程、歷史以及具體工作的開展狀態，通過研究檔案能幫助在職工作人員了解學校的發展歷程，不斷總結學校發展的優勢，并以此為出發點制定合理的教學發展戰略，幫助學校在認識自身發展優勢的前提下進行教學改革和創新，從而在現階段激烈的社會競爭中立于不敗地位，提高學校的知名度和辦學水平。因此，在中小學進行檔案管理工作的創新，以此不斷完善學校的檔案管理工作是學校進行自我分析、完善的重要手段，通過檔案管理工作的創新能幫助學校明確自身發展方向，提高學校的活力。完善檔案管理工作不僅有利于學校更好發展，對促進學生全面發展也有著重要意義，通過完善檔案管理工作能對學校學生進行系統化的管理，從而養成中小學校園文化。通過對學生檔案的整理能更好地了解每一位學生的發展狀況，從而實現對學生合理、科學的分組，從而促進學生的團隊協作能力的提高。可以說，檔案在中學生日常管理工作中發揮著重要作用。

三、推進中小學檔案管理工作的對策

（一）推進中小學檔案管理工作要遵循的原則。1.中小學檔案管理工作必須遵循科學性的原則。要實現中小學檔案管理工作的創新，首先要遵循科學性的原則，具體表現為要從科學的角度來進行檔案的整理、登記，提高檔案查詢的效率，保證檔案最大化發揮其在促進學校革新、學生全面發展中的重要作用。2.中小學檔案管理工作必須遵循易操作的原則。我國中小學檔案管理工作中存在的最大問題在于由于學校缺乏對檔案管理工作重要性的認識而沒有在檔案管理工作上投入足夠的人力物力來保證檔案管理工作順利開展。因此為實現檔案管理工作的順利開展必須要遵循易操作的原則。易操作即在檔案管理工作中簡化檔案管理的流程，從而提高檔案利用的效率，促進學校辦學質量的提高。3.中小學檔案管理工作必須遵循實用性的原則。進行檔案管理工作創新的最終目的在于提高檔案利用的效率，這要求檔案管理人員轉變管理思想，將工作重點從檔案的收集、整理轉向對檔案使用性的提高，充分挖掘檔案在促進學生全面發展、推動教學改革中的重要作用。

（二）創新檔案管理的管理觀念。創新的前提是樹立創新意識。因此進行檔案管理工作的創新的前提是進行管理思路的創新。首先要提高學校領導對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案管理工作人力、物力的投入，推動檔案管理工作的創新。其次檔案管理工作人員要重視更新管理觀念，自覺樹立檔案管理的責任意識，更新檔案管理觀念，利用現代信息技術提高檔案管理的實用性和科學性。

（三）提高檔案管理者的專業水平。對檔案管理人員的培訓有利于提高其專業水平，從而促進檔案管理工作的創新。中小學要大力開展對檔案管理人員的培訓，幫助檔案管理人員形成服務意識，掌握現代信息技術在檔案管理工作中的運用，通過培訓提高檔案管理人員運用現代信息技術進行檔案管理工作的創新，努力提高檔案管理人員的專業化程度。檔案管理人員要自覺更新管理意識，熟練掌握現代信息技術，著力建設數字化檔案，利用計算機輔助檔案管理。

（四）創新檔案收集方式。檔案管理人員要不斷更新管理觀念，改變傳統的檔案收集管理方式，由被動收集檔案轉變為運用多樣化方式來收集檔案，確保檔案收集的及時性。這需要檔案工作者和學校各部門進行密切溝通、聯系，確保資料及時歸檔，同時要做好各部門檔案登記表和檔案借閱表，將檔案管理的責任落實到每一位工作人員上，此外檔案管理人員要定期對各部門檔案收集整理情況進行調查，檢查是否在檔案收集上有遺漏的部分，提高檔案收集管理的主動性。

（五）構建專業的檔案管理制度。貫徹落實國家關于檔案管理的各項規定，同時結合學校自身的發展實際構建專業的檔案管理制度，從而提高檔案管理的科學性和實用性，實現檔案管理制度化。現代信息技術的進步，使得信息技術被廣泛運用于各種領域，在檔案管理工作中運用現代信息技術能極大提高檔案管理工作的效率，針對學校歷史檔案、學生檔案等數量龐大、整理難度大的信息，檔案工作人員在整理過程中可以運用現代信息技術建立數字檔案館，從而降低檔案管理的難度，同時保證檔案的長時間保存，為檔案的科學使用奠定堅實的基礎。在開展檔案管理工作中要將檔案的安全儲存放在首位，充分做好檔案保護工作，杜絕檔案館的安全隱患，為檔案的科學、高校運用奠定堅實基礎。在具體的檔案管理工作中，檔案管理人員要充分考慮檔案收集的突發情況和偶發因素，為檔案管理提供一個安全的物質環境。

（六）中小學檔案管理工作信息化。隨著信息技術的廣泛運用，越來越多的中小學致力于建立數字檔案館，構建數字化校園，從而實現檔案管理的信息化。實現檔案管理工作信息化能提高檔案收集、儲存的效率。檔案管理人員要提高自己專業能力，利用互聯網實現檔案的快速整理和搜索。信息化檔案管理中要注重構建統一的檔案數據平臺，即包含轉換信息數據、編排、檢索等功能在內的智能化檔案管理數據平臺，從而提高檔案管理的科學性和實用性。

四、總結

中小學檔案管理工作的創新包括對管理意識和檔案收集方式的創新、提高管理人員的專業性、構建新型的檔案管理制度，中小學檔案肩負著為學校發展提供借鑒、促進學生全面發展和保證學生日常管理的重要責任，是學校綜合實力的重要表現，因此學校要提高對檔案管理重要性的認識，致力于檔案管理工作的創新，從而實現檔案管理的高效性。

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